Biuro perkėlimas iš Vokietijos – kokybiškai ir laiku

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Vokietijos niekada nevyksta taip lygiai, kaip piešia vadovai. Viskas paprastai prasideda nuo paprasto kvietimo pasiūlymą, o baigiasi triukšmingu naktiniu išsikrovimu Vilniuje arba Klaipėdoje. Esu matęs viską – nuo prarastų serverių iki tų pačių vokiškų biuro durų, kurios paprasčiausai neįeina į liftą Lietuvoje. Nors dažnai žmonės galvoja, kad tai tik daiktų pakrovimas į sunkvežimį, tikrovėje tai sudėtingas logistinis šokis. Mūsų tikslas yra neperduoti jums streso, o viską suorganizuoti taip, kad jūsų verslas nustotų tik vienai dienai, o ne visai savaitei. Kartais tai pavyksta idealiai, kartais tenka kibtis, bet rezultatas visada svarbiausias.

Kainos ir organizaciniai momentai

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas iš Vokietijos?

Čia nėra vieno atsakymo, nes viskas priklauso nuo to, kiek daugiau iš tikrųjų turite daiktų. Vienam klientui užtenka 3,5 tonos sunkvežimio su keliomis dėžėmis, o kitam reikia 40 pėdžių tentų ir trys dienos krovimo darbo. Be to, kaina svyruoja priklausomai nuo degalų kainos ir to, kur tiksliai Vokietijoje esate – Miunchene arba kažkur mažame miestelyje netoli sienos. Geriausia visada siųsti nuotraukas arba prašyti apžiūros, kad nekiltų nesusipratimų paskutinę minutę.

Ar reikia mokėti už išankstinę apžiūrą arba vertinimą?

Jeigu kalbame apie didelius biuro perkėlimas iš Vokietijos projektus, tada apžiūra būtina. Vieną kartą mums atvyko į vietą, o klientas tik sakė „turim keletą stalų“, realybėje ten buvo pilna sandėliukas senų archyvų, kuriuos reikėjo išmesti. Tokiu atveju be apžiūros mes būtume paskaičiavę per mažai ir turėję nuostolių. Tačiau jei perkeliate tik vieną kabinetą su kompiuteriumi, užtenka detalaus sąrašo el. paštu – tai taupys laiką abiem pusėms.

Kas įeina į galutinę kainą, o ką reikia mokėti papildomai?

Į standartinę kainą įeina transportavimas, krovinių įkrovimas ir iškrovimas bei pagrindinės pakavimo medžiagos (dėžės, juostos). Tačiau jei reikia išmontuoti sudėtingas biuro sistemas arba pakelti krovinius pro langą, kai nebeina įįsti durimis – tai papildomos paslaugos. Taip pat verta prisiminti apie vairuotojo darbo valandas, jei reikia laukti raktų arba jei paskirstymas vyksta keliose vietose.

Ar įmanoma atlikti perkėlimą savaitgalį arba naktį?

Žinoma, dažnai biuro perkėlimas iš Vokietijos vykdomas būtent tada, kad neinterruptuoti darbo proceso. Tačiau tai kainuoja brangiau, nes vairuotojai ir krovėjai turi būti apmokėti pagal naktinio ar savaitgalių tarifus. Vokiškai darbo įstatymai yra griežti, todėl tenka gerai susitarti dėl laiko, kad nebūtų baudų už viršytas valandas. Bet jei jums svarbu, kad pirmadienį ryte darbuotojai jau sėdėtų savo vietose, tai verta investicijos.

Kas nutinka, jei reikia laikinai sandėliuoti daiktus?

Tai dažna situacija, kai vienoje vietoje išsikraunama greičiau negu kitoje galima įvežti. Mes turime sandėlius Vilniuje ir Kaune, kur galime laikinai padėti jūsų baldus. Tačiau reikia tai suplanuoti iš anksto, nes vietos gali ir netikti, ypač vasarą, kai visi vyksta perkėlimus. Geriau iškarto pasakykite, kad gali būti tokia pertrauka.

Vokietijos specifika ir logistika

Ar sunku važiuoti sunkvežimiais per Vokietijos miestus?

Vokietijos keliai puikūs, bet miestų centrai, ypač senamiestyje, gali būti tikras košmaras. Ten daug siaurų gatvių, pėsčiųjų zonų ir apribojimų sunkvežimiams. Prieš biuro perkėlimas iš Vokietijos pradedant, būtina tiksliai išsiaiškinti, ar galima privažiuoti prie pat pastato ar reikės statyti krovinius ant specialios platformos ir gabenti juos keliasdešimt metrų. Kartais net tenka gauti specialų leidimą iš miesto savivaldybės.

Ar dažnai sustabdo Vokietijos policija?

Policija ten yra labai aktyvi, ypač kai kalba eina apie sunkiasias transporto priemones. Jiems svarbu, kad svoris neviršytų normos, o vairuotojas poilsio laiką laikytųsi tachografo. Jeigu viskas tvarkoje, jie net neapsistos. Bet jei mata, kad vairuotojas pavargęs arba sunkvežimis perkrautas, baudos gali būti milžiniškos. Mes visada stengiames tikrinti techninę būklę prieš kelionę.

