Biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir be nesklandumų: realybė iš vidaus

Po daugiau kaip dvidešimties metų šioje srityje galiu pasakyti vieną – teorija visada atrodo gražiau nei praktika. Dažnai klientai atvažiuoja pas mane ir sako: „Biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir be nesklandumų, tiesa?“ Ir aš turiu juos nukreipti į žemę, kad jie nenukristų vėliau. Vokietija yra disciplinuota šalis, tačiau kai kalbame apie logistiką, ten irgi įvyksta staigmenų. Biuras nėra tik kelios dėžės su popieriais; tai kompleksinis procesas, kuriam reikia ne tik stiprių rankų, bet ir galvos ant pečių. Čia pasakysiu, kaip tai iš tikrųjų atrodo, be jokių gražinimų.

Paruošiamieji darbai ir planavimas

Kada geriausia pradėti planuoti tokį perkėlimą?

Nepalauk, kol vairuotojas jau stovės po langais Vokietijoje. Idealų atveju pradėk galvoti apie tai mažiausiai prieš mėnesį ar du. Ypač jei turi daug technikos ar reikia išmontuoti sudėtingus baldus. Vokietijos įmonės dažnai būna labai užsiėmusios, todėl reikia rezervuoti liftą ar parkingo vietą iš anksto. Jei bandysi tai daryti paskutinę minutę, gali būti, kad teks neštis daiktus per laiptus penktame aukšte. O tada tas greitas perkėlimas virs košmaru.

Ar tikrai reikalingas detalus inventorius?

Be abejo. Galvoji, kad „aš žinau, ką turiu“, bet kai pradedi dėti į dėžes, išsiaiškini, kad staliukų yra dvigubai daugiau. Vokietijos klientai mėgsta tvarką, todėl jų sandėliuose dažnai viskas suskaičiuota. Jei mums pateiksi tik apytikslį sąrašą, gali atsitikti, kad mašina tiesiog netilps. Tada reikės važiuoti antrą kartą, o tai – pinigai ir laikas. Geriau praleisti valandą ir viską užrašyti, nei vėliau galvoti, kur dėti tą nelaimingą spintą.

Kas nutinka su dokumentais, juos reikia kaip nors specialiai vesti?

Dokumentus – tai pačios svarbiausios bylos. Negali jas tiesiog įmesti į bendrą krovą su kėdėmis. Turi būti atskira dėžė, jei ne kelios, ir jos turi būti pažymėtos, kad niekas jų netyčia nepaleistų į sunkvežimį su šiukšlėmis. Kartais įmonės pasako, kad dokumentų nėra, o paskui atsiranda kelios dešimties tūkstančių eurų vertės sutarčių, pasislėpusių po stalumi. (Nebent jau seniai buvo išmestos, bet tikrai tikrink). Geriau juos vežti su savimi keleivinėje mašinoje arba užrakintame seife.

Ar verta dėžės pažymėti spalvomis ar užrašais?

Tai sutaupo laiko vėliau. Vokietijoje dažnai dirba įvairių tautybių žmonės, todėl jei dėžė parašyta vokiškai „Buero“ (biuras), mūsų vyrai Lietuvoje gali ne iš karto suprasti, kur ją dėti. Geriausia naudoti skaičius arba universalius ženklus. Kiekviena dėžė turi turėti numerį, kuris atitinka inventoriaus sąrašą. Taip nepadarysi – bus chaosas naujame biure, ir visi kels klausimus, kur dingo jų kompiuteriai.

Kaina ir sutartys

Kaip susiformuoja kaina, ar yra kokių nors standartų?

Standartų nėra, kiekvienas atvejis individualus. Biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir be nesklandumų tik tada, kai iš karto susitari dėl kainos. Ji priklauso nuo tūkio (kubo metrų), atstumo, ir dar vieno dalyko – ar reikia išmontuoti baldus. Jei tai tik paprastos dėžės, pigiau. Jei reikia išardyti didelę conferencijos stalių sistemą, kurią surinko vokiečių meistrai prieš dešimt metų, tai kils. Taip pat įeina kuro priemoka ir mokesčiai už užsakymą.

Ar galima gauti fiksuotą kainą, ar visada bus papildomų išlaidų?

Galima gauti fiksuotą, bet tik tada, jei tiksliai žinomi, ką reikia vežti. Jei atvyksime į vietą ir pamatysime, kad dėžių yra dvigubai daugiau nei sakėte, arba reikės nešti daiktus iš rūsio, kur neįvažiuoja liftas, kainą teks keisti. Tai ne aš bandau iš jūsų pinigus ištraukti, tiesiog darbas padaugėjo. Užsirašyk į sutartį, kad įskaičiuota iškrovimas ir įkrovimas, taip išvengsi nep malonių staigmenų.

