Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu: patirtis, be kurios neišsiversite

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir, turiu pripažinti, biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu visada sukelia adrenaliną, net jei ir atrodai, kad viskas po kontroli. Klientai dažnai galvoja, kad tai tiesiog sunkvežimis ir kelios dėžės, tačiau realybėje tai yra sudėtingas logistikos ir psichologijos žaidimas. Ypač kai kalbame apie Vokietiją, kur tvarka ir taisyklės yra beveik religija, o mūsų žmonių – šiek tiek mažiau. Aš ne tų, kurie siūlo „idealų“ pasaulį iš brošiūros, aš pasakysiu kaip yra: bus trikdžių, bus naktinių skambučių, bet jei viską suplanuojame teisingai, jūsų komanda pirmadienį galės gerti kavą naujose patalpose be jokios panikos. Svarbiausia yra tai, kad biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu reikalauja tikro partnerio, o ne tik vairuotojo.

Pasiruošimas ir planavimas: kodėl visada pritrūksta laiko?

Ar tikrai reikia taip anksti rezervuoti sunkvežimį?

Žinote, visada stebiuosi, kaip žmonės atidėlioja dalykus į paskutinę akimirką. Vokiškai kalbant, „Organisation ist alles“, bet mums dažnai trūksta tos organizacijos. Jei planuojate didelę operaciją, pavyzdžiui, iš Miuncheno ar Frankfurto, sunkvežimius reikia rašyti bent mėnesiu iš anksto, o dar geriau – du. Ne tik todėl, kad jų nėra, bet todėl, kad gera ekipažas yra auksas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu neapsieina be to, kad vairuotojas turi būti pasiruošęs dirbti neįprastomis valandomis. Vakar turėjau klientą, kuris skambino trečiadienį ir klausė, ar galima penktadienį nuvežti viską iš Berlyno... Sėkmės tokiu atveju beveik nėra, nebent jūs mokate už tai astronomines sumas. Taigi, nešikite galvas anksti.

Ką daryti, jei Vokietijos pusėje vėluoja išsikraustyti?

Tai klasika. Pasirašome grafiką, kad vairuotojas turi būti pusiau penkiolikos Hamburge, o vietinė komanda dar tik išgeria pirmąją kavą ir neabejoja, ar reikia išjungti serverius. Tokiose situacijose biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu išgelbėja tai, kad mes visada turime rezervą maždaug 4-6 valandoms. Vairuotojams mokame laukimo valandas, tai brangu, bet pigiau nei prarasti visą grafiką ir palikti jūsų darbuotojus be stalų pirmadienį rytą. Kartą buvo toks atvejis Bremene, kai vokiečiai uždarė sandėlį anksčiau laiko dėl kokių nors protokolų, ir teko mums praleisti naktį sunkvežimyje, laukiant, kol ryte atidarys vartus. Tai realybė, ne brošiūros tekstas.

Ar verta rūpintis pakavimo medžiagomis Lietuvoje ar tenka pirkti Vokietijoje?

Mano atsakymas paprastas: vežkite savus, jei turite ką. Vokietijoje viskas, netgi kartono dėžės, kainos kaip ant sparnų. O jei kalbame apie specialias dėžes IT įrangai ar tūriniams daiktams, tai čia kainų skirtumas gali siekti dešimtis procentų. Tačiau jei jums trūksta vietos sunkvežimyje, galbūt pigiau nupirkti ten ir palikti nereikalingas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu apima ir išlaidų kontrolę, todėl visada paskaičiuojame, kas labiau apsimoka. Bet dažniausiai įsivažiuojame su pilna pakavimo atsarga, kad nebūtų aptariamos kainos, kai laikas spaudžia.

Kaip susitvarkyti su durų išmontavimu ir montavimu?

O, tai yra viena dažniausių bėdų. Vokiški biurai dažnai turi standartines duris, bet kartais jos būna tokios, kad pro jas nepraeis nei sofa, nei didelis seifas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu numato tai, kad mes turime savo meistrus, kurie gali nuimti duris, o net jei reikia – ir išmontuoti langą (nors tai retai, bet buvo). Vieną kartą Štutgarte teko išimti labai brangų stiklinę pertvarą, nes klientas „užmiršo“ paminėti, kad turi didžiulį akvariumą. Gerai, kad mūsų vairuotojas buvo su įrankiais, ne tik su kėdute.

Kaina ir sutartys: kodėl niekas negali pasakyti kainos iš karto?

