Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis: kas tikrai vyksta kelyje

Sveiki, štai ir aš vėl po vairo, o galiausiai ir po klaviatūros. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt tris metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo padangų, kurios nukrito tiesiai ant autostrados Vokietijoje, iki klientų, kurie norėjo suskaldyti stalą, kad tilptų į liftą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis dažnai skamba kaip kažkas gražaus reklamos brošiūroje, bet realybėje tai yra sudėtingas logistikos galvosūkis. Čia ne tik apie tai, kad pakrauname dėžes į sunkvežimį ir važiuojame. Tai yra apie tai, kad turi sugebėti susiderėti su vokišku precizumu, mūsiškiu „kaip nors sueis“ ir dar tų pačių klientų emocijomis, kai jie suvokia, kad jų archyvas sveria toną. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių uždažų.

Pagrindiniai klausimai apie organizavimą

Kada pradėti galvoti apie perkėlimą?

Gerai, jei jūs skaitote šį straipsnį, turbūt jau vėluoja, bet vis tiek sakysiu. Idealų atveju – mažiausiai mėnesį iki datos, o jei kalbame apie didelius biurus iš Frankfurto ar Miuncheno, tai dar anksčiau. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis reikalauja laiko, nes reikia ne tik mašinos, bet ir leidimų stovėjimui, kurie Vokietijoje yra šventi dalykas. Jei pradėsite planuoti savaitę iš anksto, gali būti, kad teks vežti dalį daiktų taksi (juokauju, bet ne visai). Taip pat, nepamirškite, kad savaitgaliais Vokietijoje galioja griežti triukšmo apribojimai, taigi jei norite statyti mašiną prie namų sekmadienį rytą, gausite baudą, o ne paslaugą.

Ar tikrai verta rinktis lankstus perkėlimo grafikus?

Sakyčiau, kad taip, ypač jei neturite tikrosios paskirties patalpų Lietuvoje dar paruoštos. Kartais atsitinka taip, kad biuras dar suremontuojamas, o jūs jau turite išsikraustyti iš senojo. Tada šios lankstos galimybės išgelbėja – mes galime parvežti daiktus į laikiną sandėlį tiesiai iš Vokietijos ir laikyti juos ten, kol jūsai pasiruošsite. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis leidžia mums pradėti krovą penktadienį vakare, važiuoti per naktį, o Lietuvoje iškrauti tada, kai jums patogu, o ne tada, kai grėsia bauda už vėlavimą. Tai sutaupo nervas, o ne tik pinigus.

Kiek žmonių reikia tokiam darbui?

Tai klausimas, į kurį niekas negali atsakyti tiksliai, neišmatavę. (Čia aš dažnai klystu, sakydamas „3 vyrai užteks“, o paskui stoviu ir žiūriu, kaip reikia 5). Standartinis biuras apie 50 kv.m. su baldais beveik visada reikalauja trijų–keturių krovėjų. Vienas vairuotojas tikrai neįveiks, jei ten yra seifai ar dideli serveriniai spintos. Vokietijoje dažnai būna, kad liftas netelpa didelės spintos, tai tenka nešti rankomis per laiptus, o tai fiziškai sunku. Geriau turėti vieną darbuotoją per daug, nei laukti, kol kiti du ims išsigąsdę dėl nugaros skausmo.

Ar reikia išsirūpinti pakavimo medžiagomis patiems?

Galite, bet tai tada nebus profesionalus biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis. Mes pristatome dėžes, lipdukus, burbuliuką, o kartais net ir specialius dėklus taisomiems baldams. Vienas kartą klientas bandė taupyti ir rinko dėžes iš parduotuvės „Lidl“ – žinote, kas nutiko? Dėžės sugriuvo tiesiai prie pat naujojo biuro durų, kai krovėjas jas pakėlė. Geriau mokėti už stiprias dėžes, nei tada siųsti kompiuterius į garantinį remontą. Mūsų patirtis rodo, kad apie 30 proc. laiko prarandama būtent dėl blogo pakavimo.

Kaip suskaičiuoti apytikslę kainą?

