Biuro perkėlimas iš Vokietijos su visa pervežimo logistika: kas laukia už ribų?

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo puikių, tvarkingų biurų Miunchene iki tokių katastrofų, kai net nežinojau, iš kur pradėti. Žmonės dažnai galvoja, kad biuro perkėlimas iš Vokietijos yra paprasčiausia pasaulyje užduotis: pakrauti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti. Bet realybėje, ypač kai kalba eina apie tarptautinę logistiką, viskas yra kur kas sudėtingesnė. Vokiečiai, nors ir disciplinuoti, turi savo specifinių reikalavimų, o keliai ir dokumentai gali sukelti tikrų galvos skausmų. Čia nėra apie tai, kaip padaryti gražiai, o apie tai, kaip išgyventi tą procesą nenukentint jums nei piniginėms, nei nervams. Tad pasikalbėkime tiesiogiai, kaip tai vyksta iš vidaus.

Kas tik vyksta Vokietijos pusėje?

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas iš Vokietijos į Lietuvą?

Tai labai priklauso nuo to, kur tiksliai esate. Jei esate Berlyne, tai viena, o jei kažkur netoli Miuncheno arba Hamburgo – visai kita. Paprastai važiavimas pats užtrunka dieną, dvi, bet... o patį įkrovą? Jei viskas supakuota, tai pusės dienos reikalas. Bet jei ten dar stovi žmonės ir dirba, kai mes atvykstame, tai gali užtrukti ir visą dieną. Biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja tikslaus grafiko, nes vokiečiai nemėgsta, kai juos stumia. Geriau planuoti bent dvi dienas su rezervu.

Ar vokiečiai tikrai taip griežti dėl dokumentų ir taisyklių?

Žodžiai „taip“ čia per mažai. Jie yra ne tik griežti, jie yra labai tikslūs. Jei sutareme, kad atvažiuojame 8:00 valandą ryte, o jums trūksta kelių dėžių arba nebus raktų, tai gali būti problema. Vokietijoj (taip, tą rašau klaidingai, bet taip įpratau sakyti) biuro administratoriai dažnai reikalauja visiškos pakuotės sąskaitos ir inventoriaus sąrašo. Be to, jei reikia statyti iškrovos zoną gatvėje, ten visiškai kita istorija su leidimais.

Ką daryti, jei vokiškas pastatas neleidžia įvažiuoti sunkvežimio?

Tai klasika. Seni miestai, siauros gatvelės, o ten dar ir paminklai. Dažnai tenka statyti sunkvežimį toliau ir pervežti daiktus mažesniais krovininiais arba su liftu. Vieną kartą turėjome atvejį Frankfurte, kai sunkvežimiui tiesiog nebuvo kur pasisukti, teko blokuoti gatvę ir dirbti labai greitai, kad policija neatvyktų. Biuro perkėlimas iš Vokietijos tokiu atveju kainuoja brangiau dėl papildomo technikos ir laiko.

Ar reikia iš anksto rezervuoti vietą (Vorbestellung) gatvėje?

Beveik visada. Jei esate dideliame mieste, be „Verkehrsbehörde“ leidimo niekas neleis jums padėti prieš pat pastatą. Tas procesas gali užeiti savaitę ar dvi. Patirtis sako, kad reikia tai padaryti bent mėnesį iki įvykio, kitaip teks vežti per parką (kas draudžiama) arba stovėti už trijų kvartalų. Geriau, kad klientas tai padarytų pats, vietinės kalbos žinias turintys, bet mes galime padėti surasti kontaktus.

Kaip elgiamės su liftu, kai jis per mažas arba per lėtas?

Tai yra viena didžiausių baimų. Buvo atvejis, kai liftas galejo tik 400 kg, o mūsų dėžės su dokumentais sverdavo po pusę tonos (ok, gal paveikslauju, bet sunkios buvo). Teka naudoti nešikus rankomis. Tai lėtina procesą, bet kitaip niekaip. Kartais nusiprenumeruojame liftą valandoms, kad kiti gyventojai nedarytų spaudimo, bet ne visada tai įmanoma susitarti su namų valdyba.

