Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu logistikos organizavimu

Įvadas

Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu logistikos organizavimu reiškia, kad nesustojame ties „kur pastatyti mašiną“. Reikia sujungti adresus, žmones, dokumentus, transportą, pakavimą, išardymą, iškrovimą ir tą nematomą dalį, kuri vadinasi „o kas atsakingas, jei kažkas nevyksta“. Po 20 metų šitoje srityje galiu pasakyti: logistika nėra tik sunkvežimis. Tai tvarkingas chaoso valdymas. Jei svarstote panašų planavimą biurui iš Vokietijos, žiūrėkite, ar pasiūlyme yra ne tik kaina, bet ir atsakomybės centras.

DUK

Kas yra pilnas logistikos organizavimas iš tikrųjų

Kuo biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu logistikos organizavimu skiriasi nuo paprasto vežimo?

Paprastas vežimas atsako į klausimą: kaip nukelti krovinį iš Vokietijos į Lietuvą. Pilnas logistikos organizavimas atsako į daug nemalonesnius klausimus: kas atrakins duris, kas pasirašys CMR, kur stovės mašina, kaip bus žymimos dėžės, kas derins IT, ką daryti su archyvu. Skirtumas didelis. Vienas variantas veža daiktus, kitas bando sutvarkyti visą judėjimą.

Kas pirmiausia turi žinoti vairuotojas?

Vairuotojas turi žinoti ne tik adresą. Jam reikia aikštelės informacijos, kontakto vietoje, leidimo įvažiuoti, pakrovimo lango, krovinio pobūdžio, ar yra rampa, ar reikės hidroborto. Jei Hamburge reikia stovėti miesto centre, o leidimas neįformintas, vairuotojas gali tiesiog laukti. O laukimas tarptautiniame transporte nėra nemokamas, nors klientai kartais taip galvoja.

Ar galima organizuoti perkėlimą be vieno atsakingo asmens?

Techniškai galima, bet tai bus kaip statyti namą be brėžinio. Reikia bent vieno žmogaus, kuris turi teisę sakyti „taip“ arba „ne“. Jei buhalterija siunčia į administraciją, administracija į IT, IT į vadovą, o vadovas „po pietų“, grafikas griūva. Pilnas organizavimas visada ieško vieno atsakingo kontakto. Be jo viskas tampa gražiu pokalbiu.

Kiek laiko reikia pasiruošti?

Mažam biurui dažniausiai reikia 1–2 savaičių, jei daiktų nedaug ir viskas aišku. Didesniam biurui iš Vokietijos geriau turėti 3–6 savaites. Reikia inventorizacijos, pakavimo medžiagų, transporto rezervacijos, nuomotojo leidimų, galimo sandėliavimo. Jei pradedate dieną prieš išsikraustymą, tai jau ne organizavimas, o gesinimas gaisro.

Ar pilnas organizavimas apima ir darbuotojų instrukcijas?

Geras variantas – taip. Darbuotojams reikia paprasto instruktažo: kokias dėžes naudoti, kaip žymėti, ko nedėti į bendras dėžes, kada palikti darbo vietą. Be instrukcijos visi elgiasi skirtingai. Vienas supakuoja monitorių, kitas palieka, trečias įmeta dokumentus į bendrą dėžę. Po to iškrovimo dieną Lietuvoje visi ieško „tos vienos dėžės“.

Maršrutas, transportas, aikštelės ir kiti nemalonumai

Koks automobilis tinka biurui iš Frankfurto į Kauną?

Dažniausiai tinka 12 m arba 13,6 m transportas, jei krovinys didesnis. Mažam biurui gali užtekti 7,5 t automobilio su hidrobortu. Jei yra daug baldų, geriau žiūrėti ne tik svorį, bet ir tūrį. Biuro kėdės atrodo lengvos, bet užima vietos. Serverių spintelės sveria daug. Todėl automobilis parenkamas pagal sąrašą, ne pagal nuojautą.

Ką daryti, jei Berlyne nėra rampos?

Tada reikia hidroborto, papildomų krovėjų arba keltuvo. Jei aikštelė siaura, reikia mažesnės mašinos arba kitokio pakrovimo lango. Kartais nuomotojas sako, kad rampa „yra“, bet ji užimta iki pietų. Tokios smulkmenos labai greitai tampa didelėmis. Pilnas logistikos organizavimas būtent todėl ir reikalingas, kad šitos smulkmenos būtų patikrintos prieš dieną.

Ar reikia planuoti nakvynę vairuotojui?

Dažnai taip. Vokietija–Lietuva nėra trumpas maršrutas, ypač jei yra pakrovimas, dokumentai, pasienio patikrinimai, Lenkijos tranzitas. Vairuotojo darbo ir poilsio laikas nėra noras, o taisyklė. Jei grafikas parašytas be šito, jis gražus tik ekrane. Realiai mašina gali stovėti prie Miško arba Poznanės, o klientas laukia Vilniuje.

