Biuro perkėlimas iš Vokietijos mikroautobusu: kaip neprarasti duomenų ir protų

Po dvidešimt penkerių metų šioje srityje galuoti galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Vokietijos niekada nevyksta taip, kaip planuojame Excel lentelėje. Viskas prasideda nuo to, kad vadybininkai svarsto apie „logistikos optimizavimą“, o baigiasi tuo, kad vairuotojas stovi prie uždarytų vokiškų durų ir nekalba nei žodžio vokiškai. Dažnai klientai mano, kad tai tiesiog krovėjų nuoma, bet iš tiesų tai sudėtingas orkestro dirigavimas, ypač kai kalbame apie mikroautobusų pasirinkimą. Reikia ne tik susitvarkyti su keliu ir muitinės formalumais, bet ir užtikrinti, kad jūsų brangių serverių ar tiesiog senų kėdžių nuėmimas ant trečiojo aukšto Baumoholderio miestelyje nebaigtis nugaros skausmu. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, be gražių brošiūrų.

Kodėl aš renkuosi mikroautobusą, o ne sunkvežimį?

Ar mikroautobusas tikrai tilps viskam?

Dažniausiai klausiate, ar 3.5 tonų ar 5 tonų transporto priemonė (mes dažnai vadinkime tai mikroautobusu, nors tai gali būti ir „Burg“ tipo sunkvežimėlis) užteks įmonės turiniui. Žiūrėkime tiesą: biuro perkėlimas iš Vokietijos dažniausiai susideda ne isp didelių spintų, o iš daugybės dėžių su popieriais, technika ir asmeniniais daiktais. Jeigu judate iš „open space“ tipo biuro į panašų Lietuvoje, tūris paprastai sutelpa. Turėjau atvejų, kai klientas teigė, kad daiktų „truputėlis“, o užkrovėjus išsisėdėme ant sėdynių. Bet paprastai, jei tai ne sandėliavimas, o tik biuras, vienas didelis mikroautobusas užtenka be problemų.

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Vokietijos?

Labai priklauso nuo to, kur tiksliai esate. Jei įsivažiuojate iš Miuncheno regiono, tai skamba kaip pusė dienos, tačiau realybėje su krovėjais galima tai užtrukti ir iki 12-14 valandų viena kryptimi. Biuro perkėlimas iš Vokietijos turi būti planuojamas atsižvelgiant į tai, kad vairuotojui reikia poilsio. Ne legalu važiuoti 10 valandų be stabdymo, nors kai kurie „supermenai“ ir bando. Geriausia skaičiuoti, kad reikės nakties nakvynės, jei kelias ilgesnis nei 800-1000 km, kitaip prarasime vairuotoją antrą dieną.

Ar sunku su vokiška policija kelyje?

Sunku ne tiems, kurie važiuoja pagal taisykles. Nustūmėme kartą mikroautobusą į „zoną“, kur negalima stovėti Miunchene, o vairuotojas dėjo į rankas „Advent“ žurnalą... 40 eurų bauda už 10 minučių pavėlinimą nepraėjo be skausmo. Vokietijoje stovėjimo taisyklės griežtesnės negu Lietuvoje, ypač didmiesčiuose. Taigi, jei reikia krauti prie gatvės, tikrai rekomenduoju gauti leidimą iš savivaldybės arba bent užstatyti kelias vietas, kad netyčia neužkliūtumėte į „no stopping“ zoną.

Kas dėl kuro kainų ten?

Kuro kainos Vokietijoje šiuo metu gali būti šiek tiek aukštesnės, bet didžiausias problemos yra ne kaina, o galimybių rasti tinkamą stotį dideliame mieste su sunkesniu transportu. Dažnai tenka vykti į automagistralių degalines, kur kainos kanda, bet kitaip praeisi negalima. Planuodamas biuro perkėlimas iš Vokietijos biudžetą, visada pridedu apie 10-15 proc. rezervą kului, nes niekada nežinai, ar bus spūstis, ar reikės važiuoti aplinkkeliais.

Ar galima nuvežti ir asmeninius daiktus?

