Biuro perkėlimas iš Vokietijos: ką reikia žinoti, kad neišprotėtum

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas iš Vokietijos niekada nesvyruoja taip pat. Vieną dieną viskas lyg ir paprasta, o kitą dieną kilnojate serverius iš penkto aukšto Miunchene be liftų. Dažnai klientai skambina tik tada, kai sutartis su nuomotoju jau pasibaigia, o tai yra didelė klaida. Reikia planuoti bent savaitę iš anksto, kitaip kainos gali tiesiog užkilti į dangų. Geriau susirasti rimtą partnerį iš karto, negu ieškoti pigiųjų paskutinią minute.

Pagrindiniai klausimai apie procesą

Kiek laiko trunka?

Viskas priklauso nuo maršruto, bet įprastai tai užtrunka nuo dviejų iki trijų dienų. Jei keliaujate iš Miuncheno į Vilnių, tai gali užeiti ir daugiau dėl eismo ant A9 greitkelio. Vakar vienas mano vairuotojas pranešė, kad stovėjo spūstyje prie Hanoverio beveik tris valandas, tai niekas garantuoti negali. Jei viskas tvarkingai, dvi dienos turi užtekti, bet geriau planuokite su rezervu.

Kiek kainuoja biuro perkėlimas iš Vokietijos?

Klausiate kainos be jokių detalių? Tai kaip eiti į restoraną ir klausti, kiek kainuoja pietūs. Viskas priklauso nuo tūrio, atstumo ir to, kiek reikia vyrų. Biuro perkėlimas iš Vokietijos gali kainuoti nuo tūkstančio eurų, o gali ir penkis, jei ten yra daug baldų. Paskaičiuosiu tik kai sužinosiu, kiek dėžių turite ir ar yra sunkių seifų. Neklauskite manęs "apie kiek", jei nenorite gauti netikslaus atsakymo.

Ar reikia dėžių?

Žinoma, reikia, ir geriau, kad jos būtų tvirtos. Nešiokite viską senose prekybos centrų dėžėse, nes jos pradeda byrėti, kai tik įdedate sunkesnes knygas. Aš visada patariu nupirkti specialias perkėlimo dėžes, kurios turi rankenas. Tai padeda apsaugoti jūsų dokumentus ir techniką. O šiaip, vokiški dėžių tiekėjai yra gana brangūs, tai geriau jas užsakyti pas mus arba rasti pigiau vietiniame statybinių prekių centre.

Ar vežiate serverius?

Vežame, bet tai jau atsakingas reikalas. Ne už visus serverius emuosi, nes kai kurie reikalauja specialaus montavimo. Turiu omenyje situaciją Frankfurte, kur klientas bandė duoti mums neįjungtą serverį be originalios pakuotės, tai aš atsisakiau. Biuro perkėlimas iš Vokietijos susideda ne tik iš baldų, technika yra brangiausia dalis. Būtinai pasidarykite atsarginę kopiją prieš mums skambinant.

Ar vežiate seifus?

Taip, jeigu tik žinome jo svorį iš anksto. Paskutinis kart, kai neprašiau svorio, vairuotojas vos nepriruošė nugarą nešdamas pusės tonos seifą be kėblio. Jei turite didelį seifą, reikės specialios technikos. O mažus, iki 200 kilogramų, galima nešti ir rankomis, jei yra patyrusių vyrų. Nepamirškite pasiimti raktų arba kodų, kitaip praleisite daug laiko bandydami juos atidaryti.

Ar dirbate savaitgaliais?

Galime, jei užmokestis apmoka viršvalandžius. Vokietijoje yra griežtos taisyklės, ką vairuotojai gali daryti sekmadieniais, o ko negali. Biuro perkėlimas iš Vokietijos sekmadienį dažnai reiškia didelias papildomas išlaidas. Geriau planuokite darbo dienomis, jei norite sutaupyti. O šiaip, jei būna kritinė situacija, mes išdrįsime, bet tai kainuos.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Taip, dideli baldai turi būti išmontuoti. Negalima įnešti didelio konferencijaus stalo pro duris neišmontuoto. Tai paprasta taisyklė, bet kai kurie klientai bando išpešti viską į gabalą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja, kad būtų pasirūpinta arba mūsų montuotojais, arba jūsų. Geriau, ką tai darome mes, kadangi turiime savo įrankius.

Ką daryti su pavėlu?

Jeigu vėluojame dėl techninių problemų, mes pranešame. Bet jei jūs vėluojate su išsiuntimu, tai gali užtrukti. Turėjau atvejį Berlyne, kur klientas negalėjo rasti raktų nuo sandėlio dvi valandas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos turi būti suplanuotas iki minučių, kitaip mes prarandame laiką ir pinigus. Būtinai turėkite kontaktinį asmenį, kuris yra vietoje ir gali atidaryti duris.

Ar galima sekti krovinių?

