Biuro perkėlimas iš Vokietijos – nuoseklus darbas ir greitis

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Vokietijos niekada nebuvo tikras pasivaikšiojimas parku. Vokiečiai, nors ir disciplinuoti, turi savo subtilumų, kurie gali apsukti galvą net patyrusiems logistikams. Dažnai klientai man klausia, kodėl tai trunka tiek ilgai arba kodėl reikia tiek daug lapų, atsakymas paprastai vienas – geriau užtrukti planuojant, nei verkti ant kelio krašto. Šiame tekste nešiuosi purvą iš kelių, realias istorijas ir tiesiogiai sakysiu, kaip viskas vyksta, be jokių gražių brošiūrų.

Kaip pradėti ir kada skubėti

Ar tikrai reikia planuoti iš anksto?

Absoliučiai taip. Negalima skambinti pirmadienį ir tikėtis, kad trečiadienį jau važiuojame su pilnu sunkvežimiu iš Miuncheno. Biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja rezervacijų, o gera transporto kompanija bus užimta. Turime derinti laikus su savininkais, jei ten pat esate nuomininkai, ir dar su tais vokiečiais dėl lifto rezervacijos. Vieną kartą klientas pagalvojo, kad galime "užšokti" be įspėjimo į aukščiausią pastatą Frankfurte – teko laukti iki vakaro.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Viskas priklauso nuo tūrio, bet įsivaizduokite, kad vidutinis biuras su visais kompiuteriais ir archyvais tai maždaug 2-3 dienos darbo vienai brigadai. Jei reikia išmontuoti baldus ir vėliau juos susirinkti Vilniuje, pridėkite dar dieną. Biuro perkėlimas iš Vokietijos gali užtrukti ilgiau, jei tenka laukti dėl rūsio arba specialių leidimų išvažiavimui iš gatvės. Geriausia planuoti bent savaitės atsargą, kad nereiktų miegoti ant dėžių.

Ar galiu pati viskas supakuoti?

Galima, bet nerekomenduoju, jei norite, kad technika pasiektų Vilnių gyva. Vokiečių dėžės tvarkingos, o mūsų supakuotos daiktas dažnai taps "tranzito pažeidimu". Be to, biuro perkėlimas iš Vokietijos dažnai įtraukia draudimo klausimus – jei pats supakuosite ir something suils, draudikas gali ne sumokėti. Mes turime savą popierinę pakuotę, burbulus, o padėjėjai žino, kaip uždengti ekranus, kad jie nenukristų nuo mažiausio smūgio.

Kas su tais dokumentais? Ar yra daug rašymo?

Nebelabai tiek daug kaip anksčiau, kai reikėjo TIR knygelių, bet vis tiek reikia inventorizacijos. Ypač jei perkeliate ne tik stalus ir kėdes, bet ir serverius ar brangią įrangą. Biuro perkėlimas iš Vokietijas (čia turiu omenyje eksporto procedūras) reikalauja tikslaus sąrašo, nes muitinė, nors ir ES viduje, kartais pasiverčia ir patikrina. Vieną kartą mus sustabdė pasienyje ties Kybartais, nes vienas vadybininkas užmiršo parašyti serijinius numerius ant spausdintuvų – prarandame tris valandas.

Ar verta iš anksto apžiūrėti objektą Vokietijoje?

Tai būtų geriausias sprendimas. Nuotraukos per "WhatsApp" niekada neperduoda to, kaip aštuoname aukšte neveikia liftas arba kaip siauras yra įvažiavimas kieme. Biuro perkėlimas iš Vokietijos dažnai susiduria su senosios architektūros limitais. Jei aš matėju, kad sunkvežimis ten netilps, aš iš karto susirandu "pėsčiąjį" sunkvežimį su keltuvu. Taip sutaupyti nėra viena diena.

Pinigai, kainos ir nepalankios staigmenos

Kiek maždaug kainuoja tokia operacija?

Nekantraujučius supraskite – be apžiūros tai kaip spėlioti ant kavo loterijoje. Biuras Vokietijoje gali būti 30 kvadratų arba 300. Tačiau, kad bent jau orientuotumėte, mažas biuras (puses dešimties darbo vietų) maršrutu Berlynas-Vilnius kainuos nuo tūkstančio eurų. Biuro perkėlimas iš Vokietijos brangsta dėl degalų, o vokiečių kelyse mokesčiai ("Maut") yra gigantiški, tai čia nesusimoka pigiai.

Ar kaina keičiasi, jei užsakau savaitgalį?

Keičiasi, ir dar kaip. Vokiečiai mėgsta gyventi pagal taisykles, ir jei jiems reikia dirbti sekmadienį arba vėlai vakare, tai kainauja dvigubai. Biuro perkėlimas iš Vokietijos naktį arba švenčių dienomis yra "Premium" paslauga. Mums tenka mokėti vairuotojams viršvalandžius, o įmonėms už leidimą išrypti miesto centre, kur kitu atveju sunkvežimis negali važiuoti. Geriau derėkitės įprastu laiku.

