Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu procesų valdymu: kaip išlikti sveikam

Dirbu šitoje srityje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo pavėsinės pervežimo iki gigantinių fabrikų iškraipymo. Žmonės visada klausia tas pačias problemas, o "biuro perkėlimas iš Vokietijos" skamba paprastai, tačiau realybėje dažnai susiduri su biurokratiniais marais ir netikėtumų. Vokiečiai, žinoma, yra disciplinuoti, bet kai reikia išvežti visą įrangą iš penkto aukšto be lifto, tada prasideda tikras cirkas. Čia ne tik apie vyniojimą į burbuliukus, tai apie procesų valdymą, kad verslas nestotų. Tad štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų ir idealizuotų pažadų.

Pradžia: pinigai, laikas ir nesusipratimai

Kiek laiko reikia planuoti tokį biuro perkėlimą iš Vokietijos?

Geriau tai daryti ne prieš pat išvykimą, o maždaug mėnesį ar du iki jo. Vokietijoje viskas vyksta pagal tvarkaraštį, ir jei tu užsiregistravai liftui naudoti, turi būti ten būtinai. Buvo atvejis, kai klientas manė, kad galima tiesiog atvažiuoti, bet vokiečių namų valdyba neleido įvesti sunkvežimio kieme. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu procesų valdymu prasideda ne nuo dėžių, o nuo tų leidimų. Taigi, imkėkis kuo anksčiau, kad nereikėtų mokėti baudų už greitą sprendimą.

Ar brangu tai viskas kainuoja?

Kaina priklauso nuo to, kiek daiktų turi ir kur būtent tą Vokietiją nori išvežti. Jei tai tik keli stalai ir kompiuteriai iš mažo kampo Frankfurte, tai bus pigiau, nei jei perkeliate visą sandėlį iš Miuncheno apylinkių. Negaliu pasakyti tikslios sumos be matavimų, nes kaskart skirtingai. Kartais atvažiuoju, o klientas turi tiek daiktų, kad netelpa į didžiausią sunkvežimį. Tada reikia važiuoti antrą kartą, o tai brangina visą procesą.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei kainai?

Dažniausiai tai krovimo darbai, ypač jei nėra lifto arba jei reikia nešti daiktus labai toli. Vokietijoje darbo jėga brangi, tad jei mūsų vairuotojai turi nešti dėžes penkis aukštus pėsčiomis, tai už tai reikia sumokėti. Taip pat atstumas turi savo reikšmės – biuro perkėlimas iš Vokietijos į Lietuvą nėra tas pats, kas į Berlyną. Kuras, kelių mokesčiai, viskas sudėliojama į bendrą sumą. Dar vienas dalykas – tai speciali įranga, jei turi ką nors labai sunkaus ar trapaus.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo vėliau?

Žinoma, mes ne esame blogi žmonės, bet standartinė praktika yra tokia, kad imame avansą, kad užfiksuotume datą. Esu patyręs situacijų, kai atvažiuojame į vietą, o klientas pasirodo dingęs arba sako, kad pamiršo pinigus. Tada mes stovime ir prarandame laiką. Biuro perkėlimas iš Vokietijos yra versbas, todėl reikia sąžiningumo. Galima pasitarti apie dalį mokėjimo vėliau, bet tai turi būti užrašyta sutartyje, kad vėliau nebūtų nesklandumų.

Kodėl kai kurios firmos kainuoja pigiau?

Turiu būti sąžiningas – pigiau reiškia blogiau. Kartos atvažiuoja kokiai "Gariūnų" komanda su seniu "Manu" be jokios draudimo, o tada, kai kažkas sulūžta, jie išsitiesia rankas. Mums reikia mokėti už draudimą, už gerus vairuotojus, už priežiūrą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu procesų valdymu negali kainuoti kaip du kebabai. Jei kaina atrodo per gera, kad būtų tiesa, greičiausiai ten kažką slepia.

Dokumentai, Vokietijos tvarka ir biurokratija

Kokius dokumentu reikia tur�ti?

Sąrašas nėra ilgas, bet svarbus. Reikia sandorio, inventoriaus sąrašo (geriau dvikalbio), ir, žinoma, krovinių gabenimo dokumentų. Jei perkeliate įmonę, reikės PVM mokėtojo kodų ir sutikimų. Vokietijoje dažnai reikalauja, kad vairuotojas turėtų specialius leidimus stovėjimui prie pat įėjimo. Be to, jei turi technikos su serijiniais numeriais, tai viską reikia užrašyti, kad muitinė (jei kils klausimų) neužstrigtų.

Ar sunkus gauti leidimus stovėti mieste?

Gali būti šūsnys. Berlyne arba Hamburge be vietinės registratūros žinių nieko nebus. Esu matęs, kaip mūsų vairuotojas gavo baudą už tai, kad stojo ant takelo, nes kitur vietos nebuvo. Biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja, kad kas nors vietinis jau iš anksto susitvarkytų su policija arba miesto tarnybomis. Mes tai padaryti negalime, nes nemokame vokiškai tiek gerai, kad ginčytis su biurokratais.