Kodėl kainos svyruoja tiek stipriai?

Klientai klausia: „Kiek kainuoja perkelti biurą?“, ir aš juokiuosi viduje. Kaip aš galiu pasakyti, jei aš nežinau, ar jūsų biure yra 50 ar 500 stalų, ar reikia kelti pianiną, ar tik kompiuterius? Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu yra paslauga, kurią reikia skaičiuoti individualiai. Kainą lemia atstumas (Berlynas ar kažkoks kaimelis pietuose), krovimo darbo apimtis, laikas (savaitgalis brangiau) ir, žinoma, kuro kaina, kuri, kaip žinote, šokinėja kaip nori. Todėl visada reikalauju vizito ar detalaus inventoriaus sąrašo, priešingu atveju skaičiuosiu su dideliu marža sau už užtikrintą saugumą.

Ar į kainą įeina draudimas?

Tai klausimas, kurį reikia klausti iš karto. Standartinis draudimas dažnai nedengia visų biuro vertybių, ypatingai jautrios IT įrangos ar duomenų. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu turi įtraukti specialų „viskas rizika“ (All Risk) draudimą, bet jis kainuoja. Ne kartą girdėjau istorijų, kai kita firma sako „mes draugiame“, o kai sugenda serveris, paaiškėja, kad draudžiamos tik fizinės žalos, o ne duomenų praradimas. Žinoma, mes į tai žiūrime atsakingai, bet visada perskaitykite smulkmenas sutartyje, ne tik pirmą puslapį.

Ką daryti, jei po perkėlimo pasirodo, kad kainą reikia padidinti?

Esu atviras: jei aš kainą pasakiau ir ją užfiksavome sutartyje, jos keisti negaliu. Nebent jūs pats pridėjote dar 50 dėžių, kurių nebuvo sąraše, ar nusprendėte kelti tą patį akvariumą, apie kurį kalbėjau anksčiau. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu reiškia, kad aš prisiimu atsakomybę už procesą, bet jūs prisiimate atsakomybę už tai, kad sąrašas atitinka realybę. Jei meluojate, kad pigiau gautumėte, vėliau teks mokėti dvigubai už vairuotojo laukimą ir grįžtantį reisą. Geriau pasakykite tiesą iš karto.

Ar galima apmokėti paslaugas išsplitintomis įmokomis?

Didelėms korporacijoms – taip, tai standartinė praktika. Bet mažesnėms firmoms gali būti problema. Mes dirbame su 30% avansu, likusią dalį reikalaujame gavus prekes į vienetą arba pasirašius perdavimo aktą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu yra pasitikėjimo klausimas. Aš turiu pasitikėti jumis, kad sumokėsite, o jūs manimi, kad neatvešiu tuščią sunkvežimį ir paskelbsiu bankrotą. (Nors su mūsų firma to tikrai nebus, mes čia jau 20 metų). Tačiau jei sutartyje nėra aiškių mokėjimo sąlygų, vėliau būna didelių nesusipratimų.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos klientai nežino?

Vokietijoje yra toks dalykas kaip „Maut“ (kelia mokesčiai), bet jį paprastai įtraukiame į savo sąmatas. Tačiau yra ir kitų dalykų, pavyzdžiui, vietinės savivaldybės leidimai stovėti sunkvežimiui centre arba specialių kelių mokesčiai, jei reikia važiuoti greitkeliais. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu apima ir šiuos smulkius, bet erzinančius dalykus. Kartais reikia sumokėti už vietinę „polizei“ prižiūrėtoją, jei darome iškrovą gatvėje ir reikia užtverti eismo juostą. Tai ne mokesčiai mums, bet tai išlaidos, kurias tenka padengti.

Techninė pusė ir dokumentai: kur dažniausiai klystame?

Kaip sužinoti, kokių dokumentų reikia eksportui į Lietuvą?

Dabar, po „Brexit“ ir visokių kitų naujovių, situacija pasikeitė, bet su Vokietija (ES viduje) tai šiek tiek paprasčiau, nebent judinate prekes iš trečiųjų šalių teritorijos. Bet dažnai biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu susiduria su tuo, kad klientas neturi tinkamų inventoriaus sąrašų su serijiniais numeriais. Mums reikia EX-1 arba T dokumento formų, jei reikia atidėti mokesčius (nors tarp ES šalių tai nebūtina, jei PVM mokėtojas). Bet jei kelsite įrenginius, kurie buvo nusipirkti be PVM, gali būti problemų. Geriausia visus dalykus konsultuoti su buhalteriu prieš skambinant man, nes aš vairuotojų, ne teisininkas.