Kas nutinka, jei aš pervertinu daiktų kiekį?

Tai įprasta pratica. Sakote "tik trys dėžės", o pasirodo, dar ir visa virtuvėlė, lentynos ir du dideli archyviniai seifai. Biuro perkėlimas iš Vokietijos tuomet tampa siaubingu kompromisu – mes privalome padaryti antrą reisą arba siųsti didesnę mašiną, kurią vėliau teks dalinti su kitu klientu (kas vėl pridėla laiko). Nebijokite, pasakykite iš karto viską, kad aš galėčiau duoti tikrą kainą.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įeina, bet jo reikia paprašyti ir sudaryti sąlygas. Standartinis CMR draudimas apsaugo tik 10 EUR už kg – tai labai mažai, jei sugenda serveris, kuris sveria 20 kg, bet kainuoja 5000 EUR. Biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja specialios "All Risk" (visų rūšių rizikos) poliso, kurį galime užsakyti papildomai. Nekantraujučiosioms sakau – netaupykite ant to.

Ar užstatas reikalingas?

Dažniausiai taip, ypač jei tai jūsų pirmasis kartas su mumis, arba jei perkeliate labai brangų biurą. Imame apie 30 proc. nuo galutinės sumos, kad užtikrintume, kad vairuotojai išvažiuos. Biuro perkėlimas iš Vokietijos yra brangus procesas, o mums reikia sumokėti degalams ir vairuotojams iš anksto. Kai viskas grįžta, pinigai grąžinami arba atskaičiuojami.

Galima apmokėti pavedimu iš Vokietijos?

Galima, bet vokietis bankai dirba lėtai. Vieną kartą laukėme pinigų tris dienas, kol mūsų vairuotojas gulėjo Vokietijoje ir valgė savus maistą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos sklandžiausia vyksta, kai sąskaitą apmokate iš karto pateikus, arba bent jau pateikiate mokėjimo patvirtinimą. Vokiai mėgsta formalaus, ir be "Überweisung" patvirtinimo mes galiu nedrįsti išleisti krovininio.

Techninės detalės: kaip viskas vyksta iš tiesų

Ar jūsų vairuotojai kalba vokiškai?

Tikrai ne visi. Būna, kad važiuoja mūsų lenkas ar ukrainietis, kuris vokiškai moka tik "Danke" ir "Halt". Biuro perkėlimas iš Vokietijos tuomet gali tapti keblus, jei reikia derėtis su apsauga arba sargu prie namų. Todėl stengiamės siųsti bent vieną "kalbėtoją" arba viską iš anksto suderinti raštu. Žinoma, jei reikia, galiu ir aš paskambinti paaiškinti, bet aš čia būnu Lietuvoje.

Kokį transportą naudojate?

Dažniausiai tai 3,5 tonų sunkvežimiai ("Sprinterio" tipo), nes jie gali važiuoti į bet kurį kvartalą be leidimų. Jei daug daiktų, imame 7,5 arba 12 tonų mašinas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos didelėse miestuose kaip Hamburgas ar Štutgartas priverčia naudoti mažesnes mašinas, kad netyčia neužplaišiotumės po zonos ribų – ten baudos dideles.

Kas daryti, jei Vokietijoje sulaiko policija?

Tai gali nutikti, ypač jei vairuotojas padarė klaidą arba techninė būklė nepakankama. Biuro perkėlimas iš Vokietijos gali sustoti. Mums tenka susisiekti su vietiniu brokeriu, kad išspręstume problemą. Klientui svarbiau žinoti, kad mes apie tai pranešame iš karto. Neliūdėkite, mes nemiegame, kol problema neišsprendžiama, nors kartais tai užtrunka ilgiau nei planavome.

Ar išmontuojate įrangą?

Taip, mūsų komanda atveža įrankius. Biuro perkėlimas iš Vokietijos neapsieina be to, kad išsukti visus stalus, nuimti lentynas, išjungti ir supakuoti kompiuterius. Viena dalyką turiu omenyje – jei serveriai yra susijungę sudėtingu kabelių ryšiu, geriau, kad jūsų IT specialistas viską pažymėtų, kad po to neužtruktume valandą juos jungiant atgal.

Kaip su el. svarstyklėmis?

Įtraukiamos į įrangą, bet ne visada tinkamos, jei kilnojate milžiniškas seifus. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su labai sunkiais daiktais reikalauja specialių keltuvų, kuriuos tenka nuomoti vietiniuose tiekėjų. Tai papildomas sąnaudas ir laikas, todėl apie tai praneškite kuo anksčiau, kad aš galiu susitarti su partneriais Miunchene arba Berlyne.