Taip, mes duodame nuorodą į GPS sistemą. Bet nereikėtų skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti, kur jis yra. Jis vairuoja, negali kalbėti. Geriau žiūrėti žemėlapį ir ramiai laukti. Vokiški greitkeliai yra ilgi, kartais signalas dingsta tarp kalnų, tai GPS gali parodyti netiksliai.

Dokumentai ir muitinė

Kokius dokumentus reikia?

Reikalingas sąrašas, t.y., inventorius, ir asmens dokumentai, jei tai ne juridinis asmuo. Taip pat bus reikalingas CMR (tarptautinės vežimo sutarties), t.y., vežimo dokumentas, kurį duoda vairuotojas. Jei keliaujate su kompanija, reikės įgaliojimo ir sutarties. Be to, visada patariu turėti darbo sutartį arba dokumentą, rodantį, kad dirbote ten, jei vežate asmeninius daiktus.

Ar reikia deklaruoti muitinėje?

Jei tai yra įmonės turtas, kuris yra amortizuojamas, tai taip, reikia deklaruoti eksportą Vokietijoje ir importą Lietuvoje. Biuro perkėlimas iš Vokietijos be dokumentų gali baigtis baudomis. Man atrodo, dabar jau yra galimybė viską padaryti elektroniniu būdu per EMCS sistemą, bet aš neesu šimto procentų tikras, geriau pasiklauskite savo buhalterio. Jei tiesiog nusiperkate naudotus baldus iš kito biuro, tai čia jau paprastas prekės pervežimas.

Kas nutinka, jei prarasiu dokumentus?

Tai bus didelė galvos skausmas, ypač jei sustingsite pasienyje. Vokietijos pareigūnai gali būti griežti dėl popierių, net jei tai tik senos kėdės. Kartais gali tekti laukti dieną ar dvi, kol gausite naujus dokumentus. Geriau viską padaryti dviem kopijomis ir vieną duoti vairuotojui, o kitą pasilikti sau. Niekada nežinai, kur gali užkliūti, ir nereikėtų tikėtis, kad viską išspręs už jus.

Ar reikia TIR knygelės?

Tik jei kaina viršija 10 tūkstančių eurų ir norite užtikrinti greitą praeinamumą. Paprastam biuro perkėlimui iš Vokietijos tai nėra būtina, nebent jūs vežate labai brangią techniką. TIR kainuoja papildomai, tai dažniausiai klientams tai nėra naudinga. Geriau tiesiog užtikrintai pakrauti ir turėti tvarkingus dokumentus.

Kas su archyvais?

Archyvai yra sunki, varginanti darbas. Popierius sveria daug, ir jei turite šimtus dėžių, tai reikės daugiau laiko. Biuro perkėlimas iš Vokietijos dažnai apima ir senų dokumentų išvežimą, bet būtinai pažymėkite, kurios dėžės yra svarbios, o kurios galėtų būti išmestos. Kartais klientai nešioja senus sąskaitas, kurių jau nebėra reikalo laikyti.

Ar vežiate augalus?

Galime, bet tai rizikinga dėl fitosanitarinių reikalavimų. Turiu omenyje, kad jei augalai yra dideli, gali reikėti sertifikatų, kuriuos gauti nėra taip paprasta. Biuro perkėlimas iš Vokietijos su augalais dažnai baigiasi tuo, kad jie išdžiūsta arba užšąla kelyje. Geriau juos vežti atskirai asmeniniu automobiliu, jei įmanoma. Nenurodžiau jums niekada nešti gyvų augalų per visą Europą žiemos metu.

Kainodara ir apmokėjimas

Kada reikia sumokėti?

Daugeliu atvejų imame avansą, kad užfiksuotume datą, o likutį – pristatymo metu. Kai kurie nori mokėti iš karto, bet aš visada patariu palikti dalį sumos, kol pamatysite, kad viskas atvyko sveika. Biuro perkėlimas iš Vokietijos yra paslauga, kurioje pasitikėjimas svarbiausia. Jei kas nors nulūžta kelyje, turite būti tikri, kad galėsite kažką reikalauti.

Ar galima mokėti kortele?

Galiu pasakyti tiesiai – mums geriau bankinis pavedimas arba grynaisiais vairuotojui. Kortelės Vokietijoje turi didelius mokesčius, ir mes tiesiog negalime to įtraukti į kainą. Jei norite mokėti kortele, tai reikės pridėti 3 procentus. Vairuotojai dažniausiai pageidauja grynųjų degalinėse, kad galėtų sumokėti kurą, bet tai nebūtina, jei sutartyje numatyta kitaip.

Kodėl kainos skiriasi?

Nes kuro kaina svyruoja, ir kelių mokesčiai Vokietijoje (Maut) yra labai aukšti. Taip pat, jei reikia vykdyti darbus šeštadienį arba sekmadienį Vokietijoje, tai daro brangiau. Biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra fiksuotas produktas, tai paslauga, priklausanti nuo daugelio veiksnių. Kartais neturime grįžti tuščiais, taigi kaina gali būti mažesnė, bet to negaliu pažadėti iš anksto.

Įeina į kainą pakavimas?

