Biuro perkėlimas iš Vokietijos su profesionalia eiga: kas tikrai laukia jūsų verslo?

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską. Pradedant nuo tėvų namų baldų, kuriuos nebuvo gudu išnešti pro duris, baigiant didžiuliais korporacinių biurų projektais, kai viskas turėjo būti padaryta "vakar". Žmonės dažnai galvoja, kad biuro perkėlimas iš Vokietijos su profesionalia eiga yra kaip iš knygos – subirašoma sutartis, atvažiuoja švariai sužaloti vokiečiai, viskas nupakuota į dėžes ir atvežta laiku. Vertybės? Tiksliai. Realumas? Kartais visai kitoks.

Vokietija yra disciplinuota šalis, tačiau kai kalbame apie tarptautinius pervežimus, susiduriau su daugybe smulkių, bet erzinančių kliūčių. Muitinės dokumentai, kurie buvo užpildyti klaidingai dėl vienos skaitmens, arba vairuotojas, kuris užstrigo spūstyje prie Miuncheno, nes buvo avarija. Čia ne tiek apie tai, kad užkrauti ir nuvežti, bet apie tai, kaip išvengti to, kad jūsų verslas stovėtų savaitę be kompiuterių. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su profesionalia eiga reikalauja kantrybės ir išsamių žinių, ne tik fizinės jėgos. Tad, jei ruošiatės judėti, geriausia sužinoti, į ką įsitraukiate, kol dar laikas.

Kiek laiko užtruks ir kada reikia skambinti?

Ar galite atvykti rytoj ir viską nuvežti?

Nieko panašaus. Jei jums reikalingas biuro perkėlimas iš Vokietijos su profesionalia eiga, tai nėra pasiūlymas "paskubinti". Mes turime grafikus, o vairuotojai turi poilsio laiką, kurį griežtai kontroliuoja Vokietijos policija. Paprastai tokiam reikalui reikia planuoti bent savaitę-dvi iš anksto, o jei kalbame apie didelius biurus, tai ir mėnesį. Negaliu tiesiog užsukti su 20 tonų sunkvežimiu be deklaracijų ir leidimų. Taip pat reikia suderinti laiką su jūsų darbuotojais Vokietijoje, kad jie būtų pasiruošę išsikraustyti. Greitieji pervežimai kainuoja dvigubai, net jei ir įmanomi.

Kiek vidutiniškai trunka kelionė iš Berlyno arba Frankfurto?

Viskas priklauso nuo krovinio ir maršruto, bet jei žiūrime į biuro perkėlimas iš Vokietijos su profesionalia eiga procesą, tai pats važiavimas užtrunka apie 12–16 valandų vienam kryptimi be sustojimų. Tačiau tai tik vairavimas. Reikia prisidėti pakavimo laiką, kuris gali trukti vieną ar dvi dienas, jei daug technikos. Paskui iškrovimas Lietuvoje. Taigi, realiausia užtrukti nuo dviejų iki keturių dienų nuo to momento, kai padarome pirmąją dėžę, iki kol paskutinis stalas stovi vietoje. Kartais kelyje pasitaiko eismo įvykių, pavyzdžiui, prieš metus buvo didelė avarija A9 autostradoje, ir mes pavėlavome valanda.

Ar reikia rezervuoti liftą iš anksto?

Absoliučiai taip. Vokietijoje, ypač senesniuose pastatuose, liftai yra maži ir lėti. Jei nesate rezervavę krovininio lifto arba neinformavę namų valdybos apie tai, kad ketinate vežti baldus, jūsų gali neįleisti. Buvo atvejis, kai teko stovėti gatvėje tris valandas, kol vietinis administratorius rado raktus nuo lifto. Tai laiko švaistymas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su profesionalia eiga tokiu atveju tampa košmaru. Geriausia tai padaryti savaitę prieš išvykimą, o dar geriau – mūsų vadybininkas gali susisiekti su jų administracija pats, jei kalbame vokiškai.

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja dėl techninių problemų?

