Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu: praktinis vadovas iš vidaus

Per dvidešimt metų šioje srityje mačiau viską – nuo pasieniuose užstrigusių konteinerių iki dingo dingusių_serverių, staiga pasirusiusių Varšuvoje. Daugelis klientų mano, kad biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu yra kaip paprastas kelionės su automobiliu į parduotuvę, tik su daugiau dėžių. Nėra. Vokietija yra griežta, o biuro inventorius – jautrus. Jei nėra gero scenarijaus, viskas baigiasi nervų priepuoliu ir prastai parašytu CMR draudimo išmokėjimu. Čia ne apie tuos idealus marketingo brošiūrų planus, o apie tai, kaip iš tikrųjų surengti procesą, kad keliaujantys vadybininkai jaustųsi ramiai ir jų technika nenukentėtų. Turiu pasakyti, be galo detalaus strategijos sudarymo tokio lygio projektai pradedami beveik visada leidžiantis į klaidas.

Kodė reikia to plano, jei viskas ir taip aišku?

Kada pradėti galvoti apie biuro perkėlimą iš Vokietijos?

Geriau anksti. Vakar. Na, šipuliai, bent jau mėnesį prieš, o jei didelis įmonės padalinys – tai trylika savaičių. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu prasideda ne nuo dėžių užsakymo, o nuo to, kas iš tiesų keliauja. Vokietijos nuomotojai dažnai būna labai griežti dėl išvykimo terminų ir patalpų padavimo (übergabe) būklės. Vėluoti – reiškia mokėti baudą už papildomą dieną, kai darbuotojai jau sėdi Vilniuje be kompiuterių. Pradėkite nuo inventoriaus sąrašo, kitaip pačioje pabaigoje iškils problema, kur dėti tuos staluos, kurių niekas nenumatė.

Ar tikrai reikia įmonės, kurios specializuojasi tik šioje kryptyje?

Manau, kad taip. Nors ir galima samdyti „brolų kompaniją“, kuri pervežia sofas, bet biuras – tai kitas lygis. Ypatingai jei pervežame serverius ar brangų įrangą. Buvo atvejis, kai viena firma iš Miuncheno bandė taupyti ir kvietė vietinius „vežėjus su vadyklu“ – rezultate buvo sužalota IT spinta, kas kainavo daugiau nei pati pervežimo paslauga. Profesionalios logistikos kompanijos žino, ką reiškia tarptautiniai pervežimai ir turi reikiamas licencijos.

Kas atsitinka, jei Vokietijoje pasibaigia nuomos laikas, o Lietuvoje dar nebaigta remontas?

Tai klasika. Pasitaiko dažnai. Tada reikia tarpinio sandėlio (Lagerhaus). Geriau įtraukti į biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu pointą apie laikiną saugojimą. Vokietijoje sandėliavimo paslaugos nėra pigios, todėl verta iš anksto susitarti dėl galimybės padėti krovinius apie 2-3 dienas Vilniuje arba kažkur prie kelio. Nenaudokite gatvės – vagys iš karto pamatys „užmirštą“ konteinerį su biuro technika.

Ar verta derėtis dėl kainos ar imti pirmą pasiūlymą?

Derėkitės, bet protingai. Jei kaina atrodo per žema lyginant su tonažu, tai laukite problemų. Kainos formavimas priklauso nuo to, ar reikia keltuvo (Aufzug), ar yra galimybė priartėti patalpoms. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu turi įtraukti ir biudžeto rezervą neplanuotoms išlaidoms, pavyzdžiui, jei vairuotojas užstringa eismo įvykio vietoje kaip šalia Hanoverio.

Kas dėl to pačio plano – ar jis turi būti rašytinis?

Absoliučiai. Žodinis "mes susitarsim" veikia tik tada, kai pervežiate vieną kėdę. Kai kalbame apie dešimtias dėžių, reikia grafiko (Zeitplan). Be to, vokiškai biurokratai myli rašytinius įrodymus. Jei reikės gauti leidimą stovėti prieaisėje su sunkvežimiu (Straßenbenutzungserlaubnis), be plano ir registracijos nieko nebus.

Vokiški niuansai, su kuriais susidursite

Ar tiesa, kad Vokietijoje negalima tiesiog sustoti su sunkvežimiu?

Taip, tikra tiesa. Ypač miestuose. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu privalo apimti vietovės (Ordnungsamt) leidimų išsireikalavimą. Jei vairuotojas sustos netinkamoje vietoje Berlyne, gausite baudą, o sunkvežimį gali tempti. Kartais netgi reikia užstatyti specialias ženklus, kur informuojama apie „krovimo/dėjimo“ veiklą (Be- und Entladung). Neabejočiau, kad be to daugelis pervežimų baigtųsi dideliais nemalonumais.

Kaip elgtis su „Grüner Punkt“ ir atliekomis?

Vokietijai labai rūpi pakuočių ir elektroninių atliekųtvarkymas. Negalima tiesiog mesti senių kompiuterių į konteinerį kieme. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu turi numatyti senos technikos utilizingą arba pervežimą į Lietuvą (kas kartais brangu) arba legalų išmetimą vietiniuose centruose. Praleidžiant šį žingsnį, gali būti rimtų baudų, nes vokiečiai tikrina, kas išvežta iš patalpų.