Nepasakysiu tiksliai, nes kiekvienas atvejis kitoks. Bet paprastai imame iš valandinių tarifų arba fiksuotos sumos už maršrutą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis gali brangti, jei reikia statyti kelias mašinas arba jei reikia specialios technikos (pavyzdžiui, su kranu). Prie kainos reikia pridėti kuro priemoka (kur dabar aukšta), darbo užmokestį Vokietijoje (jie nemano, kad reikia dirbti už maistą) ir PVM. Jei kas sakys „už 500 eurų viskas“ – bėkite, tai būtinai bus apgavystė arba jūsų daiktai važiuos atvira sunkvežimių platforma lietui.

Vokietijos specifika ir biuro technika

Ar sunku gauti leidimą stovėjimui prie biuro Vokietijoje?

O, tai čia yra visas karuselė. Vokiečiai mėgsta tvarką, ir jei sustosite ne ten, kur reikia, gausite biuletenį, kuris kainuoja daugiau nei vakarienė restorane. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis visada įtraukia vietinę administraciją. Mes turime pateikti paraišką dėl laikino stovėjimo zonos (Verkehrsbeschilderung) dažniausiai mažiausiai prieš 3-4 savaites. Jei jūsų biuras yra senamiesčio centre, pavyzdžiui, Kelne, tai gali būti ir neįmanoma visai, tuos reikia vežti specialiais konteineriais, kuriuos galiausiai užtenka pastatyti toliau ir vežti rankomis. Tai reiškia papildomus valandas ir pinigus.

Kaip elgtis su kompiuteriais ir serveriais?

Tai yra pačios jautriausios dalys. Negalima tiesiog mesti sisteminio bloko į dėžę su popieriumi. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis dažnai apima IT infrastruktūros pervežimą, ir čia reikia labai budrių žmonių. Aš visada patariu klientams išjungti viską ir pažymėti kabelius, nes anksčiau vienas vadybininkas išjungio serverį ne taip, ir vėliau jie mėnesį negalėjo dirbti. (Na, gal tiek ne mėnesį, bet savaitę tikrai). Geriau, jei IT žmogus lydi mūsų krovėjus arba bent jau pats išpakuoja viską atgal.

Ką daryti su dokumentais ir archyvais?

Dokumentus Vokietijoje reikia laikyti ilgai, todėl archyvai dažnai būna milžiniški. Jei juos reikia vežti, tai reikia specialių dėžių, kurios laiko 30-50 kg svorį. Negalima užpildyti dėžės popieriumi taip, kad jos neiškeltų nėsikas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis gali numatyti ir dokumentų saugojimą specialiuose konteineriuose, jei Lietuvoje dar nėra vietos. Žinote, kartą vežėme vieną archyvą, kuris svėrė daugiau nei visi kiti baldai kartu paėmus. Vokietijos teisės reikalavimai dėl duomenų saugumo yra griežti, todėl negalime juos tiesiog mesti į kamarą.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Dažniausiai taip. Didelės darbo stotys, konferencijų stalai, lentynos – tai viskas neišsiverčia vežti surinkta. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis įtraukia ir montavimo/išmontavimo darbus. Mūsų komanda turi savo įrankius, bet jei baldai yra labai seni arba „IKEA“ tipo, kuris sugriūva išmontavus, tai mes neatsakome už tai, kad jie nebesusisuks. Kartais klientai sako: „o, jie tiesiog ant varžtų“, o tada paaiškėja, kad tas varžtas suirusios sriegies. Geriau viską tikrinti iš anksto.

Kaip su jumis susisiekti, jei aš esu Vokietijoje ir nemoku lietuviškai?

Nieko tokio, mes kalbame vokiškai (bent jau kažką susigaudome) arba angliškai. Bet geriausia viskas susitarti raštu. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis dažnai vyksta taip, kad klientas siunčia nuotraukas, o aš tada galiu įvertinti, kiek mašinų reikia. Vienas kartas buvo taip, kad klientas kalbėjo tik šnekamąja bavarų tarme, aš nieko nesupratau, bet sugebėjome susitarti rankų judesiais ir planu. Profesionalumas ne kalboje, o tai, kad daiktai atvyksta sveiki.

Lankstumas ir problemų sprendimas

Kas daryti, jei naujas biuras dar nebaigtas?

Tai klasika. Pasakojau apie tai anksčiau, bet kartoju – būtent todėl ir egzistuoja šios lankstos galimybės. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis leidžia mums padaryti sustojimą tarpiniam sandėlyje. Mes iškrauname daiktus, užrakiname juos ir laukiamas jūsų telefono skambučio. Tai kainuoja papildomai, bet tai pigiau nei nuomoti biurą Vokietijoje mėnesį ilgiau tik dėl to, kad Lietuvoje statybininkai vėluoja su dailylentėmis.

