Biuro perkėlimas iš Vokietijos su patikimu techniniu aprūpinimu: Visas procesas realybėje

Dirbu šitoje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo subraižytų pianinų iki dingusių serverių, kurie staiga pasirodydavo kitame šalies gale. Vokiečiai tikrai mėgsta tvarką, bet kai ateina laikas išvežti visą įmonę iš Berlyno ar Hamburgo, prasideda chaosas, kurį suvaldyti gali tik tikrai gerai subūrusi komanda. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su patikimu techniniu aprūpinimu nėra tas dalykas, kurį galima susitvarkyti per savaitgalį tarp alaus ir kebabų. Nereikia manyti, kad pats tapsi heroju, bandydamas užkelti dideles spintas į mikroautobusą – tai paprasčiausiai neapsimoka nei laiko, nei nervų atžvilgiu.

Biuro perkėlimas iš Vokietijos: dokumentų šūkšlys ir pasiruošimas

Kada pradėti galvoti apie perkėlimą, kad nebūtų panikos?

Geriau tai padaryti mažiausiai prieš mėnesį, o jei kalbame apie didesnes korporacijas, tai ir dar anksčiau. Vokiečiai labai mėgsta planuoti, tad jei užsisakysi mašiną paskutinę minutę, gali likti be jokių paslaugų arba mokėti už juos astronominius pinigus. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su patikimu techniniu aprūpinimu reikalauja, kad visi leidimai būtų tvarkingai surinkti, o tai užtrunka. Nežiūrėk į tuos, kurie sako, kad viską įveiks per dvi dienas – tai arba melagiai, arba tie, kurie paliks turtą kieme.

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti sau rankose?

Būtinai reikės krovininio manifesto CMR, turto inventoriaus sąrašo, kurį, tikėkimės, nepatingi parašyti dar Vokietijoje, ir asmens dokumentų. Jei pervežama įmonės technika, reikės ir įmonės dokumentų, kad neįtartų vagystės, ypač lenkų ar vokiečių muitinėje. (Kartais užtenka ir paprasto kvietimo, bet geriau būti perparuošusiam). Be šių lapų gali tekti praleisti naktį prie sienos, o tai niekam nenorėtųsi.

Ar tikrai reikia vertėjo, ar su angliškais užteks?

Dauguma vairuotojų iš Lietuvos kalba angliškai bent jau taip, kad suprastų, kur reikia važiuoti, bet su Vokietijos biuro administratoriais gali būti kebliau. Jei turi ką nors svarbaus aptarti su pastato administracija dėl liftų ar įvažiavimų, geriau turėti žmogų, kuris moka vokiškai, arba pasikliauti vadybininku iš pervežimo firmos. Niekada nežinai, kada pasitaikys situacija, kai reikės greitai paaiškinti, kodėl sunkvežimis stovi ant pievos.

Ar reikalingas specialus leidimas stovėti prie biuro Vokietijoje?

Žinoma, ir be to gausi baudą, kuri, tiesą sakant, gali būti didesnė už pačią perkėlimo kainą. Vokiečių policija staigiai pasirodo ir nieko nesigaili, ypač Miuncheno centre arba Frankfurto verslo kvartaluose. Reikia iš anksto susitarti dėl laikinojo stovėjimo vietos, uždėti ženkllus, o jei reikia, tai ir samdyti kelias eismo priežiūros automobilius. Tai nėra pigu, bet pigiau nei parūgstyti su dėžėmis ant gatvės.

Kas daryti, jei pastato administracija priešinasi?

Tai klasika. Vokiečiai turi griežtas taisykles dėl koridorių ir liftų apsaugos, todėl gali reikalauti padengti grindis ir sienas specialiomis uždangalomis. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su patikimu techniniu aprūpinimu įtraukia ne tik krovimą, bet ir šią "biurokratiją". Geriau neiššokti su tuo "už tai papildomai nemokam", nes greičiausiai tiesiog neįleis vairuotojo į patalpas. Pasikalbėk su jais ankščiau ir pasirašyk kokį nors paprastą susitarimą, kad vėliau nebutu įtarimų.

