Biuro perkėlimas iš Vokietijos su patogu aptarnavimu

Įvadas

Biuro perkėlimas iš Vokietijos su patogu aptarnavimu nėra tik „atvažiavo, pakrovė, išvežė“. Bent jau ne tada, kai kalbam apie biurą Berlyne, Hamburge, Miunchene ar Frankfurte, kur dar yra nuomotojai, apsauga, leidimai į aikštelę, IT spintelės, dokumentų archyvai ir žmogus, kuris staiga prisimena, kad jo monitorius „labai svarbus“. Pataisau – patogus ne visada reiškia pigus. Tai reiškia, kad kas nors tikrai žino, kas vyksta. Jei kartu svarstote panašų logistikos organizavimą iš Vokietijos, palyginkite, kur jums svarbiau: kaina, laikas ar ramybė.

DUK

Kada biuro perkėlimas iš Vokietijos su patogu aptarnavimu prasideda ne nuo dėžių

Kuo biuro perkėlimas iš Vokietijos su patogu aptarnavimu skiriasi nuo paprasto vežimo?

Paprastas vežimas dažniausiai reiškia: duotas adresas, duotas krovinys, reikia nukelti iš taško A į tašką B. O čia viskas šiek tiek lipšnesnė. Reikia žinoti, kas turi atrakinti duris Vokietijoje, ar liftas veikia, ar galima užimti aikštelę, kur dėti dokumentus, kas atsakingas už serverius. Patogumas prasideda nuo to, kad niekas nelieka „kažkaip patys susitvarkysit“. Bent jau taip turėtų būti.

Ar galima perkraustyti biurą iš Berlyno į Vilnių per savaitgalį?

Galima, bet ne visada lengva. Reikia, kad Vokietijos pastato apsauga duotų leidimą dirbti šeštadienį ar sekmadienį, kad vairuotojas turėtų grafiką, kad Lietuvoje kas nors atidarytų naują biurą. Buvo atvejis, kai Berlyne viskas buvo paruošta penktadienį 17 val., o apsauga pasakė, kad savaitgalį durų neatidarys. Tai va, patogumas be leidimų yra tik gražus žodis brošiūroje.

Kiek žmonių iš Vokietijos pusės turi būti perkėlimo dieną?

Idealu, jei bent vienas atsakingas žmogus yra vietoje. Ne penki, kurie visi kalba skirtingai, o vienas, kuris gali pasakyti „taip, šitos dėžės važiuoja“, „ne, šito spintelio neatidarom“, „čia paliekam nuomotojui“. Jei niekas neatsako telefonu, vairuotojas stovi aikštelėje, o laikas eina. Vėliau kas nors klausia, kodėl brangu. Na, todėl.

Kas jei liftas naujame biure neveikia?

Tada pradedame skaičiuoti ne kilometrus, o laiptus. Ypač jei kalbam apie konferencijų stalus, serverių spinteles ar stiklines pertvaras. Kartais reikia papildomų žmonių, daugiau laiko, kitokios apsaugos. Vienas Kauno biuras po remonto turėjo liftą, kuris „veikė, tik ne su kroviniu“. Tokia smulkmena gali pridėti pusdienį darbo.

Ar patogus aptarnavimas reiškia, kad mes viską darome už jus?

Ne viską. Mes galime organizuoti pakavimą, žymėjimą, išardymą, transportą, iškrovimą ir dėžių nešiojimą į kambarius. Bet klientas vis tiek turi pasakyti, kurios dėžės yra buhalterijai, kurios HR, kur serveriai, o kur senas popierius, kurį galima išmesti. Jei niekas to nepasako, mes galim labai gražiai atvežti chaosą į naują vietą.

Kaip atrodo patogus aptarnavimas, kai biuro perkėlimas iš Vokietijos su patogu aptarnavimu jau įsibėgėjo

Kokių popierių reikia biurui, kai vežame iš Hamburgo į Kauną?

