Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu techniniu aprūpinimu: praktinis vadovas be retušavimo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiau pasakyti vieną – tai niekada nesuvyksta taip, kaip piešia teoriniai vadovai. Vokietija yra kaimynas, atrodo, artimas, tačiau kai kalbame apie logistiką, ypač kai reikia biuro perkėlimo iš Vokietijos su pilnu techniniu aprūpinimu, čia prasideda tikras cirkas. Ne, ne todėl, kas blogai, todėl, kad detalių yra per daug. Vienos serverio spintos pakrovimas gali užeiti tiek laiko, kiek paprastas buto išvežimas. Čia ne tik apie stalus ir kėdes, čia apie kabelius, kurie, pasirodo, niekada netelpa atgal į tas dėžes, iš kurių juos išėmėte. Dažnai klientai klausia, kodėl tai brangu? O kodėl turėtų būti pigu, jei reikia iš Vokietijos parvežti jautrią techniką, ją išmontuoti, įjungti ir užtikrinti, kad viskas veiks kitą rytą? Aš čia ne siekiu išgąsdinti, tiesiog noriu, kad žinotumėt, į ką įsijungiate.

Kas labiausiai erzina vairuotojus ir krovikus?

Ar tikrai reikia išardyti visus stalus?

Dažniausiai – taip, ypač jei tai vokiškos sistemos. Jos geros, kokybiškos, bet sunkios ir dažnai sujungtos tokiais būdais, kad nenulūžtant išardyti beveik neįmanoma. Kartais klientai sako: "O palikite, važiuos su surinktais". Tada aš žinau, kad važiuos su sulaužytais, nes vokiškas asfaltas vietomis toks grubus, kad varžtas pats nusisuka (arba tiesiog nulūžta) nuo vibracijos. Geriau praleisti valandą ilgiau čia, negu taisyti ten. Be to, jei biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu techniniu aprūpinimu įvyksta ne iš sandėlio, o iš veikiančio pastato, liftai gali būti per maži. Tad surinktas stalas tiesiog neužlės į kelių aukštų pastato liftą.

Ką daryti su tais visa kabelių ryšuliais?

Tai mano košmaras. Vienas kartas Miunchene mes praleidome pusę dienos tik įvardijant, kuris kabelias eina į kompiuterį, o kuris į spausdintuvą. Žmonės dažnai užmerkia akis, tiesiog nutraukia lizdus ir sako "mes susirinksime". Ne, nesusirinksite. Bus chaosas. Patariu daryti nuotraukas prieš išjungiant arba užklijuoti lipdukus. Ką darysu? Mes tiesiog suvyniojame viską į didžiulius maišus, o tada jūs ten praleisite savaitgalį ieškodami maitinimo šaltinio. Geriau pasirūpinkite šiuo dalyku iš anksto, pasamdžius vietą IT specialistą arba mūsų vyrus, jei jie turi patirties.

Ar galima statyti vieną ant kito dėžes su monitoriais?

Jei norite, kad jie atvyktu sugadinti – galite. Monitoriai, ypač dideli, nebuvo sukurti būti apkrauti viršuje, net jei jie stovi firmoje dėžėse. Vokietijoje griežtai tikrinamos krovinių fiksacijos, o jei vairuotojas bus sustabdytas ir pamatys "piero bokštą" iš monitorių, gausite baudą ir privalės viską perkrauti. Geriau imti specialias rėmas arba dėžes su skyrikliais. Žinoma, tai kainuoja, bet monitoriaus keitimas brangiau. O jei kalbame apie biuro perkėlimą iš Vokietijos su pilnu techniniu aprūpinimu, tai jautrios optikos ir ekranų apsauga yra prioritetas numeris vienas.

Kiek laiko užtrunka patys pakrovimo darbai?

Tai priklauso nuo to, ar tikrai pasiruošėte. Jei viska stovės prie durų, užtrunkame valandą-dvi. Jei turime eiti po kabinetus, išrašinėti inventorių, išardyti baldus – tai gali užtrukti ir visą dieną. Vokiški klientai dažnai labai tikslūs, jie turi "Räume" (patalpų) planus su numeriais. Mums tai padeda, bet jei numerių nėra, tada prasideda "kur šis stalas buvo?" žaidimas. Naudingiausia yra, kai žmogus vietoje lydi ir rodo, ką kelti. Be to, neužmirškite, kad reikia laiko ir dokumentams pasirašyti, nes Vokietijoje viskas turi būti "ordnung".