Tai yra pilnas "grey area". Juridiškai jei tu įregistruotas kaip vežėjas, turi vežti prekes, o ne „tėvo sofos“. Gyvenime dažnai vyksta taip, kad vadybininkas pasako „kelias dėžės“, o realiai ten pusė sunkvežimio jo gyvenimo daiktų iš ištuštėjusio buto Berlyne. Jei tai truputi ir nekomercinio pobūdžio (būsto keitimas), dažniausiai muitinė praleidžia, jei tai aiškiai pateikiama kaip asmeninis turtas. Bet jei tai bus prekybai skirtos prekės be dokumentų – gausit baudą.

Krovinių apsauga: kas dažniausiai suyra?

Ką reiškia „krovinių apsauga“ realybėje?

Ne taip seniai įsivaizdavau, kad tai stogas, kad nelieja lietus. Bet biuro perkėlimas iš Vokietijos tai reiškia daugiau – tai ir uždegimų, ir tvirtinimo juostų, o ir paties krovinio išdėstymo. Esu matęs, kaip dėlblogai užfiksuotas serveris „vaikščiojo“ po kabiną 600 km ir atėjo su sulaužytu disku. Apsauga yra ne tik šiaudai ir plėvelės, tai yra fizinės jėgos pasiskirstymas tarp dėžių. sunkios dėžės apačioje, lengvos viršuje – taisyklė, kurią visi pamiršta, kai skuba.

Ar reikia įrangoti viską prieš atvykstant?

Būtų puiku, jei taip būtų. Tačiau Vokietijoje dažnai dirbame su įmonėmis, kurios nebankrutuoja, tačiau jų personalas jau nėra (nežinau, kaip jūs vadinsit, bet tai keista situacija). Kartais tenka krovėjams pačiems surinkti įrangą, nes vadybininkas atsiuntei tik nuotraukas. Rekomenduoju bent jau pažymėti dėžes „1“, „2“, „3“, kad žinotume, kur įdėti svarbius dokumentus. Ką jau kalbu apie tai, kad kompiuterius reikia išjungti ne prieš pat išsikrovimą.

Kas su monikoriumi? Jis labai trapus.

Monitoriai yra viena didžiausių bėdų. Žmonės įdeda juos į dėžes be putų, tikėdamiesi, kad „kažkaip nenukris“. Ne, nukris. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su technika be specialios medžiagos (putplasčio, burbulų) yra lošimas. Vieną kartą gavau skambutį, kad 27 colių monitorius sužalojo „šoną“ ne dėl smūgio, o dėl to, kad ant jo buvo pastatyta gėlių vazonas, kai vairuotojas stačiai pasuko. Tvarkykite techniką atskirai.

Ar reikia draudimo?

Tai nešventas klausimas. Oficialiai, visiems kroviniams yra privalomas transporto draudimas, bet jis dažniausia dengia tik 10-12 SDR vienetų kilogramui (tai labai mažai). Jei vežate brangią techniką, rekomenduoja papildomą „krovinio draudimą“ visai vertei. Būna taip, kad vairuotojas užkerta kelią, duobė, šuolis – ir visas krovinys įstriuža be vertės. Geriau užsisakyti ir būti ramiam, negu vėliau ginčytis su draudimu.

Kaip elgtis su baldais? Juos reikia išmontuoti?

Jei tai biuro stalai, kurie nenukelia per duris (o Vokietijoje senų pastatų durys yra siauros), taip, reikia išmontuoti. Mūsų komanda dažnai tai daro vietoje. Turime savo įrankius, bet reikia apie tai pranešti iš anksto. Ne kartą gavome užsakymą „su viskuo“, o atvykus paaiškėjo, kad stalas yra pritvirtintas prie sienos kaip „ Reception“ baras, o jį nuimti reikia su grąžtu. Tokios staigmenos brangina projektą.

O jei pašalos? Kaip apsisaugoti nuo purvo?

Vokiški biurai dažnai yra švarūs, o kai įvežame dėžės iš garažo, ten atsiranda dulkių. Rekomenduoju pasiimti „antklodę“ arba storą drobę grindims. Tai pigu, bet sutaupo galvos skausmo, kai vadybininkas pamato purvą ant naujo parketo. Nors, tiesa sakant, kartais purvas atsiduria ne dėl mūsų, o dėl to, kad klientas nepasiruošė. Žinote, aš asmeniškai nemėgstu, kai kaltės verčiamos ant vairuotojo.