Dažniausiai reikia užsakymo patvirtinimo, adresų, kontaktinių asmenų, CMR važtaraščio, kartais pakuočių sąrašo. Jei vežami tik baldai, stalai, kėdės ir biuro įranga, muitinė ne visada tampa dideliu filmu. Bet jei yra nauja technika, sandėlinės prekės ar daiktai, kurie neatrodo kaip paprastas biuro inventorius, tada geriau tikrinti iš anksto. Geriau nuobodu prieš kelionę negu nervu po ją.

Kiek laiko trunka biuro perkėlimas iš Vokietijos su patogu aptarnavimu?

Mažam biurui su 80–120 dėžių ir keliais baldais galima sutalpinti į 2–3 dienas nuo pakavimo iki iškrovimo. Didesniam biurui, pavyzdžiui, iš Diuseldorfo į Vilnių, realiai reikia 4–7 dienų, ypač jei daromas išardymas, žymėjimas, IT derinimas. Jei kas nors sako „viską padarysim rytoj“, aš jau klausiu, ar jis tikrai matė biurą, ar tik nori parduoti mašiną.

Ar CMR užtenka, kai vežame stalus, kėdes ir serverius?

CMR yra pagrindinis transporto dokumentas, bet jis nėra stebuklingas lapas. Jis parodo, kas, ką ir kada vežė, bet neužfiksuoja, ar monitorius buvo subraižytas jau prieš pakrovimą. Todėl reikia nuotraukų, inventorizacijos, priėmimo-perdavimo aktų. Serverių atveju dar pridedame specifinį aprašymą, pakavimo būdą, atsakingus asmenis. Kitaip vėliau prasideda „aš manau, kad taip ir buvo“.

Ką daryti, jei nuomos sutartis baigiasi anksčiau?

Tada planas darosi trumpesnis ir griežtesnis. Galima daryti dalinį perkėlimą: pirmiausia archyvai, retai naudojami baldai, dokumentai, tada IT ir darbo vietos. Kartais reikia laikino sandėliavimo Vokietijoje arba Lietuvoje. Buvo klientas, kuris Frankfurte turėjo išsikraustyti iki penktadienio, o naujas biuras Vilniuje buvo paruoštas tik pirmadienį. Sandėlis išgelbėjo situaciją.

Ar reikia T1 procedūros perkraustant biurą?

Ne visada. Jei vežami naudoti biuro baldai, kėdės, stalai, kompiuteriai ir asmeninės darbo vietos, dažniausiai T1 nebūna pagrindinis klausimas. Bet jei yra nauja įranga, prekės, demonstraciniai ekranai ar daiktai, kurie gali būti vertinami kaip komercinis krovinys, tada reikia pasitikrinti. Nežinau 100%, kaip kiekvienas atvejis bus vertinamas, todėl visada geriau parodyti sąrašą specialistui.

Pakavimas, baldai, IT ir tie maži daiktai, kurie viską gadina

Kaip saugote monitorius, stalus ir serverių spinteles?

Monitoriai keliauja dėžėse arba specialiose apsaugose, ekranai dengiami minkštu sluoksniu, kampai sustiprinami. Stalai dažniausiai išardomi, stalviršiai apsaugomi plėvele, kojos žymimos. Serverių spintelės yra atskira istorija – dažniausiai jas liečia IT žmonės, nes viduje gali būti kabeliai, diskai, konfigūracijos. Mes saugome korpusą, transportuojame, bet duomenų „perkėlimu“ neužsiimame.

Ar darbuotojai patys dėliojasi dėžes?

Geriausia, kad dėliotųsi pagal nurodytą sistemą. Mes duodame numeraciją, spalvas ar skyrių žymes, o darbuotojai deda daiktus į dėžes. Jei visi meta popierių, puodelius, dokumentus ir asmeninius daiktus į vieną krūvą, iškrovimo dieną Lietuvoje prasideda detektyvas. Patogumas čia reiškia paprastą taisyklę: kiekvienas žino savo dėžės numerį.

Ką daryti su dokumentais, kurie negali dingti?