Kodėl Hamburgas ir Klaipėda kartais painioja grafikus?

Ne patys miestai, o atstumai, uostų zonos, sunkvežimių eismas, oro sąlygos ir laikas. Iš Hamburgo iki Klaipėdos galima važiuoti gana tiesiai, bet jei pakrovimas vėluoja dėl aikštelės, visas planas pasislenka. Kartais klientas mano, kad „uostas arti“, tad viskas greitai. Ne visada. Uostuose ir pramonės zonose judėjimas kartais lėtesnis nei atrodo žemėlapyje.

Ar galima vežti dalimis?

Taip, ir dažnai tai protingiausia. Pirmiausia vežami archyvai, retai naudojami baldai, papildoma įranga. Paskui – darbo vietos, IT, dokumentai, kurių reikia kasdien. Dalinis vežimas padeda sumažinti chaosą naujame biure. Bet reikia saugoti numeraciją, kad antroji dalis nesimaišytų su pirmąja. Jei dėžės vadinasi „senos“ ir „naujos“, tai ne sistema.

Dokumentai, muitinė, atsakomybė

Kokie dokumentai reikalingi biurui iš Vokietijos?

Paprastai reikia užsakymo patvirtinimo, pakrovimo ir iškrovimo adresų, kontaktų, CMR, inventorizacijos arba pakuočių sąrašo. Jei krovinys paprastas, muitinės procedūros gali būti minimalios. Bet jei vežama nauja įranga ar komercinės prekės, reikia tikrinti papildomai. Geriau turėti per daug informacijos negu po to aiškintis, kodėl mašina stovi.

Ar CMR užtenka?

CMR užtenka kaip transporto dokumentas, bet ne kaip pilnas projekto aprašymas. Jis nepakomentuos, kuris stalas kuriam skyriui priklauso, kuris monitorius buvo subraižytas prieš pakrovimą ir kas atsakingas už serverio išjungimą. Todėl šalia CMR reikia sąrašų, nuotraukų, priėmimo aktų. Logistika be popierinio pėdsako yra gražu, kol niekas nieko neprisimena.

Kada reikia T1?

T1 dažniausiai aktualus tada, kai krovinys keliauja per ES muitų teritoriją tam tikru režimu arba kai yra naujos prekės, kurios nėra paprastas naudotas biuro turtas. Perkraustant naudotus baldus ir kompiuterius, T1 ne visada būtinas. Bet aš nenoriu čia šokinėti 100% tikrumu, nes kiekvienas krovinys turi savo specifiką. Todėl sąrašą visada geriau parodyti muitinės specialistui.

Kas atsakingas, jei nuomotojas neatidaro durų?

Atsakomybė priklauso nuo sutarties, bet realiai problema vis tiek krenta ant perkėlimo dienos. Vairuotojas negali krauti oro. Todėl prieš dieną reikia patvirtinti kontaktą, durų kodą, apsaugos numerį. Buvo atvejis Frankfurte, kai durininkas turėjo „kitą pamainą“, o raktai buvo pas žmogų, kuris atostogavo. Skamba kaip anekdotas, bet aikštelėje tada nejuokinga.

Ar galima pasirašyti papildomą protokolą?

Taip, ir labai rekomenduoju. Protokole galima fiksuoti, kas pakrauta, kokia būklė, kiek dėžių, ar yra pastabų. Tai ypač svarbu vežant baldus, monitorius, serverius. Jei po iškrovimo atsiranda klausimų, turite ne „kažkas sakė“, o dokumentą. Nepatogu prieš pakrovimą fotografuoti kiekvieną stalą, bet dar nepatogiau ginčytis po mėnesio.

IT, baldai, žmonės ir tie „tikrai nedaug“ daiktai

Kaip suderinti serverius, baldus ir žmones?

Reikia atskirti srautus. IT įranga dažniausiai turi savo grafiką: išjungimas, pakavimas, transportas, įjungimas. Baldai gali būti kraunami anksčiau, dokumentai – atskirai, darbuotojų dėžės – pagal numeraciją. Jei visi šoka vienu metu, kas nors pamiršta kabelį, kas nors uždaro spintelę, kas nors išsineša ne tą dėžę. Tvarka čia ne dėl grožio.

Ką daryti su spausdintuvais ir toneriais?

Spausdintuvus reikia išjungti, apsaugoti nuo dulkių, kartais fiksuoti judančias dalis. Toneriai gali būti jautrūs temperatūrai ir pažeidimams, todėl jų nereikia mesti į bendrą dėžę su rakteliais. Jei toneris išbėga, bus „gražu“ ne tik ant dėžės. Todėl juos žymime atskirai ir vežame taip, kad nekristų, nesibadytų ir neterštų kitų daiktų.

Ar galima paženklinti dėžes pagal skyrius?

