Biuro perkėlimas iš Vokietijos su profesionaliais kroviniais: vadovas, kuris nėra išlitas

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas iš Vokietijos niekada nesiplečia taip, kaip planuojate. Viskas prasideda nuo pašto kviesčių ir baigiasi tuo, kad kažkur dingo dėžė su svarbiausiais dokumentais, o vadybininkas panikuoja. Vėluojate, nebežinote, kur kreiptis, o odelė jau dega nuo streso. Profesionalūs kroviniai ir logistika tai išsprendžia, bet tik jei žinote, į ką įsirėžiate. Čia nėra tik apie vyniojimą ir įkėlimą į sunkvežimį, tai nuovokus mūšis su biurokratija ir keliais. Pažiūrėkime, kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių paveikslėlių iš brošiūrų.

Pagrindiniai klausimai apie procesą ir laiką

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkėlimas iš Vokietijos?

Tai priklauso nuo to, kur iš tikrųjų esate. Jei esate Miunchene ar Berlyne, tai į Lietuvą atvažiuosite per dvi dienas, jei vairuotojai neukoją pailsėti. Bet jei būstate kažkur netoli Danijos sienos, gali užtrukti ir ilgiau. Tada dar reikia įskaityti įkrovą, iškrovą, o jei reikia demontuoti baldus, tai pridėkite dar dieną. Geriausia planuoti, kad visa operacija užtruks nuo trijų iki penkių dienų, tada bus mažiau nemalonumų.

Ar galima perkelti biurą per savaitgalį?

Teoriškai – taip, bet praktiškai tai kainuoja brangiai. Vairuotojai turi poilsio laiką, o jei jie važinėja šeštadienį ar sekmadienį, reikia mokėti papildomai. Be to, dauguma sandėlių Lietuvoje nedirba savaitgaliais, tad net jei atvešite krovinį, jis gali likti užrakintas sunkvežimyje iki pirmadienio. Kartą turėjau klientą, kuris norėjo tai padaryti per sekmadienį, ir tas sekmadienis baigėsi teismu dėl viršvalandžių.

Kokia vidutinė tokio perkėlimo kaina?

Nepykite už atsakymą, bet tai tiesiog neįmanoma pasakyti iš karto. Kainuoja kubiniai metrai, atstumas, kuro kaina ir darbo rankos. Mažas biurėlis iš Frankfurto gali kainuoti porą tūkstančių eurų, o didelis logistikos centras iš Hamburgo – dešimtis kartų daugiau. Biuro perkėlimas iš Vokietijos visada brangesnis nei perkėlimas vidaus, nes čia įeina ir tarptautiniai mokesčiai, bei galimas uždelsimas dėl dokumentų tikrinimo.

Ar reikia mokėti už paiešką arba kilometrus?

Dauguma firmų dabar dirba pagal pasiūlymą, kur jau yra įskaičiuota visa tai. Bet jei kreipiatės į „gudrius“ pervežėjus, gali būti, kad jie skaičiuos kiekvieną atkeliavusį kilometrą su dideliu koeficientu. Patariu viską suderėti fiksuota kaina, kad pabaigoje nesistebėtumėte, kodėl kaina pakilo du kartus, kai sunkvežimis užstrigo spūstyje prie Kauno.

Ar reikia dalyvauti pačiam klientui pervežimo metu?

Geriau būtų, kad bent kas nors iš jūsų komandos būtų ten. Vairuotojas gali nežinoti, kur statyti konkrečią spintą ar kas yra šiukšlės, o kas – brangūs serveriai. Esu matęs situation, kai vairuotojas viską iškrovė koridoriuje, nes niekas nebuvo pasakęs, kur yra patalpos. Geriau praleisti tą dieną darbe ir prižiūrėti procesą, nei vėliau viską nešioti patys su kolegomis.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinas daiktų inventorius, kurį tiksliai užpildo vairuotojas ar įkėlėjai. Jame turi būti parašyta, ką vežate – kompiuteriai, stalai, kėdės. Be to, reikia sutarties su pervežimo įmone ir draudimo poliso. Jei vežate techniką, reikėtų jos serijinių numerių sąrašo, kad muitinėje nekiltų klausimų, ar tai ne pavogta. Vienintelis dalykas, kurį galima pamiršti, tai tai, kad visi dokumentai turi būti anglų ar vokiečių kalba (nepamirškite išversti).