Kaip elgtis su vokiškais namų ūkio (Hausmeister) valdytojais?

Tai yra specifinė Vokietijos problema. Hausmeisteris gali būti jūsų geriausias draugas arba priešas. Kartais jis reikalauja, kad būtų padengtas grindinės įėjime arba uždengtos sienos liftuose. Geriausia su juo susitarti iš anksto, paduoti jam dėžę kava (nejuoking, tai veikia), ir viskas vyks sklandžiai. Jei jį įsižiebs, gali sukelti daug problemų.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į „Umweltzone“?

Dauguma miestų turi aplinkosaugos zonas, į kurias negali važiuoti seni, taršą keliantys sunkvežimiai. Mūsų autoparkas yra naujas ir atitinka Euro 6 standartą, todėl problemų neturime, bet jei samdote pigų pervežėją su sena technika, gali būti, kad tiesiog neįvažiuosite į miesto centrą. Reikia tikrinti, ar yra ta žalia (ar geltona) kortelė stikle.

O kaip su parkavimu mieste?

Parkavimas Vokietijoje brangus ir vietos nėra daug. Reikia iš anksto numatyti, kur statysime sunkvežimį. Kartais teko netgi blokuoti gatvę dviem automobiliais, kad vairuotojas galėtų įvežti krovinius, o mes laukėme, kol policija atvažiuos nustatyti, ar visai legalu. Geriau turėti vietą numatytą iš anksto, net jei tenka ją užmokėti.

Dokumentai, muitinė ir techniniai reikalavimai

Kokius dokumentus būtina paruošti transportui?

Būtinas CMR konosamentas, kuris patvirtina sandorio egzistavimą. Taip pat reikia detalaus krovinių sąrašo (packing list), jei keliaujate pro muitinę (nors Vokietija ir Lietuva yra ES, kartai tikrinimai vyksta). Jeigu pervežate techniką, verta turėti serialinius numerius, kad niekas negalėtų pasakyti, jog tai pavogta prekė.

Ar reikia deklaruoti perkėlimą muitinei?

Jei biuro perkėlimas iš Vokietijos yra susijęs su įmonės turtu, kuris tiesiog keliasi iš vieno biuro į kitą ES viduje, paprastai muitinės deklaravimo nereikia. Tačiau jei tenka važiuoti pro trečiąsias šalis (kažkas retai, bet kartais būna) arba jei prekės yra pavojingos, tada reikia specialių procedūrų. Aš visada patariu pasitikrinti, ar nėra alkoholio ar tabako prekių, nes tai gali sukeltu nesusipratimų.

Kaip užtikrinti duomenų saugumą pervežiant serverius?

Mes ne IT specialistai, bet žinome, kad serverius negali tiesiog mesti į dėžę. Reikia specialių dėžių su amortizacija, o jeigu reikia, dar ir specialių transporto priemonių, kurios nešioja (tremia) mažiau. Atsakomybę už duomenis dažniausiai patys neimame, nes kas žino, kas ten viduje yra su jais, bet fizinį apsaugojimą užtikriname 100%.

Ar reikia drausti krovinius?

Privalomai. Nors mūsų vairuotojai vairuoja atsargiai, kelyje viskas įmanoma – ir avarijos, ir vagystės. Yra standartinis draudimas, kuris padengia tam tikrą sumą tonai, bet jei pervežate brangų serverį arba meno kūrinius, reikia deklaruoti tikrąją vertę. Dėl to draudimo mokestis gali šokteli, bet ramybė brangesnė.

Kas daryti, jei trūksta originalių pirkimo dokumentų technikai?

Tai problema tik tuo atveju, jei įtariama, kad technika gali būti vogta. Esant įtampai, muitinė gali uždelsti krovinią. Geriausia turėti bent kokius nors elektroninius kvitus arba įmonės turto apskaitos dokumentus, kurie rodo, kad šis kompiuteris priklauso jums jau ne vienus metus.

Baldai, įranga ir „gyvas“ perkėlimas

Ar jums patys išmontuojate ir sumontuojate baldus?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugas. Turime savus meistrus (arba patyrusius vairuotojus), kurie sugeba išsirūpinti su įvairiausiais vokiškais baldais. Vokietijos baldai dažnai būna labai kokybiški, bet ir sudėtingi surinkti – ten daug specifinių jungtų. Mes visada stengiamės užfiksuoti, kuris varžtas kurioje vietoje buvo, kad nieko neliktų per daug.

Kaip pervežti labai didelius ar neįprastus daiktus?

Tarkime, turite didelę konferencijos stalo lentą arba vitriną. Tą reikia išmatuoti iš anksto. Kartais netenkame į liftą ir tenka kelti pro langą arba su specialiu kranu (pastaba: tai jau labai brangu). Vieną kartą teko išardyti laiptų turėklą, kad išvežtume didelį sofa – tai nebuvo malonu, bet kitos išeities nebuvo.

Ar galima pervežti darbuotojų asmeninius daiktus?

