Biuro perkėlimas iš Vokietijos su supaprastintais formalumais

Dirbu šitoje srityje jau beveik du dešimtmečius, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Vokietijos niekada nevyksta taip, kaip parašyta vadovėlyje. Vokiečiai mėgsta tvarką, bet kai pradedi gabenti visą jų įrangą per sienas, atsiranda tūkstančiai smulkių nereikalių dalykų, kurie gaišta laiką. Dažniausiai klientai bijo popierių daugiau nei fizinio darbo, nors iš tikrųjų formalumus galima nuspręsti gan greitai, jei žinai, kur kišti galvą. Čia ne apie tai, kad viskas būtų idealiai, o apie tai, kaip išgyventi tą procesą be nervų išsplitimo.

Kas šiemet keitėsi su tais vokiškais dokumentais?

Ar tikrai reikalingas Ex1 dokumentas būtent toks, koks buvo anksčiau?

Na, žinoma, jeigu norite, kad jūsų krovinys nepristigtų pasienyje. Ex1 tai eksporto deklaracija, ir be jos neišsiversite, jei biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta ne kaip privatžmogio daiktų pervežimas. Vokiškai muitininkai gali būti labai smulkmeniški, ir jei trūksta parašelio, jums tektų sugrįžti atgal. Geriau padaryti viską iš karto, nei vėliau spręsti problemas su muitinės tarnyba. (Aš kartą buvau toje situacijoje, tai žinau, ką kalbu).

Kiek laiko užtrunka gauti visus leidimus gabenimui?

Tiesioginis atsakymas – nuo vienos dienos iki savaitės, priklausomai nuo to, koks tą dieną yra tų deklaratų nuotaikos. Kartais viskas eina kaip per sviestą, o kitą kartą gali užstringti dėl kažkokios bjaurios klaidossono faktūroje. Jei reikalingas Biuro perkėlimas iš Vokietijos, geriau pradėti rūpintis dokumentais bent prieš savaitę iki planuojamo išvykimo. Taip išvengsite streso tuomet, kai sunkvežimis jau stovi prie durų.

Ar galiu pats užpildyti muitinės deklaraciją?

Teoriškai – taip, praktiškai – geriau nedaryti. Sistema yra paini, ir jei padarysite klaidą, baudos gali būti didesnės nei brokerio paslaugos. Muitinės brokeriai su tuo susiduria kasdien, o jūs tik kartą. Nėra verta taupyti ant to, ką gali padaryti profesionalas, nes biuro perkėlimas iš Vokietijos turi būti sklandus.

Kas dėl PVM (MwSt) grąžinimo, jei vežu įrangą į kitą ES šalį?

Tai geras klausimas. Jeigu pervežate savo turtą į Lietuvą iš Vokietijos ir turite validų PVM mokėtojo kodą, galima taikyti 0% PVM tarifą vidinės prekybos atveju. Būtina tik tiksliai užpildyti sąskaitas faktūras ir nurodyti transportavimo numerius. Vėl gi, čia reikia tikslumo, kitaip vokiečiai neatsigręš nuo mokesčių.

Ar reikia vertimo iš vokiečių kalbos?

Daugeliu atvejų – ne, jeigu dokumentai yra standartiniai ES formatai. Bet jeigu turite kokią nors specifinę techninę dokumentaciją ar garantinius pasus, geriau, kad jie būtų suprantami. Muitininkas gali pareikalauti vertimo, jei neįsivaizduoja, kas tame parašyta. Geriau pasirūpinkite šiuo dalyku iš anksto, kad neliktumėt šaltoje.

Kokias problems sukelia techninės prekės prieš pat sieną?

Techninės prekės visada kelia įtarimų, nes jose gali būti draudžiamų komponentų. Gali prireikti papildomų sertifikatų. Ne visada vaikščioti su senais monitoriais yra taip paprasta, kaip atrodo. Ypač jei tai ne standartinis kompiuteris, o serverio dalis. Vieniems einančiosios kituoms ne.