Ar saugu vežti serverius?

Tai pati pavojingiausia dalis. Jei įmonė turi didžiajį serverį, jis turi būti išjungtas teisingai, o ne tiesiog ištrauktas iš lizdo (duomenų praradimas garantuotas). Biuro perkėlimas iš Vokietijos su serveriais be specialių dėžių su šokso absorberiais yra nusikalstamas. Kartą teko matyti, kaip klientas padavė „serverį“ (iš tiesų tai buvo paprastas kompiuteris su dviem monitoriais), kuris nukrito nuo 20 cm ir viskas numirė. Dirbkite su IT žmonėmis.

Biuro perkėlimas iš Vokietijos: Dokumentai ir Muitinė

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Pagrindinis dalykas yra TIR manifestas arba CMR (jei lengvesnis krovinys), bet jei tai perkėlimas, reikalingas inventoriaus sąrašas (packing list). Be jo, Vokietijos pareigūnai gali neleisti išvykti arba Lietuvoje neleisti įvažiuoti. Inventoriaus sąrašas turi būti bent jau dvikalbis (vokiškai/angliškai), o jei ne, tai bus nemaža problema. Kiekviena dėžė turėtų savo numerį, atitinkantį sąrašą.

Ar reikia EORI numerio?

Jei įmonė yra juridinis asmuo ir perkelia savo turtą (pervykstimo atveju), dažniausiai EORI nereikalingas, nes tai nėra prekyba. Tačiau jei tai įrengimų pirkimas iš bankrutavusios firmos Vokietijoje, tai jau yra įsigijimas ir reikia mokėti PVM bei (tikėtina) registruoti importą. Čia gana sudėtinga, geriau pasikonsultuoti su brokeriu prieš atvykstant, kad netyčia neužstrigtumėte sienoje su pilnu kroviniu.

Kas dėl TIR dokumento?

Jei krovinys vertės arba svoris didelis (virš 3.5 t? Ne, čia aš suklydau, TIR naudojamas kitur), prieš 10 metų naudodavome dažniau. Dabar biuro perkėlimas iš Vokietijos dažniausiai vyksta su CMR ir „Ex-T“ arba „Transit“ procedūra, jei reikia. Bet dažniausiai, tai vidinis ES judėjimas, ir muitinė tikrina formaliai. Vokietijoje muitinės budėjimas nėra toks intensyvus kaip Lenkijoje, tačiau reikia būti pasiruošusiam.

Ar gali būti problemų su dokumentais prie pat išvykimo?

Taip, būna. Kartą atvažiavome prie sandėlio Esene, o vadovas išvyko į konferenciją ir nepaliko inventoriaus sąrašo. Teko laukti 3 valandas. Be sąrašo vairuotojas negali įsirašyti į savo knygutę, nes nežino, ką veža. Tai ne jo kaltė, tai neorganizuoto kliento kaltė. Todėl visi dokumentai turi būti paruošti prieš pirmosios dėžės pakėlimą.

Kas dar sukelia galvos skausmą?

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Ne visada. Turime vairuotojų, kurie sugebės pasakyti „Guten Tag“ ir viskas. Kai reikia susitarti su apsauga ar sandėlininku, tai gali būti problema. Jei tai sudėtingas objektas, pvz., gamykla, kur reikalinga speciali apsauga, rekomenduoju pasirūpinti vietiniu koordinatoriumi. Arba pasimokyti keletą frazių. Mane nuvilia, kai klientas sako „o, ten kalbės anglų“. Vokietijoje ne visur kalba angliškai, ypač mažesniuose miestuose.

O jei reikės įrenginio keltimo su kranu?

Jei turite sunkią spintą ar presą, kurios neįmanoma nešti, reikia suorganizuoti kraną arba autokeltuvą (Gabelstapler) vietiniame sandėlyje. Mūsų mikroautobusai tokio įrangos neturi. Reikia tai sužinoti iš anksto. Kartą teko nukrauti dėžes gatvėje, kadangi klientas užmiršo užsisakyti liftą, o laiptai buvo tokie siauri, kad ten tilptų tik katinas.