Technika pas mus senka, o Vokietijos keliai ne visada palankūs. Jei lūžta sunkvežimis, tai problema. Mes turime draudimą ir pagalbos tarnybą, bet tai užtrunka. Kartais reikia iškviesti kitą automobilį, kad perkrautų krovinią. Tai gali sukelti dienos ar dvejų delsimą. Žinoma, stengiamės to išvengti tikrinant būklę prieš kelionę, bet gryname kelyje viskas gali nutikti. Klientui svarbiausia suprasti, kad mes nedelsime be reikalo, o jei pavėluojame, tai tikrai dėl rimtų priežasčių.

Dokumentai ir muitinė (boring but necessary stuff)

Kokius dokumentai reikia paruošti muitinei?

Tai svarbiausia dalis. Jums reikės krovinių deklaracijos (EXA arba TIR), transportavimo sutarties ir inventoriaus sąrašo. Inventoriaus sąrašas turi būti labai detalus – ne tiesiog "baldai", o "4 medinės lentynos, 2 stalai, 1 kompiuteris". Be to, jei pervežate techniką, reikia serialinių numerių. Muitinė dažnai tikrina, ar nėra naujų daiktų, kurie gali būti apmokestinti mokesčiais. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su profesionalia eiga be šių popierių neįmanomas tiesiog fiziškai.

Ar mums reikia mokėti PVM ar muito?

Jei tai yra perkėlimas įmonės turto iš vieno filialo į kitą (tarp ES šalių), PVM mokėti nereikia, jei pateikiate teisingą intrakomuninariškos prekybos dokumentaciją. Muito taip pat neturėtų būti, jei daiktai ne nauji (panaudoti) ir jie buvo naudojami jūsų verslui Vokietijoje mažiau nei 6 mėnesius (nors čia taisyklės gali keistis, geriau pasikonsultuoti). Bet jei statote naują biurą ir vežate naują įrangą iš Vokietijos tiekėjo, tai jau kita istorija – tuomet reikės sumokėti PVM Lietuvoje. Sakyčiau, dažniausiai klientai čia pasigauna ir bando sutaupyti, o paskui gauna baudas.

Kas daryti, jei trūksta kokio nors dokumento kelyje?

Tai blogiausias scenarijus. Tada krovinys gali būti užtverstas muitinėje terminaluose, pvz., Kaune arba Kybartuose, kol trūkstami dokumentai bus gauti. Tai kainuoja pinigus už saugojimą ir laiką. Kartais galima padaryti preliminarią deklaraciją, bet tai brangu. Mes stengiamės tikrinti visus duomenis dar Vokietijoje, kai krauname. Jei matome, kad trūksta faktūros ar ką nors panašaus, skambiname klientui iš karto. Geriau praleisti valandą telefonu nei stovėti tris dienas pasienyje.

Ar jūsų įmonė užtikrina, kad viskas bus legaliai?

Taip, mes esame licencijuotas pervežėjas. Mums neįdomu keltis juodai. Mums patinka biuro perkėlimas iš Vokietijos su profesionalia eiga, nes tai leidžia mums dirbti ramiai ir uždirbti ilgametę klientūrą. Mes užtikriname, kad vairuotojai turi visas darbo liudijimas, o technika atitinka Euro 5 ar Euro 6 standartus. Vokietijoje labai dažnai tikrina, ar sunkvežimis nekelia per daug triukšmo ar ar nešvarina oro, todėl mūsų automobiliai tvarkingi.

Vokietijos specifika ir vietiniai keistenybės

Ar galima važiuoti bet kuriuo paros metu?

Negalima. Vokietijoje yra griežti taisyklės dėl naktyva važiavimo sunkvežimiais (Fahrverbot). Sekmadieniais ir švenčių dienomis draudžiama važiuoti sunkvežimiais su kroviniu. Taip pat yra apribojimai vasarą atitinkamais maršrutais. Taigi, jei planuojate biuro perkėlimas iš Vokietijos su profesionalia eiga ir norite, kad jis būtų greitas, reikia tiksliai žinoti, kada galima važiuoti. Kartais teks laukti iki ryto, nors ir norisi važiuoti toliau.

Kaip yra su parkavimu miestuose, pvz., Miunchene ar Hamburge?

