Biuro perkėlimas iš Vokietijos: praktiniai patarimai, kaina ir logistikos ypatumai

Sveiki, tą vasarą sukakau 23 metai šioje srityje, todėl galiu drąsiai sakyti – mažai ką mane gali nustebinti. Tačiau biuro perkėlimas iš Vokietijos vis dar sukelia prakaitą, nors ir atrodo paprasta užduotis. Vokietija tai Vokietija – tvarka yra, bet kai tenka susidurti su biudžetais, griežtais grafikais pačių vokiečių ir mūsų realybės, tampa įdomu. Dažnai klientai klauso „o kiek tai kainuos?“, o aš dažnai atsakau „tai koks jūsų nervų biudžetas?“. Štai trumpai apie tai, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių reklaminių tekstų ir idealizuotų vaizdų.

Parengiamieji darbai ir biuro perkėlimas iš Vokietijos planavimas

Kada pradėti planuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos, kad nebūtų streso?

Pradedam kalbėti apie tai ne savaitę prieš, o omen geriau mėnesį, o dar geriau dvi. Biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra tik tai, kai atvažiuoja sunkvežimis ir paima dėžes. Reikia sutvarkyti sutartis, pasirūpinti liftais, leidimais stovėjimui prie pat įėjimo. Kartais atsitokia taip, kad klientai nuspėja tik savaitę į priekį, ir tada prasideda tas „viskas skubu“ režimas, kainuoja dvigubai brangiau. Taip pat nepamirškite, kad Vokietijoje dėl didelio eismo intensyvumo maršrutus reikia planuoti labai tiksliai.

Ar tikrai reikia inventorizacijos sąrašo ar tai per daug?

Tikrai reikia, net jei jums atrodo, kad jūsų daiktai labai paprasti. Be sąrašo biuro perkėlimas iš Vokietijos gali tapti košmaru muitinėje ar praradus dėžę kelyje. Nerašykite „knygos“, rašykite „3 dėžės buhalterinės apskaitos knygos“. Kuo tiksliau, tuo mažiau problemų vėliau. Kartais pamąstau, ar tikrai taip svarbu sužymėti kiekvieną spyną, bet kai sugalvojate... (čia tiesiog primiršau parašyti, kad tai padeda ir draudžiui).

Kaip susiderinti dėl laiko su vokiečių puse, jei ten dirbantysžmonės užsiiminti?

Vokiečiai mėgsta tvarką, todėl jei sakote „atvyksime 8:00“, reikia būti ten 8:00, o ne 8:15. Biuro perkėlimas iš Vokietijos dažnai trunka ilgiau, nes ten darbuotojai nuožmūs dėl savo laiko. Rekomenduoju siųsti el. laišką su patvirtinta programa ir dar kartą paskambinti prieš dieną. Viena kartą įvyko situacija, kai vokiečių vadovas neleido mums pradėti kelti balda 20 minučių anksčiau, nors mes anksčiau atvykome ir buvome paruošę. Galiu tik patikėti, kad standartai ten kiti.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miesto centrą (pvz., Miunchene ar Berlyne)?

Žinoma, visai neabejotinai. Dideliuose Vokietijos miestuose yra zona „Umweltzone“ (environmental zone), be tinkamos žaliosios kortelės ten važiuoti negalima. Biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja, kad mūsų vairuotojai turėtų visas šias datas lengvai įrengtas. Dar reikia gauti stovėjimo leidimą prie pat pastato, kitaip gausite baudą, o mūsų sunkvežimius nuvezės į aikštelę. Tai paprasti dalykai, bet kai apie juos užmirštate, tampa labai brangūs.

Kas daryti, jei biure yra serverių patalpa ar jautrios technikos?

Čia reikia labai atsargiai. Biuro perkėlimas iš Vokietijos dažnai įtraukia IT įrangą, kuri nekenčia judėjimo. Geriau kreiptis į specifistus, kurie žino, kaip išjungti ir užfiksuoti serverius vietojeje. Negalima tiesiog įkišti jų į dėžę ir manyti, kad viskas bus gerai. Panašu kaip su širdies stimuliatoriumi – truputį sukrėtus ir gali būti bėdų. Viena kartą teko matyti, kokia klientas nupirkė naujus serverius po to, kai buvo neteisingai supakuoti. Geriau užkloti kelią iš anksto.

Ar verta pasirūpinti draudimu prieš pradedant procesą?

