Biuro perkėlimas iš Vokietijos švariai ir laiku

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir matavau viską – pradedant nuo to, kaip vairuotojai verčia sofa pro lifto angą, baigiant tuo, kai dingsta visa krovinys pietų pertraukos metu. Kasdien bendrauju su žmonėmis, kurie nusprendžia keisti savo gyvenimo vietą ar verslo vietą, ir turiu pripažinti, biuro perkėlimas iš Vokietijos turi savo ypatingų niuansų, kuriuos geriau žinoti iš anksto. Vokietijos keliai, tvarka ir ypač biurokracija gali nustebinti net patyrusius verslininkus, tad šiame tekste bandysiu papasakoti, kaip visa tai atrodo iš mano, "tirpto" pervežėjo, pusės. Bus šiek tiek chaoso, realių situacijų ir tiesioginio kalbosės, be jokių gražių reklamų.

Apie kainas ir sutartis (prasmingai pradedant)

Kiek tiksliai kainuoja biuro perkėlimas iš Vokietijos?

Tai dažniausiai pirmasis klausimas, gal net pirmiau nei "kada galite atvažiuoti?". Sakyčiau taip: nėra vienos kainos. Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kur būtent Vokietijoje jie stovi. Vienam biuro perkėlimas iš Vokietijos kainuoja tūkstantį eurų, kitam – penkis. Vertinu pagal tūrius (kubinius metrus) arba darbo valandas, jei tai vietinis pervežimas mieste. Vieną kartą tekdėti vežti tik du stalus ir dvi spintas iš Miuncheno priemiesčio, tai kainavo nedaug, o kitiems, kai reikėjo išvežti visą sandėlį su technika, kaina pakildavo iki keliasdešimties tūkstančių. Geriausia parašyti man sąrašą arba nusiųsti nuotraukas.

Ar į kainą įeina ir pakavimo medžiagos?

Paprastai ne, tai yra papildoma paslauga, nors kartais į ją įtraukiu, jei kalbame apie didelį projektą. Klientai dažnai mano, kad dėžės, lipdukai ir burbuliukai atsiranda iš oro. Tiesą sakant, geros dėžės kainoja. Jei norite, jog aš parvežiu viską reikalingą – tai bus brangiau, tačiau jums nereikės važiuoti į Bauhaus ir pirkti penkiasdešimt kiekvienam darbuotojui. Dėžės storumas ir kokybė čia labai svarbu, nes nenusipirsite pigių, kurios sugenda po kelionės per A1 autostradą.

Kas nutinka, jei aš užsibrėžiau biudžetą, o jis netenkina?

Turiu būti tiesus – jei biudžetas per mažas, greičiausiai teks aukoti kokybę arba greitį. Galiu rasti pigesnį variantą, pvz., krovininį mikroautobusą be įgulos, bet tada turėsite patiems nešti stalus per tris aukštus be lifto (kas, beje, Vokietijoje dažnai pasitaiko, seniuose pastatuose ne visur yra keltuvai). Žodžiu, biuro perkėlimas iš Vokietijos pigiai ir kokybiškai vienu metu retai įmanomas. Patarčiau neapsukti ir iš karto pasakyti, kiek esate pasirengę sumokėti, tada aš galėsiu pasiūlyti tai, kas įmanoma.

Ar reikia mokėti depozitą ar avansą?

Taip, visada. Bent 30 proc. iš visos sumos. Vieną kartą (prieš daugiau kaip dešimt metų) atvažiavau į vietą, o klientas pasirodė ir pasakė, kad "pamiršo" apie mokėjimą ir bankas neveikia. Nuo tada dirbu tik su avansu. Tai užtikrina abiems pusėms ramybę – jūs žinote, kad aš atvažiuosiu, o aš žinau, kad nebandysite išeiti pro galinę duris nemokėję. Avansas paprastai grąžinamas arba atskaiciuojamas, jei paslauga atliekama.

Kaip sudaroma sutartis, kas ją pasirašo?

