Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą: praktinis vadovas

Sveiki, dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo idealiai nuošliaužų sužadėtinių iki tų, kurie verčia mane plaukti su jais toje pačioje valtyje (perskaičiusi supratote, ką turiu omenyje). Žinote, kai kalbame apie biuro perkėlimą iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą, tai niekada neina taip lygiai, kaip planuojame Excel lentelėje. Vokiečiai tikslūs, bet realybė sumuša planus. Esu matęs, kaip dingsta serveriai, o vadybininkai panikuoja. Čia ne tik apie dėžių nešimą, tai apie nervus ir logistiką. Štai kodėl reikia gerai pagalvoti apia procesą, kad verslas nestotų.

Planavimas ir laikas

Kiek to laiko reikia?

Tiksliai pasakyti sunku, nes kiekvienas atvejis unikalus, bet įsivaizduokite, kad vidutinis biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą trunka apie 2-4 savaites aktyvaus paruošimo ir 1-3 dienas patiems veiksmams. Jei viskas eina sklandžiai, tai galima įgyvendinti ir per savaitę, jei turite gerą komandą. Prisimenu vieną klientą iš Berlyno, kuris maniau, kad viskas įvyks per savaitgalį, bet pamiršo paskelbti apie tai darbuotojams. Buva chaosas. Geriau skirti šiek tiek daugiau laiko nei skubėti ir vėliau gailestis.

Ar įmanoma persikelti per savaitgalį?

Taip, tai yra idealus variantas, norint išvengti darbo laiko praradimo. Dažniausiai rekomenduoju krauti penktadienį po pietų, važiuoti per naktį, o sekmadienį iškrauti. Taip jūsų įmonė pirmadienį pradeda dirbti naujoje vietoje be jokio sustojimo. Tačiau tai kainuoja brangiau, nes reikia mokėti vairuotojams už viršvalandžius. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą dažnai reiškia, kad turime dirbti tada, kai kiti ilsisi. Bet efektyvumas to vertas.

Kada pradėti rūpintis?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealūs atvejai – 2-3 mėnesiai iki išvykimo. Vokietijoje išsinuomotų patalpų paslėpimas (kūrungio pabaiga) gali būti sudėtingas dalykas, todėl reikia tiksliai laikytis terminų. Jei norite sklandžiai įgyvendinti biuro perkėlimą iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą, pradėkite nuo inventoriaus sąrašo sudarymo. Nežinau, kodėl visada laukia paskutinės minutės, bet tada kainos šoką.

Kas dėl darbuotojų?

Jie turi žinoti, kas vyksta. Niekada nenaudokite "šnipų" metodo – t.y. nepasakyk nieko iki paskutinės sekundės. Žmonės turi susirūpinti savo asmeniniais daiktais. Darbuotojų komunikacija yra pusė sėkmės. Jei žmonės supras, kad jų darbas nenukentės, jie padės. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą priklauso ne tik nuo vairuotojų, bet ir nuo to, kaip jūsų komanda pasiruošusi psichologiškai.

Ar svarbu metų laikas?

Žinoma, žiema yra pavojinga dėl oro sąlygų, ypač vairuojant per kalnus arba kai yra didelės kaitros. Vasarą vėlgi yra poilsio sezonas, todėl gali būti sunkiau užsakyti sunkvežimius. Ruduo ir pavasaris yra labiau ramūs laikotarpiai. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą gali būti pavojingas, jei kelyje bus ledas. Verčiau paluktelėti savaitę dvi, nei rizikuoti svarbiaisiais serveriais.

Techninė pusė ir dokumentai

Dokumentai Vokietijoje – kaip juos vežti?

Dokumentus reikia vežti atskirai, ne su bendru kroviniu. Jūs turite tur�ti visus svarbius dokumentus su savimi mašinoje arba pasitikėti juos saugiu kurjeriu. Vokietijos biurokratija yra griežta, todėl prarastas dokumentas gali sukelti didelių problemų. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą reikalauja, kad juridiniai dalykai būtų tvarkomi ypatingai atidžiai. Pasidarykite kopijas viskam.

Serveriai ir IT įranga?

Tai yra svarbiausia dalis. Prieš išvežant reikia viską atsarginę kopijuoti (backup). Mes turime specialias dėžes su amortizacija, bet šokai vis tiek įvyksta. IT specialistai turi būti pasiruošę išjungti ir vėl prijungti viską. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą dažniausiai žlunga ne dėl to, kad sugedo stalai, o dėl to, kad neveikė internetas arba serveriai. Planuokite IT perkėlimą atskirai.

