Biuro perkėlimas iš Vokietijos kruopščiai suplanuotas: kaip išvengti chaoso ir nesusipratimų

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti vieną – Vokietija neleidžia nieko pamiršti. Biuro perkėlimas iš Vokietijos kruopščiai suplanuotas yra vienintelis būtas sėkmingai nutraukti sutartis arba tiesiog perkelti savo būstinę be neišspręstamų problemų. Ten viskas turi būti užrašyta, suderinta, o vairuotojai labai griežtai laikosi savo poilsio laikų ir taisyklių. Jei manote, kad prieš penktadienio vidurdienį galėsite pakrauti nepranešę, tikėkitės didelių rūpesčių. Čia ne Lietuva, kur viską galima sukalbėti "žodžiu" paskutinę minutę. Kalbėsime apie tai, kaip tai veikia iš vidaus, be šlifavimo ir pardavimo kalbos.

Pasiruošimas ir dokumentai: Viskas prasideda ne nuo dėžių

Ar tikrai reikia inventorinio sąrašo, ar tai tik papildomas mokesčis?

Vokietijai inventorius nėra pasiūlymas, o būtinybė. Be tikslaus sąrašo, kuriame nurodyta kiekviena kompiuterio, stalo ir net fotelės būklė, gali kilti didelių problemų custom'uose arba net sienos kitoje pusėje. Juokinga, kartais klientai tikisi, kad "kelios dėžės su kompiuteriais" užteks, bet vokiečiai mėgsta tikslumą. Vieną kartą klientas parašė "biuro technika", ir mums teko laukti valandą, kol pareigūnas tikrino, kas ten tiksliai yra. Geriau praleisti laiką rašant sąrašą, nei stovėti prie sienos.

Ką daryti su slaptais dokumentais, kai perkeliam biurą?

Tai jautri tema. Gi nešame visus į vieną krūvą. Geriausia juos pasiimti su savimi asmeniškai, jei įmanoma, arba susitarti dėl specialios dėžės su spynomis, kurios nebus atidarytos be jūsų. Aš asmeniškai visada patariu neleisti keleivių (tai yra vairuotojų) matyti konfidencialių duomenų. Nors vairuotojai sąžiningi, bet kodėl rizikuoti? Biuro perkėlimas iš Vokietijos kruopščiai suplanuotas visada numato atskirą logistiką svarbiems popieriams. Užrakinkite juos ir pasilikite raktus sau.

Kiek dėžių man iš tikrųjų reikės? Ar neperkančiu per daug?

Sunku pasakyti iš karto. Paskaičiuokite taip: vienas darbuotojas vidutiniškai susirenka apie 10–12 standartinių dėžių. Bet čia be didelių spintų ar archyvų. Jei turite daug pavienių popierių, kurie niekur nesueina, skaičius didėja. Kartais klientai sako "turime vos penkias dėžes", o atvyksta ir matome, kad reikia dviejų vilkikų. Geriau turėti penkiastuščią dėžę atsarginę, nei stėloti paskutinę naktį parduotuvėse. Geriau daugiau, o liekanas galima visada išmesti arba panaudoti sandėliuje.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Vokiškas tvarkymas reikalauja, kad ant viršaus būtų nurodytas turinys ir galutinis punktas (pavyzdžiui, "Parduotuvė", "Direktoriaus kabinetas", "Virtuvė"). Nėra nieko blogiau, nei iškraunant biurą Vilniuje suprasti, kad visi indai nukeliavo į sandėlį vietoj virtuvės. Pasirašykite storu markieriumi iš abiejų pusių. Nereikia rašyti romanų, "Archyvas 2015-2020" užteks. Viena kartą teko iš Kražių vežti dėžę su pažymėjimu "Viskas", ir tai buvo košmara.

