Biuro perkėlimas iš Vokietijos su perimtu darbo procesu: Kas tikrai laukia

Sutikime, perkėlimas visada yra chaosas, o kai kalbame apie biuro perkėlimą iš Vokietijos su perimtu darbo procesu, tai jau visai kitas lygis. Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtmetis ir matau viską – nuo idealiai susitvarkytų "Apple" stiliaus biurų iki tokių, kur vokiečiai patys nežino, ką turi sandėliuke. Viskas vyksta greitai, kartais per greitai, o dokumentai dažnai būna paskutiniu momentu. Čia ne tik apie dėžiųnešimą, tai apie tai, kad tavo verslas turi veikti toliau be pertraukų. Vokietija yra griežta, bet jei žinai kodus, viskas praeisi sklandžiai. Tiešog reikia kantrybės ir geros organizacijos.

Pagrindiniai klausimai apie organizavimą

Kiek laiko užtruks biuro perkėlimas iš Vokietijos su perimtu darbo procesu?

Tai labai priklauso nuo to, kur tiksliai esate. Jei iš Miuncheno į Vilnių, tai skambės keistai, bet paprasčiau nei iš kaimo vietovės, kur reikia važiuoti per siaurus kelius. Įprastai planavimas trunka apie savaitę-dvi, o patis vežimas – 1-2 dienas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su perimtu darbo procesu reikalauja, kad visi IT sistemų išjungimai būtų suderinti su mūsų atvykimu, kitaip prarasite dieną darbo. Geriau derinti paskutinę valandą penktadienį.

Ar reikia, kad įmonės atstovas būtų vietoje įkrovimo metu?

Būtina, bent jau pradžioje. Vokiečiai mėgsta viską užfiksuoti, todėl reikia, kas pasirašytų, kad viskas yra "in Ordnung". Jei atstovo nėra, vairuotojas gali tiesiog neįvežti krovinio, nes jis nebus atsakingas už trūkstamus daiktus. Yra buvę atvejų, kai klientas sakė "vežkite viską", o paskui skambino, kad dingo brangus monitorius. Geriau kad kas nors pažiūrėtų pro akį, bent pirmąją valandą.

Kaip apskaičiuojama kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kainos formule nėra paprasta, bet pagrindas – tūris metrais ir atstumas. Taip pat įeina kelių mokesčiai Vokietijoje, kurie, tiesa sakant, dabar yra šiek tiek padidėję. Jei reikia įrengti liftą arba nešti per laiptus, tai papildomai. Verta prisiminti, jei biuro perkėlimas iš Vokietijos su perimtu darbo procesu vyksta savaitgalį, kaina gali būti didesnė, nes vairuotojai reikalauja priemokos. Visada geriau paprašyti fiksuotos sumos, kad nebūtų staigmenų.

Ar galite perkelti biurą savaitgalį ar naktį?

Galime, bet tai kainuoja. Vokiečiai dažnai nori, kad viskas būtų padaryta sekmadienį ryte, kad pirmadienį jie jau sėstų ir dirbtų. Tačiau reikia žinoti, kad didžiuosiuose miestuose, tokiuose kaip Berlynas ar Hamburgas, sunkvežimiams galima važiuoti tik tam tikromis valandomis. Taigi, naktinis perkėlimas gali būti neįmanomas dėl miesto taisyklių, nors mes stengiamės išsiderėti leidimus. Svarbiausia – pasakykite mums iš karto.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia tur�ti sienos kirtimo metu?

Kadangi Vokietija ir Lietuva yra ES, fizinės sienos nėra, tačiau muitinės kontrolė gali būti. Reikalingas krovinio manifestas, sąskaitos-faktūros ir visų rūšių inventorius. Jei vežate kompiuterius ar techniką, turi būti serialiniai numeriai, kitaip gali būti problemų. Vieną kartą mūsų klientas užmiršo inventorius ir mes praleidome valandą sienoje aiškindamas, kas yra toje dėžėje. Geriau turėti viską ant popieriaus.

Ar reikia mokėti PVM ar muito mokesčius?