Ar jūsų komanda moka išjungti ir prijungti kompiuterius?

Tiesa sako: mes esame logistika, ne IT servisas. Tačiau per 20 metų išmokome pagrindus. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu dažnai reiškia, kad mes fiziškai pamečiame kabelius, pažymime juos ir įkišame atgal ten, kur buvo. Bet jei kalbame apie serverių spintas ir sudėtingus tinklus, mes tik perkame (jei yra supakuota) ir padėjame naujoje vietoje. Konfigūracijos – jūsų IT žmogaus reikalas. Kartą bandėme padaryti patys (vairuotojas buvo „gudrus“), ir sugadome visą tinklą vienoje firmai Leipcige... Nuo tada sakome: ne, IT ne mūsų kompetencija.

Kaip elgtis su jautria technika, pavyzdžiui, dideliais monitoriais ar serveriais?

Tai reikalauja specialios pakuotės. Paprastos dėžės netinka. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu visada įtraukia antšokius ir putų dėžes. Serverius reikia užrakinti specialiais fiksatoriais, kad jie neišlėktų vitrinoje važiuojant per Vokietijos „bump“ kelius. Ypatingai pavojinga yra važiuoti pro kai kurias Badeno-Viurtembergo vietoves, ten keliai lyg būtų padaryti specialiai mūsų amortizatorių tikrinimui. Jei technika brangi, nepamirškite pasakyti apie tai ankstyvame etape, ne tada, kai vairuotojas jau stovi kieme.

Ar reikia rūpintis automobilių stovėjimo leidimais miesto centre?

Absoliučiai taip. Vokietijoje už tai baudos didelės, o sunkvežimius gali ir nuvežti. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu įtraukia ir vietos savivaldybės (Ordnungsamt) susisiekimą. Mums dažnai teko kreiptis dėl laikinų stovėjimo zonų (Halteverbot). Tai trunka kelias dienas, todėl negalima atvykti ir tikėtis, kad prie pat durų laisva vieta laukia. Vieną kartą Kelne gavome 150 eurų baudą, nes klientas „ėmė ir padėjo“, o mums nebuvo laiko gauti leidimo. Tą baudą, aišku, padengė klientas, bet nervų nuviršo daug.

Kas atsitinka, jei pažeidžiame ką nors kelyje ar krovinio metu?

Tuoj pat pranešame. Mes turime civilinę atsakomybę. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu nėra be rizikų. Jei sulaužomas stalas, mes jį atsilyginame arba suremontuojame. Bet jei dėžė atiduodama sveika, o viduje esantis porcelianas sužalojamas, čia gali kilti ginčų, ar tai buvo pakavimo klaida. Todėl visada rekomenduoju, kad klientas arba mūsų žmogus matytų, kaip pakavamos brangios vertybės. Pasirašome perdavimo-įteikimo protokolus, kurie yra pagrindas ginčuose.

Vokietijos specifika ir kultūriniai niuansai: kodėl viskas taip griežta?

Ar vokiečiai tikrai taip griežtai laikosi taisyklių?

Jei jums atrodo, kad lietuviai griežti, tai pamatykite vokiečius. Juose slypi tas „Ordnung“, kuris neleidžia nukrypti nė milimetro. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu reiškia, kad mūsų vairuotojai turi būti švariame drabužių, su liemenėmis, o sunkvežimis – be jokių purvų ratelyse. Kartą mums uždraudė įvažiuoti į vieną „eco“ biurą, nes variklis dirbo per 5 minutes ir, pasak jų, „teršė orą“ per daug. Tai beveik komiška, bet ten jie toki yra. Tenka derėtis, rodyti dokumentus, kad technika atitinka „Euro 6“ standartą.

Kaip susitarti su vokiečių saugotojais ar administracija?

Kalbėkite vokiškai arba angliškai, bet aiškiai. Jie nemėgsta, kai kažkas bando „užlipti ant galvos“ su paaiškinimais. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu sėkmingas tada, kai mes atvažiuojame kaip profesionalai, o ne kaip „chaotiškos rytų kompanijos“. Geriausia turi tur�ti parašytą leidimą (Freigabe), kurį gavote iš jų pačių. Be to, vokiškas aiškumas – tai kai viskas yra užrašyta ant popieriaus. Jei saugotojas sako „ne“, tai „ne“, nebent parodysite dokumentą su parašu.