Kada reikia pradėti planuoti datą?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealus variantas – mažiausiai mėnesį, o jei tai didelė įmonė, tai ir tris. Vokietijoje dėl "Sonntagsfahrverbot" (važiavimo draudimo sekmadieniais ir švenčių dienomis) bei vietinių leidimų gavimo terminai gali užtrukti. Negalima tikėtis, kad paskambinus pirmadienį, viskas bus padaryta trečiadienį. Biuro perkėlimas iš Vokietijos kruopščiai suplanuotas prasideda ne nuo vairuotojo išvykimo, o nuo to, kai paskambinate savo Logistikoje.

Ar reikia atskirai planuoti technikos išvežimą?

Žinoma, kompiuteriai, serveriai ir monitoriai nėra paprasti kėdės. Jie reikalauja specialios pakuotės, o serveriai netgi antibrakinių lentų. Dar svarbiau – duomenų saugumas. Prieš išvežant reikia viską padaryti backup. Aš ne esmuo IT specialistas, bet galiu pasakyti, kad judesiai sukrėčia sunkumus. Niekada negarantuoti, kad po kelionių per autobanus (kelio duobės, žinot) kažkas nenukris. Technika turi eiti atskirai, jei ji labai jautri.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Be abejo. Nors mes turime savo atsakomybės draudimą (CMR), jis apsiriboja suma už kilogramą (dažnai 8,33 SDR/kg), kas biuro technikai labai mažai. Jei serveris kainuoja tūkstančius eurų, o sugenda, standartinis draudimas nepadengs nuostolių. Biuro perkėlimas iš Vokietijos kruopščiai suplanuamas visada įtraukia papildomą vertės draudimą. Nesigailėkite pinigų šitai, viena nelaimė gali kainuoti daugiau nei viskas kartu paėmus.

Vokietijos specifika: Su kuo turėtumete susidurti

Kas yra "Verkehrsbeschränkung" ir kodėl tai mane baugina?

Tai transporto apribojimai miestuose. Vokietijos miestuose, ypač senosiuose centruose (pvz., Miunchene, Frankfurte), sunkvežimiams dažnai draudžiama važiuoti tam tikromis gatvėmis arba tam tikru laiku. Jei savo vairuotoją nukreipsite į "Umweltzone" (vironderinę zoną) be tinkamo žalono kortelės, gausite baudą, kurią teks mokėti jums. Reikia iš anksto patikrinti maršrutą. Kartais net patys vairuotojai nežino, ką pasikeitė savaitę prieš tai.

Ar galiu uždrausti savo darbuotojams nešti dėžes?

Galite, arba bent jau turėtumėte taisyti. Vokietijos darbo saugos taisyklės (HSE) yra griežtos. Jei darbuotojas nusileis su nugaros skausmu nešdamas dėžę su knygomis, draudimo kompanija gali atsisakyti mokėti kompensaciją, nebent buvo profesionalų padedama. Geriau palikti fizinį darbą specialistams, o savo žmones leiskiti tik vadovauti. Nereikia herojų, reikia saugaus perkėlimo.

Kaip su el. liftais? Ar reikia juos rezervuoti?

Tai labai svarbu. Daugelyje Vokietijos biurų pastatų el. liftus naudoti reikia susitarus su administracija, o kartais net reikia apsauginių popierių ant sienų. Jei atvyksite dideliu sunkvežimiu su liftu, o pastato administratorius pasakys "ne", pradėsis košmaras. Biuro perkėlimas iš Vokietijos kruopščiai suplanuamas (vėl tas įvykis) reiškia, kad prieš mėnesį jau žinote, kad jums duos liftą nuo 8:00 ryto iki 12:00.

O kas su šiukšlinėmis? Ar galiu palikti senas kėdes?

Jokių būdų. Vokietijoje šiukšlių išvežimo kainos yra astronomiškos. Negalite tiesiog užmesti senų baldų į konteinerį ar palikti gatvėje. Jei norite atsikratyti senų daiktų, reikia iš anksto susitarti dėl "Sperrmüll" (didelių atliekų) išvežimo. Kartais pigiau juos pergabenti atgal į Lietuvą ir parduoti kaip "vintažą" (šypsojasi), nei mokėti baudą už nelegalią šiukšlių padėtį Miunchene.