Ar jūs įvežiate viską?

Priklauso nuo to, ką įsivaizduojate po "viskas". Jei tai yra įprastas biuras, taip. Jei turite laboratoriją ar gamybos cechą, tai reikia papildomų leidimų. Nesu tikras 100%, kaip dabar yra su chemikalų transporto taisyklėmis, nes jos keičiasi kasmet. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą apima ir specifinę įrangą, bet apie ją reikia kalbėti iš anksto. Geriau klausti kelis kartus, nei gaut baudą.

Ką daryti su atliekomis?

Nesivežik šiukšlių į Lietuvą (ar kur keliaujate). Vokietijoje yra gera atliekų tvarkymo sistema, panaudokite ją. Perkėlimo metu dažnai randama daug senų, nereikalingų dalykų. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą nėra tas momentas, kai reikia vežti sugedusius spausdintuvus. Išmeskite tai ten. Mokėsite už tūrį, kurį užima šiukšlės sunkvežimyje. Tai pinigų švaistymas.

Ar reikia muitinės deklaracijos?

Jeigu keliaujate į kitą ES šalį, tai paprastai nereikia, jei tai yra įmonės turtas, kuris buvo naudojamas ir toliau bus naudojamas. Bet reikia turėti inventoriaus sąrašą (packing list). Muitinės pareigūnai gali sustabdyti ir patikrinti. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą gali užtrukti valanda ar dvi pasienyje, jei trūksta dokumentų. Turėkite visus popierius rankinėje.

Kainos ir biudžetas

Kiek maždaug kainuoja biuro perkėlimas iš Vokietijos?

Kainos svyruoja labai stipriai. Mažas biuras gali kainuoti tūkstantį-duos tūkstančius eurų, o didelis korporacinis biuras – dešimtis tūkstančių. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą kainuoja brangiau nei paprastas krovinių gabenimas, nes mokame už greitį ir atidžumą. Degalų kainos Vokietijoje aukštos, tai taip pat įeina į kainą. Geriau paprašyti išankstinės sąmatos.

Ar yra papildomi mokesčiai?

Gali būti. Jei reikia naudoti keltą (pvz., į Angliją ar Skandinaviją), tai papildomai. Taip pat, jei sunkvežimis negali privažiuoti tiesiai prie durų ir reikia nešti rankomis per 50 metrų, tai taip pat mokesčių. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą turi būti suplanuotas taip, kad išvengtume neplanuotų išlaidų, bet kartais jų išvengti tiesiog negalima. Paklauskite apie "long carry" mokesčius.

Ar brangu, jei skubame?

Labai brangu. Jei skambinate ir sakykate, kad viskas turi būti parvežta rytoj, tai mes turime atšaukti kitus darbus. Skubos mokestis gali padidinti sąskaitą net 50 proc. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą reikalauja planavimo. Nenaudokite skubos kaip planavimo įrankio. Tai brangus įprotis. Geriau susiderėti iš anksto.

Ką daryti, jei biudžetas trūksta?

Galima sutaupyti ant dėžių (pasidaryti pats) arba ant išpakavimo. Tačiau netaupykite ant draudimo arba patyrusių vairuotojų. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą gali būti atliekas etapais. Pirmiausia pervežkite pačią svarbią įrangą, o likusius daiktus – vėliau. Tai padės išlaikyti biudžetą.

Ar draudimas įeina į kainą?

Pagrindinis draudimas įeina, bet jis dažnai yra ribotas. Pavyzdžiui, 10 eurų už kilogramą. Jei vežate brangią serverinę įrangą, reikės papildomo draudimo. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą be draudimo yra pavadanglėžimas. Vien staigus stabdymas gali sudaužyti viską. Nekykite iš proto dėl 50 eurų, kai rizikuojate tūkstančiais.

Rizikos ir problemos

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada mes skambinome pagalbai ir stengiamės perkelti krovinią į kitą sunkvežimį. Tai gali užtrukti. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą tokiu atveju gali būti pažeistas, todėl visada turkite atsarginį planą svarbiausiems duomenims. Pas mus buvo atvejis, kai sugedo važiuoklė, ir mes praleidom dieną kaime be ryšio.

Dingusios dėžės?

Tai retai nutinka su mumis, nes mes žymime visas dėžes. Bet jei nutiko – ieškome. Kartais jos tiesiog nukelia į neteisingą kabinetą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą reikalauja geros organizacijos. Jei dėžės nėra sąraše, jos ir "dingsta". Todėl labai svarbu tiksliai užpildyti inventoriaus sąrašą kraunant. Nedarykite to "akimis".