Technika, serveriai ir jautrūs dalykai

Kaip vežti serverius? Ar jie nesušils?

Serveriai – tai ne bulvės. Jie ne tik gali sušilti, bet ir subyti nuo vibracijos. Profesionalus biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu techniniu aprūpinimu visada reikalauja specialių "shock" dėžių su ratukais ir amortizacija. Žinoma, jos kainuoja, bet jei jūsų verslas priklauso nuo to serverio – geriau nebesigyventi. Vieni mūsų klientų iš Frankfurto bandė vežti serverį paprastoje furgono dalyje, ant antklodės. Rezultatas? Kietasis diskas nukrito nuo mažiausio duobės autobane. Dabar jie jau moka už specialią transportavimo technologiją.

Ar reikia išjungti viską prieš kelionę?

Absoliučiai taip. Ne tik dėl saugumo, bet ir dėl to, kad Vokietijoje yra griežti taisykliai dėl elektros prietaisų transportavimo. Jei įrenginys įjungtas, jis laikomas pavojingu kroviniu. Be to, jei kelionė užtrunka ilgiau nei planuota (o dėl eismo rūšies tai įvyksta dažnai), baterijos gali išsikrauti netinkamai, o tai sugadina BIOS nustatymus. Taigi, "Shut down" turi būti paspausta dar prieš mūsų atvykimą. Ir taip, žinau, kad IT vadybininkai visada sako "dar dvi minutes", bet tas laikas praeina po valandos.

Ką daryti su dideliais spausdintuvais (plotteriais)?

Tai tikras galvos skausmas. Jie yra sunkūs, aukšti ir labai jautrūs. Juos reikia išmontuoti, jei įmanoma, arba užfiksuoti taip, kad viduje nešoktų detalės (toneriai, ritinėliai). Kartą turėjau atvejį, kai klientas nenuėjo išjungti spausdintuvo viduje esančio "knife" (pjūklo) mechanizmo, ir pakrovimo metu jis užstrigo. Girdėjau tą garsą iki pat gatvės. Dabar visada pasakau: išjunkite, išimkite visą, kas juda. Jei planuojate biuro perkėlimą iš Vokietijos su pilnu techniniu aprūpinimu, didžiulis plotteris gali reikalauti net kelių krovikų vienam įrenginiui.

Ar draudžia techniką?

Standartinis krovinių draudimas "CMR" dažnai nedengia technikos, jei ji nebuvo pakrauta profesionaliai (t.y., originalioje pakuotėje arba specialioje dėžėje). Tai yra smulkmena, kurios dažnai nepastebite, kol neatsiduria sužeista ranka. Reikia pasitikslinti dėl "All risk" draudimo. Vokietijos brokeriai su tuo labai griežti. Jei dėžė su "iMac" kompiuteriu užkrenta nuo kėdės, draudimo kompanija gali pasakyti "vadinasi, blogai užfiksavote". Taigi, neapsikiskite, pasirūpinkite tvirta pakuote.

Ar reikia IT specialisto vietoje iškraunant?

Labai rekomenduoju. Mūsų vyrai yra stiprūs ir gali išnešti bet ką, bet jie nežino, kuris kabelis eina į "switch", o kuris į "router". Pasitaikė situacija Berlyne, kur klientas mums davė viską išnešti, o pats atvyko tik po savaitės. Jų IT specialistas šaukėsi tris dienas, nes viskas buvo sumaišyta. Jei norite, kad biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu techniniu aprūpinimu būtų sklandus, IT žmogus turi būti ten ir tuo metu, kai mes dėžes iškrauname. Taip padėsite sau ir mums išvengti kaltės žaidimo.

Burokratija, muitinė ir Vokietijos specifika

Ar reikia muitinės deklaracijų, jei tai ne prekyba?

Jeigu verslo įmonė keičia adresą ir technika jiems priklauso, tai nėra prekyba, tačiau tai vis tiek yra eksportas ir importas. Reikia užpildyti "Explanatory notes" paaiškinimus, kad muitinė nesustabdytų kaip prekybos operacijos. Be to, turi būti "Intrastat" deklaracijos, jei vertė viršija tam tikrą slenkstį. Vokietijos muitinė (Zoll) gali būti labai... kaip tai pasakyti... detalizuota. Jei trūksta vieno lapelio, gali laukti valandas sienoje. Geriau, kad logistika užtikrintų šiuos dokumentus iš anksto, kitaip biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu techniniu aprūpinimu gali užstrigti prie pat sienos.