Ką daryti, jei vokiečių pareigūnai sustabdys sunkvežimį?

Nesijaudinkite, jei viskas tvarkinga. Jie dažniausiai tikrina, ar sunkvežimis neužkliūva į svorio apribojimus arba ar turi reikiamus dokumentus. Biuro perkėlimas iš Vokietijos kruopščiai suplanuotas užtikrina, kad visi dokumentai (inventorius, sutartis) yra vienoje vietoje vairuotojo kabinoje. Jei trūksta vieno popieriaus, gali užtrukti valandą, kol jį gausite faksu (dar tiek pasenusį dalyką jie naudoja).

Ar tikrai reikia "Einbaumöbel" (statomų bald�) išardymo?

Taip, jei jie yra prisukti prie sienos ar grindų. Negalite tiesiog ištraukti spintelės su sijomis. Pirmiausia reikia išardyti. Daugelis klientų mano, kad mes tai padarysime, bet įprastai reikia kvieti vietinį meistrą arba mūsų komandą turi būti to konkrečio modelio instrukcija. Viena kartą teko išardyti labai brangų direktoriaus stalą, kuris buvo suvirintas prie grindų... tai buvo ilgai.

Kaina ir organizacija: Pinigai ir terminai

Kodėl kaina taip svyruoja? Vienas kainuoja 500, kitas 2000 eurų.

Klausiate kaip profesionalas. Kaina priklauso nuo tiekimo grandinės. Ar jums reikia vilkiko su liftu? Ar reikia dėžių? Ar reikia įdarbinti pakavėjus Vokietijoje (kas labai brangu)? Biuro perkėlimas iš Vokietijos kruopščiai suplanuotas gali būti pigus, jei jums patys pakuojate ir tik reikia transporto. Jei norite "raktą į ranką" (nuo A iki Z), tai kainuos. O ir atstumas turi reikšmės – iš Berlyno pigiau nei iš Miuncheno.

Ar galima sutaupyti pasirenkant "keliaujančius" krovinius?

Nerekomenduočiau. "Kelionės dalis" (teilweise) reiškia, kad jūsų dėžės kelias su kitų klientų kroviniu. Tai gali trukti ilgiau, o dėl maišymo gali dingti detalės. Biurui reikalingas skubas ir tikslumas. Nėra nieko blogiau, kaip kviesti klientus į naują biurą be stalų, nes jų vilkikas dar kažkur užstrigo užkraunamas kitam klientui.

Kaip mokėti? Ar imate iš anksto?

Visada stengiamės nereikalauti 100% iš anksto, bet įprasta paprašyti avansą (depozito) už dėžių pristatymą arba rezervaciją. Likusią dalį mokate, kai darbas baigtas. Pasitikėjimas svarbus, bet ir mums reikia apsidrausti nuo "vėluojančių" mokėtojų. Ypač kai kalbame apie didesnes sumas. Geriau susitarti dėl 30/70 ar 50/50 procentų.

Ar į kainą įeina dėžės?

Paprastai ne, nebent tai nurodyta specialiame pakete. Standartinėje kainoje – tik transportas ir darbo valandos (jei įeina). Dėžės, popierius, lipdukas, bučinės juosta (klijuota juosta) – tai viskas papildomai. Galite nusipirkti pats OBI Bauhaus parduotuvėje, bet mes dažnai turime pigiau, nes perkam iš didmenininkų.

Kas nutinka, jei darbas užtrunkia ilgiau nei planuota?

Vokietijoje darbo valandos yra brangios. Jei mūsų komanda turi laukti, kol jūs surandate raktus nuo sandėlio, tai laikomas laikas gali būti įskaičiuojamas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos kruopščiai suplanuotas numato, kad vienas žmogus atsakingas už duris atidaryti laiku. Jei vairuotojas laukia dvi valandas, tai gali kainuoti šimtus eurų. Būkite punktualūs – vokiečiai tai vertina.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos?

