Biuro perkėlimas iš Vokietijos su išplėtotais sprendimais: Kaip išgyventi chaosą?

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir turiu pasakyti – biuras nejudina savaeigi, net jei atrodo, kad viskas paprasta. Ypač kalbant apie tarptautinius maršrutus. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su išplėtotais sprendimais skamba kaip kažkas labai oficialaus, bet iš tiesų tai tiesiog būdas išvengti nervingų skambučių vidurnaktį, kai vairuotojas stringa prie paties sienos su kelionės lapu. Vokietijos keliai, biurokratija ir tame gulybi baldų – visas tą reikalą reikia suvaldyti protingai. Rašau šitą tekstą ne kaip konsultantas iš brošiūros, o kaip žmogus, kuris matė viską: nuo sulūžusių keltuvų iki dingusių dėžių (tikiuosi, jums to nereikės patirti). Svarbiausia – suprasti procesą ir nebijoti klausti, o paskui tiesiog pasitikėti savimi.

Pradžia: Visi šie popieriai ir galvos skausmas

Kiek laiko užtruks tas viskas susitvarkyti?

Visada klausiu, kiek jūs turite laiko, nes be to negaliu nieko pasakyti. Jeigu sakote „penktadienį“, tai jau pavėluota, jeigu biuras yra didesnis nei spinta. Planavimas turėtų prasidėti bent prieš porą savaičių, ypač jei kalbame apie biuro perkėlimą iš Vokietijos su išplėtotais sprendimais, kur reikia suderinti muitinę ir trukdžius. Vokietai mėgsta tvarką, taigi jei pasirodysite be rezervacijos gatvėje, gali būti nemalonumų. Geriau turėti laiko atsargą nei skubėti paskutinę minutę, nes tada kainos šauna į dangų.

Ar tikrai reikia tokio sudėtingo planavimo?

Tiesiog reikia, kad nebūtų kaip tą kartą Frankfurte, kai klientas manė, kad galima tiesiog užvežti sunkvežimį į miesto centrą be leidimo. Planas išgelbėja nervus. Žinoti, kas kur keliauja, kokios dėžės ir kas yra pažeidžiama – tai pusė darbo. Be plano mes tiesiog blaškomes, o laikas – pinigai. Nemanau, kad jūs norite mokėti už mūsų stovėjimą aikštelėje ir galvojimą, kur dėti tuos visus kompiuterius.

Kokius dokumentuos tikrai reikia tur�ti?

Turi būti inventoriaus sąrašas. Tikras, ne kažkoks padirbtas „Excel“ failas be reikšmės. Muitinėje arba policijai jiems reikės matyti, ką vežame. Be to, reikės galiojančių asmenų dokumentų, jei atsakysite už krovinių priėmimą. O jei prekiaujate tarp ES šalių, vis dar reikalingas sąskaitų faktūrų rinkinys, nors man kartais pasigauna, kad klientai netyčia pamiršta ką nors sudėti į dėžę.

Ar reikia vokiškai kalbančio žmogaus?

Labai padeda, jei vairuotojas moka bent kelis žodžius. Dažniausiai kalbame anglų arba rusų, bet kai ateina policija arba techninė apžiūra, vokiškai būna geriau. Mūsų komandoje yra žmonių, kurie sugeba susitarti, taigi biuro perkėlimas iš Vokietijos su išplėtotais sprendimais nebūna kalbos barjero problema. Bet jei jūs galite pats užtikrinti, kad kažkas vietinių padėtų – tikrai pravers.

Kas dėl to VMĮ ar PVM?

Aš nebuvo ir neesu muinto linas, tad dėl specifinių kodų geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu. Bet logistikos požiūriu, reikia aiškiai pažymėti, kad tai ne prekyba, o perkėlimas. Vokietijos muitininkai gali būti įniršę, jei pamatys tūkstantį kompiuterių be jokių paaiškinimų. Geriau turėti dokumentą, kad tai įranga, kuri keliauja į kitą padalinį. (Nebent jūs tikrai ją parduodate, tai tada visa kita istorija).

Fizinis darbas: Ką daryti su visais daiktais

Ar jūs atvežate tas dėžes ar turiu pirkti pats?

Atvežame. Mums tai ne problema, turime savo standartinių dėžių. Jei reikia specialaus dydžio, užsakinėme. Nerekomenduoju eiti į parduotuvę ir pirkti pigių dėžių, nes jos tiesiog plyšta po apsvėsimas. Mūsų dėžės skirtos kelioms tonoms, ne tik dviem knygoms. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su išplėtotais sprendimais įtraukia ir medžiagas, tai nėra papildomas mokėjimas, jei sutarta iš karto.