Ar galima atidėti išvežimą, jei pasirodo, kad daugiau daiktų nei planavote?

Taip, tai kasdienybė. Klientas sako: „turim 10 dėžių“, o atvažiavę matome 50. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis reiškia, kad mes turime atsargines mašinas arba galime susitvarkyti grafiką. Žinoma, jei tenka skambinti ir kvieti antrą vairuotoją iš poilsio, tai gali kainuoti brangiau, bet dažniausiai mes stengiamės būti understanding (suprantantys). Geriau tai padaryti iš karto, nei važiuoti du kartus. Kuras nebe toks pigus.

Ar vežate ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Kartais taip, jei tai susitaria su vadovu. Bet tada turi būti sąrašas, kad nebtų nesusipratimų muitinėje (nors Vokietija ir Lietuva ES, bet vis tiek kontroliuoja). Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis dažnai tampa ir asmeninių daiktų pervežimu, pvz., kai žmogus grįžta į Lietuvą ir nori paimti savo dviratį ar vaiko vežimėlį iš biuro sandėliuko. Tai ne problema, jei telpa į erdvę.

Kaip elgtis, jei kelyje užstrigame?

Tai įvyksta. Avarijos, užšalęs variklis arba tiesiog eismas ties Berlynu stovi tris valandas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis numato ir šiuos scenarijus. Mes visada turime planą B – pavyzdžiui, jei vairuotojas negali važiuoti toliau, mes išsiunčiame kitą įgulą su kita mašina paimti krovinią. Žinoma, tai vėluoja, bet klientui tada nereikia panikuoti, mes viską turime apdraudę ir sutvarkome. Geriau skambinti man telefonu ir klausti „kas vyksta“, nei pykti.

Ar įmanoma perkelti biurą naktį?

Taip, ir tai dažnai būna reikalinga, kad neblaškytų darbuotojus. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis leidžia mums pradėti krovą 18:00 valandą Vokietijoje ir važiuoti visą naktį, kad ryte Lietuvoje būtume jūsų kieme. Beje, naktis kelyje yra ramiau, nėra kamionų spūsčių. Vienintelis minusas – vairuotojai pavargsta, todėl reikia planuoti poilsio pertraukas, kitaip tai pavojinga. Mes laikomės taisyklių, tai garantuoja saugumą.

Kainos ir sutartys

Ką reiškia „ fiksuota kaina“ šiuo atveju?

Tai reiškia, kad mes įvertiname viską iš anksto – nuo dėžių kiekio iki laiptų aukščio. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis dažnai siūlomas už fiksuotą sumą, kad klientas nežinotų, ką laukti. Tačiau jei jūs pats pridėsite 10 dėžių be žinios arba jei reikės nešti daiktus penktu aukštu be lifto (o to nežinojome), kaina gali pasikeisti. Fiksuota kaina galioja tiems darbams, kurie aprašyti sutartyje.

Ar draudimas privalomas?

Be abejo. Nors mus labai saugiai vairuojame (per 23 metus aš nulaužiau tik vieną veidrodį), bet kelyje viskas įmanoma. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis visada apima KASKO draudimą mašinai ir atsakomybės draudimą už krovinį. Jei staiga užgriūva lentyna ir susilaužo kompiuteris, draudimas padengs žalą. Be to, Vokietijoje įmonės yra labai atsargios, jos net neleidžia pradėti darbo be draudimo poliso numerio.

Kokia apytikslė kaina už valandą?

Noriu būti sąžiningas – tai svyruoja. Bet jei kalbame apie Vokietiją, tai ten darbo jėga brangesnė. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis gali kainuoti nuo 50 iki 100 eurų už valandą vienam vyrui su mašina (priklausomai nuo regiono). Miunchene brangiau, kažkur Rūro baseine šiek tiek pigiau, bet vis tiek ne taip, kaip Lietuvoje. Nekeiskite, kai gausite sąskaitą, tiek mums kainuoja degalai ir mokesčiai.

Ar imate užstatą?