Tai didelė galva. Miuncheno centre negalima tiesiog sustoti sunkvežimiui prie "važiuojančios dangos". Reikia iš anksto gauti leidimą (Straßenbenutzungserlaubnis) užstatyti kelio dalį. Be to, reikia įrengti apsaugos juostas. Jei to nepadarote, greitai atvyks vietinė policija ir paskirs baudą, o mūsų vairuotojas gali neteisėtai stovėti. Pasitaikė atvejis, kai klientas pasakė "nieko tokio, čia visada stovi", o mes gavome 200 eurų baudą. Dabar viską tikriname oficialiai.

Ar vokiečių kalbos žinios būtinos?

Svarbios, bet ne būtinos klientui. Mūsų vadybininkai ir vairuotojai kalba bent pagrindais. Vokiškai reikia suprasti kelio ženklus, policijos nurodymus ir bendrauti su namų valdyba. Jei susidursite su problema, pvz., dėl šiukšlių išvežimo (kur Vokietijoje yra labai griežta), geriau, kad kas nors padėtų paaiškinti. Aš pats šiek tiek kalbu, bet kai reikia sudėtingų dalykų, kviečiu vertėją.

Kas daryti su šiukšlėmis, kurios lieka po išsikraustymo?

Vokietijoje negalima tiesiog mesti visko į vieną konteinerį. Yra atskyrimas: popierius, plastikas, "Restmüll" (buitinės atliekos) ir "Sperrmüll" (dideli daiktai). Jei mes iškrauname biurą Vokietijoje ir ten lieka senos kėdės, jas reikia nuvežti į specifią perdirbimo stotį (Wertstoffhof). Už tai gali tekti mokėti priemoką. Niekada nežinau 100%, kiek kainuos konkretaus miesto atliekų utilization, todėl į kainą įtraukiame tam tikrą rezervą.

Technika, baldai ir IT infrastruktūra

Kaip elgiatės su serveriais ir jautria technika?

Čia mes būname ypatingai atsargūs. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su profesionalia eiga nėra tik apie stalus ir kėdes. Serverius, jei įmanoma, reikia išjungti ir užfiksuoti ryšius. Jei klientas negali išjungti serverio (pavyzdžiui, duomenų centras), mes perkeliame juos veikiančioje būklėje, bet tai reikalauja specialių stabilizatorių ir patyrusių vairuotojų, kurie nevairuoja staigiai. Paprastai patariame IT specialistams pasirūpinti šia dalimi patys, o mes tik fiziškai pernešame dėžes.

Ar išmontuojate ir sumontuojate baldus?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugas. Vokiški baldai, ypač "IKEA" tipo arba dideli sisteminiai baldai, būna sudėtingi. Juos reikia išardyti, kad tilptų į liftą arba sunkvežimį. Atvykę į naująją vietą, viską surenkame atgal. Žinoma, jei baldas yra 30 metų senumo ir sukęs yra "prirūdiję" (kaip tai buvo viename Hamburge biure), gali užtrukti ilgiau, arba net gali nulūžti. Tokiu atveju neatsakome, jei medžia jau suyusi.

Kaip užtikriname, kad dėžės nenukrenta?

Mes naudojame standartines pervežimo dėžes, kurios yra tvirtos ir dedamos ant viena kitos (tai leidžia sutaupyti vietos). Taip pat naudojame "tarpus" – putų plastiką, užpildą, kad dėžės nešoktų. Sunkiausią krovinią dedame į apačią, lengvą – į viršų. Buvo atvejis, kai vienas klientas padėjo savo "kolekcinių" vyno butelių dėžę ant viršaus be užfiksavimo... žinote, kas nutiko? 12 butelių nulūžo. Dabar mes patikriname kiekvieną dėžę, ką klientas į ją deda.

Ar pervežiate augalus?

Taip, galime, bet tai jūsų rizika. Augalai ilgai stovi be vandens, be saulės, o sunkvežimyje gali būti šalta arba per karšta. Ypač jei žiema. Mes juos uždengiame, kad nepatašytų vėjas, bet negarantuojame, kad jie neišdžius. Geriausia juos vežti asmeniniu automobiliu arba pasirūpinti specialia logistika. Didelių biurų atveju, klientai dažnai palieka senus augalus Vokietijoje ir nusipirka naujus Lietuvoje, nes biuro perkėlimas iš Vokietijos su profesionalia eiga su augalais tampa per brangus dėl rizikos.