Konfidencialūs dokumentai turėtų būti dėžėse su aiškiais numeriais, sandariai uždaryti, geriausia su atsakingo asmens parašu sąraše. Jei reikia, galima naudoti dėžes su užraktais arba vežti atskiru reisu. Buhalterijos archyvų niekada nereikia dėti „kažkur į kampą“. Po pusės metų kas nors ieškos vieno lapo ir prisimins visus mūsų vardus.

Ar galima išardyti stiklines pertvaras?

Galima, bet čia ne tas darbas, kurį reikia daryti „greitai greitai“. Reikia žinoti, ar stiklas grūdintas, ar yra rėmai, ar yra tvirtinimai, ar reikia specialių laikiklių transportui. Kartais pertvaros keliauja atskirai, vertikalioje pozicijoje. Jei kas nors jas sumeta ant šono kaip fanerą, rizika auga. Ir taip, stiklas turi bjaurų įprotį lūžti ne tada, kai žiūri.

Kodėl kartais patogumas brangiau kainuoja?

Nes jame yra ne tik mašina. Yra koordinavimas, telefonai, sąrašai, pakavimo medžiagos, žmonės, rezervacija, draudimas, atsakomybė. Pigiausias variantas dažnai atrodo puikiai iki pirmos problemos. Tada paaiškėja, kad nėra kontaktinio asmens, nėra dėžių numeracijos, nėra apsaugos baldams. Patogumas kainuoja todėl, kad jis sumažina tikimybę, jog kas nors verkšlena iškrovimo aikštelėje.

Kainos ir rizikos, apie kurias niekas nemėgsta kalbėti

Kiek kainuoja patogus biuro perkėlimas iš Vokietijos?

Biuro perkėlimas iš Vokietijos su patogu aptarnavimu dažniausiai prasideda nuo kelių šimtų eurų mažam kiekiui, jei reikia tik dalies daiktų, ir gali siekti 2 000–6 000 eurų ar daugiau didesniam biurui. Kaina priklauso nuo kubatūros, atstumo, pakavimo, išardymo, draudimo, sandėliavimo. Pvz., Hamburgas–Kaunas su 12 m transportu ir 2–3 krovėjais bus kitaip vertinamas nei Miunchenas–Vilnius su serveriais.

Kodėl kaina keičiasi po inventorizacijos?

Nes klientas dažnai sako „turim kelis stalus“, o po apžiūros paaiškėja, kad tie keli stalai yra 38 darbo vietos, 12 monitorių, 4 spausdintuvai, 60 dėžių archyvo ir dar stiklinė pertvara. Tai nėra bandymas „prikišti“ kainą. Tai realybė. Be inventorizacijos kaina būna spėjimas, o spėjimas tarptautiniame perkėlime yra brangus dalykas.

Kas nutinka, jei krovėjas vėluoja dėl posto?

Tada keičiam grafiką. Nežinau 100%, kiek posto sulaikys, bet Lenkijos tranzitas kartais duoda staigmenų. Geras planas turi rezervą. Jei iškrovimas Lietuvoje numatytas 14 val., o vairuotojas dėl posto vėluoja dviem valandoms, reikia, kad naujame biure kas nors galėtų palaukti. Jei visi išėjo namo, prasideda linksmybės.

Ar draudimas dengia subraižytą konferencijų stalą?

Gali dengti, jei žala įvyko transportavimo metu ir jei ji fiksuota dokumentuose. Bet jei stalas jau buvo subraižytas Vokietijoje, o CMR pasirašytas be pastabų, bus sunku kažką įrodyti. Todėl prieš pakrovimą reikia nuotraukų. Nepatogu, bet naudinga. Blogos įmonės dažnai sako „viskas bus gerai“, o paskui niekas nežino, kas buvo gerai.

Ką reiškia „pilnas patogumas“ realybėje, ne brošiūroje?