Dabar daug kas daroma elektroniniu būdu, tačiau jei kalbame apie didelius projektus, visada pageidauju susitikti bent virtualiai. Sutartyje būtinai įrašau tikslias adreso Viurcburge ar Berlyne datas, ką vežame ir kiek tai kainuoja. Nes sudarius sutartį el. paštu, bet neįrašius niuansų (pvz., kad reikia išardyti obuolinės formos stalą), galima tikėtis rūpesčių vėliau. Sutartis – tai jūsų ir mano draugas, kad vėliau nedreibtume dėl to, kas buvo pasakyta telefone.

O kas su PVM, jei aš esu iš Lietuvos, o biuras Vokietijoje?

Čia jau šiek tiek muilinė opera. Jeigu jus registruota Lietuvoje, PVM apskaičiuojamas pagal Lietuvos standartus, bet jeigu vežate iš Vokietijos ir esate mokesčių mokėtojas Vokietijoje (Gestellungsnehmer tai pan.), gali tekti taikyti Vokietijos PVM taisykles (Reverse Charge). Aš nėra mokesčių konsultantas, todėl patariu tuo klausimu pasikalbėti su savo buhalteriu, kadangi kiekvienas atvejis individualus. Bet bendrai viskas tvarkoma sąskaitomis faktūromis.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos "liūdniai" dalykai

Ar biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja muitinės deklaracijos?

Jei abi šalys yra ES narės, tai formalių muitų nėra. Tačiau jei pervežate techniką, kurios vertė viršija tam tiktą ribą (nors paprastai biuro perkėlimas turi būti išskirtas), gali tekti pateikti EX-1 dokumentą arba vidaus rinkos prekių kelyą. Vieną kartą teko laukti pasienio punkte dvi valandas, nes klientas neįsirašė kokių nors senų serverių sąraše. Muitininkai ziauriai griežti, jei dokumentai nesutampa su turiniu, todėl užtikrinkite, kad sąrašas būtų tikslus.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Juos reikėtų vežti atskirai, idealiai – su savimi arba užrakintoje dėžėje, kurios niekas neatidaro. Aš kaip pervežėjas neatsakinėju už dokumentų turinį (aš juos nežiūriu), bet įsivaizduokite situaciją, jei dėžė praslysta į kažką drėgno ar dingsta? Geriausia patys parvežite sutartis, algų lentelę ir kitus svarbius popierius. Tai užtikrinamas du kartus – ir pinigai, ir duomenys saugūs.

Ar reikia leidimo iš namų savininko Vokietijoje, kad atvažiuotų sunkvežimis?

O, čia labai svarbu! Vokietijoje, ypač mažuose miestuose arba senosiose sostinėse dalyse, sunkvežimis negali tiesiog užstoti ant gatvės kaip panoramas. Prieš atvykstant privalome gauti raštišką leidimą (Ausnahmegenehmigung) iš vietos savivaldybės (Ordnungsamt). Be to, gatvės dažnai uždraustos stovėti (parkverbote), tad reikia ženklų. Jei ne, gausite baudą, kurią teks mokėti jums, o man – nervus. Tai paprastai tvarkau per vietinį biurą arba nekilnojamojo turto agentą.

Kaip elgtis, jei pasienyje sustabdo techninė apžiūra?

Vokietiškas techninė apžiūra (TÜV) jų patikose greičiau sustabdys seną "Volvą" negu Lietuvoje. Užtikrinkite, kad transporto priemonė, kurią nuominatės ar kurią aš atvežiu, yra tvarkinga. Jei masina suges kelio viduryje – biuro perkėlimas iš Vokietijos tiks šiek tiek vėliau. Techninės problemos – tai tas dalykas, kurio niekas nenori, bet kartais nutinka (ypač su senesniais mikroautobusais), tad visada turiu atsarginią planą arba partnerių netoliese.

Ar galima kasą pervežti į Lietuvą taip pat?

Pinigų pervežimas reglamentuojasi mokesčių institucijų, ne manęs. Tiesiog nebegaliu jų imti į krovininę mašiną savo iniciatyva. Yra ribos, kurias galite pasiimti su savimi grynaisiais pinigais, jei keliaujate toliau, bet aš pervežu inventorius, o ne finansus. Jei turite seifą, jį iškrauname. Su pinigais reikia elgtis aiškiai ir pagal įstatymus, kadangi kontrolieriai dėl to miego nemiega.