Paprastai ne, jei tai yra įmonės turto perkėlimas į kitą ES šalį ir įmonė veikia legaliai. Turi būti pateikti PVM mokėtojo kodai. Bet jei biuro perkėlimas iš Vokietijos su perimtu darbo procesu įvyksta panaikinus įmonę Vokietijoje, tai gali būti traktuojama kaip asmeninio turto perkėlimas, ir tada gali kilti klausimų. Aš visada nurodau savo klientams pasikonsultuoti su buhalteriu, kadangi aš esu vairuotojas, ne muitininkas.

Kas daryti, jei trūksta kai kurių dokumentų?

Nesigauna. Vokiečiai labai griežti dėl dokumentų. Jei trūksta sąskaitos, gali tekti grįžti arba padaryti "Zoll" deklaraciją vietoje, o tai kainuoja brangiai. Kartais, jei maži dalykai, pavyzdžiui, kėdės, gali praeiti, bet jei tai IT įranga – tikrai ne. Geriau pasidarykite kopijas iš anksto. (Turiu omenyje ne fizinines kopijas, o skenuotus, kad būtų telefonuose).

Ar turi būti vokiškai surašytas inventorius?

Ne būtinai, angliškai arba lietuviškai taip pat tinka, jei sąskaitos yra aiškios. Bet tarkime tiesiog, jei sulaiko muitinė, vokiškas kalbas supranta greičiau. Aš asmeniškai visada rekomenduoju turėti bent dvi kalbas – vokiečių ir anglų. Tai sutaupo daug nervų kelyje, ypač kai sulaiko "LKW" patikrai netikėtai.

Kas dėl šių naujųjų elektroninių dokumentų?

Nesu tikras, ar prieš metais pasikeitė taisyklės dėl visiškai elektroninių sąskaitų sunkvežimiams, bet daugiau mažiau vis dar reikia spausdintinio varianto vairuotojui. Jis negali važiuoti su telefonu rankose ir rodyti QR kodą kiekvienam pareigūnui. Popierius vis dar karaliaus kelyje, bent jau kol kas. Nors žinau, kad viskas eina prie digitalizacijos, bet realybėje vairuotojams reikia "Fahrerbrief".

Krovinys, technika ir baldai

Kaip saugiai vežti serverius ir jautrią IT įrangą?

Tai yra pati svarbiausia dalis. Serveriai turi būti pakuoti į specialias dėžes su putomis, o ne į paprastas kartonines. Jei biuro perkėlimas iš Vokietijos su perimtu darbo procesu numato serverių perkėlimą, mes siūlome pasamdyti IT specialistą, kuris juos išjungia ir pažymi kabelius. Vieną kartą klientas pats išjungė serverį ne taip ir prarado duomenis. Mums atsakingums už gabenimą, o ne už duomenų išsaugojimą, bet viskas turi būti tvarkingai.

Ar atsiskaitote už sugadintas dėžes ar baldus?

Taip, mes turime draudimą, bet jis apima tik mūsų kaltę. Jei dėžė buvo blogai surinkta arba viduje buvo daiktų, kurie nebuvo užfiksuoti inventoriuje, mes neatsakome. Vokietijoje baldai dažnai būna labai sunkūs, ir jei juos neša vienas žmogus, gali nukristi. Mums reikia, kad klientas pažymėtų trūkumus įkrovos metu, o ne po savaitės.

Kaip elgiatės su biuro spintomis ir seifais?

Spintas reikia išmontuoti, kitaip jos tiesiog nepraeis pro duris arba sugadės grindys. Seifai tai atskira istorija – jei jie sunkūs, reikia keltuvo. Kartais klientai sako, kad seifas tuščias, bet mes nežinome, ar tikrai. Geriau, kad jis būtų atidarytas. Buvo atvejis, kai seifas svėrė toną, o viduje buvo tik seni dokumentai. Teko samdyti techniką, kurią nebuvo įtraukta į kainą.

Ar išmontuojate ir surenkate baldus vietoje?

Žinoma, tai įeina į paslaugą, jei tai nurodyta užsakyme. Mūsų vairuotojai turi su savimi įrankius. Tačiau jei turite sudėtingų "design" baldų, kurie reikalauja specialių raktų, reikia juos paruošti iš anksto. Negi mes galime spėti, kaip išmontuoti vokišką "Sedus" stalą, jei neturime instrukcijos? Pažiūrėsime, padarysime ką galėsime, bet atsakomybę už sudėtingus mechanizmus imame tik jei sutarta.