Taip, ir tai geriausias variantas abiem pusėms. Atliekame vizualinę apžiūrą (arba gauname tikslų inventoriaus sąrašą) ir skaičiuojame. Fiksuota kaina apsaugo jus nuo staigių pabrangimų, o mus – nuo to, kad darbas "išsiplės" be pabaigos. Vengkite sutartų, kur rašoma "apytikslė kaina", tuomet gali būti nemalonų siurprizą pabaigoje.

Ar galiu atšaukti perkėlimą paskutinę minutę?

Galite, bet tai kainuos. Jei vairuotojas jau važiuoja link jūsų vietos, reikės sumokėti nevykdyto darbo mokestį. Vokietijoje (kaip ir visur) laikas yra pinigai. Geriau nukelti planą savaitėn anksčiau nei paskambinti ryte, kai sunkvežimis jau yra už 50 km. Nusižiūrėkite į sutarties dėl atšaukimo punktus.

Nenumatytos situacijos ir patarimai iš praktikos

Kas daryti, jei pasikeičia adresas perkelimo metu?

Benaudingu dalykas, bet nutinka. Jei jau žinote, kad adresas pasikeis, praneškite iš karto. Jei vairuotojas paima krovinią Berlyne ir važiuoja į Hamburgą, o jūs sakinėte "Vokietijoje, biuro perkėlimas iš Vokietijos kruopščiai suplanuotas... o čia gal į Miuncheną?" – tai būna problema. Kaina kils dėl papildomo nuvažiavimo. Ir vairuotojas bus labai nelaimingas.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai ar vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai ir rusiškai, su angliškai būna įvairiai (kartais prastai). Kalbėti su vokiečiais pareigūnais arba klientais vokiškai gali būti sunku. Geriau, jei vienas jūsų darbuotojų, esantis Vokietijoje, mokėtų bent pagrindų arba turėtų "Google Translate" paruoštą. Bet dažniausiai su klientais mes susitariame lietuviškai.

Ką daryti su augalais? Ar juos veža?

Galiu neatsakyti 100%, nes priklauso nuo rūšies (ar tai saugomos rūšys). Paprastus vazonus vežame, bet turi būti atidaryti (neplėšti plastiko), kad fitosanitarinė kontrolė (jei tikrina) matytų, kad tai ne kenkėjai. Kartais augalai tiesiog žūva šaltyje ar karštėje vilkike. Geriau juos padovanoti kaimynams, jei tai brangūs augalai, nebūtinai jų vežti.

O kas su kaviniais ar maisto produktais biure?

Jeigu turite statinę kavos arbatos, ją galima vežti. Bet jeigu turite šaldytuvą pilną maisto produktų, tai gali būti problema, jei jis nėra įjungtas kelias dienas. Geriausia visa suvalgyti paskutinę dieną arba išdalinti. Negaliu įsivaizduoti, kas atsitiks, jei atidarysite šaldytuvą po trijų dienų vasaros kaitroje... užkanda.

Ar reikia rūpintis parkavimo leidimu mieste?

Be abejo. Vokietijoje tiesiog sustabdyti sunkvežimį miesto centre be leidimo ("Halteverbot" pažeidimas) yra brangu. Jums reikės iš anksto kreiptis į vietos savivaldybę (Ordnungsamt) gauti leidimą ("Ausnahmegenehmigung"). Biuro perkėlimas iš Vokietijos kruopščiai suplanuatas (na, vėl rašau tą patį, nes tiesą sakant) be šio popieriaus yra beveik neįmanomas didžiuosiuose miestuose.

Kas daryti, jei sugenda durys į pastatą?

Turime turėti antrąjį planą. Jei perkeliant didelį spintelę nutraukiama stogo danga ar įlūža durys (kas nutiko vienai firmai Kelne), draudimas turėtų tai padengti. Bet geriau išmatuoti viską iš anksto. Kartais reikia išimti durų vyrius ar net langus. Niekada nepažadėsite, kad "perės", jei esate abejingi.

Ar saugu palikti daiktus naktį vilkike?