Ar reikia eiti į muitinę, jei tai ne prekyba?

Jei tai yra įmonės turtas, kuris keliasi iš vieno biuro į kitą ES ribose, tai PVM mokėti nereikia, bet deklaraciją teks pateikti. Tai vadinama TNR – turtas, nesusijęs su prekyba. Vokiečiai su tuo griežti, jei pamatys naują techniką, nešiotą dėžėse, gali pareikšti, kad tai prekyba ir priversti mokėti mokesčius. Geriau viską išpakuoti ir parodyti, kad tai naudota įranga.

Kas daryti, jei trūksta kai kurių dokumentų?

Nepanikuokite. Muitinėje dažnai galima viską ištaisyti pasirašius papildomą pareiškimą ar pateikus elektroninius duomenis vėliau. Bet žinote, tai brangiai apsimoka laiko atžvilgiu. Kartą teko stovėti pasienio punkte šešias valias dėl to, kad trūko vieno parašo ant antspaudo. Taip kad, geriau tikrinti du kartus. (Geriau dar tris kartus, nė kiek nesijuokiu).

Ar reikia deregistruoti įrangą Vokietijoje?

Taip, būtina atlikti „Abmeldung“ registracijos panaikinimą, jei uždarote biurą visiškai. Jei tiesiog keliate padalinį, tai daiktai turi eiti kartu su jūsų įmone. Vokiečiai labai mėgsta tvarką, ir jei pamatys, kad jūsų įmonė jau nebeegzistuoja jų duomenų bazėje, o vežate pilną sunkvežimį, tai gali būti problemų. Palikite sau dokumentų kopijas, bent jau elektronines.

Ar galiu įvežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Galite, bet geriau tai nepaisyti. Muitininkai gali painioti turtą. Jei tarp serverių rasite žmonos iršlus ar dviratį, gali pradėti klausinėti, ar tai nekontrabanda. Biuro perkėlimas iš Vokietijos turi būti aiškiai atskirtas nuo asmeninio krovinio, kad pabaigoje nešoktų širdis.

Technika, baldai ir įranga

Kaip vežami serveriai ir jautri technika?

Tai rizikingiausia dalis. Serveriai turi būti išjungti tinkamai (trumpuoju mygtuku, ne ištraukiant lizdo), užfiksuoti specialiose dėžėse su putomis. Rekomenduoju juos vežti ne furgone, kur šoka, o orentuose, kur nėra vibracijos. Žinau, atvejų, kai po kelias šimtus kilometrų serverius reikėjo iš naujo surinkti, o visi duomenys dingo vėju. Nekykite ant pinigų čia.

Ar pervežėjai išmontuoja ir surenka baldus?

Normalios firmos tai daro. Bet įsitikinkite, kad tai įrašyta sutartyje. Kartais atvažiuoja tik vairuotojas, kuris tik moka krauti dėžes. Jūs atsidursite su sukratytais baldais, kurie nebesilenka į duris. Vokiški baldai dažnai būna sudėtingi, be instrukcijų jų nesurusite, todėl reikia profesionalių montuotojų.

Ką daryti su dideliais vitriniais stендais?

Tai problemų šaltinis. Jei stendas yra vienas gabalas, jo nepraeis pro duris. Reikės arba išmontuoti (kažkas tai turi mokėti), arba išardyti sieną. Kiekvieną kartą, kai matau tokį stendą, sakykime, man trūksta širdies. Paprašykite matuotojų ateiti iš anksto, o ne tik „akimi įvertinti“ per telefoną.

Ar saugu vežti brangią dažų spausdintuvą?

Spausdintuvai yra sunkūs ir viduje yra dažų. Jei jį guli ant šono, dažai išsilieja ir viską užteršia. Kartas nuo karto gavome skundus, kad atėjo pilkas spausdintuvas, o viduje – visas raudonas. Turi būti stovėjimo padėtyje, užfiksuotas. O jei jis didelis formato, tai dar reikia specialių kėliklių.

Kaip elgtis su archives dokumentais?