Galiu pasakyti, kad biuro perkėlimas iš Vokietijos dažnai susijęs ir su darbuotojų relokacija. Tačiau reikia aiškiai atskirti – kas yra įmonės turtas, o kas asmeninis. Jei visi supakuos savus daiktus į bendras dėžes, muitinėje arba sienoj gali būti nesusipratimų. Geriau, kad asmeniniai daiktai keliautų atskirai, su pažymėtomis dėžėmis.

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis (pvz., popieriaus nupirkimo kasetės, valymo priemonės)?

Jei biure yra daug cheminių valymo priemonių arba buitinės technikos, reikia tai deklaruoti. Negalima tiesiog užmesti į sunkvežimį tarp stalų – gali pradėti tekėti arba užeisti ugnis. Mes turime specialias taisykles, kaip tai užfiksuoti ir užtikrinti, kad nėra pavojaus kitam krovininiui.

Ar imate pervežti augalus?

Taip, imame, bet tai papildomas galvos skausmas. Augalai ES viduje gali keliauti laisvai, jei nėra kenkėjų. Žiema reikia saugoti nuo šalčio, nes kelyje vairuotojas gali užgesinti variklį ir augalai užšals. Paprastai patariu juos palikti arba pervežti atskirai, nes jie daug vietos užima ir gali nukristi.

Problemos, nesklandumai ir patirtis

Kas daryti, jei paskutinę minutę pasikeičia planai?

Tai įvyksta dažnai. Vokiškas biuro nuomininkas sako, kad reikia išvažiuoti anksčiau, arba Lietuvoje darbai neužbaigti. Mes stengiames būti lankstūs, bet jei vairuotojas jau važiuoja, tai gali reikšti papildomų išlaidų už jo laukimą arba maršruto keitimą. Geriau keisti planus bent dieną anksčiau.

Ar buvo, kad kažkas susidaužė arba dingo?

Negaliu pasakyti, kad niekas niekada nesudužo. Yra buvę atvejų, kai nukrito dėžė su monitoriais, nes buvo blogai užfiksuota. Tada draudimas padengia žalą, bet emocinis stresas klientui neišvengiamas. Mes stengiamės vengti to naudodami kokybiškas dėžes ir užpildus (putplasčius), bet žmonėms taip pat reikia būti atsargiems su brangiausiais daiktais.

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turime techninę pagalbą, bet jei sugenda Vokietijos automagistralėje, gali užtrukti kol atvyks meistras. Tada skubame rasti kitą sunkvežimį, kad perkelti krovinius (perkrautimas), o tai kainuoja ir laiką, ir pinigus. Laimė, šiuolaikinės technikos retai sugenda taip, kad nevažiuotų visai.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą rinkoje?

Mano atsakymas visada – ne. Jei kas siūlo biuro perkėlimas iš Vokietijos už pusę mažesnę kainą nei rinkos vidurkis, tai kažką slepia. Gali būti, kad vairuotojas be leidimų, kad technika sena, arba kad jims neįeina draudimas. Pigiausiai dažnai išeida brangiausiai, kai reikia gelbėti situaciją.

Kaip su jumis susisiekti ir pradėti bendradarbiavimą?

Paprasčiausiai parašykite mums arba paskambinkite. Mums reikės tik pagrindinės informacijos – iš kur, į kur ir kiek daug daiktų (apie). Mes atsiųsime komercinį pasiūlymą, ir jei viskas tinka, susitarsime dėl datos. Nereikia jokių sudėtingų sutarčių iš karto – viską aptarinėjame paprastai.

Ar dėl „Brexit“ ar kitų politinių veiksnių pasikeitė kažkas?

Nepavojingai, nes Vokietija ir Lietura yra ES, tačiau rinkos pokyčiai visada veikia degalų kainas. O kainos – tai tiesiogiai jūsų kišenė. Taip pat patirtis rodo, kad dėl trūkumo vairuotojų kartą teka laukti ilgiau nei įprasta, tad planuokite su atsarga.

Ar jums patinka šis darbas po tiek metų?

Kartais pavargstu nuo to paties, kai vėl reikia keltis pro 5ą aštuoną ryto ir vežti dėžes. Bet kai matai, kaip klientas atsiduoda, kai viskas atkeliauja sausai, turiu pasitenkinimą. Be to, per tiek metų pamiršau daugelį blogų dalykų ir prisimenu geriausius klientus.

Ką daryti su pakuotės atliekomis po perkėlimo?

Mes paprastai pasiimame dėžes, jei jos dar geros, ir panaudojame jas dar kartą (eco-friendly). Tačiau jei dėžės suplėšytos arba jums jos nereikalingos, jas tiesiog išvežiame į perdirbimą. Nesukeliame jums šiukšlių problemos – tai mūsų darbo dalis.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra mokslo sritis, bet reikalauja kantrybės ir patirties. Nereikia bijoti klausti kvailų klausimų, nes geriau klausti iš anksto nei spręsti problemas kelyje. Mes pasistengsime daryti viską, kad jūsų turtas atvyktų saugiai, o jūs galėtumėt kuo greičiau grįžti prie savo verslo. Pasitikėkite profesionalais, kurie žino ne tik teoriją, bet ir tą „pilną“ realybę.