Ar verta rūpintis draudimu, ar tai tik išleidžiami pinigai?

Tai ne išleidžiami pinigai, o gelbėjimo ratas. Vieną kartą mačiau, kaip klientas bandė taupyti ant draudimo, o vėliau jo serverių spinta nukrito į asfaltą. Dabar jis mokėja turtą visą gyvenimą (gali būti, ir pergaudžiu, bet skundai buvo dideli). Profesionalios firmos turi standartinį draudimą, bet tik patikrink, ar jis dengia brangią techniką, o ne tik duris nuo spintos.

Kaip sudaryti inventoriaus sąrašą, kad neprašytų jį perrašyti?

Nerašyk "knygos" ar "daiktai". Būtinai nurodyk, kokia tai technika, serijinius numerius ir būklę. Vokiečiai dėl to labai griežti, jei ką nors dingsta arba sugadinama. Jeigu sąrašas bus grubus, muitinėje gali pradėti klausinėti apie kiekvieną detalę, o tai užstrigs valandoms. Geriau praleisti vakarą rašant tą sąrašą, nei stovėti pasienyje.

Ar galima atvežti techniką be originalių pakuotes?

Galima, bet tai didelė rizika. Originalios pakuotos yra sukurtos būtent tam modeliui, o jei reikiai juos pakrauti į paprastas dėžes, reikės daugiau oro putų užpildo. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su patikimu techniniu aprūpinimu dažnai reiškia, kad reikės statyti specialius dėžes ant vietoje. Tai užtrunka, bet taip išvengsi to, kad atvykusi monitorius su sulaužytu ekranu.

Techninis aprūpinimas ir įrangos išvežimas: kaip nenugriauti viską

Kaip tinkamai supakuoti serverius ir IT įrangą?

Serveriai yra jautrūs ir brangūs, juos negalima tiesiog mesti į vagoną. Reikia išjungti, pažymėti laidus (bent jau pasifotografuoti, kur kas įjungta), o patį serverį uždėti į antistatinę dėžę. Esu matęs, kaip viena firma išsiuntė serverius paprastose dėžėse, ir po 1000 km jie nebeveikė dėl vibracijos. Techninis aprūpinimas čia yra raktas – turi turėti specialias rėmus ir užraktus, kad viskas neišsirinktų kelyje.

Ar reikia išmontuoti baldus, ar galima vežti surinktus?

Didžiąją dalį reikia išmontuoti, kitaip tiesiog netilps į liftą arba netgi per duris. Vokiečiški baldai dažnai būna labai masyvūs ir sunkūs, be to, juos ne taip lengva padaryti iš vėl. Jeigu turi kokią nors seną "sunkuolę" spintą, geriau palikti ją tenai, nes išmontavimas ir surinkimas gali kainuoti daugiau nei nauja spinta. (Nors aš asmeniškai gerbiu seną medieną, bet logistiškai tai siaubas).

Ką daryti su tūkstančiais laidų po stalais?

Tai košmaras, kurį geriau pavesti IT specialistams arba tiems, kurie šią įrangą montavo. Jeigu tiesiog užkeršysi laidus kiauraią ir nupjauti, surinkti tai bus beveik neįmanoma. Visus laidus reikia pažymėti, rišti raišteliais arba susukti į ratus. Tikrai nesiūlau tai daryti paskutinę sekundę prieš išvykstant vairuotojams.

Ar saugu pervežti didelius printerius ir kopijavimo mašinas?

Jos yra jautrios vibracijai, todėl reikia įsitikinti, kad fuseris (tas, kas įkaista) atvėsęs, o viduje nėra tonerio, kuris išsilies. Patikimas techninis aprūpinimas čia reiškia specialias transportines priemonėms, kad aparatas neišsiristų ant savo ašių. Kartais reikia net išimti vidinius modulius, kad jie nešoktų.