Ar galiu padėti vairuotojui?

Galite, jei jums patinka nuskusti rankas. Bet rimtai, geriau, kad jūsų žmonės vadovautų kur eiti, o kėlimą paliktų mums. Biuro perkėlimas iš Vokietijos yra fiziškai sunkus darbas, o draudimas nedengia traumų, jei jūs susižalosite padėdami neleisti. Mums geriau, kad jūs gertumėt kavą ir prižiūrėtumėt procesą.

Kas su šiukšlėmis? Ar jas išvežate?

Tai klausimas, kurį dažnai pamirštame aptarti. Taip, galime išvežti įprastų biuro šiukšlių, bet ne statybinius atliekas arba pavojingas medžiagas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos turi griežtas taisykles dėl atliekų suskirstymo. Jei užpildysite mašiną seniais spausdintuvais, juos teks mokėti atskirai prie perdirbimo centrą.

Įvykiai, su kuriais niekas nesitiki (bet turi žinoti)

O jei pas mane Vokietijoje pasibaigia nuomos laikas?

Tada turi būti sudarytas tikslus planas "B". Biuro perkėlimas iš Vokietijos gali pavėluoti dėl techninių problemų. Jei tą dieną turite išsikrauti bet kuriuo atveju, gali tekti nuomoti sandėliuką vietos, o paskui pervežti dalį daiktų į Lietuvą. Niekada nedarykite paskutinės dienos perkėlimo – tai kvestas katastrofai.

Ar buvo, kad prarasite daiktą?

Per dvidešimt metų buvo, bet ne daug. Kartą vagis išsivilkino vieną neapsaugotą nešiojamąjį kompiuterį, kol vairuotojas pietauja. Biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra 100 proc. saugus be jūsų pagalbos. Užrakinkite brangius daiktus, paslėpkite nešiojamuosius, o ne metkite ant grindų prieš išvažiavimą.

Kas daryti, jei sugenda technika kelionės metu?

Tuomet kreipiamės į draudiką. Bet čia svarbu – jei technika buvo blogai užfiksuota inventoriaus sąraše, bus labai sunku įrodyti, kad ji buve sveika. Biuro perkėlimas iš Vokietijos prasideda ne tada, kai atvažiuoja vairuotojas, o tada, kai pradedate rašyti, kas kas yra. Turime nuotraukų iš prieškelionės ir pokelionės.

Ar įmanoma greitai padaryti pervežimą 24 valandomis?

Įmanoma, jei tai tik kelios dėžės dokumentų ir vienas stalas. Bet pilnas biuras? Nemanau. Biuro perkėlimas iš Vokietijos atstumu 1000 km reiškia bent 12-14 valandų vieno vairuotojo kelionės, tada dar pakrovimas, iškrovimas. Jei skubate, reikia 2 vairuotojų komandos, kurios galės važiuoti be sustojimų, tai jau brangesnis variantas.

Kokios dažniausios problemos su klientais?

Klientai dažnai nepasako apie sunkius seifus arba apie tai, kad kelias iki biuro yra užsnigtas ir neužšaldytas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos žiemą yra pavojingas. Viena sykį vairuotojui prireikė traukinio, kad ištrauktų mašiną iš kiemo, nes klientas nepasakė, kad ten ledo kalnai.

Ar pas jus dirba patikimi žmonės?

Dirba, bet mes ne turime ant kaklo kortelę su "Aš esu šventas". Kartais būna pavojingi jaunoliai, kartais – vargšai emigrantai, kurie tik moka kelti. Biuro perkėlimas iš Vokietijos priklauso nuo to, ką aš pats jiems pasakysiu ryte prieš išvykstant. Stengiuosi kontroliuoti kiek įmanoma, bet žmogus yra žmogus, gali apvogti arba netyčia uždaužti stalą.

Kas su tais, kurie dirba be sutarčių?

Neužtikinkite jų. Jei kas nors pasiūlo "Biuro perkėlimas iš Vokietijos" pus kainos be sutarties ir be sąskaitos, būkite tikri, kad jūsų daiktus pavers šiukšlėmis. Teisingai, mums taip pat kada nutinka klaidų, bet bent jau turime į ką kreiptis reikalavimų.

Ar galite padėti su įrengimu Lietuvoje?

Taip, tai mūsų darbo dalis. Biuro perkėlimas iš Vokietijos baigiasi tada, kai paskutinis kėdė stovi savo vietoje, o galiniai laidai prijungti. Nenorime, kad jūsų darbuotojai sekmadienį rinktų lentynas – tai mūsų darbas, už kurį jums mokate.

Ką daryti, jei Vokietijoje nelaido į kiemą?