Ar yra skirtumai tarp perkėlimo iš Bavarijos ir, tarkime, iš Šiaurės Reino-Vestfalijos?

Didelio skirtumo nėra techniniu požiūriu, bet kultūriškai – taip. Pietuose, Bavarijoje, žmonės šiek tiek lėtesni, bet labai draugiški, jei gerbate jų taisykles. Šiaurėje, Hamburge ar Diuseldorfe, viskas greičiau, bet ir atokesnė. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu reikalauja prisitaikyti prie vietinio ritmo. Miunchene gali tekti laukti ilgiau dėl pietų pertraukos (Mittagspause), kai visa miestas sustoja. O Rūro regione gali būti problema rasti vietą stovėjimui dėl didelio tankio. Todėl planavimas turi būti lokalus.

Ar dažnai tenka dirbti savaitgaliais ar naktį?

Labai dažnai. Vokiečiai nenori, kad jų darbas būtų trikdomas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu dažnai vyksta naktį iš penktadienio į šeštadienį arba sekmadienį. Tai brangiau mums, nes mokame darbuotojams papildomai, bet klientui tai verta, kad jis nepraras darbo dienos. Naktinis darbas taip pat reiškia, kad reikia papildomo apšvietimo ir saugumo priemonių. Ne kiekvienas vairuotojas sutiks dirbti trečiąją naktį iš eilės, todėl reikia stiprios komandos.

Ką daryti, jei atvykstate, o raktų nuo patalpų nėra?

Tai košmaras. Buvo atvejis Berlyne, kai vietinis administratorius užmiršo palikti raktų seife, o kodas neveikė. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu numato ir šiuos nenumatytus dalykus. Mes turėjome laukti tris valandas, kol atvyko sargas su atsarginiu raktų rinkiniu. Visas grafikas nuėjo vėju, bet teko adaptuotis. Dabar visada prašome, kad raktai ar prieigos kortelės būtų perduotos mūsų atstovui bent dieną anksčiau arba paliktos sausio vietoje, kuriai žinome kodą.

Rizikos ir problemų sprendimas: ką daryti, kai kas nors ne taip?

Kas vyksta, jei sunkvežimis sugenda Vokietijos autostradoje?

Techninė pagalba Vokietijoje yra greita, bet brangi. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu apima ir kelionės draudimą bei techninį pagalbą kontrakte. Jei lūžta, mes išsiunčiame kitą sunkvežimį su krovininiu mikroautobusu, kad bent jautriausia dalis būtų pristatyta laiku, o didelės dalies perkėlimą atliekame vėliau. Esu matęs, kaip dega variklis netoli Frankfurto, ir tada tikrai supranti, koks svarbus yra „Plan B“. Be to, reikia pranešti klientui nedelsiant, kad jis nežinotų, kodėl mes neatsirandame.

Ar jums teko susidurti su vagyste?

Ačiškai, ne. Vokietija yra saugi šalis šiuo požiūriu, o mūsų sunkvežimiai yra apsaugoti GPS ir GSU sistemomis. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu yra saugus procesas, jei nelaikote brangiausių daiktų neapsaugotame kieme. Vienintelė rizika yra maži dalykai – planšetės, telefonai, palikti ant stalo, kai įvažiuojame pakrauti. Mes visada rekomenduojame, kad brangiausią asmeninę techniką žmonės pasiimtų su savimi (kaip rankinį bagažą).

Kaip elgtis su kliento skundais dėl sutrikdžių?

Klausyti ir spręsti. Kartais klientai perexaguoją, kai nėra vienos kėdės, bet kartais jie teisūs, kai sulūžino brangus lustas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu nėra be klaidų, mes žmonės, ne robotai. Jei mes kalti, mes atsilyginame. Jei ne – aiškiname, kas nutiko. Svarbiausia neigyti klientą. Turiu vieną klientą, su kuriuo susipykome prieš 5 metus dėl sulaužytos vitrinos, dabar jis visada skambina man, nes žino, kad aš pasakiu tiesą, net jei ji nemaloni.

Ar galima kažką palikti senose patalpose (šiukšles)?

Vokietijoje yra griežtos taisyklės šiukšlių tvarkymui (Mülltrennung). Negalima tiesiog mesti visko į vieną krūvą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu gali įtraukti ir šiukšlių išvežimą, bet tai papildoma paslauga. Mes turime susitarti dėl konteinerių. Jei paliksite senus stalus kieme be sutarimo, gausite didelę baudą iš savivaldybės, o mūsų vairuotojas tiesiog nejuokia juos įsikrauti. Taigi, išsivalykite pats arba sumokėkite mums už tai.