Kiek dėžių man reikės? Maždaug.

Klausimas kiekvienam kitam. Žiūrėkime taip: vienam standartiniam darbo stalui su visais prietaisais reikės gal 3-4 dėžių. Jei tu ten turi daug asmeninių daiktų, vaikiškų piešinių (kaip dažna būna) ar senų archyvų, tai skaičius didėja dvigubai. Geriau turėti per daug dėžių, nei trūkti paskutinę minutę ir kreiptis į kaimynus prašant empty boxes.

Ar reikės viską išpakuoti iš lentynų?

Taip, viskas turi būti supakuota. Negaliu tiesiog imti ir vežti atvirų lentynų su knygomis – viskas iškris pirmajame posūkyje. Taip pat, kompiuteriai turi būti išjungti ir ištrauktos laidos. Vieną kartą teko nuplauti klaviatūrą po to, kai klientas palijo kave ant jos ir neįdėjo į paketą. Geriau pasirūpinkite dėžėmis smulkiems daiktams.

O kas su tais dideliais seifais?

Seifai... tai yra mano mėgstamiausia (ironiškai). Jei jis sveria daugiau nei 300 kg, reikės specialių priemonių. Nežinau, kiek jūsų seifas sveria, bet turime kelius. Kartais teko išmontuoti grindas, nes seifas neįejo pro duris. Primenu, kad tai papildomas darbas ir jis kainuoja. Bet jei biuro perkėlimas iš Vokietijos su išplėtotais sprendimais apima ir techninę pagalbą, mes sugebėsime nukelti net ir tą, kuris stovi jau dešimt metų nepajudintas.

Ar statote tuos visus baldus atgal?

Žinoma, ką mes turėtume daryti su išmontuotomis detalėmis? Susirenkame viską atgal į vietą. Vienintelis dalykas, jeigu baldai seni ir sraigės suirusios, gali būti, kad geriau juos palikti dalimis. Bet stalius, spinteles, vietas kompiuteriams – viską surenkame. Jei trūksta kątik – pasakome, o ne statome tyčia laužant.

Ar išmontuojate ir IT įrangą?

Mes esame logistika, ne IT inžinieriai. Išjungiame, atjungiame laidas, sudėjame į dėžes. Prijungti prie tinklo, nustatyti serverius – tai jūsų IT žmogaus darbas. Nenorime, kad mūsų kaltėtų, kad internetas neveikia, vos tik mes atvyksime. Atsakomybę dalijame: mes gabename, jie užtikrina, kad viskas veiktų.

Vokietijos specifika: Burokratija ir keliai

Ar tikrai reikia gauti leidimą stovėti gatvėje?

Vokietijoje – absoliučiai taip. „Verkehrszeichen“ – jei jo nėra, gausite baudą arba gysdysite sunkvežimį. Ypatingai Miunchene ar Berlyne. Kai kurie klientai mano, kad gali tiesiog užstoti eismo juostą ir neįtiki, kiek greitai atvažiuoja policija. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su išplėtotais sprendimais visada įtraukia vietos leidimų patikrinimą. Mes padedame tai suorganizuoti arba pasakome, kur kreiptis jums.

Kokia bauda, jei sustojo be leidimo?

Nemanau, kad norit sužinot iš patirties. Galima gauti nuo 50 iki kelių šimtų eurų, taip pat gali būti priverstumas nuvežti automobilį. Kažkaip aš neprisimenu tikslios sumos dabar, bet ji tikrai nėra smulki. Be to, gatvės blokavimas be leidimo gali sukelti didelį eismo chaosą, o vietiniai vairuotojai nebus laimingi. Geriau sumokėti už leidimą ir ramiai dirbti.

Ar jūsų vairuotojai žino Vokietijos kelius?

Žinot pagrindinius. Bet jei jūsų biuras yra kažkuriame kaime, kur nėra kelio ženklų, naudosim GPS. Kartais nutinka, kad progamės veda ne ten, tada skambinam ir klausiame kelią. Vokietijos keliai geri, bet režimai griežti, taigi vairuotojai važiuoja saugiai. Greitis ne visada yra prioritetas, kai vežame jautrius krovinius.

Kas darbiauja savaitgaliais Vokietijoje?