Vokiečių biurokratija?

Jie mėgsta formas. Net jei viskas tvarkoje, gali atsiųsti patikrinimą. Būkite pasiruošę parodyti, kad tai yra legalus perkėlimas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą gali būti sustabdytas dėl to, kad neteisingai užpildytas kurjerio dokumentas. Vokietijos pareigūnai nėra blogi, jie tiesiog labai griežti. Geriau būti per daug atidžiam, nei per mažai.

Ar pasitikite savo vairuotojais?

Daugeliu atveju taip, bet yra ir subrangovų rinkoje. Žinau istorijas, kai vairuotojai gėrė arba vogė degalus. Mes dirbame tik su patikimais žmonėmis, kurie dirba mums jau metus. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą yra atsakomybingas uždavinys, todėl negalima samdyti pirmojo pasitaikiusio vairuotojas iš skelbimo. Klauskite apie vairuotojų patirtį.

Pavojingos medžiagos?

Negalima vežti daug degiųjų skysčių ar aerozolių. Tai yra saugos taisyklės. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą turi būti saugus. Jei turiate daug valymo priemonių, geriau jas nupirkti naujoje vietoje. Neapsigaukite, jei sulaikys tūkstančius litrų lakų sunkvežimyje – gausite didelę baudą.

Organizaciniai niuansai

Kaip susitvarkyti su telefonais/internetu?

Tai yra mūsų, pervežėjų, darbas, o ne jūsų. Mes atvežiame daiktus, bet mes nejungiame jums optinio kabelio. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą priklauso nuo to, kaip greitai jūsų tiekėjas suveiks. Derėkitės iš anksto. Naudokite mobilųjį internetą kaip laikiną sprendimą. Nebūkite naivei manydami, kad internetas veiks iš karto po atvykimo.

Ar reikia dėžių?

Mes galime duoti mūsų dėžes. Jos tvirtos ir standartinių dydžių. Tai geriau nei ieškoti prekybos centruose. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą yra greitesnis, kai visos dėžės vienodos ir lengvai sukraunamos ant vienos krosnios. Taip sutaupome vietos sunkvežimyje. Galite naudoti ir savas, bet tada sunkiau įvertinti tūrį.

Ką daryti su augalais?

Augalus geriau palikti. Jie gali žūti kelionės metu, be to, keli su jais buvo didelių problemų su karantinu. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą nėra vertas to dėl kelių fikusų. Padovanokite juos kaimynams arba darbuotojams Vokietijoje. Naujus augalus nusipirksite pigiau nei juos pervežti gyvus.

Ar padedate išpakuoti?

Taip, mes galime padėti išpakuoti ir padėti daiktus ant stalų. Tai papildoma paslauga, bet ji labai padeda išlaikyti darbų tęstinumą. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą baigiasi tada, kai darbuotojas gali atsisėsti prie savo stalo ir įjungti kompiuterį. Jei jis turi dieną naršyti dėžėse, tai nėra efektyvu.

Kas dėl vertybių?

Pinigai, brangūs papuošalai, asmeniniai dokumentai – viską vežkite su savim. Mes neprisiimame atsakomybės už pinigus ar labai brangius asmeninius daiktus, jei jie nebuvo deklaruoti. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą taip pat reiškia apsaugą. Neklauskite vairuotojo saugoti seifo turinio – jis turi vairuoti.

Ar galima susiderėti dėl laiko?

Įmanoma, jei mums tai patogu. Mes stengiamės būti lankstūs, bet turiu ir kitų klientų. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą yra sudėtingas kalendoriaus dalykas. Jei norite atvykti tikslią valandą, paskambinkite vairuotojui tą dieną. Jis gali užstrigti spūstyje kaip kuriam Hamburge (ten visada spūstys). Būkite kantrūs.

Išvada

Tai viskas iš esmės. Biuro perkėlimas iš Vokietijos išlaikant darbų tęstinumą nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir galo planavimo. Pasikliaukite patirtimi, ne pigiausia kaina, o kokybe. Geriau praleisti šiek tiek daugiau laiko planuojant, nei verkti dėl sugadintų serverių ar dingusių dėžių. Jei turite klausimų ar abejonių, tiesiog skambinkite, padėsiu susitvarkyti. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikiuosi, mums neprireks išimti langų kaip tą kartą Miunchene.