Kas dėl užstato, ar visada jo reikia?

Dauguma firmų jo klauso. Tai užtikrinimas, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę arba mūsų vairuotojams bus sumokėta vietoje. Ypač jei perkėlimas vyksta į tolią vietą. Suma svyruoja, bet tai kažkas 10-20 procentų. Kai viskas atvežta ir padaryta, užstatas grąžinamas. Buvo atvejų, kai klientai „dingdavo“ po atvežimo, todėl dabar esame atidesni.

Ką daryti, jei kaina atrodo per didelė?

Klausk detalaus sąskaidos. Jei firma negali paaiškinti, už ką moki tiek daug, iešk kitos. Bet nepamiršk, kad pigiausias variantas dažnai pasidaro brangiausias. Vienas mano pažįstamas pasirinko „kaimyno berniuką su furgonu“, ir tas berniukas nukrito į duobę kelyje. Biuras stovėjo savaitę be kompiuterių. Taigi, taupyk ant kavos, ne ant logistikos.

Transporto procesas ir Vokietijos specifika

Kiek laiko paprastai užtrunka kelionė iš Vokietijos?

Jeigu važiuojame iš vakarinės dalies, tai gali užtrukti ir dvi paras, jei rytinės – tai pusantro dienos reikalo. Tačiau biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir be nesklandumų tik jei nėra „Stau“ (spūsties). Vokiškose autostradose dažnai vyksta eismo įvykiai ar remontai, ir tai gali viską pavėlinti. Reikia turėti rezervą laike, nespėk į susirinkimą tą pačią dieną, kai atvežame daiktus.

Ar aš galiu važiuoti su vairuotoju?

Draudžiama. Ne todėl, kad aš neprižiūriu, o dėl draudimo ir taisyklių. Vairuotojas turiilsoti, o keleivis yra papildoma atsakomybė. Be to, ilgos kelionės sunkvežimiu nėra pramogos. Jis būna šaltas, garsus ir jaučiasi kiekviena duobelė. Geriau susitarti, kad vairuotojas paskambins, kai bus arti, ir tu susitiksi naujoje vietoje.

Kokia mašina reikalinga biuro perkėlimui?

Priklauso nuo turimų daiktų. Dažniausiai užtenka 3,5 ar 7,5 tonų sunkvežimio su liftu. Liftas – tai šventasis gralas biuro perkėlimuose. Be jo teks nešti rankomis, o tai lėta ir brangu. Jei turi daug baldų, gali prireikti ir didesnės mašinos su tentu. Svarbu, kad mašina būtų švari, nenori, kad tavo baltos kėdės būtų purvinos nuo alyvos.

Kas jei vairuotojas pavėluoja į paskirties vietą?

Vokiečiai labai mėgsta punktualumą, bet mes nevaldom eismo. Jei pavėluojame dvi valandas, nebereikia panikuoti. Skambink dispečeriui, jis tiksliai žino, kur yra mašina. Kartais įvyksta techninės bėdos arba tiesiog užstrigo pasienyje. (Ypač jei pasieniečiai nusprendžia kruopščiai tikrinti). Mes visada stengiamės informuoti iš anksto, jei atsiranda didelių vėlavimų.

Ar galima organizuoti perkėlimą savaitgalį?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vokiškos įmonės dažnai dirba tik iki 14:00 valandos penktadieniais, o vėliau negali leisti įsileisti keltuvo. Jei nori sekmadienį pradėti dirbti, reikės viską atvežti penktadienį arba šeštadienį, o tai yra viršvalandžiai vairuotojui. Planuok atsargiai.

O jei reikia palikti daiktus Vokietijoje sandėlyje laikinai?

Tai ne problema, tik reikia apie tai pasakyti iš anksto. Mes turime partnerių, kurie gali priimti krovinius laikinai saugojimui. Bet tikrai nenukelk daiktų prie pat durų ir nesakyk, kad „jie čia padės“, kol nieko nesutarė. Sandėliavimas Vokietijoje nėra pigus dalykas, ten kiekvienas kvadratinis metras mokamas.

Baldai ir technika

Ar jūsų komanda išmontuoja ir sumontuoja baldus?

Taip, tai įeina į mūsų kompetenciją. Bet turi nurodyti, ką reikia išardyti. Kartais klientai mano, kad mes nuspręsime už juos. Vokiški baldai dažnai būna labai geros kokybės, bet sudėtingi, turi daug detalių. Jei prarandame vieną varžtą, visa sistema gali neveikti. Geriau, jei turite surinkimo instrukcijas, tai labai pagelbės mums montuojant naujoje vietoje.