Kaip apsaugoti grindis ir liftus Vokietijos biure?

Tiesiog uždėk apsauginę plokštę arba storą kartoną. Paskutinę kartą vienas vairuotojas užmiršo tai padaryti, ir galime pasakyti, kad keltuvas atrodė, kaip po karo su įbrėžimais. Už tai teko mokėti atstatymo darbus, o tai... na, nebuvo malonu. Vokiečiai turi labai brangius parketus, netgi tuose, kur atrodo, kad jie paprasti.

Ar galima vežti chemikalėms ar vandens indus?

Chemikalėms reikia specialių leidimų, o tai daro viską daug sudėtingiau. Geriau išsipilti skysčius ir vežti tuščius indus, arba juos išmesti. Bijau, kad jeigu indas plyšta kelyje ir užlieja kitus daiktus, bus didžiulė bėda, ypač jei tai koks agresyvus valiklis.

Kas nutinka, jei sugenda technika pervežimo metu?

Jei turi draudimą, tai gali gauti kompensaciją, bet duomenų atstatymas gali kainuoti šimtus tūkstančių. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su patikimu techniniu aprūpinimu turi apimti ir duomenų atsarginę kopiją pats išvykimo iš Vokietijos dieną. Negalima tikėtis, kad technika išgyvens nugarą kelyje per duobes.

Ar reikia numatyti laiką technikos surinkimui Lietuvoje?

Žinoma. Nekišk įtraukto į techniką vartotojo tą pačią dieną – jis tiesiog nebus veiksnus. Reikia palikti laiko IT komandai viską surinkti, pajungti ir patikrinti. Paskubėjimas šioje vietoje sukelia daugiausia klaidų, kurios vėliau kainuoja verslo nutrūkimą.

Kaip elgtis su jautriais duomenimis pervežimo metu?

Diskus su duomenimis geriau pasiimti su savimi į keleivinę mašiną arba nešti su savimi. Negali leisti, kad jie dulkėtų sunkvežimyje kartu su stalais. Patarčiau padaryti šifravimą prieš išjungiant kompiuterius, tikrai užtikrina, kad net jei kas nors dingtų, duomenų niekas neskaitys.

Kelionės detalės: kelyje nuo Vokietijos iki Lietuvos

Kiek trunka kelionė ir kas įtakoja laiką?

Paprastai tai trunka apie 12–16 valandų važiavimo, tačiau sustojimai, darbo valandų apribojimai vairuotojams ir eismo spūstys gali viską pavėlinti. Jeigu reikia iš Vokietijos šiaurės, pavyzdžiui, iš Hamburgo, kelias bus ilgesnis nei iš Miuncheno. Nesiūlau planuoti pirmosios darbo dienos ryto tą pačią dieną, kai atvažiuoja sunkvežimis – tai nerealu.

Ar vairuotojai padeda krauti ir iškrauti?

Taip, bet tik jeigu tai sudaryta sutartyje. Dauguma vairuotojų yra vairuotojai, ne krovėjai, nors ir gali padėti. Jei turi daug sunkių dalykų, reikia užsakyti papildomus žmones. Vieną kartą girdėjau, kaip vairuotojas atsisakė nešti dėžę, sakydamas, kad jam "nugarą skauda", o klientas liko su pilnu biuru kieme.

Kas daryti, jei sunkvežimis sulūžta kelyje?

Tai retas atvejis su gerais autonais, bet įvyksta. Tada turi būti planas B – greitas pervežimas į kitą mašiną arba laikinas sandėliavimas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su patikimu techniniu aprūpinimu turi apibrėžti ir šias krizines situacijas, kad verslas neustotų. Geriausios firmos turi techninę pagalbą kelyje.

Ar galima sekti, kur yra turtas realiu laiku?