Niekas. Arba beveik niekas. Jei bandysite atvykti sekmadienį iškrauti biurą, gali būti, kad net neįleis į patalpas arba neveiks liftas (jei jis reikalauja specialios prieigos). Geriau planuoti išsikrovimą darbo dienomis. Žinau, tai keista, bet toks jų režimas. Ramiau, kai visi dirba.

Ar dažnai patenkinate į spūstis?

Priklauso nuo maršruto. Jei važiuojate pro Ruhr sritį arba prieš Štutgartą, spūstys yra normalus dalykas. Tikrai planuojame laiko atsargą. Kartą stovėjome 4 valandas dėl avarijos, bet klientas buvo ramus, nes iš anksto perspėjau. Negalime valdyti eismo, tik savo reakcijos. Stresas čia nieko neduoda.

Ar reikia rūpintis vietinėmis licencijoms?

Mūsų įmonė turi visas reikalingas tarptautinio pervežimo licencijas. Jei kalbate apie leidimą paimti įmonės turtą, tai reikia jūsų įgaliojimo. Mes nebegabename svetimų daiktų be dokumentų. Vokietijoje ne visiems leidžiama dirbti transporto srityje, bet mums viskas tvarkinga.

Kainos, rizikos ir kitokie dalykai

Kiek tai maždaug kainuos? Sakyk tiesiai.

Klausimas klausimą. Kiek turite daiktų? Kur tiksliai Vokietijoje esate? Koks aukštas? Kiek tolimas važiavimas? Biuro perkėlimas iš Vokietijos su išplėtotais sprendimais kainuoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų. Negaliu pasakyti skaičiaus, nematęs kiekio. Bet garantuoju – kainos sąlyginai, be paslėptų mokesčių.

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai?

Atsiskaitymas už darbo valandas, kuro kainą (kuri šokinėja), už tiltus Vokietijoje (jie visur mokami). Be to, jei reikia spec technikos – kyla kaina. Taip pat, naktinis pervežimas brangesnis. Nėra vienos kainos visiems. Tas, kas sako, kad gali vežti už 50 eurų, arba meluoja, arba vežs dviračiu.

Ar draudžiate krovinius?

Taip, turime standartinį CMR draudimą. Jis dengia žalą tranz metu. Bet jei dėžėje buvo brangūs dalykai, o jūs nerasėte inventoriuje, draudikas nemokės. Žinokite, kas keliauja. O jei turite labai brangų meno kūrinių, reikės specialios draudimo polisos. (Nebent tai yra tiesiog geras spausdininas paveikslas, tada paprastai nueina).

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta?

Gaila, bet įvyksta. Rašome defekto aktą. Jei mūsų kaltė – atsilyginame pagal draudimo sąlygas. Jei klientas pats padėjo neįtvirtintą kompiuterių ant viršaus dėžės, ir jis nukrito – tai ne mūsų kaltė. Būna ir taip. Svarbiausia – niekur neskubėti ir viską tikrinti dar vieną kartą prieš užsakinėjant vairuotoją važiuoti.

Ar reikia mokėti iš karto?

Įprastai imame avansą, kad užfiksuotume datą ir neleistume kitiems klientams užimti laiko. Likusią dalį mokate gavę daiktus arba prieš išvežimą. Esu girdėjas istorijų apie firmas, kurios išima visus pinigus iš karto ir dingsta, arba paskui reikalauja daugiau pinigų, prieš pat atiduodant daiktus. Mes dirbam sąžiningai, to nereikės bijoti.

Ar įmanoma susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Galima pasiūlyti, bet tai priklauso nuo jūsų įmonės patikimumo. Jei dirbame pirmą kartą, reikės garantijų. Ilgalaikiai partneriai visada gauna sąlygingesnes taisykles. Verslas remiasi pasitikėjimu, taigi jei esate solidus, rastume bendrą kalbą.

Išvada

Viskas susumavia ne į tai, kiek brangu ar kaip greitai, o į tai, kad biuro perkėlimas iš Vokietijos su išplėtotais sprendimais turi būti aiškus ir suprantamas. Nereikia rinktis pigiausio, jei norite išlikti sveikas. Pasitikėkite savo jausmais, jei vadybininkas atsako aiškiai ir nežaidžia žodžiais – tikrai bus gerai. O jei kažkas atrodo per daip gražu, geriau dar kartą paklauskite. Sėkmės susirinkti dėžės!