Kaip sauguiai pervežti serverius ir jautrią techniką?

Tai turi būti specialiai supakuota. Serveriai negali stovėti kaip paprastos dėžės, jos turi būti užfiksuotos, kad judėtų kuo mažiau. Biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir be nesklandumų, kol neatsiranda sulūžęs hard diskas. (O tai, pasakyčiau, yra blogiausia, kas gali nutikti). Jei neturi originalios pakuotės, reikės naudoti specialią putą ir tvirtas dėžes.

Ar reikia išjungti kompiuterius prieš pakavimą?

Būtina. Ne tik išjungti, bet ir ištraukti laidus. Viena kartą mus iškviesto vadybininko kompiuteris buvo įjungtas „hibernacijos“ režime, ir kelsime jis tiesiog užsileido, nes buvo judinamas. Nors dabar jie geresni, bet rizikuoti nereikia. Be to, laidai turi būti susieti su konkrečiais įrenginiais, kitaip montuotojai kelias dienas praleis bandydamas suprasti, kuris kabelis priklauso monitoriui.

Kas daryl su seifais? Jie labai sunkūs.

Seifai tai yra atskira istorija. Jei jis nedidelis, galima užnešti. Jei didelis – reikės specialių įrankių ar net keltuvo. Reikia žinoti jo svorį. Vieną kartą teko nešti seifą laiptais, nes liftas buvo per siauras. Tai buvo sunkiausia diena mano gyvenime. Pasakyk iš anksto apie seifą, kad mes pasiruoštume.

Ar galite atvežti senus baldus į šiukšliadėžę Vokietijoje?

Galime, bet tai už papildomą mokestį. Vokietijoje labai griežtos taisyklės dėl atliekų, negali tiesiog numesti biuro spintos miške. Reikia vežti į specialią statybių atliekų aikštelę. (Aš tiksliai nežinau, kiek dabar ten kainuoja viena tona, bet tikrai ne pigiai). Geriau susitarti su klientu, kad jis pats randa vietą arba mes įtraukiame į sąskaitą.

Muitinė ir dokumentai

Ar reikia muitinės deklaracijos, jei vežame įmonės turtą?

Jei tai įmonės, kuri turi PVM mokėtojo kodą, turtas, tai dažniausiai tai yra vidinės prekybos operacija. Reikia pateikti sąskaitas faktūras ar inventoriaus sąrašą, kad muitinė matytų, kad tai ne pirkimas-pardavimas, o perkėlimas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir be nesklandumų, jei dokumentai tvarkingi. Jei ne – gali stovėti pasienyje valandas.

Kas jei pasienyje sustabdys ir pradės kruopščiai tikrinti?

Tai retai nutinka su biuro daiktais, jei turi TIR knygelę ar CMR dokumentą. Bet jei įtariama, kad gali būti prekių, kurios yra apmokestinamos, tikrinimas vyks. Tada mums reikės atidaryti tentą. Turi būti pasiruošęs, kad gali prarasti kelias valandas. Geriausia, jei vairuotojas moka anglų ar vokiškai bent šiek tiek, kad paaiškintų situaciją.

Ar turiu mokėti PVM importuojant į Lietuvą (ar atvirkščiai)?

Jei vežasi turtas tarp savo dukterinių įmonių arba tiesiog keičiate biuro adresą, PVM mokėti nereikia (nulinis tarifas), jei pateikiate teisingus dokumentus. Bet čia yra gilių buhalterijos vandenių. Aš neadvokatas, todėl patarčiau pasitarti su savo buhalteriu prieš vežant. Mūsų užduotis – atvežti, jūsų – užpildyti deklaracijas teisingai.

Kas su asmeniniais daiktais, kurie stovi biure?

Geriau jų nevežti kartu su įmonės turtu. Jei vairuotojas rasių asmeninį drabužį ar maistą, muitinė gali tai interpretuoti kaip prekybą arba kontrabandą. (Ypač jei tai kažkas ypčio, pvz., vyno butelis). Asmenines daiktas geriau vežti savo automobiliu arba atskirai pažymėti.

Ar reikia draudimo kelyje?

Privalomai. Mes turime savo transporto draudimą, bet jis dengia tik tiek, kiek mes atsakome. Jei dėžė su brangia technika nukrenta ir suduža dėl mūsų kaltės, mums reikia žinoti tikslią vertę. Užpildyk specialią formą su brangiausiais daiktais prieš kelionę.