Dokumentai turi būti supakuoti į dėžes, pažymėtos ir, svarbu, uždarytos, kad neišbyrėtų. Jei drėgnas oras, furgone gali būti drėgmės. Naudokite plėvelę. Pats blogiausias dalykas – kai dėžė su sutartimais nukrenta į balą ir susimaišo puslapiai. Tada jums reikės pusmečio viską susirikiuoti.

Kainos, paslėpti mokesčiai ir neigiami patyrimai

Kodėl kaina pasikeitė pasirašius sutartį?

Tai klasika. Pasakyta viena, o pabaigoje – „o, mes neįskaičiavome, kad reikia naudoti liftą“ ar „prieangio įėjimas per siauras“. Kartais firmos taip specialiai daro, užgaudžias vėliau. Užklauskite iš anksto, ar yra kokių nors papildomų mokestių už užstatymą ar laikiną saugojimą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos turi būti skaidrus, kaip stiklas.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Pasiūlymas, kuris yra 30 procentų pigesnis už kitus, tikrai turi „kąlsą“. Tai gali reikšti, kad jus veš senas sunkvežimis be kondicionieriaus, o vairuotojai bus studentai iš trečios šalies, kurie nieko nesupranta. Jūsų technika bus traktuojama kaip bulvių maišai. Geriau sumokėti daugiau, bet gauti garantiją.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Oficialiai – ne. Bet realiame pasaulyje? Jei vairuotojai padėjo labai daug, nešė sunkius dalykus aukštyn be kėlėjo, gerkite su jais kavą ar duokite dešimt-turinti eurų. Tai padarys juos draugiškesniais, ir jie nebus linkę griebti jūsų daiktų su pykčiu. Žmonės vis tiek yra žmonės.

Kas nutinka, jei dėžė dingsta?

Turi būti draudimas. Be to, niekada nekeliate savo gyvybiškai svarbių daiktų be akstinės. Pinigai, originalūs sutartys, duomenų laikmenos – viską vežkite su savimi mažame automobilyje. Didelėse firmose kartais įvyksta vagysčių ar tiesiog dėžės nukelia į neteisingą vietą, ir tada prasideda „aš padaviau, tu gavai“ kalbos.

Ar galima apsisaugoti nuo apgaulingų firmų?

Patikrinkite reitingus ir, svarbiausia, ar jie turi realų adresą. Yra nemažai „pavėjinių“ firmų, kurios tiesiog perkelia užsakymus kitiems, kas padidina kainą ir prarandą kontrolę. Paklauskite, kur įmonė registruota. Jei girdite salono adresą Kurše su vienu telefonu, bėkite tolyn.

Specifinės situacijos ir problemos

Ar galima vežti chemines medžiagas laboratorijai?

Tai jau sudėtingesnis lygmuo. Reikalaujama speciali licencija (ADR). Jei tiesiog užmesite rūgščių į dėžę ir bandysite vežti, gali užspausti visą krovinį ir bauda bus astronominė. Tokiu atvejau reikia kreiptis į specializuotus pervežėjus, o ne į tuos, kurie veža sofas.

Ką daryti su augalais, kurie stovi biure?

Augalus į Lietuvą vežti galima, bet reikia fitosanitarinio pasų. Be jo, muitinė gali priversti juos sudeginti. Be to, augalai furgone be šviesos ir šilumos gali numirti per kelias dienas. Geriau juos padovanoti kaimynams Vokietijoje ir nusipirkti naujus čia. Nusimena daugiau nervų negu pinigų.

Ar vokiečių kalbos žinios yra būtinos?

Ne būtina, bet padeda. Ypač jei pasibaigia kuras ar kažkas suyra kelyje. Dauguma vairuotojų kalba angliškai ar rusiškai, bet Vokietijos policija ar muitininkai su jumis nekalbos kitomis kalbomis. Turikite išverštą įgaliojimą vokiškai, kad galėtumėte spręsti klausimus.

Kas daryti, jei sunkvežimis sulūžta kelyje?

Tai dalykas, kurio niekas nenori. Firmos turi turėti pagalbinį transportą. Bet realybėje gali tekti laukti valandas ar dieną, kol atvyks kitas. Turėkite šaltą vandens ir maistą sau bei komandai, jei lydite krovinį. Pas mane buvo atvejis, kai sugedo važiuoklė, ir vairuotojas praleido naktį kelyje su pusę krovinio.