Kainos ir dokumentai: kodėl brangsta?

Kiek kainuoja biuro perkėlimas iš Vokietijos, tarkime, Miuncheno?

Klausti kainos be matavimų yra tas pats kas klausti „kiek kainuoja automobilis“. Žinoma, yra vidurkiai, bet viskas priklauso nuo kiekio. Galima sakyti, kad mažam biurui tai kainuos nuo 1500 iki 3000 eurų, o dideliam – ir 10 tūkstančių. Biuro perkėlimas iš Vokietijos taip pat priklauso nuo degalų kainos toje dienoje. Prieš keletą mėnesių vienas klientas nustįro, kai pataisėme kainą dėl degalų šuolio. Tai realybė, su kurią reikia susitaikyti.

Ar galima atsisakyti, jei pasiūlymas nepatinka?

Taip, galima, bet... jei jau pasirašėte sutartį ir rezervavote datą, tai gali tekti mokėti baudą. Mes paprastai imame nedidelį užstatą (depozitą), kad užtikrintume, kad klientas „neišslystų“. Logistikoje laikas yra pinigai, o jei mes atsisakome kitų užsakymų dėl jūsų ir tada jūs atsisakote, mes prarandame pinigus. Sąžininga, tiesa?

Ar mokate už važiavimą tuščiais (dead mileage)?

Tai nemėgstamas klausimas, bet atsakysiu tiesiogiai. Taip, dažnai į kainą įskaičiuojamas ir važiavimas atgal tuščia arba į kitą vietą paimti krovinį. Negi manote, kad vairuotojas važiuos į Vokietiją už du šimtus eurų? Jei neturime grįžtamo krovinio (backload), tą kelią turi sumokėti užsakovas. Tai standartinė logistika.

Ką daryti su mokesčiais (Gewerbesteuer) išsivežant įrangą?

Štai čia aš nėra 100 procentų tikras, kad viską teisingai pasakysiu be savo buhalterės (o ji griežta), bet... paprastai, jei įmonė perkelia savo turtą į kitą ES šalį, tai nėra PVM mokėjimo, nes tai yra vidinis perkėlimas. Bet reikia turėti dokumentus, kad tai ne pirkimai-pardavimai. Vokietijos muštinės (Finanzamt) gali paprašyti įrodymų, kad turtas išvežtas ir nebebus ten naudojamas. Geriau pasikonsultuoti su accountant'u.

Kokia yra apžiūros (visų daiktų) kaina?

Daugeliu atvejų ji nemokama, jei tikrai nuspręsite perkelti su mumis. Mes atvykstame, apžiūrime, įvertiname tūrį, sudarome planą. Jei po to pasakykite „ačiū, bet ne, mes nusprendėme patys“, gali būti, kad reikės sumokėti už degalus ir laiką, ypač jei važiavome į tolimą vietovę, pvz., pietų Bavariją.

Įranga, serveriai ir brangios dalykai

Ar pervežiate serverius ir IT įrangą?

Žinoma, bet tai ne taip paprasta kaip vežti stalus. Serveriai turi būti išjungti tinkamai (o ne tiesiog ištrauktus kištuką), supakuoti į anti-statines dėžes, o svarbiausia – negali būti jokio drėgmės. Vieną kartą klientas mums padavė serverį, kuris vis dar švito, ir teko laukti valandą, kol jis užsileis. Biuro perkėlimas iš Vokietijos IT sektoriuje reikalauja ypatingo dėmesio, nes ten duomenys brangiau už pačią techniką.

Kaip supakuoti istorinius archyvus su dokumentais?

Tai košmara. Senos mapai, popieriaus dulkės, viskas sverdžia tonomis. Reikia tvirtų dėžių, nes jei dėžė sugers, turėsite problemų ne tik su pervežimu, bet ir su duomenų praradimu. Dažnai rekomenduoju klientams prieš pat perkėlimą susirasti minčių – gal ką galima nuskanuoti ir išmesti? Niekas nenori vežti trijų tonų nebeatitinkančių taisyklių popierių per visą Europą.