Ar galite užtikrinti konfidencialumą dokumentams?

Žinoma, mes ne skaitome jūsų popierius. Visus dokumentus pakeliame į uždaras dėžes ir užklijuojame juos. Jei reikia, galime suteikti specialias dėžes su spynomis (už papildomą mokestį). Pervežimo metu sunkvežimis yra užrakintas, o vairuotojas su juo nuolat. Nėra buvo atvejų, kad dingtų konfidenciali informacija, bent jau mūsų patirtiesje (čia tikrai galiu užtikrinti).

Pinigai, kainos ir nemalonumai

Kaip susiformuoja kaina? Ką reiškia "m³"?

Kaina paprastai skaičiuojama pagal tūrį (kubinius metrus) arba atliekų kiekį. Taip pat įeina atstumas (km), kelių mokesčiai Vokietijoje (Maut), darbo valandos (jei reikia išardyti) ir priedai (dėžės, juostos). Biuro perkėlimas iš Vokietijos su profesionalia eiga niekada nebuvo pigus. Vidutiniškai tai gali kainuoti nuo 2 tūkst. eurų už mažą biurą iki 10 tūkst. ir daugiau už didelius. Turiu omenyje, kad jei kas nors siūlo pervežti pilną biurą už 500 eurų, tai arba jis vagis, arba jis niekada neatvyks.

Ar reikia mokėti iš karto?

Dažniausiai imame avansą (apie 30-50%), kad užtikrintume, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę. Likusią sumą reikia sumokėti gavus krovinią arba prieš išvežant iš Vokietijos. Galima mokėti banku pavedimu, bet reikia atsižvelgti, kad pavedimas gali "eiti" kelias dienas (tai ypač svarbu tarp ES šalių, nors SEPA turėtų būti greitas). Pinigus grynaisiais mes nebepriimame dėl saugumo.

Kas nutinka, jei klientas nori atšaukti perkėlimą paskutinę minutę?

Jei mes jau esame pasiruošę – paskambinome vairuotojui, rezervavome laiką, atvežėme dėžes – tai avansas negrąžinamas (arba grąžinamas tik dalis). Mes prarandame laiką ir galimybes dirbti kitiems. Paskutinės minutės atšaukimai yra labai nepageidaujami. Vieną kartą klientas atšaukė, kai mūsų sunkvežimis jau buvo 50 km nuo jo biuro... teko važiuoti tuščia atgal. Nebuvau laimingas.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mėgstu vadinti juos "neprognozuotais". Pavyzdžiui, jei reikia naudoti keltą (nors iš Vokietijos į Lietuvą beveik visada važiuojame sausuma, bet jei būtų Švedija...), arba jei reikia samdyti keltuvą, jei nėra lifto. Taip pat, jei pasienyje kiltų problemų su dokumentais ir reiktų tarpininko. Mes stengiamės apie tai pasakyti iš karto, bet kartais situacija keičiasi vietoje.

Kodėl kainos skiriasi tarp skirtingų įmonių?

Kai kurios įmonės dirba "pilnu etatu" – turi savo vairuotojus, sandėlius, parduoda dėžes. Kitos – tai tarpininkai (brokeriai), kurie tiesiog pasislepia ir suranda pigų pervežėją iš Lenkijos ar Ukrainos. Jums gali atrodyti, kad raste pigiau, bet vėliau gali tekti mokėti dvigubai, jei ką nors sudaužo arba jei reikės papildomų paslaugų. Mūsų kaina atspindi mūsų patirtį ir garantijas.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Vokietijos su profesionalia eiga nėra būtent tas dalykas, kurį reikia bandyti padaryti patys su draugais ir nuomotu "Gaz" mikroautobusu. Per daug rizikos, per daug burokratijos ir per daug fizinių sunkumų. Geriau pasiduoti į profesionalų rankas, nors tai ir kainuoja. Jūsų nervai ir laikas verti daugiau nei sutaupyti 200 eurų. Pasitikėkite patirtimi, ir viskas nueis sklandžiausiai, kaip tik įmanoma šioje ne tobulame pasaulyje.