Kas daryti su atliekomis (sulūžusiais baldais)?

Vokietijoje yra labai griežtos taisyklės dėl šiukšlių. Negalima tiesiog padėti sulūžusios lentynos prie šiukšliadėžės. Jei keičiate baldus, senus reikia išvežti į specialią statybių atliekų aikštelę ("Recyclinghof"). Tai kainuoja pinigus. Vienas klientas mėgino paslėpti senias kėdes mūsų furgone, sakydamas "pasiimkite sau". Negalime, mes turime svarstybilę, o ne šiukšliavežį. Reikia tai numatyti biudžete.

Ar reikia leidimo iš namų savininko (Hausmeister)?

Be abejo. Vokiški namų savininkai ir "Hausmeister" yra šventi. Jei ketinate statyti dėžes koridoriuje, turite gauti leidimą, o dažnai ir užmokestį už lifto uždangalą (Schutzfolie), kad nesuteptumės sienų. Jei netyčia įbrėžiate grindį, reikės mokėt. Geriau susitarti su Hausmeisteriu iš anksto, paduoti jam dėžę cigarečių (nebent jis yra ant rūkymo) arba tiesiog būti labai maloniam. Nuo jo priklauso, ar lengvai išvesite krovinius.

Kaip elgtis su parkavimu miesto centre?

Vokiškuose miestuose, ypač senamiestyje, vietos nėra. Reikia iš anksto kreiptis į savivaldybę dėl "Verkehrsbeschränkung" (eismo ribojimo) panaikinimo arba laikino stovėjimo vietos. Jei sustosite ne ten, gausite baudą, o automobilį gali tempti. Kaina už tokią vietą nėra milžiniška, bet bet kokia problema greičiau nei per pusvalandį užkels kelią. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu techniniu aprūpinimu reikalauja ir tokio smulkaus, bet svarbaus planavimo.

Ar tikrai reikia sąrašo su numeriais?

Taip, vadinamas "Packing List". Be jo nepraeisite nei per sieną, nei pro saugos sistemas dideliuose verslo centruose. Tas sąrašas turi atitikti realybę. Jei sąraše parašyta "10 dėžių su technika", o paskui randama 11-ta, sukuriamas įtarimas dėl vagystės arba neteisėto prekybos. Vokiškas tikslumas čia būna naudingas, net jei mums, lietuviams, atrodo per daug cinkliu.

Kainos, terminai ir kitos "nepatogios" detalės

Kodėl kaina padidėja, jei užtrunkame ilgiau?

Nes vairuotojas turi poilsio laikus. Jei jis pradeda dirbti 6:00 ryto, jis turi baigti iki tam tikro valando arba privalo padaryti pertrauką. Jei klientas vėluoja, neleidžia iškrauti arba klaidingai pateikia dokumentus, laikas eina. Vokietijoje darbo laikas kontroliuojamas griežčiau negu Lietuvoje. Tada reikia mokėti viršvalandžius arba laukti iki ryto. Taigi, jei pasakojate, kad viskas bus paruošta 9:00, būkite tikri, kad taip yra.

Ar galima sutaupyti dėl pakavimo?

Galite, bet rizikuojate. Jei patys supakuoatė techniką į senas "Lietuviškas" duonos dėžes, ir jos subyra, mes neatsakome. Profesionalus pakavimas – tai apie 30 proc. galutinės kainos. Atrodo daug, tačiau kai matote, kaip mūsų vyrai užfiksuoja kiekvieną detalę foam (putų) apsauga, tada suprantate, kodėl. Ypač kalbant apie biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu techniniu aprūpinimu, kur kiekvienas "Raspberry Pi" arba brangus routeris gali būti vertas tūkstančius.

Ką daryti, jei furgonas sugenda?

Tai reta, bet įmanoma situacija. Mes turime draudimą ir pagalbos tarnybą, tačiau tai reiškia vėlavimą. Vokiškose autostradose pagalba atvyksta greitai, bet jei reikia keisti ratą arba traukti furgoną, prarandame valandas. Tokiu atveju stengiamės rasti kitą automobilį, bet tai neįmanoma per 5 minutes. Todėl visada turkite savo planą "B", jeigu jūsų komandai reikalingi kompiuteriai būtinai rytoj.

Ar imate mokestį už "liftą"?

