Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu logistikos planavimu

Įvadas

Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu logistikos planavimu prasideda gerokai anksčiau negu pakrovimo diena. Pirmiausia reikia suprasti, kiek daiktų juda, kas yra jautru, kokios datos griežtos, kur gali būti kliūtys ir kas turės teisę priimti sprendimus. Planas nėra popierius stalčiuje. Tai darbo tvarka, kuri gelbsti, kai Berlyne vėluoja liftas, o Vilniuje dar dažomi sienos. Jei svarstote panašų organizavimą su logistika, žiūrėkite, ar planas turi ne tik datas, bet ir rizikas.

DUK

Kodėl planas svarbesnis už sunkvežimį

Kodėl biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu logistikos planavimu negali prasidėti „rytoj ryte“?

Gali, bet tai bus ne planavimas, o bėgimas su dėžėmis. Reikia patikrinti pastato taisykles, pakrovimo langą, aikštelę, kontaktus, inventorizaciją, transportą, draudimą. Biure visada atsiranda daiktų, kurių niekas neprisiminė: archyvas, senas spausdintuvas, stiklinė pertvara, vadovo kėdė, kuri „labai brangi“. Todėl planas prasideda tada, kai dar visi galvoja, kad viskas paprasta.

Koks pirmas dokumentas?

Pirmas rimtas dokumentas – inventorizacijos arba krovinio sąrašas. Ne gražus komercinis pasiūlymas, o sąrašas: kiek dėžių, kiek baldų, kokia IT įranga, ar yra dokumentų, ar reikia išardymo. Be šito visi skaičiavimai yra oro pilni. Galima pasakyti kainą „nuo“, bet ji bus tokia pat tiksli kaip orų prognozė vasarai po metų.

Ar planas turi būti labai gražus?

Ne. Planas turi būti suprantamas. Gali būti Excel lentelė, Google dokumentas, PDF, net paprastas sąrašas su datos ir atsakingais žmonėmis. Svarbu, kad vairuotojas, klientas ir koordinatorius matytų tą patį vaizdą. Buvo atvejis, kai planas buvo gražus prezentacijoje, bet be kontaktų vietoje. Perkėlimo dieną visi grožį pamiršo.

Kas jei vadovas sako „nieko daug nėra“?

Tada einame skaičiuoti. „Nieko daug“ kartais reiškia 140 dėžių, 25 darbo vietas, 5 spausdintuvus ir archyvą nuo 2017 metų. Ne todėl, kad vadovas meluoja. Tiesiog biuro daiktai kasdienybėje atrodo mažiau, negu jie atrodo pakrovimo aikštelėje. Planavimas ir skirtas tam, kad nuojauta virstų skaičiais.

Kiek laiko trunka planavimas?

Paprastam biurui – kelios dienos intensyvaus derinimo. Vidutiniam biurui – 2–3 savaitės. Didesniam projektui iš Vokietijos į Lietuvą – 4–6 savaites, ypač jei yra sandėliavimas, IT įranga, kelios surinkimo vietos. Planavimas nesibaigia pirmąja sąskaita. Jis tęsiasi iki iškrovimo, priėmimo ir pastabų uždarymo.

Inventorizacija ir datos, kurios greitai susipainioja

Kaip suskaičiuoti stalus, kėdes, serverius?

Geriausia eiti fiziškai arba pagal patalpų planą. Kėdės skaičiuojamos lengvai, stalai sunkiau, nes dalis gali būti sulankstomi, dalis reguliuojami, dalis jau „seni, bet palikti“. Serveriai ir IT spintelės turi būti atskirai, su atsakingu asmeniu. Jei serverio niekas nepaliečia, jis vis tiek turi būti sąraše kaip jautrus krovinys.

Ar galima planuoti be nuotraukų?

Galima, bet nerekomenduoju. Nuotraukos padeda suprasti, ar baldai išardomi, ar yra stiklo, ar aikštelėje telpa 13,6 m transportas, ar durys pakankamai plačios. Kartais nuotraukoje matyti tai, ko klientas žodžiais nepasako. Pavyzdžiui, laiptai į biurą. O laiptai su sunkiu konferencijų stalu yra ne pokštas.

Ką daryti su archyvu?

Archyvą reikia atskirti nuo kasdienių dokumentų. Dalis gali būti vežama pirmame etape, dalis – tik tada, kai naujame biure paruošta vieta. Svarbu žymėti dėžes: metai, skyrius, konfidencialumo lygis. Jei archyvas keliauja kaip „bendros dėžės“, vėliau jo paieška tampa mažu košmaru. Ir taip, archyvas visada sunkesnis, nei atrodo.