Ar vežate augalus ir maistą?

Augalus galima, bet ne visus. Yra speciali sąrašą, kuriuos nevežti negalima dėl karantino, nors ES viduje tai jau mažiau aktuali. Bet vėlgi, jei biuro perkėlimas iš Vokietijos su perimtu darbo procesu įvyksta žiemą, augalai gali užšalti sunkvežimyje, jei ten nėra šilumos. Maisto produktų mes nevežame, tai nėra mūsų profilis, o ir muitinė to nemėgsta.

Darbo proceso perėmimas ir logistika

Kaip užtikrinti, kad darbas nestos?

Planas yra viskas. Reikia perkelti visus IT iš anksto, palikti seną biurą veikiantį kol naujame viskas bus pajungta. Kartais darome dvigubą darbą – vežame dalį į naują vietą, o senoje paliekame minimalų rinkinį. Vokietijos įmonės dažnai dirba labai efektyviai, todėl jos tikisi, kad viskas vyks tiksliai pagal grafiką. Jei vairuotojas vėluoja valanda, jie jau skambina skųstis.

Ar galima daryti dalinį perkėlimą?

Taip, tai dažnai būna. Pirmadienį vežame archyvus į sandėlį, antradienį - baldus. Tai padeda išvengti sumaišties. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su perimtu darbo procesu gali trukti savaitę, jei norite viską padaryti labai švelniai. Mums tai netgi patogiau, nes galime užpildyti sunkvežimį kitais krovinais tarp jūsų siuntų.

Kas nutinka, jei dėžės pasimes?

Tai blogiausia scenarijus, bet nutinka. Jei viskas užfiksuota inventoriuje, mes susirandame. Kartais dėžė nukelia į kitą biurą arba lieka sunkvežimio gale. Mums turėtų būti suteikta galimybė viską iškrauti ir suskaičiuoti. Jei dingo brangus daiktas, draudimas padengia žalą, bet reputacija jau nukentėjo. Todėl numeruokite dėžes.

Kokios dėžės geriausios tinka biurui?

Standartinės judėjimo dėžės (tokie "Umzugskarten"). Jos tvirtos, turi dangtis ir telpa ant vienos kėdės. Nenaudokite mažmeninės prekybos dėžių nuo kiaušinių ar bananų – jos suyra po kelionės. Vokietijoje jos dažnai būna mėlynos arba juodos. Rekomenduoju užsisakyti iš mūsų, mes jas atvežame iš anksto.

Ar padedate su atliekomis?

Taip, galime pasiimti dėžes, kurias jums nebereikia, iš naujos vietos. Taip pat, jei senajame biure yra senų baldų, kuriuos norite išmesti, galime juos nuvežti į perdirbimo centrą Vokietijoje. Už tai papildomai neimame, jei tai ne didžiulis kiekis, bet jei reikia specialių atliekų, pvz., monitorių, tai jau mokama. Gamyklos atliekos kažkaip visada brangiauiai kainuoja.

Rizikos, problemos ir patarimai

Kas, jei vairuotojas suseks?

Tai reali rizika, ypač žiemą. Vokietijoje keliai slidūs, o mūsų sunkvežimiai sunkūs. Jei vėluojame, pranešame iš karto. Turime draudimą, bet jis neatsako už jūsų prarastus pelną dėl vėlavimo. Todėl, jei biuro perkėlimas iš Vokietijos su perimtu darbo procesu yra kritiškas, geriau planuoti su atsargos laiku, pvz., diena anksčiau.

Ar pasitiko su blogomis pervežimo kompanijomis?

O, taip, girdėjau istorijų. Yra firmų, kurios pasiima užmokestį iš anksto ir dingsta. Arba atvyksta senas sunkvežimis, kur iškrenta krosnis. Rinkitės patikimus žmones su ilga patirtimi. Nekokybiškos firmos dažnai taupo ant vairuotojų, o tai baigiasi avarijomis. Mūsų vairuotojai dirba jau 10-20 metų, juos pažįstu.