Kas daryti su technikos duomenimis?

Tai labai svarbu, ypač jei perkeliate IT infrastruktūrą. Reikia ne tik išjungti, bet ir pažymėti, kuris kabelis į kurį eina. Kartais klientai sako "viskas čia", o tada surinkimo metu paaiškėja, trūksta pusės laidų. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu procesų valdymu numato ir tai, kad IT žmogus turi būti šalia, arba mes turime padaryti detalias nuotraukas. Niekas nenori pradėti pirmosios darbo dienos be interneto.

Ar reikia vertėjo?

Ne visada, bet jei kalbate tik lietuviškai, o vokiečiai tik vokiškai, tai gali būti problemų. Mūsų vairuotojai supranta rusiškai, angliškai šiek tiek, bet su vokiečiais dažniausiai kalbame rankomis. Jei reikia sudėtingų dalykų, pvz., dėl techninės priežiūros lifte, geriau turėti kasą vertėją. Bent jau antrą kartą jau nebešoksime prie to paties lifto.

Ar dažnai kyla problemų su muitine?

Nuo tada, kai mes esame ES, tai tapo paprasčiau, bet vis tiek yra pavojų. Jei perkeliate naują techniką, kurios nėra jūsų inventoriuje, gali kilti klausimų apie PVM. Vieną kartą mus sulaikė, nes klientas užmiršo vieno brangaus serverio dokumentą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos gali sustoti sienoje, jei neesi tvarkingas. Geriau turėti visus PVM sąskaitas Factura surinktas vienoje byloje.

Pakavimas, baldai ir "smulkmenos"

Ar patys supakuosite ar mes?

Geriau, kad tai darytume mes, arba bent jau mūsų prižiūrimi. Žinau, kad visiems atrodo, kad jie moka pakavoti, bet matęs esu, kaip servas padėtas į dėžę be užpildo, ir tas servas atsiduria gabalų krūvoje. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu procesų valdymu reiškia, kad mes naudojame stiprias dėžes, burbuliukus ir specialias užraktas. Jei norite taupyti ant dėžių, galite jas nusipirkti patys, bet tai jums brangiau.

Ką daryti su augalais?

Tai visada bėda. Vokiečiai myli savo augalus ir dažnai nori juos vežti su savimi. Tačiau šaknų žemė yra draudžiama vežti, dėl galimų kenkėjų. Reikia nuplauti šaknis, tai užrašyti dokumentuose. Esu matęs, kaip klientas neleido nuplauti savo mėgstamo fikuso, ir turėjome jį palikti ten, arba važiuoti be jo. Biuro perkėlimas iš Vokietijos turi savo taisyklių, kurios nėra mūsų sugalvotos.

Ar išmontuojate ir surenkate baldus?

Žinoma, kas kitaip neįmanoma. Nei viena sofa nepraeis pro duris, jei neišmontuosite. Mūsų komanda turi įrankius, tai darome greitai. Vienintelis dalykas – reikia sekti, kur įsriegiate varžtus, nes kartais jie skirtingi. Buvo kartą, surinkome spintelę, o liko trys varžtai kišenėje... (ištaisyk - ne trys, o vienas). Na, bet spintelė stovi, tai gal ir viskas.

Kaip elgtis su labai vertingais daiktais?

Drobės, paveikslai, brangios skulptūros – viskas turi būti specialiai supakuota. Negaliu tikrai pasakyti, ar mūsų standartinis draudimas dengia milijoninius paveikslus, tai geriau tai aptarti iš anksto. Biuro perkėlimas iš Vokietijos gali tapti nervuojantis, jei vežate meno kūrinius. Mes turime specialias dėžes, reikia tik mums pranešti, kad tai kažkas ypatingo, o ne paprasta lentelė.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilnas chaosas, jei leidžiate. Vienas darbuotojas nori vežti dviračią, kitas akvariumą. Tada tai nebe biuro perkėlimas, o kelionė su draugais. Jei norite, kad tai būtų efektyvus procesų valdymas, turite nustatyti taisykles – tik darbo reikmenys, arba asmeniniai daiktai turi būti supakuoti atskirai ir pažymėti. O ir mums lengviau skaičiuoti tūrį.

Kelionės, vairuotojai ir realybė kelyje

Kur tie vairuotojai ir iš kur jie?

Mūsų komanda daugiausia iš Lietuvos, bet dirbame visur. Jie žino keliukus, žino, kur sustoti pietums. Kartais pasirodo klientai, kurie sako "o aš galiu važiuoti su jumis". Žinoma, gali, jei turi vietos (juokauju). Bet realiai vairuotojui reikia poilsio, jis negali būti jūsų gidu. Biuro perkėlimas iš Vokietijos trunka ilgai, ir vairuotojas turi atsigulti.