Kada reikia rezervuoti liftus?

Liftus reikia rezervuoti tada, kai pastatas to reikalauja, o daugelis rimtų biurų reikalauja. Ypač Vokietijos centruose: Berlyne, Frankfurte, Miunchene. Jei neužsakysite laiko, galite atvykti su pilna mašina ir laukti, kol baigsis rytinis srautas. Tai gali trukti valandą ar dvi. Planavime liftas nėra smulkmena, tai vienas iš pagrindinių resursų.

Ar savaitgalis visada geresnis?

Ne visada. Klientui savaitgalis atrodo patogus, nes biuras tuščias. Bet pastato apsauga gali dirbti pagal kitą grafiką, liftai gali būti uždaryti, o krovėjams taikomi kiti tarifai. Kartais darbo dienos vakaras geresnis negu šeštadienis. Geriausias laikas yra tas, kuris tinka pastatui, transportui ir naujam biurui, ne tik kalendoriui.

Komandų koordinavimas be nervų priepuolių

Kas turi būti vienas kontaktas?

Vienas kontaktas turi turėti sprendimų teisę. Tai gali būti office manager, administracijos vadovas ar projekto atsakingas asmuo. Svarbu, kad jis galėtų patvirtinti pakeitimus, duoti leidimus, atsakyti į vairuotoją. Jei kontaktas tik „persiunčia informaciją“, tai nėra tikras kontaktas. Perkėlimo dieną reikia žmogaus, kuris gali pasakyti „darom taip“.

Kaip kalbėtis su IT, buhalterija ir administracija?

Atskirai ir konkrečiai. IT reikia klausinėti apie išjungimą, serverius, kabelius, jautrią įrangą. Buhalterijai – apie dokumentus, archyvą, konfidencialumą. Administracijai – apie raktus, leidimus, darbo vietas. Jei visi sušaukiami į vieną ilgą susirinkimą, pusė žmonių išeina nieko nesupratę. Geriau trumpi klausimai kiekvienai komandai.

Ką daryti, jei skyriai neatsako?

Tada reikia eskalacijos. Paprasta taisyklė: jei atsakymo nėra iki nustatyto termino, informacija eina vadovui arba projekto atsakingam. Negalima laukti paskutinės dienos, kol „galbūt atsakys“. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu logistikos planavimu be atsakymų tampa spėlionėmis. O spėlionės versle brangiai kainuoja.

Ar galima planuoti dviem etapais?

Dažnai taip ir geriausia. Pirmame etape vežami daiktai, kurių nereikia kasdien: archyvai, atsarginės kėdės, sezono įranga, retai naudojami baldai. Antrame etape – darbo vietos, IT, dokumentai, kurių reikia iškart. Dviejų etapų planas sumažina spaudimą perkėlimo dieną. Tik reikia aiškiai žymėti, kas važiuoja pirmu reisu, kas antru.

Kas yra „go-live“ diena biurui?

Tai diena, kai biuras turi veikti naujoje vietoje. Ne tik baldai turi būti atvežti, bet ir darbuotojai turi galėti sėdėti, naudotis kompiuteriais, spausdintuvais, telefonais, prieiga prie dokumentų. Logistui tai reiškia, kad iškrovimas nėra pabaiga. Pabaiga yra tada, kai daiktai yra ten, kur reikia, o verslas gali dirbti.

Rizikos ir alternatyvos, kurias reikia turėti galvoje

Ką daryti, jei vėluoja muitinė?

Pirmiausia tiksliai žinoti, ar muitinė iš viso turi būti aktuali. Jei dokumentai tvarkingi, dažniausiai viskas praeina normaliai. Bet jei kyla klausimų, reikia turėti sąrašą, CMR, kontaktus, paaiškinimą apie krovinio pobūdį. Negalima tikėtis, kad vairuotojas improvizuos kalbomis. Kuo aiškesni dokumentai, tuo mažiau laiko praleidžiama stovint.

Ar reikia atsarginio sandėlio?

Jei datos nesutampa arba yra didelė rizika, taip. Sandėlis gali būti Vokietijoje arba Lietuvoje. Tai ne blogas ženklas, tai normalus planas B. Geriau turėti sandėlį nepanaudotą negu laikyti baldus mašinoje arba nešti juos į naują biurą, kuris dar neturi elektros. Logistikoje planas B nėra panika, o profesionalumas.

Ką daryti, jei naujame biure nėra elektros?