Kaip elgtis su parkavimu mieste?

Vokietijoje tai košmaras. Reikia iš anksto gauti leidimą ("Verkehrsbeschränkung"). Jei užimsime vietą neturėdami leidimo, gausite baudą, o mums gali nuvaryti mašiną. Mūsų logistika tai žino ir užpildo reikiamus formalius popierius. Jei jūsų biuras yra pėsčiųjų zonoje, reikės planuoti naktinį iškrovimą.

Ar reikia draudimo ir kiek kainuoja?

Privalomas yra CMR draudimas, jis įeina į kainą. Jis dengia apie 10 EUR/kg. Jei turite brangų inventoriumi, rekomenduoja papildomą draudimą ("All risk"). Tai papildomai kainuoja, bet suteikia ramybės. Vokietijos klientai dažnai turi savo draudimą, bet patikrinkite, ar jis galioja pervežimo metu.

Ką daryti, jei klientas pats pradeda nešti dalykus?

Tai gana dažna situacija. Žmonės nori padėti, bet tai tik sulėtina procesą ir sukelia riziką. Vairuotojas negali kontroliuoti, ką klientas nešioja. Jei klientas numeta kompiuterį, mes neatsakome. Geriau pasakykite jiems atsitraukti ir gerti kavą, o mums leiskite dirbti. Taip bus greičiau ir saugiau.

Pinigai ir apmokėjimas

Kiek laiko užtrunka sąskaitos išrašymas?

Standartiškai 5-14 dienų, bet jei skubate, galim padaryti ir tą pačią dieną. Vokiečai moka labai tiksliai, dažniausiai per 30 dienų. Lietuvoje kartais reikia šiek tiek pastūmėti. Mums svarbu, kad sąskaita būtų patvirtinta prieš išvykdami, kitaip gali būti nesusipratimų dėl papildomų paslaugų, pvz., lifto.

Ar galima atsiskaityti kortele ar grynais?

Grynaisiais mažiau ir mažiau, dėl saugumo. Vairuotojai negali turėti didelių sumų kišenėse. Banko pavedimas geriausias. Kartais priimame kortelę, bet tik jei vairuotojas turi terminalą, o ne visi turi. Geriau susitarti iš anksto apie mokėjimo būdą.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Mes stengiamės būti atviri. Visos papildomos paslaugos (liftas, nešimas laiptais, užraktai) yra aptariamos iš anksto. Jei staiga atsiranda problema, pavyzdžiul, reikia samdyti autokrautuvą, mes skambiname klientui ir klausiame leidimo. Nedarysime nieko be žinios, nebent tai būtų saugumo klausimas.

Kuo skiriasi kaina tarp Vokietijos regionų?

Miestai brangiau dėl leidimų ir sunkesnio eismo. Pietų Vokietija (Bavarija) gali būti brangesnė dėl ilgesnio atstumo. Rytinė dalis (Berlynas) taip pat brangi dėl didelio koncentracijos. Jei biuro perkėlimas iš Vokietijos su perimtu darbo procesu vyksta iš mažo miestelio, ten gali būti pigiau, bet sunkiau rasti vairuotoją, kuris norėtų važiuoti į užkampius.

Ar taikoma nuolaida dideliems kroviniams?

Žinoma, jei užpildote 40 pėdų konteinerį, kaina bus mažesnį už vienetą. Taip pat, jei reguliariai vežate prekes tarp Vokietijos ir Lietuvos, galime pasiūlyti ilgalaikę sutartį. Verslas visada remiasi santykiais, tad jei esate geri partneriai, mes visada rasime būdą padaryti kainą patrauklią.

Išvados

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Vokietijos su perimtu darbo procesu nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir detalių planų. Niekas nesakyk, kad bus lengva, bus daug triukšmo, dulkių ir streso, bet jei viską suplanuosite su geromis pervežimo kompanijomis, viskas gerai pasibaigs. Svarbiausia – nebijokite klausti ir derinti detales. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti vieną: geriau daugiau klausti, nei vėliau gailėtis. Sėkmės jūsų judėjime!