Be jokio abejo. Net jei manote, kad vairuotojas geriausias pasaulyje, kelias Vokietijoje yra neprognozuojamas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos įtraukia rizikas, susijusias su avarijomis ar vagyste. Tarkime, taip atsitinka retai, bet kai atsitinka, norite būti tikri, kad tą brangų stilių atginsite. Tikrinkite, ar draudimas dengia ir krovimo metu padarytus žalas, ne tik važiavimą keliu. Dažnai žmonės čia apgauna ir vėliau liūdnosi.

Kainos, biudžetas ir vokiečiško preciziškumo bruožai

Kiek apytiksliai gali kainuoti biuro perkėlimas iš Vokietijos apie 50 m² biurui?

Tai klausimas be atsakymo „kaip įsigyti mašiną“. Kaina priklauso nuo to, kiek daiktų ten tikrai yra. Biuro perkėlimas iš Vokietijos gali kainuoti nuo tūkstančio iki penkių tūkstančių eurų. Jei ten tik kelios lentynos ir kompiuteriai, bus pigiau. Jei pilnas archyvas dokumentų (apie 500 kg) ir didelės konferencijos staltiesės, brangiau. Vokiškai kalbant, „es kommt darauf an“ (priklauso nuo ko). Be to, kaina kiekvieną sezoną keičiasi.

Ar papildomai mokamas krovimas abiejuose pusėse?

Dauguma įmonių įtraukia krovimą į kainą, bet būkite atidi. Kartais „kaina“ reiškia tik transportą iki durų. Biuro perkėlimas iš Vokietijos gali pridėti sąskaitą už „trūkstamus vyrus“, jei reikia neįvežti į liftą butėlį. Viską reikia užsirašyti sutartyje – kiek žmonių atvažiuos, kiek trunka. Nenustebkite, jei reikės papildomai mokėti už sunkių daiktų kėlimimą laiptais, jei lifte netilps.

Kodėl vienos firmos siūlo „pigiai“, kitos kainuoja brangiau?

Nes pigu – tai greitai ir blogai. Biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja patirties, o ne tik cheap darbo jėgos iš rytų. Pigios firmos gali pavogti dėžęs arba sulaužyti baldus. Brangiau kainuoja tas, kas turi gerus vairuotojus, kurie nežino, kas yra „Gefahrgut“. Aš asmeniškai visada pasakau: netaupykite ant logistikos, nes vėliau išeis brangiau remontuoti. Taip pat žiūrėkite, ar jie turi realų būstinę, ar tik susirašinėja iš kavos bare.

Ar verta imti „viskas įskaičiuota“ pasiūlymą ar geriau mokėti atskirai?

Manau, kad „viskas įskaičiuota“ yra saugiau paprastiems klientams, kurie nenori šimtą kartų skaičiuoti. Tačiau biuro perkėlimas iš Vokietijos gali būti efektyvesnis, jei jums nereikia dėžių (jūsų žmonės susitvarko patys). Tada mokėkite tik už darbą ir transportą. Žinote, kartais klientai perka mums dėžes, kurias paskui mes išvežiame atgal tai susidaro cirkulas. Galvokite protingai.

Ar mokesčiai už tiltus Vokietijoje (MAUT) įeina į kainą?

Įprastai taip, įtraukta į bendrą sąskaitą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos be Muto mokesčio neįsivaizduojamas sunkvežimiui. Niekada negirdėjau, kad šie mokesčiai būtų mokami atskirai kliento, nebent jūs patys nuomajate mašiną. Tas mokesčio dažnai būna nemokus, bet jį įvertina bendroje kainoje. Jei kas nors bando paprašyti pinigų „už kelią“, tai klaidingas signalas.

Kas dar gali padidinti galutinę sumą be jokio įspėjimo?

Unexpected things, kaip sakoma angliškai. Pavyzdžiui, jei reikia statyti tempiną per laiptus, kad neapsipurtytų sienos. Biuro perkėlimas iš Vokietijos gali užtrukti ilgiau, jei Vokietijos pusėje pareigūnai užtinka ir tikrina dokumentus 3 valandas. Tas laikas darbuotojams taip pat mokamas. Dar gali būti problema su rūsiais, jei ten nėra liftų – tai dažnai užmirštama pirmame pokalbyje.

Ar galima taupyti renkantis savaitgalį ar naktį (naktinis pervežimas)?

Vokiškai sakant „Nein“. Savaitgalis Vokietijoje yra šventa ramybė (Ruhezeit), negali būti triukšmo. Biuro perkėlimas iš Vokietijos turi vykti darbo laiku. Naktinis pervežimas gali būti pigesnis kelyje (mažiau eismo), bet jis reikalauja pridėtinų mokesčių už darbą naktį darbuotojams. Tikrai neverta taupyti ant miego, kadangi pavargęs vairuotojas gali padaryti daugiau žalos nei sutaupyta.