Ar reikalinga speciali pakuotė vitrinoms ir ofisų baldams?

Stalai ir kėdės – dar pusiau šypsnys, bet vitrinos? Jos gali būti brangiausios biuro dalys. Jos turi būti supakuotos į medžio rėmus, uždengtos stiklo plokštėmis. Negalima tiesiog apvynioti su burbuluota plėvele ir tikėtis, kad pikoje vairuotojas nenuspaudž stabdžio per staigiai. Biuro perkėlimas iš Vokietijos dažnai apima ir brangių dizaino baldų pervežimą, kuriam reikia profesionalių pakavimo medžiagų.

Ar vežiate ir seifus?

Seifai... tai yra mūsų nemiga. Jie sveria astronomiškai daug. Kartais reikia ne tik stiprių vyrų, bet ir specialių priemonių – riedučių, nešimo juostų, o kartais net ir kraną per langą, jei laiptai nepastūmės. Vieną kartą teko išmontuoti grindinio lentelę, kad nustumtume seifą iš kabineto, nes jis per platus durims. Tokios smulkmenos suvalgo valandas.

Kas nutinka, jei sulūžta kažkas brangaus?

Turiu draudimą. Tikrai turiu. Bet draudimas padengia nuostolius tik tada, kai mes kalti. Jei klientas pats bandė nešti monitorių ir numetė jį ant grindų... na, tada tai ne mūsų žioplas. Turime atsakingumo ribas. Visada primenu: jei kažkas yra „per daug“ vertinga (menas, juvelerika), geriau tai vežti patys sau kėdutėje arba pasirūpinti ypatingu draudimu.

Biuro perkėlimo logistika: smulkmenos ir problemos

Kiek žmonių reikia komandai?

Standartiškai sakyčiau trys vyrai (čia tiksliau 4, jei ten yra didelis archyvas ar daug vitrinų). Mažiau neapsieina, sunkvežimio vairuotojas negali vienas būti ir vairuotoju, ir kroviku. Jis fiziškai išseks pirmąją valandą, o tada reikės greitosios pagalbos. Komanda turi būti sinchroniška, vienas žmogus duoda dėžę, kitas krauna, trečias fiksuoja.

Ar galima perkelti biurą savaitgalį?

Galima, bet tai kainuoja. Vokiškų biurų administracija dirba pirmadienį-penktadienį, ir jei reikia atidaryti duris sekmadienį, reikia mokėti bonusą darbuotojams, kurie ateina atidaryti. Taip pat mūsų vairuotojai turi poilsio laiko. Tačiau biuro perkėlimas iš Vokietijos savaitgalį yra populiarius, kad nenukentėtų verslo procesys, tad mes įpratę dirbti neįprastu laiku.

Ką daryti su šiukšlėmis, kurias norime išmesti?

Mes ne šiukšliavežiai. Mes vežame jūsų turtą į naują vietą. Jei senus biuro stalus norite išmesti, reikia susitarti dėl atskirų konteinerių arba nuvykti į reciklavimo centrą prieš mūsų atvykstą. Kartais sužinome apie tai tik tada, kai jau viskas užkrauta, ir tada prasideda ginčai, kur juos dėti. Geriau aptarti iš anksto.

Ar priima ir kietuosius diskus (HDD) naikinimui?

Na, tai jau ne logistika, o duomenų saugumas. Mes galime juos susigyventi ir nuvežti į specialią įmonę, kuri juos susmulkinę, bet tai už papildomą mokestį. Negalima tiesiog mesti į šiukšliadėžę, jei ten yra klientų duomenys. Vieną kartą teko važiuoti atgal pagrobti dėžę, kur vairuotojas per klaidą padėjo HDD į bendrą krovą su senais spausdintuvais. Šaltas potas.

Ar gabenate stalus surinktus ar išardytus?