Jei name nėra lifto arba jis per mažas, ir reikia nešti rankomis per 4 aukštus, taip, tai papildomas darbas. Mūsų vyrai yra fiziškai stiprūs, bet jie ne robotai. Nešti didelę serverio spintą laiptais žemyn yra pavojinga ir lėta. Kartais netgi reikia kelti per langą arba balkoną (su kranu), o tai jau yra atskira paslauga, už kurią reikia susitarti iš anksto. Neklauskite "o kodėl brangu?", pabandykite nešti 100 kg laiptais.

Kaip apskaičiuoti galutinę kainą?

Reikia žinoti tūrį (m3), atstumą, aukštą (ar reikia kelti laiptais) ir technikos jautrumą. Be to, kainą įtakoja ir diena. Sekmadieniais ar šventėmis Vokietijoje vežti draudžiama arba labai brangu (Maut). Taip pat, kainuoja ir eksporto/importo procedūros. Geriausia paskambinti, parodyti nuotraukas arba vaizdo skambutį. Tada gausite tikrą skaičių, o ne "nuo 500 eur" (kas niekada nebūna tiesa).

Ar galima atidėti mokėjimą?

Su naujais klientais – ne. Per daug kartą buvome apgauti. Vokietijoje sutartys yra šventos, bet jei Lietuvoje atsiskaitote tik po mėnesio, mes negalime rizikuoti savo kapitalu. Paprastai imamas avansas (40 proc.) ir likutis – iškart pasiekus vietą arba prieš iškraunant (jei užtikrintas mokėjumas). Tai ne pasitikėjimo trūkumas, o verslo logika.

Smulkmenos, kurios užtikrina sėkmę

Ar verta vežti senus archyvus su sąskaitomis?

Svarstykite. Jei tai nėra būtina įstatymų (pvz., 10 metų saugojimas), palikite juos arba sunaikinkite. Popieriaus tonos kainuoja daugiau nei naujų stalų. Be to, jei dėžė su dokumentais drėgna arba pajuodėja, jūsų duomenys prarandami. Dažniausiai klientai vežia tuščius popierius, tik iš baimės, kad juos prireiks. Deklaruokite elektroninius archyvus, taip sutaupysite vietos ir pinigų.

Kaip apsaugoti grindis perkeliant?

Reikia nusipirkti apsauginių kilimėlių ("Schutzfolie" arba "Pappkarton"). Vokietijos grindys dažniausia yra parketas arba aukštos kokybės linoleumas. Užteptas įbrėžimas kainuoja šimtus eurų. Mes turime savo apsaugas, bet jei reikia išnešti šimtus dėžių, gali reikėti daugiau medžiagų. Užsidėkite ant kulnų apsaugas, tai taip pat padeda.

Ar reikia persimontuoti baldus?

Dažniausiai taip. Vokiški baldai, ypač "Büromöbel" sistemos, yra suprojektuotos taip, kad juos būtų galima išardyti į plokštes. Taip taupoje vietą furgone (galima talpinti 2 kartus daugiau) ir mažinate pažeidimų riziką. Vienas klientas bandė vežti didelę konferencijos stalą surinktą. Jis netilpo į duris ir teko jį laužti lauke. Gaila stalo, bet tiesa yra tiesa.

Ką daryti su asmeniniais daiktais (darbuotojų)?

Kiekvienas darbuotojas turi savo puodelį, augalą arba nuotraukas ant stalo. Reikia paprašyti juos susirinkti į asmenines dėžutes. Mes neįsivaizduojame, kas yra jūsų asmeninis daiktas, o kas – įmonės turtas. Jei dėžėje sumaišyta kompanijos dokumentų ir darbuotojo sausainių, gali kilti nesusipratimų. Pasidarykite aiškią taisyklę: asmeniniai daiktai – asmeninėse dėžėse.

Ar galima vežti augalus?

Taip, bet ne žiemą ir ne per ilgas distancijas be šviesos. Augalai furgone gali užšalti arba perdegti nuo karščio. Vokietijoje augalai dažnai būna dideli ir brangūs. Jei tai yra didelės palmės, joms reikia specialių dėžių. Vienas kartas vežėme biuro augalus, ir vairuotojas pamiršo atidaryti ventiliaciją – važiavome su išdegusiais augalais visą kelią. Nekelkite jų, jei nėra būtina, nusipirkite naujus Lietuvoje.

Kaip susitarti dėl laiko?