Dabar dauguma sunkvežimių turi GPS stebėjimą, tai nėra problema. Galiu pasakyti iš patirties, kad klientai dažnai sėdi prie telefonų ir stebi, ar mašina jau važiuoja. Tai suteikia ramybės, ypatingai jei turi ten kaip nors labai brangų.

Kokios yra parkavimo problemos Lietuvoje prie naujo biuro?

Pas mus taisyklės griežtesnės negu maniau, ypač centre. Reikia iš anksto susitarti su savivaldybe arba apsaugos tarnyba, kad sunkvežimis galėtų stovėti ilgiau nei 5 minutes. Jeigu neužsirinks vietos, gali tekti nešti dėžes per kelias šimtus metrų, o kas su serveriais?

Ar galima užsakyti perkėlimą savaitgalį?

Galima, tai netgi dažnai patogiau, kad neinterruptų darbo. Bet turi žinoti, kad tokiu atveju kaina gali būti didesnė, o vairuotojai gali būti pailsę, bet ne taip laimingi dirbti poilsio dienomis. (Vis dėlto pinigai dažniausiai sprendžia).

Kaip elgtis su muitine, jei turi asmeninių daiktų?

Asmeniniai daiktai turi būti atskirai pažymėti, kad nebuti apmokestinti. Jei turi kelias deimantines žiedas ar vaikiškus brangius žaislus, geriau juos pasiimti su savimi arba deklaruoti kaip asmeninį turtą. Muitininkai mėgsta užkabinti brangius dalykus.

Ar yra kokių nors specifinių Vokietijos taisyklių, apie kurias nežinojome?

Vokiečiai turi griežtas taisykles dėl darbo saugos (Arbeitsschutz), todėl krovėjai turi turėti šalmus, liemenes ir batus. Jei ateis be šios "uniformos", gali būti išvaryti iš objekto. Taip pat, nepamiršk, kad sekmadieniais Vokietijoje galimas garsų triukšmo draudimas.

Ką daryti, jei orai blogai – lietus ar sniegas?

Dėžės turi būti padengtos neperšlampama plėvele, o sunkvežimis uždarytas. Bet jei lyja kaip iš kibirų, iškrovimas gali tapti problema. Geriau turėti padėjėjus, kurie greitai neša, kad dėžės neliktų lietuje. Kartais reikia nuleisti dėžes tiesiai į sandėlį, o ne laikinai kieme.

Ar galima pervežti taip pat ir keleivius?

Ne, sunkvežimiuose, skirtuose kroviniams, draudžiama vežti keleivius, nebent tai yra specialios keleivinės vietos su sėdynėmis ir saugos diržais. Nesiūlau bandyti pasislėpti tarp dėžių – tai nelegalu ir pavojinga.

Pinigai, rizikos ir nepageidaujamos staigmenos

Nuo ko priklauso galutinė kaina?

Kaina priklauso nuo tūkio (kubo metrų), atstumo, vairuotojų skaičiaus ir papildomų paslaugų, tokių kaip išmontavimas ar pakavimo medžiagos. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su patikimu techniniu aprūpinimu nebus pigus, jeigu nori, kad viskas atvyktų sveika. Pats mažiausias variantas gali prasidėti nuo kelių šimtų eurų, o baigtis tūkstančiais.

Ar reikia mokėti už avantiūrą (užstatą)?

Daugybė firmų to prašo, ypač jeigu dirbi su jais pirmą kartą. Tai užtikrina, kad vairuotojas gaus užsavertį, o jeigu kas nors nutiks tūris, bus iš kur atlyginti. Nekantrinkas pasirašyti sutarties be to, gali likti be daiktų ir be pinigų.

Kas nutinka, jeigu pasirašiau sutartį, bet man nepatiko kaina vietoje?

Jei kaina pakeista be tavo sutikimo, tu ją tiesiog nemoki ir skundžiesi. Kartais firmos bando "pridėti" už laiptus arba už sunkumą vietoje, bet tai turi būti aptarta anksčiau. Žiūrėk į sutartį, ar yra punktai apie "papildomas paslaugas".