Dokumentai, muitinės kontrolė ir techniniai niuansai

Kokius pagrindinius dokumentus turi turėti vairuotojas?

Vairuotojas turi turėti vairuotojo pažymėjimą (čia aišku), tačiau svarbiausia yra CMR kvitas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos be CMR nėra įmanomas legaliai. Taip pat reikalingas prekių sąrašas (Packing List) kurį pasirašo abiejų pusių atstovai. Jei vežama IT technika, gali reikėti ir serialinių numerių sąrašo. Kartais reikia draudimo poliso kopijos, bet tai dažniau užtikrina tiekėjas.

Ar svarbu turėti spausdintą CMR kopiją arba el. versiją?

Geriau spausdintą, nors ir el. versijos vis dar labiau priimamos (e-CMR). Biuro perkėlimas iš Vokietijos vokiškai reikalauja popierių, jei sustoja policija ar kontrolė. Nekalbėsiu apie tai, kad viena kartą policija netikėjo telefonu ir reikalavo popieriaus. Geriau pasirūpinkite, kad vairuotojas turėtų pasidaryti spaudą. Taip jūsų dokumentacija bus tvarkingi.

Kas jei trūksta kai kurių dokumentų pristatymo metu Lietuvoje?

Nervai ir laiko praradimas. Biuro perkėlimas iš Vokietijas (ups, klaidelė – Vokietijos) baigiantis Lietuvoje gali užstrigti, jei trūksta inventoriaus sąrašo. Muitinė arba pareigūnai gali pradėti apklausą. Reikės skambinti kam ūpiems biuruose, kad jie išsiųstų dokaumentus el. paštu. Geriau du kartus patikrinti prieš išvykstant, nei laukti prie sienos.

Dėl VAT (PVM) – kaip čia viskas su įstaigom, jei tiesiog perkeliame savo turtą?

Tai nestandartinė operacija. Biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra prekyba, tai turtų perkėlimas, todėl PVM paprastai ne taikomas, t. y. 0%. Tačiau reikia pateikti dokumentus (ką suvedame, kodėl perkeliam), kad Lietuvos mokesčių inspekcija neužkabintų. Labai svarbu, kad sąraše butų parašyta „Perkėlimas dėl keičiant būstinę“, o ne „Pardavimas“. Klasika.

Ar yra kokių nors specialių apribojimų vokiškame dokumente „Gefahrstoffverordnung“?

Šitą pavadinimą turbūt suformatavo neteisingai, bet tikriausiai turėjau omeny pavojingas medžiagas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos beveik niekada neįtraukia pavojingų medžiagų, nebent tai yra chemijos laboratorija. Jei just turite spausdintuvo tonerius ar valymo priemones, jie laikomi pavojingais. Reikia specialios žymėjimo dėžėms. Negalima tiesiog mesti visko į vieną krūvą.

Krovimo darbai, technika ir baldų montavimas

Ką daryti su pačiais svarbiaisiais dokumentais (archyvais)?

Jie yra sunkūs kaip velnias. Biuro perkėlimas iš Vokietijos dažnai susiduria su tonomis popieriaus, kurio niekas nenori skaityti. Geriau susitarti su archyvavimo įmone, kad jie už tai atsakinga, arba supakuoti į tvirtas dėžes („suskirstytas pagal metus“). Kartais klientai sako „mes viską išmesime“, bet paskui gaunate duomenis atgal. Nustokite meluoti sau.

Ar jūsų komanda pakuoja ar tai turi daryti mūsų darbuotojai?

Mes galime padaryti abu. Biuro perkėlimas iš Vokietijos įtraukia ir mūsų pakavimo paslaugas, bet tai kainuoja. Jei jūsų darbuotojai gali susigyventi su popieriumi, panašu, kad sutaupysite. Tačiau aš visada patariu leisti mums pakruoti brangųjų daiktų, nes mūsų vyrai žino kaip padengti kilimėlius, kad nejuda. Jums tiesiog reikia pasakyti „taip jums pasirūpinkit“.

Kaip elgtis su dideliais stalais (angliškas pavadinimas „conference tables“)?

Jos yra labai problematiškos. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su dideliais stalais reikalauja, kad mes juos išmontuotume. Negalima tiesiog išnešti pro duris, kadangi jos per daug siauros. (Kažkodėl visada pamirštu pasakyti, kad reikia išsukti kojas). Svarbu nepamiršti visų varžtų ir veržlių į vieną maišelį, kad paskui nebereikietų ieškoti parduotuvėje.

Kaip supakuoti IT techniką, kad išvengti jos žalos?