Nesklandumų valdymas ir patarimai

Kas daryti, jei kažkas paslydo ir sudužo kelionės metu?

Skambink mums iš karto. Nefotografuok tik, jei tai pavojinga, bet fiksuok žalą. Mes turime civilinę atsakomybės draudimą. Bet čia yra vienas „nepatogus“ dalykas – dažnai klientai sako, kad kompiuteris kainavo 5000 eurų, nors jis buvo nupirktas prieš 5 metus. Draudikai moka pagal dabartinę vertę, ne tą, ką tu nusipirkai. Būk sąžiningas, ir viskas bus gerai.

Ar galima atšaukti užsakymą paskutinę minutę?

Galima, bet tu prarasi užstatą arba teks mokėti baudą už pasiruošimo darbus. Mes jau planavome maršrutą, skyrėme vairuotoją ir mašiną. Jei tu atšauki dieną prieš kelionę, mes prarandame uždarbį. Biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir be nesklandumų tik tada, kai abiejų pusiu yra pagarba.

Kaip atpažinti gerą pervežimo partnerį?

Jei jis klausia daugiau nei tik „kur ir kada?“. Jei domisi inventoriumi, baldų išmontavimu, prieigos sąlygomis. Geras partneris pasakys, kad negali atvykti rytoj, jei dar neparuošei dėžių. Blogas – sutiks viską, kad tik gauti užsakymą, o paskui pradžiugins rūpesčiais.

O jei lietus? Ar daiktai apsileis?

Profesionalios transporto kompanijos naudoja tentus, kurie yra hermetiški. Tačiau įkrovimo ir iškrovimo metu, jei lyja, gali būti problemų. Reikia pasirūpinti, kad būtų galima įvežti mašiną arčiau įėjimo arba naudoti popierines dangas. Vieną kartą Frankfurtą lyjo tokia liūtis, kad buvome priversti laukti valandą, kol baigėsi.

Ar verta patiems kelti lengvus daiktus?

Sąžiningai? Ne. Mūsų darbuotojai tai daro kasdien, jiems žinomi optimalūs kelių. Klientas dažnai nori padėti, tada nusitempia nugarą arba susižaloja. Geriau padovanok mums kavą ir užduok klausimus, o fizinį darba palisk mums. Taip bus greičiau ir saugiau.

Kas jei naujame biure dar nėra elektros ar interneto?

Tai tavo, kaip kliento, problema, ne mūsų. Mes atvežiame daiktus į adresą. Jei ten tamsu ir šalta, mes tiesiog iškrausime dėžes į kambarį. Negali laukti valandų, kol kolėlėjės prijungs internetą. Planuok savo inžinerinius tinklus atitinkamai.

Ar galite padėti su išvalymu po perkėlimo Vokietijoje?

Kartais galime susitarti dėl papildomo personalo, bet mūsų pagrindinis darbas yra logistika. Valymo firmos Vokietijoje brangios, ir jas reikia užsakyti atskirai. Mes tik pasakysime, kur palikome dėžes po popieriumi.

Ką daryti su raktais nuo seno biuro?

Jei reikia juos grąžinti savininkui Vokietijoje, mes galime juos pasiimti ir nuvežti į paštą arba tiesiog palikti susitartoje vietoje. (Nepamiršk nufotografuoti, kad įrodai, jog palikai). Žinau, vienas klientas prarado raktus ir teko mokėti už spynų keitimą, tai nebuvo pigu.

Ar biuro perkėlimas iš Vokietijos tikrai gali būti be nesklandumų?

Gali būti, jei viską padarei namų darbus. Biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir be nesklandumų tada, kai klientas neklaidina ir pasitiki profesionalais. Visada bus smulkių nesklandumų, kaip kad dingęs kablys arba neįeinantis stalas, bet tai sprendžiama vietoje. Svarbiausia – išlaikyti ramybę.

Išvada

Galiausiai, viskas susikrausto į vieną paveldimą: pasitikėjimas ir planavimas. Nors sakau, kad biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta greitai ir be nesklandumų, tai nevyksta savaime. Reikia rasti žmones, kurie žino, ką daro, ir nebijoti klausti bjaurių klausimų apie dokumentus ir kainas. Po šių metų mačiau, kad pigiausios paslaugos kainuoja brangiausiai dėl prarasto laiko ir nervų. Gerai susitarkime iš anksto, ir tavo biuras atsiras naujoje vietoje tokiu pavidalu, kokio tikisi, be jokios dramos ir sulaužytų kojų.