Ar turi būti inventoriaus sąrašas dvikalbis?

Būtina. Sąrašas turi būti vokiškai ir (geriausia) angliškai arba lietuviškai. Sąraše turi būti nurodyta kiekis, svoris ir apibūdinimas. Jeigu vokiškai parašysite "daiktai", niekas to neprileis. Turi būti konkrečiai: "stalius, 3 vnt., medinis". Kitaip biuro perkėlimas iš Vokietijos gali užstrigti pirmoje patikros posto.

Kas dėl elektroninių duomenų saugumo pervežimo metu?

Tai ne mano srities tiesioginė darbo dalis, bet galiu pasakyti – neikškite standžiųjų diskų be atsarginių kopijų. Keliavimas ant sunkvežimio nėra lygus vaikščiojimui po parką, virpesiai gali sugadint viską. Pasidarykite "cloud" atsarginę kopiją prieš išsiveždami serverius iš Berlyno ar Miuncheno biuro.

Ar dažnai pasitaiko klaidų paprastuose dokumentuose?

Labai dažnai. Dažniausiai pasitaiko blogai nurodytas svoris ar neteisingas gavėjo adresas. Vokiečiai dėl to gali sustabdyti visą eismą. Patikrinkite viską tris kartus prieš išvežimą.

Proceso organizavimas ir realus laikas

Kiek realiai užtrunka pakrovimas iš Vokietijos įmonės?

Jei tenai normalus liftas ir vairuotojas padeda, tai 3-4 valandas. Bet jeigu ten trečiauk aukštas be lifto ir siauros laiptinės... (tokių atvejų buvo daug). Tada gali eiti ir visa diena. Reikia įvertinti, kad vokiečiai dažnai turi labai didelius ir sunkus biuro stalus, kurie neina išmontuoti.

Ar reikia speciali leidima pervežti sunkiuomeni?

Jei daiktai sveria daugiau nei 2-3 tonos viename pripildytame sunkvežimyje, tai ne. Bet jei gabenate vieną atskirą monstrą, pvz., didelį spausdintuvą ar serverinę spintą, kur viršija standartinius gabaritus, gali tekti gauti specialų leidimą. Geriau apie tai pagalvoti anksčiau.

Ką daryti, jei vokiškas biuras dar nebuvo išsikraustęs iki mūsų atvykimo?

Tai būna siaubas. Vieną kartą važiavome į Hamburgą, o klientai vis dar dirbo, kai atvažiavome. Turiu omenyje – jie sėdėjo prie kompiuterių. Tada biuro perkėlimas iš Vokietijos tampa chaosu, nes reikia krauti aplinkui juos. Nurodykite savo vokiškiems partneriams, kad turi būti paruošta anksčiau.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biuro inventoriumi?

Techniškai neleidžiama maišyti komercinio ir nekomercinio krovinio. Jei vadybininkas nori pasiimti savo asmeninį dviratį ar paveikslus, tai turi eiti atskirai arba su atskira deklaracija. Muitinė labai nemėgsta, kai sumaišoma, gali būti įtarimų apie kontrabandą.

Kaip veikia draudimas tokiame maršrute?

Draudimas apima viską nuo tada, kai mes parenkame daiktus, iki tada, kai padėjome juos jums Lietuvoje. Bet skaitykite sąlytas! Jei pats supakuoate lūžnančius daiktus į dežes be užpildo, draudikas nemokės. Esu girdėjęs istorijų, kai klientai bandė apgaudinėti.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai ar tik vokiškai?

Dažniausiai geri vairuotojai moka angliškai, lietuviškai ir truputį "vokiškai supranta". Bet derybas daryti su vokiečiu partneriu reikia mokėti bent pagrindus. Jei biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta į labai provincialų vietovę, gali tekti skambinti man, kaip tarpininkui, kad aš išverstų.