Dažniausiai ne, jei sutartis pasirašyta ir viskas aišku. Bet jei tai didelė vertės krovinys arba keistas, pirmą kartą matomas klientas, galibūt paprašysime nedidelio užstato (10–20 proc.). Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis – tai pasitikėjimo reikalas. Mes jums pasitikiame, kad mokėsite, jūs mums – kad pristatysime. Užstatas dažniausiai grąžinamas iš karto po paslaugos atlikimo arba atskaitymas iš galutinės sumos.

Ar galima apmokėti kortele?

Taip, galime padėti terminalą, bet mums labiau patinka banko pavedimai, nes didelės sumos su kortelėmis turi komisinius mokesčius. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis yra verslo paslauga, todėl dažniausiai viskas vyksta tarp įmonių sąskaitų. Jei esate fizinis asmuo, kuris perkelia savo nedidelę įmonę, kortelė taip pat tinka.

Smulkmenos ir patarimai

Ką daryti su augalais?

Augalus pervežti sunku, jie gali užšalti arba nukristi. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis nėra skirtas augalams, bet jei labai reikia, mes juos įpakuosime į specialią dėžę ir pastatysime atokiau nuo kitų daiktų, kad niekas neliestų. (Tik prašau, nedėkite vandens į vazonus prieš važiuojant, tada viskas išliejasi). Vokietijoje augalai brangūs, tad suprantu, kad nenorite juos palikti.

Ar turite savo pakavimo medžiagas ar reikia pirkti?

Mes turime savus. Tai įskaičiuota į kainą, jei sutartyje nenurodyta kitaip. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis apima tai, kad atvykstame paruošti – su dėžėmis, juostomis, popieriumi. Jums nereikia bėgioti į statybines parduotuves. Po perkėlimo mes pasiimame tuščias dėžes atgal, jei jums jos nereikalingos. Tai taip pat padeda sutaupyti.

Kaip pažymėti dėžes?

Gerai, kad paklausiate. Nerašykite tiesiog „dokumentai“. Rašykite „Buhalterija, 1 lentyna“. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis bus daug greitesnis, jei krovėjai žinos, kur dėti dėžę naujame biure. Mes turime spalvotus lipdukus, bet turėtumėte ir jūs pasirūpinti, kad viduje esantys daiktai atitiktų užrašą išorėje. Viena dėžė su kava ir cukrumis taip pat praverčia (krovėjams, ne biuro ui).

Ar reikia išvalyti biurą po savęs Vokietijoje?

Paprastai taip, to reikalauja nuomos sutartys. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis neįtraukia šlapios valymo paslaugos, nebent aptariame atskirai. Mes išvežame visus daiktus, bet dulmes ant grindų paliekame. Jei reikia išsiurbti, turime partnierių, kurie gali atvažiuoti po mūsų. Vokiečiai labai griežtai tikrina, palikote biurą tvarkingai ar ne, gali nuskaičiuoti už valymą 5 kartus brangiau nei rinktinė kaina.

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta kelyje?

Jeigu tai mūsų kaltė, mes atsilyginame arba pakeičiame. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis yra apdraustas, todėl neturite rūpintis finansiniu nuostoliu. Jei lūžta dėl to, kad dėžė buvo blogai surinkta (tas pats „Lidl“ atvejis), tuomet atsakomybės neimame. Visada rekomenduoju pažymėti trūkumus sąraše prieš išvežimą, kad nebūtų ginčų vėliau.

Kodėl verta rinktis būtent jus?

Nes aš turiu pilkus plaukus ir 23 metus patirties (juokauju). Bet rimčiau, nes mūsų komanda žino, ką daro. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis mums nėra eksperimentas, tai kasdienybė. Mes nieko nežadame be žinios, jei neįmanoma – pasakysime tiesiai. O to vadybininkai, kurie žada „viską per dieną už 100 eurų“, dažniausiai paslapstyja po mėnesį, palikę jus su tuščiu kiemu.

Išvados

Na, tiek tiek teorijos ir praktikos iš mano pusės. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su lankstomis galimybėmis nėra paprasta, bet su tinkama komanda viskas įmanoma. Svarbiausia yra ne bijoti klausti ir derėtis, o taip pat nebandyti sutaupyti ant dėžių kokybės. Jei viską suplanuosite protingai, jūsų verslas nenusirgs perkeliant į Lietuvą arba kitą vietą. Linkiu jums sėkmės ir kviečiu susisiekti, jei reikės patarimo – tiesiog parašykite arba paskambinkite, visada su malonumu pasakysiu, kaip yra iš tikrųjų.