Ar darbuotojai turi padėti dėti į dėžes?

Galima, bet geriau, kad tai darytų mūsų komanda. Jei darbuotojai patys sukins daiktus, ir sugaus nugarą, ir vėliau gali reikalauti išmokėjimo. Dar blogiau, jei pažeis brangų monitorių – draudimas tai nedengs, nes nebuvo profesionalių logistikos atstovų. Geriau leiskite jiems gerti kavą ir dirbti toliau (kaip dabar ten sakoma – remote), o krovimą palikite mums.

Kas su_liftais? Vokietijoje jie dažnai maži.

O, tai yra didžiausia košmaras. Daugeliu senų pastatų Miunchene ar Frankfurte liftai telpa tik vienam žmogui ir dėžei. Tenka kelti rankomis per laiptus (Porter service). Todėl biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu privalo turėti aiškų surašymą: kiek aukštų, ar yra liftas, koks jo svorio limitas. Viena kartą teko nešti 200 kg spintą per 4 aukštus, nes klientas pamiršo paminėti, kad liftas „jau 20 metų neveikia“.

Ar reikia vertimų dėl dokumentų?

Daugeliu atvejų ne, jei vairuotojai moka lietuviškai ar rusiškai, o dokumentai užpildyti vokiškai/angliškai. Bet jei pervežate brangų inventoriumį arba tai ne paprastas biuro perkėlimas, o dalinis, gera turėti dėžių turinio aprašymus (Packing List) dvikalbiais. Tai greitina pasienio kontrolę (jei kils klausimų), nors ES viduje tai reti atvejai.

Technika, serveriai ir duomenys

Kaip saugiai pervežti IT įrangą?

Nenaudoti „vogti“ taktikos. Reikia specialių dėžių su putomis (Anti-static foam). Serveriai turi būti išjungti ir atjungti geriau vakare prieš pat išvykimą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu visada orientuojamas į tai, kad IT infrastruktūra yra širdis. Jei serveris sukritus ant grindų, nebeatsistatys. Žinau vieną atveją Klaipėdoje, kai dėl blogo įpakavimo įmonė nedirbo tris dienas – nuostoliai milžiniški.

Ką daryti su duomenų saugyklomis (Backup)?

Geriausia juos pasiimti su savimi rankiniu bagažu. O jei pervežate fizines duomenų saugyklas (tapes, diskus), tai jas reikia deklaruoti kaip ypatingai vertingą krovinį. Negalima jų mesti į bendrą krovinių masę, kur gali užlipti stuburas ar drėgmė. Pasitikėjimas vairuotoju čia nebeveikia, reikia fizinės kontrolės.

Ar reikia IT specialisto vietosje?

Privalomai. Jis turi uždeginti ir patikrinti viską vietoje, kai įrenginiai atkeliauja į Lietuvą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu numato nevezimą, bet ir montavimą. Vokietijos pusėje IT vadas išjungia, Lietuvos pusėje – įjungia. Jei tą tą pačią žmogų, dar geriau, jis žino, kurias lasas reikia užkabinti pirmiau.

Kodė reikia pažymėti kabelius?

Niekas nenori vėliau spręsti, kuris kabelias nuo spausdintuvo, o kuris nuo maršrutizatoriaus. Užsukite kabelius, sudėkite į mažas maišelius su lipdukais „Stalas Nr. 5“. Kitaip biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu virsta šluota, kai vadybininkai gauna darbo vietas prilenktomis laidų krūvelėmis.

Kainos, paslėpti mokesčiai ir draudimas

Iš ko susideda kaina?

Iš to, kiek valandų dirba komanda, kokia distancija ir koks įrangos kiekis. Taip pat pridedami mokesčiai už keltuvus, leidimus (jei Vokietijos pusėje reikia už juok mokėti) ir kelių mokesčiai (Maut). Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu turi aiškiai parodyti, ar įeina dėžių pakavimo medžiagos (juos dažnai pamirštama, o jos brangios).

Ar draudimas apima viską?

Draudimas pagal CMR konvenciją dažnai yra ribotas (pavyzdžiui, 8,33 SDR už kg). Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu turėtų įtraukti papildomą „All risk“ draudimą, ypač jei pervežate brangų meną, serverius ar originalius dokumentus. Užsirašykite vertę iš anksto, nes po įvykio įrodinėti, kad senas monitorius kainavo 500 eurų bus neįmanoma.

Kas yra „Wartezeit“ (laukimo laikas)?

Tai už pinigus. Jei vairuotojas atvyksta į Vokietiją, o klientas dar nebaigė surinkti dėžių, laikas eina. Vokiečiai tiksliai laiko minutes. Jei planas sako, kad įkėlimas prasideda 8:00, o pradedamas 9:30, gausite sąskaitą už 1,5 valandas neveikimo. Tai viena dažniausių neatitikčių, su kuriomis susiduriu.

Ar galima sumokėti po atvykimo?