Geriau išardyti. Surinktas stalas didelis, nepatogus, lengviau nulūžta koja arba nušyla lakas. Be to, jis daugiau vietos užima. Mūsų komanda gali išardyti ir surinkti atgal. Tiesa, kartais randame tokias konstrukcijas, kad net nežinome, kaip jos laikosi vienu su kitu – tenka improvizuoti ir fotografuoti, kad kažką nors susuktume atgal (pataisymas: surinktume).

Vairuotojai, kalba ir "neprognozuojami" dalykai

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma taip, bet būna ir ukrainiečių, ir baltarusių. Visi supranta rusiškai, tai dažniausiai susikalbame. Su vokiškai kalbančiais klientais dažniausiai kalbame angliškai arba rusiškai, jei jie iš Rytų Vokietijos. Nebijokit, mūsų vairuotojai nėra kvailiai, jie sugeba susitarti rankomis ir kojomis, jei reikia parodyti, kur dėti sofas.

Ką daryti, jei vairuotojas užstrigs ties Aachen dėl eismo įmonių?

Eismo įmonės Vokietijoje yra kaip lietus – be jų neina. Jei įvyksta avarija arba uždaromas kelias, mes pranešame. Bet mes ne stebukladariai, negaliame praskraidyti sunkvežimio. Kartu reikia sugalvoti planą B – arba laukti, arba važiuoti aplinkui (kas gali būti šimtus km ilgiau). Biuro perkėlimas iš Vokietijos yra susietas su geografija, o ne tik su jūsų noru.

Ar vykstate pro Lenkiją ar Daniją?

Tai priklauso nuo to, kur esate. Jei šiaurės Vokietijoje (Hamburgas, Bremenas), dažniau eina pro Daniją (per Kopenhagą), nors šiuo metu dėl migrantų sienos kontrolės ten gali būti spūstys. Jei pietuose ar centre (Frankfurtas, Berlynas), tai tikrai pro Lenkiją. Sprendžame pagal tai, kur mažiau problemų trumpam laikui.

Kas daryti, jei klientas vėluoja išsivežti raktus?

O tai, atsiprašau, jūsų problemos. Ne, šipuokeliu, bet... Jei sutarta, kad raktus perduodate 12:00, o jūs atėjote 14:00, mes laukomės. Tas laikas yra mokamas. Buvo atvejis, kai vadybininkas užmiršo raktus kitoje miesto dalyje ir teko jam važiuoti po juos valandą. Mūsų vairuotojai tuo metu gėrė kavą ir skundėsi gyvenimu. Laikas – pinigai, primenu.

Ar padedate suręsti baldus Lietuvoje padėjus?

Taip, tai įeina į paslaugą, jei tai ne kas per sudėtinga. Mes sudedame stalus, spinteles, dedame lentynas. Bet jei turite sudėtingą „ergonomišką“ sistemą, kuri reikalaujo instrukcijos 50 puslapių, tai mums gali užeiti per ilgai. Tada geriau pasikviesti gamintojo meistrą. Mes esame logistika, ne baldų surinkėjai ( nors daug ką išmokome per šiuos metus).

Kas dėl kilmės dokumentų (Ursprungszeugnis) tų senų stalų?

Dažniausiai nereikia, jei tai tiesiog naudojami baldai. Bet jei tai brandžiuoliai arba labai brangūs daiktai, kurie gali būti įtariami kaip kultūros vertybės arba ką panašaus, muitinė gali pasidomėti. Paprastai įmonės turtą perkeliant be pirkimo-pardavimo, to nereikia, bet turi būti deklaracija, kad tai ne prekė.

Išvados

Tai tiek realybės. Biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra mitas apie idealų tvarką, tai sunkus darbas, reikalaujantis kantrybės ir gerų partnerių. Jei viską suplanuosite iš anksto ir nepasikliausite vien „kažką sužinojau internerete“, viskas gerai nueis. Svarbiausia – nebūkite „tas klientas“, kuris raktus palieka kitoje kišenės pusėje. Sėkmės naujoje vietoje ir tikiuosi, mūsų keliai tik su šypsenomis susikirs, o ne su draudimo išklotomis.