Vilkikai dažnai turi GPS ir apsaugas, bet rizika visada yra. Jei užtrunkate ir krovinys turi likti naktį, geriau jį nuvesti į saugomą aikštelę. Negalima tiesiog palikti gatvėje prie "Kebab" pardavėjo (tai buvau matęs Bavarijoje). Biuro perkėlimas iš Vokietijos kruopščiai suplanuojamas (jaučiuosi kaip perrašau) numato, kad kelionė vyksta be pernaktavimo su kroviniu, jei tai įmanoma.

Ar reikia tikrinti vairuotojo dokumentus?

Gera praktika. Nors patikriname savo, bet jūsų taip pat turi teisę. Jis turi turėti vairuotojo kortelę (tacho kortelę), C95 sertifikatą (krovinių kėlimas) ir galiojančius ADR (jei keliauojame pavojingus daiktus, nors biure tai reti atvejai). Tik jei matote, kad vairuotojas atrodo pavargęs, nedelsdami praneškite.

Pabaigos gairės: Kaip viskas baigiasi

Ar reikia pasirašyti aktą priėmimo-pavedimo?

Būtina. Be pasirašyto acto, kuris patvirtina, kad krovinys atvežtas ir nepažeistas, vėliau bus labai sunku įrodyti, kad kas nors buvo sugadinta. Pasitikrinkite dėžių skaičiumi. Jei pradžioje buvo 50, o gale 48, rašykite pastabą "2 dėžės dingsta". Nepasirašykite, jei viskas netinka.

Ką daryti su sugadintomis dėžėmis?

Užfiksuokite nuotraukas iš karto. Nereikia laukti rytojo. Jei matote, kad dėžė sutrupėjusi, nufotografuokite ir praneškite vadovui. Biuro perkėlimas iš Vokietijos kruopščiai suplanuotas numatydamas ir šią atvejinę nelaimę. Draudimo įmonėms reikalingi įrodymai. Žodžiai prieš žodžius nieko nereiškia be nuotraukų.

Ar galima pasiprašyti "pakolpos" vairuotojui?

Vokiškoje kultūroje tai nėra įprasta, bet lietuviai (ir mūsų vairuotojai) visada padėkingi už kavą ar sumuštinį. Tai nėra reikalavimas, bet žmogiškas dalykas. Jei vairuotojas padėjo nešti sunkius daiktus virš valandų limito, geras požiūris padeda išvengti konfliktų. Bet per daug nieko neleiskite (alcoholus draudžiamas).

Kaip susitvarkyti su seno biuro grąžinimu?

Galiausiai reikės grąžinti raktus. Vokietijoje labai griežtai tikrinama, kokia būklė paliekate patalpas. Ne tik išvežti daiktus, bet išsiurbti kilimus, išvalyti langus. Jei paliksite šiukšles, sąskaita už valymą bus didelė. Biuro perkėlimas iš Vokietijos kruopščiai suplanuojamas apima ir galutinį "Schlussreinigung" (galinį valymą) susitarimą.

Ar aš galiu važiuoti su vairuotoju?

Techniškai ne, jei tai yra krovininis vilkikas (be keleivių vietų), tai draudžiama draudimo sąlygose. Jei tai sunkvežimis su keleivių sėdynėmis, gali. Bet ar verta? Kelionė gali būti nepatogi, o vairuotojui reikia ramumo. Geriau susitikti paskirtyje.

Išvada

Trumpai tariant, nėra nieko blogiau nei neatvykęs vairuotojas, nes nebuvo leidimo stovėti arba dėžės nėra pažymėtos. Biuro perkėlimas iš Vokietijos kruopščiai suplanuojamas išties praverčia, kai pasiekiate paskutinę tiesią ir viskas stovi savo vietose. Sumokėkite už kokybę ir planavimą, nes pigiausi pasiūlymai dažnai baigiasi nesusipratimais ir prarastu laiku. Sėkmės ir kantrybės – jų prireiks daugiau negu manote, o aš tikrai žinau, ką kalbu.