Ar imate ir atliekusius (mėsines sritis)?

Taip, imame, jei jos tikrai išvalytos. Bet jei ten yra maisto likučiai arba kažkas blogai kvepia, vairuotojas turi teisę atmesti tokią krovinio dalį. Higiena reikalinga, kad nesuvežtų vabzdžių. Biuro perkėlimas iš Vokietijos dažnai įtraukia ir mažą virtuvę („kitchenette“), tenka nuvežti šaldiklius. Šaldiklius reikia atitirpinti iš anksto, nenoriu vandens vonios kiekvieną 100 km.

Kas atsitinka, jei vėluojame?

Jeigu dėl savo kaltės (pavargome, sugedo mašina), mes atsilyginame arba padengiame papildomą išlaidą (pvz., naktinį krovėjų darbą). Jei vėluojate jūs (privažiuojate vėlai arba neatradote raktų), tai laukimas gali būti papildomai mokamas. Sąskaitų už pietus arba nakvynę mes nerašome savo sąskaitų ne, bet jeigu reikia laukti 5 valandas, tai susitariame individualiai.

Ar galima pervežti pavojingus krovinius (tintas, skaistalus)?

Oficialiai – ne, be specialios licencijos. Jeigu tai kelios mažos spalvų kasetės ar biuro chemijos buteliai, dažniausiai praeina, jeigu jūs tai deklaruosite. Bet su ašarais ar degiais skysčiais mes nevažiuojame. Vokietijos policija už tai sustabdo ir konfiskuoja visą mašiną nebesigilindamos į tai, kad tai tik „valymo priemonės“.

Kaip susitarti dėl mokėjimo?

Standartiškai reikalaujame 30 proc. avanso (kad užtikrintume, kad tai ne„pokštas“), likusią sumą – atvykus iškraunant arba prieš įvežant į Lietuvą. Esu patyręs situacijų, kai atvykome, o klientas atsiskaityti norėjo „po mėnesio“ arba „kai gaus pinigų iš klientų“. Tokiu atveju grįžtame atgal su krovininiu, kas jums kainaus dvigubai. Gera reputacija čia svarbiausia.

Ar pervežiate ir augalus?

Augalus į ES (jeigu tai ne ES šalis, bet Vokietija yra ES, tai nėra problema) vežti nėra sunku, jei nėra žemės. Bet tarkime, jei biuro perkėlimas iš Vokietijos vyksta per Šveicariją ar Norvegiją, tai jau gana sudėtinga su fitosanitariniais sertifikatais. Jei tik Vokietija-Lietuva, augalus galima, tik reikia juos apsaugoti nuo šalčio (jei žiema) nuvynioti į foliją.

Ką daryti, jei biure yra brangus meno kūrinys?

Jūs turite jį apdrausti ir nurodyti vertę. Mes neesame ekspertai dailėje. Prikabinsime taip, kaip paprastą paveikslą. Jei tai kąkurio žinomo dailininko drobė verta 50 tūkstančių, geriau pasikviusti specializuotą meno pervežimo kompaniją. Ne už ką nenoriu atsakyti už to išsidėstymą, o svarbiausia – už saugumą. Mums sunku garantuoti, kad vibracija nesužalos senųjų dažų.

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti?

Taip, bet tai nėra jo pagrindinis darbas. Jis yra vairuotojas. Jei užsakote „krovėjus“, tai ateina kita komanda. Mikroautobuso vairuotojas gali padėti nustumti dėžę, bet jis neš 50 kg spintų per 4 aukštus neįsivaizduoja. Kūno sveikata jam brangesnė nei jūsų biuras (ne, aš juokauju, tačiau saugumo taisyklės yra griežtos).

O jei reikės naktį vykti?

Galiu. Tačiau vairuotojams turi būti užskaitytos naktinės valandos (arba atleidžiamos nuo dienos, priklausomai nuo sutarties). Vokietijoje naktiniai apribojimai (Weekend- und Feiertagsfahrverbot) galioja sunkvežimiams virš 7.5 tonų, tačiau 3.5 t (mikroautobusai) dažniausiai važiuoja laisvai. Tačiau reikia patikrinti, ar jūsų maršrute nėra apribojimų environmental zonose (Umweltzone), kur reikalinga žalia kortelė. Be jos baudos didžiulės.