Įprastai ne, pakavimas mokamas atskirai pagal valandas arba pagal sunaudotas medžiagas. Kai kurie klientai mano, kad jei jie moka už pervežimą, tai mes automatiškai ir supakuosime. Tai netiesa. Reikia tartis iš anksto, ar jums reikia vyrų su dėžėmis ir lipduku, ar jūs patys susitvarkysite. Supakuoti didelį biurą trunka ilgiau nei pati važiavimo dalis.

Ar paimate mažus krovinius?

Taip, tai vadinama LTL (Less than Truckload – dalinė krovinių krovą). Jei turite tik kelias dėžes, mes jas galime sujungti su kitu kroviniu. Tai bus pigiau, bet ilgiau, nes reikės užsukti į kitus miestus. Pavyzdžiui, jei reikia vežti iš Leipcigo į Kauną tik vieną stalą, tai mes paimsime, bet pristatymo data gali pasislinkti dėl kitų klientų.

Praktiniai patarimai ir situacijos

Ar vairuotojas padės?

Vairuotojas yra vairuotojas, jis ne krautojas (pakrovikas), nors dažnai padeda, jei nėra labai užimta. Praėjusį mėnesį vienas klientas Hamburge tikėjosi, kad vairuotojas vienas pakels į sunkvežimį 30 dėžių su knygomis. Tai neįmanoma. Reikia, kad vairuotojas padės su dėžėm tik įsodinant į mašiną, bet ne nešioti jas iš penkto aukšto be lifto. Jei reikia fizinio darbo, reikia užsisakyti vyrus.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje?

Nesaugu. Nors sunkvežimiai turi užraktus, bet niekas nesaugo nuo plėšikų, ypač poilsio aikštelėse. Vieną kartą mums įsibrovė į mašiną Lenkijoje, kai vairuotojas miegojo. Geriau niekada nepalikti brangių daiktų neužrakintoje mašinoje, ypač jei tai ne saugoma aikštelė. Mes neatsakome už daiktus, jei mašina buvo neprižiūrėta.

Ką daryti su atliekomis?

Prašau, nedėkite šiukšlių į dėžes. Kartais atvyksta į sandėlį ir matau, kad dėžėje yra seni kavos puodukai ir popieriai. Mes ne esime atliekų tvarkytojai. Biuro perkėlimas iš Vokietijos kainuoja pakankamai brangiai, kad nevežtume šiukšlių. Susitarkite su vietine kompanija dėl šiukšlių išvežimo iš anksto, tai užsaveins laiko ir pinigų.

Ar galima atidėti pristatymą?

Galima, jei turite kur laikyti. Mūsų sandėlyje Vilniuje galime laikyti kelias dienas nemokamai, vėliau reikia mokėti. Jei reikia laikyti Vokietijoje, tai bus brangiau, ten sandėliai kaista. Geriau derintis su savo naujuoju biuru, kad jie būtų pasiruošę priimti daiktus laiku.

Ar vežiate iš visų miestų?

Iš didelių – taip, iš Miuncheno, Berlyno, Hamburgo, Frankfurto. Jei esate kažkur giliai provincijoje, pavyzdžiui, netoli Bavarijos miškų, tai gali tekti papildomai mokėti už nuvažiavimą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos iš mažų miestelių visada brangesnis dėl tuščio važiavimo atgal. Reikia tikslaus adreso, kad galėčiau paskaičiuoti.

Ką daryti, jei kažkas sulūžta?

Reikia užpildyti pretenziją pažymėjime tą patį dieną. Negalima laukti savaitės ir tada skambinti, kad stalo koja nulūžo. Vairuotojas turi pasirašyti, kad buvo pažeista. Be to, mes turime draudimą, bet jis neapima visko, ypač jei pažeidimai atsirado dėl blogo pakavimo. Patikrinkite viską iš karto, kai vairuotojas atvyksta.

Ar dirbate naktį?

Galime, jei užmokestis leidžia. Vokietijoje yra griežti taisyklės dėl naktinio darbo ir poilsio laikų vairuotojams. Jei reikia išvežti biurą naktį, kad neintriguoti darbuotojų, tai galime, bet tai kainuos. Paprastai stengiamės dirbti dieną, kad saugiau ir pigiau.

Kodėl reikia inventoriaus?

Be tvarkingo sąrašo niekas neišsivers. Jei vokiečių muitinė sustabdys mašiną, be sąrašo jums gali tekti grįžti atgal. Biuro perkėlimas iš Vokietijos be inventoriaus yra kaip važiuoti automobiliu be vairo. Nerašykite "dėžė su daiktais", būtinai nurodykite, kas viduje yra. Tai užsaveins jums daug nervų.

Galiausiai, viskas sumažėja iki planavimo ir sąžiningumo. Nerašykite sąrašo paskutinę minutę ir neslėpkite svarbių detalių, pvz., seifo ar didelių augalų. Biuro perkėlimas iš Vokietijos gali būti sklandus, jei abiejų pusių lūkesčiai sutampa. Jei kils abejonių, geriau klauskite iš anksto, nei verkti vėliau.