Vokiškas laikas – laikrodžio rodomas. Jei sakome "8:00", tai reiškia 8:00, ne 8:15. Jei vėluojate, praneškite iš anksto. Mūsų vairuotojai turi grafikus, jei jie laukia valandą, tai juos kainuoja pinigus, kurius galiausiai sumokėsite jūs. Geriau būkite vietoje anksčiau. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu techniniu aprūpinimu yra sudėtingas procesas, kurio ritmas priklauso nuo kiekvieno dalyvio punktualumo.

Ar reikia tikrinti techniką po atvykimo?

Būtina. Tiek dėl draudimo, tiek dėl psichologinio ramumo. Užpildykite "protokolą" apie pažeidimus (jei yra) iš karto, kol vairuotojas dar vietoje. Jei jis išvažiuoja, bus sunku įrodyti, kad monitoriaus ekranas buvo sužalotas ne jūsų IT vadybininko, o pervežimo metu. Nufotografuokite dėžes prieš atidarydami.

Ką daryti, jei trūksta dėžių?

Mes dažnai turime su savimi komplektą, bet jei reikia labai daug, reikia užsakyti iš anksto. Vokiškos dėžės (Kisten) kainuoja, jos tvirtos, bet nebegalioja amžinai. Jei nuspręsite statyti dėžes patys, naudokite stiprią juostą (Pakband). Vieną kartą matėme, kaip klientas dėžę sujungė lipnia juosta, kuri buvo skirta dovanoms, ne kroviniams. Žinoma, dėžė atsivėrė pakrovimo metu.

Ar svarbu oro sąlygos?

Žiema Vokietijoje gali būti šalta, sniegas. Furgonas dažniausiai nešildomas (išskyrus specialius). Technika, kuri atšąla, negali būti įjungta iš karto – reikia palaukti, kad ji "atkurtų" temperatūrą, kitaip gali susidaryti kondensatas viduje ir trumpasis jungimas. Taigi, jei atkeliaujate su -10 laipsnių, neįjunkite serverių iš karto, palaukite kelias valandas.

Kaip elgtis su parkavimo bilietu?

Jei gavote leidimą stovėti "Verkehrszone", bilietas turi būti matomas priekiniame stikle. Policija ten nėra humoringa. Jei gausite baudą, ji ateis į įmonę, ne į vairuotoją. Geriau pasidėkite bilietą gerai matomoje vietoje. Tai smulkmena, bet sukuria nemalonumus.

Ar galima sujungti kelias įmones vienu reisu?

Taip, tai vadinama "groupage" arba dalinis krovinys. Jei turite padalinius Berlyne, Miunchene ir Hamburge, galima suplanuoti maršrutą. Tačiau tai užtrunka ilgiau. Kaina gali būti mažesia už vienetą, tačiau didesnė rizika, kad kažkas pasimes arba bus supainiota. Reikia labai gero žymėjimo.

Kodėl reikia gerti kavą su vairuotoju?

Nes tai žmogiškas dalykas. Jei vairuotojas jaučiasi oriai, jis elgsiasi atsakingiau su jūsų daiktais. O jei jį laikote kaip robotą ir nieko nepasiūlite, jis gali nusprendžti, kad greičiau baigti ir važiuoti toliau, nei įprasta. Smulkus pagarbas daro stebuklus. Be to, vokiška kava dažnai yra geresnė nei mūsų degalinėse (nors čia asmeninis skonis).

Galutinis patarimas: kada pradėti planuoti?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealus laikas – 2-3 mėnesiai iki biuro perkėlimo iš Vokietijos su pilnu techniniu aprūpinimu. Tada spėsite susitvarkyti dokumentus, išsirinkti geriausią datą (ne sekmadienį) ir užsakyti pakavimo medžiagas. Paskutinės minutės sprendimai dažniausiai baigiasi stresu ir papildomomis išlaidomis. Sekmės priklauso ne nuo mus, o nuo to, kiek gerai pasiruošę jūs.

Išvada

Galiausiai, viskas susitempia į vieną paprastą tiesą: gerai suplanuotas biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu techniniu aprūpinimu yra tiesiog darbas, o ne katastrofa. Matęs esu viską – nuo tobulai organizuotų procesų, kur baigiamas anksčiau laiko, iki tokių, kur reikia skambinti policijai dėl užeigos į svetimą teritoriją (nes niekas nepanešė raktų). Pasitikėkite savo partneriu, bet ir nedarykite "kišenių sau". Svarbiausia – nebijokite klausti ir reikalauti aiškumo, nes logistika yra komandinis darbas. O jei kas nors nepavyksta (o kažkas visada nepavyksta), tiesiokite gerti kavą ir spręskite problemą, o ne ieškokite kaltės.