Ar reikia specialių leidimų technikos (serverių) pervežimui?

Serveriai yra jautrus produktas. Pats savyje leidimo nereikia, jei tai jūsų nuosavybė, bet reikia labai kruopštaus pakavimo. Ypatingai, jei tai pašildomi serveriai arba su kietaisiais diskais, kuriuos negalima gulti ant šono. Patarčiau pasamdyti IT specialistą, kurie juos išjungia ir pažymi spalvotais lipdukais (kai kurie vis dar sujungia laidus prieš išjungdami, o tai blogai). Klientai dažnai klausia, ar aš drįžu vežti serverius – drįžu, tik jei jie supakuoti kaip kiaušiniai.

Pakavimas, inventorius ir tai, kas vyksta viduryje

Kas turi supakuoti daiktus – aš ar mano darbuotojai?

Geriausiai, jei tai daro mano komanda, nes misione esame pripratę prie to, kaip dėžės turi atrodyti, kad jos nenuslystų. Klientai dažnai bando taupyti ir supakuoti patys, bet paskui keikiasi, kai dėžė su svarbiais dokumentais sugriaunama vairuotojui staigiai stabdant. Tačiau jei norite taupyti, galite supakuoti smulkius daiktus patys, o mane paprašyti tik dėl didelių baldų, seifų ir stojų. Atkreipkite dėmesį – biuro perkėlimas iš Vokietijos neįvyks be kokybiškai uždarytų dėžių.

Kaip elgtis su it dideliais baldais, kur netilptų per duris?

Tai klasika. Vokietijoje daug senų pastatų, kur durys yra siauros. Turiu įrangą, todėl dažnai tenka išardyti (demontuoti) stalus, spintas ar net laiptus. Jei net ir aš negaliu padaryt, tada lieka kelti per langą (su kranu) arba... nedaryti to. Kai kurie klientai to nenori suprasti ir bando "priversti" mane, bet fizikos dėsniai neišvengiami. Geriau iš anksto pasiūlylau apžiūrėti vietą.

Ar gali būti taip, kad kažkas susilaužo kelionės metu?

Gali. Nors aš ir stengiuosi įpaknuoti kaip kiaulės į maišą (tai vokiškas posakis, reiškiantis labai tvarkingai), šūksniai kelyje gali būti stiprūs. Jei daiktas buvo jau pažeistas prieš tai, arba yra labai senas, gali "nuplutyti". Draudimas pridengia daugumą situacijų, bet ne visada pridengia prastos kokybės senoviniams baldų nuopuolį. Patarčiau pažymėti, kas yra pažeistas nuotraukoje prieš pakrovimą.

Kaip vežama skaidri technika (monitoriai, taisymai)?

Monitoriai turi būti supakuoti į specialias dėžes su putomis. Aš kiekvieną uždėčiau į atskirą dėžę, o ne statyčiau vieną ant kito be tarpinės. Žinote, kada parduotuvėje gaunate naują monitorį? Taip ir aš juos vežu. Jei kompanija taupo ant dėžių, tuomet rizikuojate gauti sulaužytą ekraną vienoje iš dešimties dėžių. Tačiau paprastai viskas gerai, nes vairuotojai mūsų jau sužinojo, kad reikia važiuoti ramiau.

Ar jūs atiduodate dėžes, kai viskas iškraunama?

Taip, tai įeina į kainą (jei kitaip nenutarta). Po to, kai viskas įdėta į naująją vietą, aš arba mano komanda surenka tuščias dėžes ir išvežame jas kartu su masina. Kai kurie clientei nori jų išlaikyti, bet dažniausia jos tiesiog užkemša vietą sandėliuke. Vieną kartą teko vežti tuščias dėžes atgal į Vokietiją, nes klientas pakeitė planą, tai tiek laiko pradangiau, bet čia gyvenimas.

Kaip sužinoti, kiek dėžių reikės?

Aš paprastai vertinu pagal tūrį, bet galiu ir tiesiog pasakyti – paimkite 20 vidutinių dėžių ir 10 didelių. Jei matote, kad jų per mažai – reikia papildyti. Niekada nesykiu, kad aš to tiksliai apskaičiuosiu centimetrais, nes žmonės krenta į kraštus – pakuoja ne tik darbo reikmenis, bet ir asmeninius daiktus (pagalves, viršus, net maistą). Tai normalu, bet reikia tai svarstyti.