Tada negalima normaliai testuoti IT, spausdintuvų, kavos aparato ir visko, kas kišamas į lizdą. Baldus galima išdėlioti, bet darbo vietos neveiks. Todėl prieš perkėlimą reikia patvirtinti, kad elektra, internetas ir pagrindiniai ryšiai veikia. Buvo atvejis Kaune, kai viskas atrodė baigta, o serverinė liko be maitinimo. Smagu tik tiems, kas nebuvo atsakingi.

Kaip planuoti biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu logistikos planavimu, kai yra serveriai?

Serveriams reikia atskiro grafiko. IT komanda išjungia, pažymi kabelius, paruošia įrangą. Mes supakuojame arba transportuojame pagal susitarimą, saugome nuo smūgių, drėgmės ir netinkamo krovimo. Naujame biure IT vėl įjungia ir testuoja. Logistika čia neturi „patikrinti duomenų“. Ji turi pristatyti įrangą saugiai ir laiku.

Ar verta turėti „Blogiausias scenarijus“ lapą?

Taip, ir jis neturi būti ilgas. Užtenka sąrašo: kas atsako, jei vėluoja mašina; kur laikyti krovinį, jei biuras neatidarytas; kas sprendžia, jei sugadintas daiktas; koks papildomas transportas galimas. Toks lapas atrodo pesimistiškas, bet perkėlimo dieną visi džiaugiasi, kad jis yra. Optimizmas gražus, procedūros naudingos.

Kainos, terminai, rezultatas

Kiek kainuoja planavimas?

Planavimas dažniausiai įskaičiuotas į bendrą paslaugą, bet sudėtinguose projektuose gali būti skaičiuojamas atskirai. Paprastam biurui tai gali būti kelios valandos koordinavimo. Didesniam biurui – dienos darbas su sąrašais, grafiku, rizikomis. Jei kas nors siūlo „planavimą nemokamai“ be jokio klausimų sąrašo, verta pasidomėti, kur jis slypi kainoje.

Ar geras planas sumažina kainą?

Dažnai taip, nors skamba priešingai. Geras planas sumažina stovėjimą, klaidas, papildomus reisus, neteisingą mašinos dydį, chaosą iškrovimo dieną. Blogas planas atrodo pigesnis, bet po to atsiranda papildomos valandos, sandėliavimas, antros kelionės. Todėl planavimas nėra dekoracija. Tai būdas neišmesti pinigų į aikštelę.

Kodėl kartais planas keičiasi per dieną?

Nes realybė turi nuosavą nuomonę. Vėluoja liftas, neatvyksta kliento atsakingas asmuo, atrandama papildomų dėžių, uždaroma aikštelė. Geras planas nėra toks, kuris niekada nesikeičia. Geras planas leidžia greitai pakeisti veiksmus. Jei planas sugriūva nuo vieno vėlavimo, jis nebuvo planas, o dekoratyvinė lentelė.

Kaip matuoti sėkmę?

Sėkmė matuojama ne tik tuo, ar mašina atvyko. Svarbu, ar dėžės buvo suskaičiuotos, ar baldai atvežti į vietas, ar IT įranga nepatyrė žalos, ar dokumentai nepasimetė, ar naujas biuras pradėjo dirbti laiku. Kartais geriausias perkėlimas yra nuobodus. Nėra šauksmų, nėra paieškų, nėra dramų. Tik darbuotojai pirmadienį sėdi savo vietose.

Ar galima planuoti perkėlimą iš Kelno į Šiaulius?

Taip, tik reikia įvertinti atstumą, maršrutą, galimą nakvynę, iškrovimo sąlygas Šiauliuose. Mažesniame mieste kartais lengviau su aikštelėmis, bet reikia žinoti, ar pastatas priima didelį transportą. Kelnas–Šiauliai nėra tas maršrutas, kurį galima planuoti „kaip iki Kauno“. Kiekviena vieta turi savo ritmą.

Koks blogiausias planavimo trūkumas?

Blogiausias trūkumas – nežinoti, kas atsakingas už sprendimus. Be to viskas stringa. Vairuotojas laukia, krovėjai laukia, klientas laukia, koordinatorius laukia patvirtinimo. Tada kas nors sako „darykim kaip nors“. O „kaip nors“ tarptautiniame biuro perkėlime dažniausiai reiškia brangiau.

Išvada

Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu logistikos planavimu duoda geriausią rezultatą tada, kai planas yra gyvas dokumentas, o ne graži formalybė. Jame turi būti datos, atsakingi žmonės, rizikos ir atsarginiai sprendimai. Taip, tai atrodo daugiau darbo prieš perkėlimą. Bet po to mažiau kas nors ieško dėžių, laukia liftų ar aiškinasi, kodėl serveris neįsijungia.