Reikia gauti leidimą "Sondererlaubnis". Tai truko dieną, ir biuro perkėlimas iš Vokietijos sustojo. Mūsų vadybininkai tai žino, bet kartais vietinės pareigūnai būna... kaip sakant, ne malonūs. Būkite pasiruošę, kad gali tekti nešti daiktus 100 metrų nuo mašinos iki durų. Tai ilgas kelias.

Ar verta tartis su Vokietijos firmomis tiesiogiai?

Galite, jei jums patinka mokėti tris kartus daugiau už "Vorsprung durch Technik" pavadinimą. Mūsų paslauga – tas pats "Mercedes", tik už "Volkswagen" kainą, be tų vokiškų kvitų. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su mūsų komanda yra praktiškesnis sprendimas.

O jei aš pats važiuoju su mašina?

Galite, tik atsiminkite apie vairuotojo poilsio laikus. Biuro perkėlimas iš Vokietijos neleidžia vairuoti 10 valandų iš eilės be sustojimo (tacho grafai). Jei jus sulaikys policija, gausite didelę baudą ir prarasite licenziją. Geriau palikite tai profesinėms rankoms, o jūs skambinkite vadovauoti.

Kas daryti su archyvais?

Jei juos reikia išmesti, tai vienas kainos. Jei vežti, tai dar. Archyvų dėžės yra sunkios, o jei jose ne tik popierius, bet ir metalo detalės, gali būti keblu. Biuro perkėlimas iš Vokietijos iš archyvų dažnai būna brangiausia dalis dėl svorio.

O jei pas mane mažai daiktų, o norima pigiai?

Tada galite laukti, kol mes surinksime "grupinį krovinį". Biuro perkėlimas iš Vokietijos gali būti atliekamas daliniu krovininiu būdu. Jūsų kelionė gali užtrukti savaitę, kol mes surenkame kitus klientus tame pačiame regione, bet kainos bus maždaug 50 proc. mažesnės.

Ar tikrai pervežiate visą įrangą?

Taip, netgi tą, kuri atrodo kaip "negyva". Biuro perkėlimas iš Vokietijos yra iššūkis, bet mūsų komanda matė viską. Vienas kartą teko pervežti didžiulį akvariumą su žuvytėmis – tai buvo įdomi kelionė, bet atvežėme viską gyvą.

Ar reikia duoti vairuotojams pinigų maistui?

Jūsų noras, bet jie turi išmokas. Tačiau jei juos pamaitinsite karštu pienu arba duosite dėžę ledų, jie dirbs 10 proc. greičiau. Biuro perkėlimas iš Vokietijos – tai taip pat ir diplomatinis darbas su krušlių (ir ne tik) vaikais.

O jei aš norėčiau tik konsultacijos?

Parduodu ją brangiau nei patį perkėlimą (juokauju). Bet rimtai, jei norite patarimų, kaip susitvarkyti dokumentus, galiu pakalbėti. Biuro perkėlimas iš Vokietijos prasideda iš jūsų galvos, o ne iš mano sunkvežimio.

Ką daryti su parkavimo bilietais Vokietijoje?

Mums tai nepriklauso. Jūs turite nupirkti bilietą vairuotojui arba leidimą stovėti. Biuro perkėlimas iš Vokietijos miestuose be to neįmanomas – gausite baudą ir mašiną nuvilktų. Pasirūpinkite tuo iš anksto.

Ar turite sandėlį Lietuvoje?

Turime, jei reikės laikinai padėti daiktus, kol biuras nebus paruoštas. Bet tai papildoma kaina. Biuro perkėlimas iš Vokietijos baigiasi Lietuvoje, bet ne visada priešais jūsų duris tą pačią dieną.

Ar dažnai keičiasi planai?

Kasdien. Klientas pasako "Penktadienis", paskui trečiadienį rašo "Oje, gal antradienį?". Biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja lankstumo, bet esant staigioms pakeitimoms gali tekti mokėti "streso mokestį" už atšauktas vietas.

O jei vėliau rastu trūkstamą dalyką?

Tuomet ieškome. Kartais jis dingniauja po sėdynės, kartais užkliūna po dėžės. Biuro perkėlimas iš Vokietijos yra chaosas, kurį mes bandome suvaldyti, bet 100 proc. garantijos, kad nenumetėme vieno plastikinio gabalo, duoti negaliu. Tikrai tikiuosi, kad tai nebus jūsų auksinis pinigas.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra mokslas, o geras organizavimas ir patirtis. Jei bandysite tai padaryti patys, gali praeiti mėnesis, kol viskas susirinks į vieną vietą. Verta pasikviesti žmonių, kurie žino kelių savas ir turi rankas, kurios nekrūta po pirmojo sunkio. Sutaupysite nervus, o šiame darbe nervai brangiau nei kuras. Sėkmės susirinkimui, ir pasitikėkite tiems, kurie jau važiavo šiuo keliu daugiau nei kartą.