Monitorys reikia apvynioti burbuliukine plėvele, o kompiuterius įdėti į originalias dėžes (jei jos dar likę). Biuro perkėlimas iš Vokietijos netoleruoja „stiprių smūgių“. Viena kartą matėme, kaip stalius krito ant monitoriaus kelyje dėl staigaus stabdymo ant greitkelio. Monitorius nebeatsigavo. Taigi, įdėkite į dėžes ir pažymėkite „Kruopštus elgesys“. Gaila, bet taip yra.

Ar reikia demontuoti visas duris ir juostas?

Kartais taip, ypač jei tai senas pastatas su siaurais koridoriais. Biuro perkėlimas iš Vokietijos gali reikalaujama nuimti duris nuo vyrių, kad praeitų sofa ar spinta. Vokiški biurai dažnai turi didelių vitrų, kurios taip pat turi būti išimamos. Mūsų komanda turi įrankius, tai ne problema tiesiog praneškite mums iš anksto apie didelius daiktus.

Kelionės, pristatymas ir realios situacijos kelyje

Kiek trunka įprastas važiavimas iš Berlyno iki Vilniaus?

Be stabdymų, apie 10-12 valandų, priklausomai nuo eismo. Biuro perkėlimas iš Vokietijas gali užtrukti ilgiau, jei reikia apsistoti miegoti (tai privaloma). Vairuotojas negali vairuoti be poilsio 9 valandas. Paprastai važiavimas užima dvi dienas: vieną dieną iki Lenkijos ar Lietuvos sienos, antrą – pristatymas. Nesigirkite greičiu, saugumas svarbiau.

Kas būna, jei sulaiko muitinė ar policija Vokietijoje?

Tada prasideda telefonai. Biuro perkėlimas iš Vokietijos gali būti sustabdytas, jei vairuotojas padarė klaidą arba jei sunkvežimis techniškai netvarkingas. Mes visada stengiamės turėti kontaktus, kad galėtume greitai išspręsti. Kartais policija užšaldo sąskaitas, kol neatvyksta techninė pagalba. Tai retas atvejis, bet pasitaiko.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku (GPS)?

Taip, dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos suteikia jums ramybę, nes galite pamatyti, kur mašina yra realiu laiku. Nors Vokietijos miškuose signalas kartais dingsta... arba aš tiesiog blogai prisimenu, kaip tai veikia kalnuotose vietovėse pietuose. Bet bendrai taip, matysite judėjimą žemėlapyje.

Kas, jei vairuotojas sugenda ar susirga kelyje?

Tuomet mes siunčiame pakaitinį vairuotoją arba techninę pagalbą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos yra apdraustas, todėl jums nereikės mokėti už naują sunkvežimį. Paskutinis kartas, kai to įvyko, buvo prieš dvejus metus – pūsle prie Hambugo (Hamburg) iššoko. Teko laukti porą valandų, bet viską pristatėme. Taip yra gyvenime.

Ar pristatymas Lietuvoje vyksta taip pat tvarkingai kaip ir Vokietijoje?

Dažnai taip, bet kartais Lietuvoje būna daugiau chaoso, nes niekas nedirbs laiku. Biuro perkėlimas iš Vokietijos baigiamasis etapas gali būti painus, jei jūsų darbuotojai nėra pasiruošę priimti daiktus. Rekomenduoju turėti atstovą, kuris pasirašo visus dokumentus be užklausimų. Niekada nežinai, kada kas nors užsidegs dėl trūkstamos dėžės.

Kas nutinka su pakuojimo medžiagomis (dėžėmis, lipdukais) po pristatymo?

Jos dažniausiai išvežamos atgal arba paliekamos jums, jei sutartume kitaip. Biuro perkėlimas iš Vokietijos neužbaigiamas tol, kol viskas nebus išnešta iš patalpos. Dėžės užima daug vietos, todėl reikia susitarti dėl jų utilizavimo. Kartais mes pasiimame jas kitą kartą, kai važiuojame tuoj pat tuos pac kryptis. Tai paprasta logistika.

Tai tiek iš mano pusės. Biuro perkėlimas iš Vokietijos nebuvo toks baisus, jeigu jau visas šlamštas pravažiavo. Svarbiausia – nepasitikėkite žodžiu „pigiai“, jei nenorite, kad jūsų serveriai nuvažiuotų į Katovicus ar kur kitur. Jei turite klausimų, rašykite, padėsiu kaip galėsiu, nors gali ir užtrukti su atsakymu (dabar darbų daug). Sėkmės su naujuoju biuru ir lažinuosi, kad kala ten gera.