Tai reiškia, kad klientui nereikia bėgioti tarp vairuotojo, krovėjų, nuomotojo, IT žmogaus ir buhalterijos. Yra kontaktas, grafikas, atsakymai, sąrašai. Jei kažkas keičiasi, žinai tą pačią dieną. Pilnas patogumas nėra tai, kad niekada nekyla problemų. Problemų kyla visada. Skirtumas tas, kad jos sprendžiamos be panikos ir be frazės „mes manėm, kad jūs žinot“.

Po perkėlimo – čia irgi reikia galvos

Ar atvežate baldus į konkrečius kambarius?

Taip, jei prieš tai yra planas. Dėžės ir baldai gali būti nešami pagal kambarių numerius, skyrius ar darbo vietas. Be plano viskas tiesiog sustatoma „čia, kur telpa“. Tai atrodo paprasta, kol vadovas ateina pirmadienį ir klausia, kodėl pardavimų skyrius sėdi finance. Juokinga tik pirmas penkias minutes.

Ką daryti, jei trūksta vienos dėžės?

Pirmiausia tikriname numeraciją, CMR, pakrovimo nuotraukas ir iškrovimo sąrašą. Dažniausiai dėžė nėra dingusi – ji tiesiog pastatyta ne ten arba painiojama su kita. Bet jei dėžė tikrai neatsiranda, reikia nedelsiant fiksuoti situaciją, ne po savaitės. Kuo greičiau pradedi ieškoti, tuo daugiau šansų ją rasti sandėlyje, mašinoje ar net pas klientą.

Ar padedate grąžinti raktus Vokietijos nuomotojui?

Galime padėti organizuoti, bet patys raktų paprastai negrąžiname, nebent tai aiškiai suderinta. Nuomotojui reikia asmens, kuris turi teisę perduoti raktus, pasirašyti aktą, priimti pastabas. Kartais klientas pamiršta, kad raktų grąžinimas yra atskiras procesas. Paskui skambina iš oro uosto ir klausia, ar negalėtume „kažkaip ten užsukti“. Galima, tik ne „kažkaip“.

Kaip elgtis, kai IT komanda nori viską perkelti pati?

Leisti, jei jie tikrai žino, ką daro. Bet reikia aiškiai pasakyti, kas atsakingas už išjungimą, pakavimą, transportą ir įjungimą naujoje vietoje. Mes galime vežti įrangą, bet jei serveris neįsijungia, kalti bus logistikai, nes taip jau būna. Todėl geriau iš anksto parašyti: kas ką paliečia, kas ką išjungia, kas pasirašo.

Ar galima derinti kelis miestus – Miuncheną, Frankfurto sandėlį ir Vilnių?

Galima, tik tada reikia maršruto plano. Pavyzdžiui, pirmiausia Miunchenas, tada Frankfurto sandėlis, tada tiesiai į Vilnių arba Kauną. Bet kiekvienas papildomas taškas reiškia laiką, dokumentus, galimus vėlavimus ir didesnę riziką. Kartais pigiau išsiųsti viską į vieną surinkimo vietą Vokietijoje. Gražu kalbėti apie lankstumą, bet realybėje lankstumas turi kainą.

Kokios klaidos labiausiai gadina patogų biurų perkėlimą iš Vokietijos?

Didžiausia klaida – manyti, kad perkėlimas prasideda pakrovimo dieną. Ne, jis prasideda gerokai anksčiau: sąrašais, kontaktų patvirtinimu, leidimais, pakavimu. Dar viena klaida – neatskirti asmeninių daiktų nuo įmonės turto. Ir trečia – manyti, kad „patogu“ reiškia „nereikia nieko daryti“. Reikia daryti, tik ne paskutinę naktį.

Išvada

Biuro perkėlimas iš Vokietijos su patogu aptarnavimu veikia tada, kai patogumas yra ne pažadas, o sistema: kontaktai, grafikai, dėžių numeracija, apsauga, transportas ir realus žmogus, kuris atsako į skambučius. Geriausias rezultatas būna ne tada, kai viskas atrodo lengva, o tada, kai problemos išsprendžiamos tyliai. Jei norite ramybės, pradėkite ne nuo kainos, o nuo sąrašo.