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda autostradoje?

Tai yra blogiausias scenarijus, bet jį numatome. Tada siunčiame kitą automobilį, jei įmanoma, arba darome perkrovą. Tai užtrunka, bet tai dėl techninių priežiūros taisyklių. Negali važiuoti su laužta automobiliu. Vokietijos keliai, tiesą sakant, griežti.

Ar galima užsisakyti paslaugą "paskutine minute"?

Galima, bet tai kainuos dvigubai. Ir aš negarantuotu, kad vairuotojas bus toks, kokio norėtumėte. Geriau suplanuoti bent savaitę į priekį. Tiesioginis skambutis penktadienį vakare "reikia vežt pirmadienį" dažnai baigiasi atsisakymu.

Ar reikia mokėti iš karto?

Standartiškai imame avansą 30-50%. Negalima siųsti vairuotojo 1000 km be jokio užtikrinimo. Per tą laiką gali pasikeisti kuro kaina, arba gali būti, kad klientas neatsiskaitys. Tai verslo apsauga.

Specifiniai daiktai ir jūsų nervai

Kaip elgtis su pavojingomis atliekomis, pvz., spausdintuvų kasetėmis?

Negalima tiesiog š į beną. Jos turi būti užpildytos arba specialiai pakuotos. Yra tam tikri dėklai. Jei vairuotojas pamatys liejančias tonerius, jis neims to krovinio. Tai pavojinga ir brangiai baudžiama.

Ar galime pergabenti vyninę ar biuro "baro" inventorius?

Taip, bet tai turi būti Inventoriaus sąraše kaip alkoholinės prekės. Jeigu tai biuro perkėlimas iš Vokietijos, tai alkoholis gali būti apmokestinamas kaip prekė, nebent jis nėra komercinio pobūdžio (pvz., sena butelis kolekcija). Čia yra pilkasis zones (pilka zona - typo intended).

Ką daryti su seifais, kurių kodą niekas nepamina?

Nieko. Neišsivežsite seifo be kodų. Jį reikia atidaryti vietoje arba išardyti. Jei būsite nepasiruošę, teks skambinti locksmith Vokietijoje, ir tai kainuos nemažai. Tikrinau šituos dalykus daugelį kartų.

Ar gabenate augalus?

Galime, bet augalai turi turi turi (taip, pataisau) turi būti fitosanitariniai pasai. Jų gauti nėra labai sunku, bet tai laiko klausimas. Be to, vairuotojas gali atsisakyti vežti, jei ten yra žemė ir erkės. Neverta rizikuoti dėl kelių puodų.

Kaip pervežti didelius vitrinius stendus?

Jie turi būti išmontuoti. Jei bandysite gabenti vientisą vitriną 3 metrų aukščio, ją lūžta kelyje pirmąjį posūkį. Supakuojame į specialias dėžes su putomis. Tai brangu, bet pigiau nei pirkti naują.

Ar vežate senas archyvines bylas?

Taip, dažnai vežame. Bet svarbu, kad bylas nebūtų drėgnos. Jei jos stovėjo rūsyje Miunchene, o ten drėgmė... Geriau patikrinti. Popierius sugeria kvapus ir drgmę kaip viena.

Ką daryti su lietuvams nepageidaujamomis prekėmis?

Tokius daiktus geriau palikti Vokietijoje (parduoti arba atiduoti). Mes negalime vežti prekių, kurios draudžiamos Lietuvoje, net jei jos legalios Vokietijoje. Nėra verta rizikuoti dėl to visą siuntą.

Kokias problemas sukelia didelės kėdės (pvz., "Happy Chair" ar panašios)?

Jos būna labai keistos formos. Reikia išimti ratukus, atsisukti rankenes. Kartais reikia daugiau vietos nei įsivaizduojate. Ne visos "lounge" kėdės telpa į standartinę 85 kubinių metrų mašiną.