Būtina. Spalvos, numeriai, skyriai, kambariai – bet kokia sistema, kurią supranta visi. Pvz., mėlyna – finansai, geltona – HR, raudona – IT. Bet sistema turi būti paprasta. Jei reikia Excelio, spalvų lentelės ir raktų knygelės, kad suprastum, kur dėti dėžę, ji per sudėtinga. Perkėlimo dieną žmonės pavargę, ne filosofai.

Kodėl kartais reikia papildomo sandėliavimo?

Nes datos retai sutampa idealiai. Vokietijoje nuomos sutartis baigiasi penktadienį, Lietuvoje remontas baigiasi pirmadienį, o tarp jų dar savaitgalis. Arba naujas biuras nepriima krovinio iki elektros darbų pabaigos. Tada sandėlis nėra papildoma paslauga dėl gražaus žodžio, o normalus logistikos įrankis. Be jo tenka laikyti baldus mašinoje, o tai kvaila ir brangu.

Kas yra „critical path“ biuro logistikoje?

Tai grandinė veiksmų, be kurių viskas sustoja. Pavyzdžiui, be leidimo į aikštelę negalima krauti. Be išjungtų serverių negalima vežti IT spintelės. Be iškrovimo kontakto Lietuvoje negalima baigti reiso. Jei ši grandinė nesuveikia, kiti darbai gali laukti. Geras organizatorius pirmiausia žiūri ne į viską, o į tai, kas gali sustabdyti viską.

Kainos ir problemos, kurios atsiranda tada, kai niekas neskaičiavo

Kiek kainuoja biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu logistikos organizavimu?

Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu logistikos organizavimu dažniausiai kainuoja nuo 1 500 iki 7 000 eurų, priklausomai nuo apimties. Mažam biurui su daliniu pakavimu ir vienu reisu galima tilpti mažiau. Dideliam biurui su 200+ dėžių, išardymu, sandėliavimu ir IT koordinavimu kaina gali augti. Tikslus skaičius atsiranda po sąrašo, ne po telefono pokalbio „na, maždaug“.

Kodėl kaina kyla po apžiūros?

Nes apžiūra parodo tai, ko klientas nemato kaip krovinio. Pavyzdžiui, 10 kėdžių yra 10 kėdžių, bet 60 kėdžių jau užima pusę mašinos. Stalai atrodo paprasti, kol reikia juos išardyti ir saugoti stalviršius. Dokumentų dėžės sveria daugiau negu atrodo. Kaina kyla ne todėl, kad kas nors persigalvojo, o todėl, kad atsirado tikra apimtis.

Ką daryti, jei klientas pakeičia adresą?

Keičiam maršrutą, dokumentus, grafiką ir, dažniausiai, kainą. Adreso pakeitimas Vokietijoje arba Lietuvoje gali pridėti valandų, papildomų kelio mokesčių, naujų leidimų. Jei adresas pakeičiamas likus dienai iki pakrovimo, tai nėra „smulkus pataisymas“. Tai logistikos sprogimas mažame kambaryje. Todėl adresai turi būti patvirtinti raštu.

Ar draudimas dengia vėlavimą?

Paprastai ne taip, kaip klientai norėtų. Transporto draudimas dažniausiai susijęs su žala kroviniui, ne su verslo prastova dėl vėlavimo. Jei dėl vėlavimo biurui reikia papildomo sandėlio ar antro reiso, tai jau papildomas organizacinis klausimas. Todėl grafike reikia palikti rezervą. Optimistiškas grafikas be rezervos yra ne planas, o viltis.

Kokias klaidas daro įmonės, kai organizuoja patys?

Dažniausia klaida – manyti, kad darbuotojai patys viską supakuos vienodai. Antra – pamiršti leidimus pastatui. Trečia – neįvertinti IT laiko. Ketvirta – rinktis pagal mažiausią kainą. Blogas pervežėjas gali atrodyti puikiai telefonu, bet aikštelėje paaiškėja, kad nėra apklotų, nėra žymėjimo, nėra kontakto. Tada taupymas tampa brangus.

Kuo šis variantas geresnis už pigiausią pasiūlymą?

Jis geresnis tada, kai jums rūpi ne tik „atvežė“, bet ir „atvežė tvarkingai“. Pilnas organizavimas sumažina riziką, kad reikės aiškintis, kur dėžės, kas pasirašė, kodėl stalas be kojų ir kodėl serverio spintelė stovi koridoriuje. Pigiausias pasiūlymas dažnai parduoda mašiną. Šitas variantas parduoda valdomą procesą. O versle tai kartais svarbiau.

Išvada

Biuro perkėlimas iš Vokietijos su pilnu logistikos organizavimu veikia tada, kai kiekvienas etapas turi atsakingą žmogų ir matomą seką. Tai nėra romantiška, dažnai būna daug skambučių, sąrašų ir nepatogių klausimų. Bet būtent tie dalykai apsaugo nuo chaoso. Jei norite, kad biuras iš Vokietijos atvyktų ne kaip krūva daiktų, o kaip sutvarkyta sistema, pradėkite nuo organizavimo, ne nuo paieškos „pigiau“.