Esu labai už tai, kad būtų priekinio apmokėjimas (50-70 proc.). Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu gali būti nutrauktas viduryje kelio, jei įmonės vadybininkas nutyla arba atsisako mokėti už papildomus darbus. Pinigai sąskaitoje duoda ramybę tiek mums, tiek jums. Nėra nieko keisto, kad už paslaugas reikia sumokėti.

Ką daryti, jei kaina pasidarė per didelėlė?

Sėskite ir skaityčiokite sąskaitą. Gal ten įsislinko papildomi rėmai arba buvo naudojamas didesnis sunkvežimis negu planuota. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu turi būti skaidrus. Jei pamatote „Stehzeit“ (pastovimo laiką) 5 valandas, tai klauskitės, kodėl taip ilgai. Galbūt vairuotojas tiesiog laukė raktų nuo sandėlio.

Įmonių ir darbuotojų integracija

Kaip sumažinti stresą darbuotojams?

Duokite jiems aiškias instrukcijas. Ne „pakelkite savus daiktus“, o „palikite stalus tuščius, raktus padėkite ant...“. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu yra psichologinis procesas. Žmonės bijo prarasti asmeninius daiktus arba sugadinti techniką. Atsiųskite jiems laišką, ką tikėtis.

Ar reikia persiųsti paštą?

Tai ne mano darbas, bet dažnai klientai užmiršta. Vokietijoje pašto peradresavimas (Nachsendeauftrag) trunka savaitę. Rekomenduoju pasirūpinti tuo savaitę prieš išsikraustymą, o ne tada, kai sunkvežimis jau važiuoja į Klaėdą. Nenaudingi turėti naują biurą, jei svarbių sutarčių originalai nuplaukia seną adresu.

Kod�l reikia nufotografuoti buvusias patalpas?

Tam, kad vokiečiai nepapeiktų už padarytas žalas. Vokietijos nuomotojai yra labai detalūs. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu turi įtraukti „Exit protocol“ su nuotraukomis prieš išvežiant ką nors. Jei sienoje buvo įbrėžimas, ir jūs jo padarėte – mokėsite. Jei jis buvo anksčiau – įrodykite. Nuotraukos gelbsti pinigus.

Kaip elgtis su automobiliais, kurie buvo įmonės vardu?

Jei juos pervežiate kartu su krovininiu mikroautobusu, tai jau nebe biuro perkėlimas, o automobilių pervežimas. Reikia kitaip apdrausti ir dažniausiai reikia atskirų dokumentų. Neleidžiama būti tose pačiose dėžėse kaip biuro baldai (teisingiau, negalima pririšti prie jų). Skirkite tai atskirai, kad nesipainiotume su technine apžiūra.

Pabaigos bruožai ir išvados

Ar reikia galutinio patikrinimo (Check-out)?

Būtinai. Kai vairuotojas išvežia paskutinę dėžę iš Vokietijos, someones turi užrakinti duris ir perduoti raktus. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu baigiasi ne Lietuvoje, o kai pasirašomas perdavimo aktas Vokietijoje. Užmiršote padaryti tai – mokate už papildomą mėnesį.

Kas daryti, jei dings dėžė?

Skaitykite draudimo sąlygas ir skambinkite man. Tačiau, jei viskas buvo įrašyta į sąrašą (Inventory list), problema sprendžiama greičiau. Be sąrašo – tai jūsų žodis prieš vairuotojo žodį, o teisme (arba draudimo bendrovėje) tokios bylos laimi retai.

Ar verta palikti ką nors Vokietijoje?

Kai ką – taip. Jei baldai yra seni, pervežimas neapsimoka. Naudokite vietinius išvežimo servisus (Sperrmüll). Geriau atsisakyti senos sofos už 50 eurų Vokietijoje, nei mokėti 500 eurų už jos pervežimą į Lietuvą, kur ją vėl reikės išmesti.

Taigi, biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu – tai ne tik fizinis darbas, bet ir tonos popierių bei organizacinių detalių. Nėra tobulo projekto, visada kažkas ne taip – užstringa liftas, vairuotojas pavėluoja, arba darbuotojai pamiršta išjungti serverį. Bet turint gerą strategiją ( ir šiek tiek kantrybės), viskas įvyks sėkmingai, o jūsų verslas nustojos dirbti vos kelias valandas. Sėkmės kelionėje ir vadinamuoju „Ordnung“!

========== Išvados ========== Apibendrinant, sėkmingas biuro perkėlimas iš Vokietijos su visapusišku darbų planu priklauso ne nuo to, kiek turite pinigų, o nuo dėmesio smulkmenoms. Vokietija reikalauja tvarkos, todėl leidimai, draudimas ir tikslus grafikas yra svarbiau nei greitis. Niekada nepasitikėkite vien žodžiu, viską užrašykite, ir nustatykite realistinius laiko terminus. Sutrikimai bus, bet su geru planu jie taps tik nedideliais nukrypimais, o ne katastrofa. Gerai pagalvokite apie IT saugumą ir darbuotojų informavimą – tai padės išvengti didžiausios streso dalies.