Ar reikia nuplauti šiukšlių dėžes prieš išvežant?

Visą laiką. Vokiečiai yra labai jautrūs švara. Jei pavogsite jų šiukšlių dėžes (Gelber Sack) su savomis šiukšlėmis ir paliksite prie jų biuro, gausite didelę baudą. Išmeskite savo šiukšles Lietuvoje arba mokėkite už išvežimą Vokietijoje. Nekantrinkite aplinkosaugos.

Ką daryti su dėžėmis, kurios nebetilps į naują biurą?

Tai įprasta problema. Matuokite naują patalpą prieš vežiant. Jei netelpa, reikės arba išmesti senus daiktus (ką rekomenduoju), arba išsinuomoti sandėlį trumpam. Nelikdami visko lauke, nes Lietuvoje oras gali būti neprognozuojamas, o drėgmė sugadina elektroniką.

Ar saugu palikti dėžes furgone per naktį?

Jei furgonas stovi saugomoje aikštelėje su apsauga – taip. Jei tiesiog gatvėje – ne. Niekada nepalikite brangių daiktų neužrakintame furgone, net trumpam. Vokietijoje vagystės iš sunkvežimių nėra retas reiškinys, ypač didmiesčiuose. Geriau praleisti naktį prie furgono su sočiais vairuotojais.

Pabaigos thought’ai ir praktiniai patarimai

Kaip sumokėti už paslaugas?

Geriausia banko pervedimu, kad būtų įrodymas. Grynaisiais pinigais mokėti pavojinga ir dažnai nelegalu dideliems kiekiams. Sutartyje nurodykite, kad dalis sumos mokama užstatui, o likusi po pristatymo. Taip apsisaugosite nuo to, kad jūsų krovinys bus įkalinamas už nelaisvę.

Ar reikia aptarnaujančio personalo (vadybininko)?

Jeigu jūsų įmonė didelė, tai taip. Jis derins su vairuotojais, spręs problema vietoje jūsų. Mažiems biurams galima ir be, bet tada būsite jūs. Patiems reikės sekti, kad vairuotojai nenuvažiuotų pietauti už trys valandas, kol jūs laukiate.

Ką daryti jei buvo padaryta žala?

Fotografuokite viską iš karto. Nerašykite sutikimo be pastabų. Jei pastebėję, kad stalas įtrūkęs, parašykite tai į kelionės lapą (CMR). Tuomet kreipkitės į draudimo kompaniją. Jokių žodžių „gi, susitarsim vėliau“ – nieko nebelieka vėliau.

Ar verta kreiptis į konsultantą?

Jei biuras didelis ir vertas šimtų tūkstančių – žinoma. Konsultantas padės parinkti firmą, sudaryti sutartį, patikrins dokumentus. Tai kainuoja, bet sutaupo nervingus nervus. Biuro perkėlimas iš Vokietijos per didelis dalykas, kad juo vadovautų kas nors, kas niekada to nedaręs.

Kaip paruošti komandą?

Informuokite juos iš anksto. Leiskite pasidėti asmeninius daiktus. Niekas nemėgsta, kai jo puodelį kažkas meta į bendrą dėžę. Gerai organizuotas perkėlimas yra tas, kuriam žmonės nekeikia savo vadovo paskui.

Ką daryti su netikėtumais, kai jau atvykome?

Būkite lankstūs. Jei neįeina vitrina – perkelkite ją kitur. Jei nėra interneto – pasidarykite mobilųjį. Nėra tobulų perkėlimų. Svarbiausia yra tai, kad po savaitės viskas veiktų, o ne tai, kad kėdė stovi tuo pačiu kampu kaip ir Miunchene.

Išvados

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Vokietijos su profesionaliais kroviniais – tai sudėtingas, bet valdomas procesas, jei nenuilsite planuoti. Neklausinėkite kainos pagal kvadratinius metrus, o pagal kubinius, nebijokite būti nemalonusiems dėl draudimo ir visada turėkite atsarginį planą. Geriausia patirtis – ta, kai prisirišate prie vienų vairuotojų, kurius žinote asmeniškai, o ne pasiklausote atsitiktinių forumų. Sėkmės kelyje ir tiesiog nevilkite su tais dokumentais iki paskutinės nakties.