Ką daryti, jei naujose patalpose neįsileidžia vairuotojo?

Tai pasitaiko, ypač kai kalbame apie modernus verslo centrus su „smart“ vartais. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu reikalauja, kad klientas būtų susisiekęs su naujojo pastalo administracija ir perdavęs mūsų automobilių numerius. Jei ne, vartai neužsivers. Kartą teko laukti valandą, kol atsibudo direktorius, kad galėtų „užmiršti“ vartus pulte. Geriau duoti mums vartų pultą arba kodą, nei laukti.

Pabaigos procesas ir įvadas: kaip užbaigti perkėlimą?

Kaip vyksta galutinis inventorizacijos patikrinimas?

Sėdime ir tikriname viską pagal sąrašą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu baigiasi tuo momentu, kai abiejų pusių atstovai pasirašo perdavimo aktą. Jei trūksta dėžės, ją ieškome (paprastai nukrito po sunkvežimiu arba liko senose patalpose). Jei radome žalą – fiksijuojame. Tai svarbiausias dokumentas tolimesniems ginčams. Nerekomenduoju pasirašinėti „aklai“, tik kad baigtum ir eit namo. Peržiūrėkite viską.

Ar padedate surinkti baldus naujoje vietoje?

Taip, tai įeina į standartinį paketą, jei tai nėra kažkokia ypatingai sudėtinga sistema. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu mums nėra baigtas, kol klientas gali sėdėti prie savo stalo. Tačiau jei turite tūkstančius detalių sisteminę spintą, gali prireikti specialaus montuotojo iš gamintojo. Mūsų meistrai sugeba viską, bet gamintojų instrukcijos kartais būna tokios, kad reikia būti fizikas, kad suprastum, kuris varžtas eina kur.

Kiek laiko užtrunka išsikraustyti viduje?

Tai priklauso nuo lifto. Jei liftas didelis – greita. Jei reikia nešti per laiptus – tai lėta ir brangu. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu yra taip pat apie laiko optimizavimą. Jei matome, kad nešimas per laiptus užtruks per ilgai, gali pasiūlyti „keltuvas“ (suolelis), jei tai leidžia architektūra. Kartais tai sutaupo daugiau nei pinigus – sutaupo nugaras mūsų darbuotojams.

Ar galite padėti su išdėstymu (pagal planą)?

Žinoma, jei turite planą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu tampa daug paprastesnis, kai ant grindų yra nupiešta, kur kas stovės. Mes tiesiog padedame dėžę ant žymos. Jei plano nėra, mes dedame viską kaip patogiau, o tada jūs perkeliote visą dieną. Geriau praleisti valandą planuodami, nei dieną nešiodami dėžes iš vienos kampo į kitą.

Kas atsitinka su tuščiomis dėžėmis ir medžiagomis?

Mes jas surenkame ir vežame atgal. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu yra „ciklinis“ procesas. Grįžtant tuščiu sunkvežimiu mes užpildome jį dėžėmis. Jei jums jos nereikalingos, galime jas pasiimti iškart po išpakavimo (jei susitariame, kad darbuotojai išpakuoja greitai). Kartais klientai nori palikti dėžes sau – tai taip pat įmanoma, tiesiog tai reikia užfiksuoti.

Kodėl reikėtų rinktis būtent jus, o ne pigesnį „skrajūną“?

Nes pigu often pasirodo brangu. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu yra investicija į jūsų ramybę. Aš galiu pavadinti vardus penkių firmų, kurios sugriovė klientams verslą dėl pavėlavimo. Mūsų atveju jūs gaunate garantijas, draudimą ir žmogų, kuris galima pasiekti bet kuriuo metu. O pigiajame variante jūs dažnai gaunate tik vairuotojo telefoną, kuris neatsiliepia, kai yra bėda.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu proceso valdymu nėra mokslo sritis, bet jis reikalauja kantrybės ir patirties. Aš matęs viską – nuo laimingų pabaigų iki didelių katastrofų – ir galiu pasakyti, kad pagrindinis dalykas yra ne kaina, o pasitikėjimas. Jei pasitikite savo logistika, galite miegoti ramiai, o jei bandote taupyti kiekvieną eurą, pasiruoškite naktims be miego. Tikiuosi, šie patarimai padės jums išvengti tų klaidų, kurias aš matau kasdien. Sėkmės jūsų naujame punkte!