Kas daryti, jei kas nors ne taip (nepavyktos istorijos ir rizikos)

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa kelio eismu arba slysta?

Vokietijoje eismą gali užstringti dėl avarijos, ir tada biuro perkėlimas iš Vokietijos pavėluos. Aš nedelsiu ir pranešiu jums, kad vykstame vėliau. Kartais tai gali būti dėl blogų oro sąlygų (sniego arba lietaus Vokietijos šiaurėje). Negaliu valdyti orų. Vieną kartą mūsų vairuotojas užstrigo ant A10, po avarijos, ir teko laukti 4 valandas. Klientas nebuvo laimingas, bet tai ne mano kaltė.

Ar galima būti tikram, kad vairuotojas nenuvaziuos su daiktais?

Patikimumas – mano vardas. Dirbu su savo žmonėmis arba patikimais partneriais jau dešimtmetį, todėl tokios rizikos praktiškai nėra. Tačiau visada patariu patikrinti dokumentus (asmens kodą arba vairuotojo pažymėjimą), jei atvyksta kažkas naujas. Žinoma, visada yra maža tikimybė, kad kažkas užgrobia sunkvežimį (kas buvo keletas kartų naujienose), bet kas tikimybė, kad tai nutiks jums? Menka.

Jei pažeidžiate ką nors mano biure (grindinį, sieną) – kas tada?

Draudimas apima tai irgi. Jei aš arba mano vairuotojas užbraižom grindį arčiau įėjimo, sumokėsime. Tačiau (ir tai svarbu) jei grindys jau buvo senos ir suplyšusios, tai ne aš padarysiau didelę žalą – aš tik pridėčiau prie įtrūkimo. Vieną kartą Hamburge klientas bandė kaltinti mane dėl to, kad sužalojo kaktą dėl savo neapsirūpinimo sauga (buvo nelygus grindinys). Pavyzdžiui, aš neatsakingas už tai, jei jūsų darbuotojas užlipti ant žingsnio, kurio aš buvau nepastebėjęs.

Kas daryti, jei po atvykimo pasirodė, kad trūksta dėžės?

Tada prasideda paieškos. Tikriname viską – masinoje, po sėdynėmis, dar kartą sąrašą. Jei dėžė dingusi kelionėje (buvo pavogta arba paleista), pildome draudimo pareiškimą. Tai gana ilgas procesas, padeda vaizdo registratorius (jei toks yra). Sėkmės, kad to beveik niekada nenutinka, bet būna, kad dėžė tiesiog pabunda ne toje vietoje, kuria buvo tikėtasi, o kitoje patalpoje. Taip pat kartais vairuotojai tiesiog užmiršta palikti something atgal (tai, atsiprašau).

Ką daryti, jei atvykstate vėlai naktį ir negalite patekti į objektą?

Tai problema. Jei nenurodėte kontakto, kuris galėtų atidaryti vartus vėlai, mums reikės laukti iki ryto. Vokietijoje, priešingai nei Lietuvoje, naktinį rakinimą ne visada pasiekiamas. Rengiantis, būtinai pasirūpinkite, kad būtų žmogus su raktais (nuomininkas arba saugos tarnyba). O jei ne, tenka mums ieškoti viešbuties arba stovėti prie vartų. Jums tai kainuos neplanuotų laukimo valandų mokestį.

O kaip su mokesčiais už tūpimį (Maut)?

Maut (užkeltuvius) Vokietijoje daugiausiai moka vairuotojas pats (arba jau įskaičiuota į mano kainą), nes aš turiu įrenginius. Tačiau kai kurios zonos (pvz., žaliai aplinka miestuose) gali reikalauti specialių leidimų (Umweltplakette), todėl ten važiuoti nėra tiesiog uždrausta, bet ir brangu. Patikrinkite, ar jūsų biuras yra miesto centre su Maut zona – ten reikės daugiau laiko, negu paprastai.

Vertimėlis, kalbos ir kultūros skirtumai

Ar reikia vokiškų kalbos žinių aptarnaujančiam personalui?