Ar galiu pasitiki pigia firma iskviesta iš skelbimo?

Gali susipinti su tokia firma tik tada, jeigu nori, kad turtas dingtų. Geriau pasitikėti patikima, nors ir brangesne komanda, kuri turi atsiliepimus ir istoriją. Pigeriškumas šioje srityje dažniausiai baigiasi labai brangiai.

Kaip elgtis, jei dėžė atvyko sulaužyta?

Reikia nedelsiant užfiksuoti žalą, padaryti nuotraukas ir parašyti pranešimą vairuotojui. Jeigu parašai "viskas gerai" sąraše, vėliau niekas nepatikrins. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su patikimu techniniu aprūpinimu baigiasi ne tada, kai mašina išvažiuoja, o tada, kai viskas yra surinkta ir patikrinta.

Ar galiu gauti PVM mokesčio grąžinimą?

Jei esi PVM mokėtojas ir pervežimas tarp šalių (ES viduje), taip, gali taikyti 0 proc. PVP tarifą, jeigu pateiksi teisingus dokumentus. Konsultuokis su savo buhalteriu, kadangi taisyklės dažnai keičiasi (arba aš jas painioju su importu).

Ką daryti, jei vairuotojas reikalauja "gėrio" pinigų?

Tai yra korupcija ir nelegalu. Geriau tuojau pat telefonu skambinti į savo pervežimo firmą, o ne mokėti iš kišenės. Patikimos firmos to nedaro. (Nors mažiems vairuotojams kartais tai būdavo būdas užsidirbai pietų).

Ar apdraudžiami darbuotojai, jei juos sužaloja krovimo metu?

Taip, pervežimo firma turi turėti darbuotojų draudimą. Bet jei tu pats bandysi užkelti 100 kg spintą ir nukrenti, tai jau tavo rizika. Nepulsk į herojus, palik tai specialistams.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Nesumažinau, kad didelės firmos gali tai leisti, bet mažos dažniausiai reikalauja avanso. Geriau būti sąžiningu ir pasakyti, jei pinigų bus vėliau, o ne slėpti ir tikėtis geriausio.

Ar verta rūpintis apžiūra prieš išvykstant?

Absoliučiai taip. Nufotografuok visas dėžes, pažymėk numerius. Tai tau padės, jei kas nors dingsta arba atsiranda ginčų dėl žalos. Vienas klientas taip padarė ir išvengjo didžiulių problemų su raudonu vynu, išsiliejusiu ant kilimo.

Kaip atpažinti blogą pervežimo įmonę?

Ji neduoda sutarties, reikalauja viso mokėjimo grynaisiais iš karto, ir negali parodyti dokumentų apie savo veiklą. Taip pat, jei vairuotojas atvažiuoja su sugeduotu autobiliu, tai blogas ženklas. Patikimas techninis aprūpinimas turi prasidėti nuo techninės būklės patikrinimo.

Ką daryti, jei pavėluoja ir man reikia pradėti dirbti?

Turi turėti planą B – bent jau svarbiausius dokumentus pasiimti su savimi. Negalėdamas priimti telefonų ar naudotis kompiuteriu gali tau kainuoti daugiau nei vėluojantis pervežėjas. Naudokis mobiliuoju internetu, kol laukiate.

Visas šis procesas gali atrodyti kaip košmaras, jeigu bandysi daryti vienas, bet su tinkama komanda biuro perkėlimas iš Vokietijos su patikimu techniniu aprūpinimu tampa tiesiog darbo užduotimi. Svarbiausia yra ne sutaupyti ant dėžių ir nebijoti klausti idiotiškų klausimų apie draudimą ar dokumentus. Geriau pasirodyk kvailas dabar, nei verkti vėliau, kai serveriai nebesijungia arba vokiečių muitinės pareigūnas neleidžia važiuoti toliau. Pasitikėk patirtimi ir leisk profesionalams padaryti savo darbą, o tu susirūpink verslo atnaujinimu.