Ar tikrinote įrangą prieš pakrovimą?

Būtinai. Jei atvažiuojame paimt serverio spintą, ji turi būti aprašyta nuo iki galo. Kadangi biuro perkėlimas iš Vokietijos dažnai apima brangų IT inventorių, mes darome nuotraukas. Kad atvykus į Lietuvą nepasakytum "violetinis mygtukas buvo".

Kas nutinka, jei klientas Vokietijoje paskelbs bankrotą mūsų kelionės metu?

Tai yra sudėtinga situacija. Teisiškai turime grąžinti daiktus arba perduoti kreditoriams. Tokiu atveju sustojame ir laukiame instrukcijų iš teismo. Tokią situaciją matau retai, bet ji įmanoma.

Ar galima užsakyti tik vairuotoją be įkrovos įrankių?

Galima, tuomet tai bus "vienas vairuotojas" paslauga. Bet tada jis neįkels į mašiną 300 kilogramų kopijavimo aparato. Jis gali padėti tik su lengvais daiktais. Jei reikia darbuotojų, reikia tai užsakyti iš karto.

Ar pervežiate mašinas (kompanijos automobilius)?

Taip, jeigu jos nėra naujos (reikia mokesčių). Naudojame autovežių platformą arba įkeliam į sunkvežimį, jeigu ten yra vietos. Tokie dalyrai turi būti aptarti iš anksto, nes lengvieji automobiliai į "beną" neįlenda.

Kodėl kainos skiriasi priklausomai nuo miesto?

Kadangi Vokietija didelė. Vežti iš Fiurčeno (prie sienos) pigiau nei iš Miuncheno (giliai šalyje). Grįžtant tuščia mašina taip pat kainuoja. Tas atstumas susideda į galutinę sumą.

Kaip apskaičiuojate tūrį, jeigu klientas nežino?

Kartais paklausiame "kiekvieno kambario dydį" arba "kiek stalo kojų". (Juokingai skamba, bet padeda). Galima ir siųst nuotraukas. Kai biuro perkėlimas iš Vokietijos planuojamas toli, aš galiu padėti apskaičiuoti apytikslį tūrį.

Ar reikia rūpintis vietos Lietuvoj leidimu?

Jeigu atvykstate prie "sandėlio" arba ofiso, kur yra didelis ženklinimas "Dėl sunkvežimių užkeliama draudžiama", teks sutvarkyti leidimus iš savivaldybės. Mes tai padarome, bet reikia laiko.

Ką išvis reiškia tas "supaprastintas formalumų" apdorojimas?

Tai tiesiog reiškia, kad mes imame ant save visą tą popieriaus šlamštą. Jums nereikia kalbėti su deklarantine, mums nereikia aiškinti, kas yra "x-copy" spausdintuvas. Mūsų partneriai Vokietijoje susitvarko su techninėmis dokumentais. Jums lieka tik pasakyti, kur įdėti kėdę atvykus.

Vienintelis dalykas, kurio aš tikrai negaliu garantuoti, tai orų Vokietijoje. Jei ten bus sniego grynas, vėluosime. Bet užtikrinku – dokumentus sutvarkysime taip, kad jums netektų raudonuoti prie sienos.

Išvada

Galiausiai, viskas baigiasi to, kad sunkvežimis atvyksta, iškrauna, ir jūsų biuras vėl veikia, tik jau Lietuvoje. Biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra nei mokslas, nei kosmoso kelionė, tai tik tiesiog sunkus darbas su daug popierių. Jei ieškote patikimo žmogaus, kuris nebižionuoja, kai kažkas ne taip, su manim susisiekti verta. Geriau išklausyti vieną kartą tiesą apie brangumas ir problemas, nei gailėtis vėliau dėl sulaužytų lentynų ir baudų. Sekmės susitvarkant naujoje vietoje.