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Priklauso nuo maršruto. Jei iš Miuncheno, tai tai gali būti ir dvi, ir tris dienos į abi su pakrovimu. Vokietijoje yra daug statybų keliuose, ir dažnai užstringame. Negaliu pažadėti, kad būsime rytoj 9:00 valandą ryto, jei šiandien užstrigome ties Karlsrue. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu procesų valdymu reiškia, kad mes jums pranešame, kiek esame vėluojame, o ne meluojame, kad jau beveik esame.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įmanomas. Mes turiam draudimą, bet laiko negrąžina. Jei sugenda variklis Vokietijos autostradoje, tada reikia laukti techninės pagalbos. Vieną kartą mums pradėjo veržti padangą netoli Hanoverio, ir praradome pusę dienos. Tokiu atveju stengiamės rasti kitą automobilį, bet tai ne visada įmanoma akimirksniu. Reikia kantrybės.

Ar dirbate savaitgaliais?

Galime, bet už papildomą mokestį. Vokiečiai dažnai nenori dirbti sekmadieniais, todėl krova turi būti planuota darbo dienomis. Jei jums būtina išvežti biurą šeštadienį, kad nepraleistumėte darbo laiko, tai susitariam. Biuro perkėlimas iš Vokietijos yra mūsų darbas, ir jei mokate, mes dirbame. Tačiau reikia suprasti, kad vairuotojai taip pat yra žmonės.

Kaip sekti, kur yra krovinys?

Seniai nebėra to, kad "jis važiuoja kažkur". Mes turime GPS sekimo sistemas, galime siųsti nuorodą. Kartais klientai skambina kas valandą ir klausia "kur jūs?". Geriau tiesiog pasižiūrėti žemėlapį. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu procesų valdymu leidžia matyti realų laiką, todėl nereikia nerimauti be reikalo.

Procesų valdymas, rizikos ir pabaiga

Kas vyksta, jei pasiekėte vietą, bet nėra raktų?

Tai klasika. Viskas suplanuota, vairuotojas atvyksta, o biuras užrakintas, ir nieko nėra. Tuomet prasideda laukimas. Mums tai kainuoja, todėl tokiu atveju papildomai mokamas laukimo mokestis. Biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja, kad vienas atsakingas asmuo būtų vietoje anksčiau nei mūsų vairuotojas. Nereikia leisti mums laukti kieme sniege.

Ar galite laikinai sandėliuoti daiktus?

Taip, jei naujasis biuras dar nebaigtas, o senąjį reikia išleisti. Turime sandėlius Lietuvoje. Galime padėti dėžes pas save, išrašyti sandėlio kvitą. Tai sutaupo nervus, kai vokiečiai spaudžia išsikraustyti. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu procesų valdymu apima ir tokias tarpines stadijas, kad verslas neleistų.

Kaip elgtis su senais baldais, kuriuos nereikia?

Gerkite vokišką tvarką. Ten negali tiesiog mesti baldų į konteinerį. Reikia specialių paslaugų "Sperrmüll". Mes galime padėti nuvežti į šiukšlių perdirbimo punktą, bet tai papildomai kainuoja. Kartais klientai sako "nieko tokio, mes paliksim kieme", o tada gauname baudą. Geriau apie tai pagalvoti iš anksto.

Ar tikrai reikalingas draudimas?

Be abejo. Net jei vairuotojas vairuoja kaip Formulė-1 pilotas, visada gali atsitikti avarija arba kažkas gali nukristi. Be draudimo biuro perkėlimas iš Vokietijos yra lošimas. Už pora dešimčių eurų galite užtikrinti, kad jei serveris nukris, jį sumokės draudimo kompanija, o ne jūsų įmonės biudžetas.

Kodėl verta rinktis jus o ne pigesnius?

Nes aš čia parašiau šį straipsnį ir turiu 20 metų patirties (juokauju, bet dalis tiesos). Piguoliai paliks jus pusiau kelyje, o mes stengiamės, kad procesas būtų toks, kokio tikimasi. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su efektyviu procesų valdymu – tai ne tik fizinis darbas, tai ir psichologinė parama, kai viskas krenta. Mes žinome, ką daryti, kai kažkas ne taip.

Ar galite padėti su išsidėstymu naujame biure?

Galime padėti pastatyti baldus į vietas, jei turite planą. Bet mes ne esame interjero dizaineriai. Jei pasakysite "padėkite stalą kur nors gražiai", tai gali baigtis keistai. Geriau turėti brėžinį. Tačiau pagrindinius dalykus, kaip spintelės prie sienos, sutvarkome taip, kad nebūtų reikia visko nešti iš naujo.

Tiesa tokia, kad idealus perkėlimas egzistuoja tik sapnuose, bet galima padaryti jį pakankamai sklandžiu, jei pasikliauni profesionalais. Biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra pigiausias malonumas, tačiau jei viską suplanuosi protingai, sutaupysi nemažai nervų. Nedaryk to vienas, geriau skambink man, o aš papasakosiu, kurie vairuotojai geriau žino kelią. Sėkmės susirinkti daiktus, o mes pasirūpinsime likusiu chaosu.