Kaip elgtis su asmeninių duomenų apsauga (GDPR)?

Nors tai ne mano profesija, esu girdėjęs, kad duomenų nutekimas yra blogai. Jei perkeliate serverius su duomenimis, užtikrinkite, kad diskai yra pašalinti arba užšifruoti. Mes neatsakinėjame už tai, kas yra dėžėse viduje, bet jei dėžė pasiekia neteisingas rankas, tai jūsų kaltė. Užrakinkite dėžes.

Ar galima pasiimti krovinį be jūsų buvimo vietos?

Galima, jeigu prieš tai atsiunčiate nuotraukas arba sutartį su raktais. Bet jeigu ten reikia pasirinkti, ką vežti, o ką palikti, be jūsų mes neišsiverčiam. Esu matęs, kai liepia „nuvežti viską“, o tada skambina beprotybių, kad „pamesta kitažodėjių kolekcija“. Būkite aiškūs.

Kas dėl vadybininko palydovimo?

Jei galite, siųskite savo darbuotoją su vairuotoju (ypač, jei važiuojate trumpos kelionės atveju, kaip biuro perkėlimas iš Vokietijos iš Berlyno ar Hamburgo). Tai gerai, nes jis gali spresti vietines problemas, o vairuotojas tik vairuos. Be to, jis užtikrins, kad dėžės keliauja į tą vietą.

Galite parduoti ir dėžes?

Galime užtikrinti, kad atvežame dėžes, bet dėžių pardavimas yra atskira paslauga. Įprastai rekomenduojame pirkti pats mažmeninėje, o mes tik atvežame, nes taip pigiau. Mūsų dėžės – standartinės, geros kokybės, bet brangesnės nei „Obi“.

O jei sugedus automobilis?

Turime pagalbinį transportą arba draudimo „lizingo“ kompanijos pagalbą. Bet sugedimas retai nutinka, nes mašinos tikrinamos prieš kiekvieną ilgą kelionę (bent jau turi būti). Jei nutinka, mes organizuojame pervežimą kitu būdu. Tai papildomas mūsų galvos skausmas, ne jūsų (kol kas).

Ką daryti su liekanomis iš „kavos paketo“?

Su valgomųjų liekanomis susitvarkykite patys. Mes ne šiukšlių ivežėjai. Jei paliksite biure duonos gabalėlius, jos sugers ir pradės kvėpuoti, kai biure liks neįrengtas porą dienų. Užpildykite šiukšliadėžę.

Ar verta taupyti ir rinktis pigiausią pasiūlymą?

Žinote, taisyklė simple – jūs gaunate tai, už ką mokate. Pigus siūlymas gali reikšti, kad vairuotojas bus vienas, be krovėjų, o jis bus pavargęs iš buvusio krovinio Ispanijoje. Biuro perkėlimas iš Vokietijos brangus dalykas, tačiau ilgainiui gali sutaupyti nervų ir lūžusių kojų.

Galų gale, kiek tai kainuoja?

Kainą apskaičiuojame pagal valandas (už darbą) ir kilometrus. Vidutiniškai, jei tai viena diena su viena komanda ir mašina, svyruoja nuo 400 iki 600 eurų, priklausomai nuo atstumo. Dideli miestai (Miunchenas, Štutgartas) brangesni dėl pako uždirbimo. Tikslią kainą pasakysiu tik kai pamatysiu adresą.

Išvada

Visas šitas procesas atrodo kaip chaosas, bet jis turi savo logiką. Biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra tik dėžių nešiojimas, tai yra rizikos valdymas. Jei pasiruošiate tinkamai – pasirašote dokumentus, susitvarkote su dėžėmis ir nesate linkęs taupyti ant krovinių apsaugos – viskas praės sklandžiai. Ir visgi, patarimas: pasitikėkite savo intuicija, jei pasiūlymas atrodo per geras, kad būtų tikras, tikriausiai taip ir yra. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau užeigamai kompanijai, negu taisyti griausančius kompiuterius Lietuvoje.