Man, kaip organizatoriui, nebūtina kalbėti vokiškai puikiai, bet aš turiu partnerių, kurie kalba. Tačiau jei jūsų darbuotojai nori kalbėtis su vairuotojais tiesiogiai, gali kilti nesusipratimų. Vokiškai jie tiesiog sakys "nicht verstehen" arba "lange warten". Geriau, jei viskas eina per mane arba per vadovą, kuris nors truputį supranta abiejomis kalbomis. Taip išvengsite rūpesčių, kai vairuotojas klaustų, ar raktai yra "drinnen" ar "draußen".

Ar Vokietijos klientai skiriasi nuo lietuviškų?

Taip, gana žymiai. Vokietijos klientai dažniausiai labai tiksliai, ne iš anksto, numato viską, juos domina kiekvienas smulkmenas (pavojų atsiradimo analizė, draudimas, išsamūs įrašai). Lietuvoje kart tiesiog sako "atvažiuokite ir vežkite", o Vokietijoje pateikiami ilgi instrukcijai. Aš prie to pripratau, bet tai reikalauja daugiau laiko ir kantrybės. Biuro perkėlimas iš Vokietijos į Lietuvą (ir atvirkščiai) reikalauja šio kultūrinio "išmokimo".

Kaip elgtis su lokaliais tvarka prieš biurą (policija, kaimynai)?

Kaimynai Vokietijoje gana aktyvūs. Jei užstosite jų važiavimo juostą traukiniu, jūs gausite skundą policiją. Todėl reikia sumaniau planuoti stovėjimą. Gali būti, kad reikės įdėti kelias lentynas su užrašais "Lieposmasinos užima vietą". Niekada nežinai, kas gali apšaukti "Ordnungsamt", o mes jau turime daug darbo. Geriau pranešti kaimynams iš anksto.

Ar dažnai tenka dirbti su lietuviais, kurie gyvena Vokietijoje?

Žinoma, labai daug. Tiesa, dažnai jie dirba statybose arba tiesiog turi savo smulkius verslus. Jiems dažnai būna svarbu, kad viskas būtų lietuviškai, nors daiktai yra Vokietijoje. Mano vairuotojai daugiau kalba rusiškai arba vokiškai, bet su lietuviais susitariam be jokių problemų – pasaulis mažas. Kartais netgi patys padeda pripakuoti dėžes, kas labai padeda.

Kaip išlikti geruose santykiuose su vietiniais pašarėlių savininkais?

Vietiniai (parduotuvės, kavinės) gali padėti, jei reikia parodyti vietą arba duoti vandens vairuotojui. Tačiau jei su jais elgiate agresyviai (pvz., užstatote jų įėjimą su savo mašina), jie gali būti labai nekantrūs. Vieną kartą Vokietijos kavinės savininkas pats padėjo man rasti vietą parkuoti, kai matau, kad jis "žalia" (lenkiška, su vokiečių humoro). Taip, svarbu būti mandagiems net esant stresui.

O kalbos barjeras su samdyta pagalba Vokietijoje?

Jei reikia papildomų rankų vietoje, aš radau vietinius "Helferius". Jie dažnai kalba tik vokiškai, tad mano vaidmuo – sukoordinuoti juos. Aš paaiškinu, kas kur turi būti padėta, ir jis atlieka. Jeigu kas nors neaišku – aš skambinu. Sunku, kai reikia išgirdinėti, kad reikia būti atsargiu su brangia technika, bet sugebame susikalbėti rankų judesiais.

Pabaigai trumpai, bet svarbiausia

Svarbiausia – nebijoti klausti. Mano patirtis rodo, kad geriausiai parengtas biuro perkėlimas iš Vokietijos yra tada, kai klientas nėra vienas, o turi partnerį logistoje. Aš ne tiesiog važiuoju, aš stengiuosi užtikrinti, kad viskas vyktų sklandžiai, nors dėl orų ar eismo tai būna neįmanoma. Pasitikėkite manimi, įdėkite šiek tiek pasididžiavimo savo daiktais ir viskas gerai suveiks. Sėkmės užduotyje, laukiu jūsų skambučio, kad suorganizuotume viską tvarkingai.