Biuro perkėlimas iš Vokietijos į Lietuvą sklandžiai ir greitai

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, turiu pripažinti, biuro perkėlimas iš Vokietijos į Lietuvą niekada nesvyrauja idealiai. Visada kažką pamirštą, kažkas nutinka kelyje, arba vokietis klientas paskutinę akimirką nusprendžia, kad reikia vežti dar vieną didelę spintą, kuria net netilps į liftą. Tai ne tiesiog daiktų pervežimas, tai visiškas galvos skausmas, kurį reikia išgyventi ramiai. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tik užsakymas pasirašyti ir laukti, tačiau realybėje tai yra sudėtingas logistinis mazgas, kurį reikia sužinoti išniršti. Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai, reikia žinoti keletą niuansų, kuriuos nesužinosite iš paprastų vadovėlių, o tik iš patirties, kai vairuotojas skambina vidurnaktį praradęs orientyrą kažkur netoli Berlyno.

Kaip visa tai prasideda ir kiek laiko tikrai užtrunka

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkėlimas iš Vokietijos į Lietuvą?

Viskas priklauso nuo to, kur tiksliai esate Vokietijoje, jei čia kalbame apie biuro perkėlimą iš Vokietijos į Lietuvą. Jei esate Miunchene, tai tai yra ilgas kelias, tikrai ilgas, gal net dvi dienos kelio vienam pusei su poilsiais. O jei netoli Berlyno ar Brėmeno, tai spėjame per dieną, jei eismas nežiaurus. Tačiau reikia prisidėti pakavimo laiką, kuris dažnai užtrunka ilgiau nei pati kelionė. Vieną kartą ėmėme pakrauti biurą, o klientas nebuvo paruošęs dėžių, tai teko laukti ryto. Taigi, planuokite savaitę, o ne dvi dienas.

Ar reikia planuoti iš anksto ar galima „šiandien – rytoj“?

Galima ir šiandien rytoj, jei norite sumokėti tris kartus daugiau ir patirti širdies smūgį. Normaliai biuro perkėlimas iš Vokietijos į Lietuvą reikalauja planavimo, bent savaitės, o geriau dviejų. Reikia užtikrinti, kad vairuotojas turėtų vietos laikyti sunkvežimį, nes Vokietijoje su ta vietą yra problema. Be to, reikia sutvarkyti dokumentus. Jei skubate, mes radome būdą, bet tai bus chaotiška. Geriau leiskite mums susiplanuoti maršrutą ramiai.

Kur jūsų vairuotojai ir ar jie tikrai profesionalūs?

Mūsų vairuotojai daugiausia yra lietuviai, kurie važinėja šiais maršrutais jau dešimtmetis. Jie žino kur pigiau pavalgyti, kur padengti ratus, ir kur yra policijos patikros. Kartais pasitaiko ir naujokų, bet juos lydi vyresnieji. Profesionalumas čia ne tik vairavimas, bet ir tai, kaip jie elgiasi su klientu. Vieną kartą vairuotojas padėjo klientui net suremontuoti lentą sienoje, nors jam to nereikėjo. Taip yra gerai.

Ar galima daryti įmonės perkėlimą per savaitgalį?

Galima, bet vairuotojai tada labai nuliūdę, nes jie nori namo prie šeimos. Tačiau verslas nenustoja, todėl biuro perkėlimas iš Vokietijos į Lietuvą daromas ir tada. Paprastai kaina šiek tiek aukštesnį. Bet jei jums svarbu, kad pirmadienį būtumėte jau naujose patalpose, tai turime dirbti šeštadienį ar sekmadienį. Vokietijoje sekmadieniais viskas uždaryta, tai reikia įvertinti, jei reikia kažką nupirkti kelyje.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa kelyje?

Tuomet jis skambina man, ir aš pradedu rasti sprendimus. Vieną kartą sunkvežimys sugedo netoli Poznanės, teko siųsti kitą. Tai atidėjo viską per dieną. Jei užstringa dėl eismo įvykio, tai laukiame. Negalima niekur nieko padaryti, tik laukti ir sėdėti. Toks yra mūsų darbas – ne viskas priklauso nuo mūsų. Svarbiausia, kad klientas žinotų, kas vyksta, o ne galvotų, kad mes pavogėme jo kompiuterius.

Pinigai ir kainos (ar išsisuksite be biudžeto protrūkio)

Nuo ko tiksliai priklauso kaina?

Pirma, nuo tūrio, kiek kubinių metrų turite. Antra, nuo atstumo. Trečia, nuo to, kiek darbo reikia įdėti į pakavimą. Jei tai tik kėdės ir staliukai, pigiau. Jei reikia išmontuoti didelius serverius ar saugyklos lentynas, brangiau. Taip pat įtakoja kuras – jei benzino kaina šoka, ir mūsų kainos šoka. Taigi, biuro perkėlimas iš Vokietijos į Lietuvą kainuoja ne fiksuotai, visada suskaičiuojame individualiai.

Ar brangu compared to local moves?

Brangiau nei į kitą gatvę Vilniuje, bet pigiau nei jei jums reikėtų važiuoti du kartus patys su savo automobiliu. Atsižvelgiant į tai, kiek kuro ir darbo laiko suleidžiame, kaina yra pagrįsta. Vokietijoje darbo rankos brangios, todėl jei reikia samdyti padėjėjus ten, tai gali nukristi į šimtus eurų. Mes stengiamės būti konkurencingi, bet nemoks dirbti dėl maisto.

Ar reikia mokėti avansą?

Taip, paprastai prašome apie 30 proc. avanso, kad užtikrintume, kad klientas nešaš. Buvo atvejų, kai atvykome į Vokietiją, o klientas neatsiliepė į telefonus arba pasikeitė planai. Mums tai nuostoliai – kuras, vairuotojo laikas. Avansas užtikrina, kad abiejų pusčių interesai yra apsaugoti. Likusią dalį mokate, kai viskas yra pakrauta arba atvežta.

Kas dėl papildomų mokesčių, kurių niekas nepasako?

Papildomai gali tekti mokėti už liftą, jei jis neveikia (o Vokietijoje seniems namuose tai dažna problema). Taip pat už „nešulį“ – jei reikia nešti daiktus toliau nei 20 metrų nuo sunkvežimio. Dar yra mokestis už užstatą (liftų panaudojimą). Visada klausiu iš anksto apie prieigos sąlygas, bet kartais klientai pats nežino, kad jų gatvėje remontas ir sunkvežimis neįvažiuos.

Ar galima sumokėti grynaisiais ar tik kortele?

Geriau pavedimu, kad būtų įrašai apskaitoje, bet grynaisiais taip pat priimame, paskutinį kartą grynaisiais. Vokietijoje vairuotojai nemėgga turėti daug pinigų pas save, tai saugiau įmonės sąskaita. Jei norite sumokėti vairuotojui grynaisiais pats, gali būti, kad jis atsisakys arba reikalaus kvitų. Geriau viską tvarkyti per biurą, mažiau galvos skausmo.

Daiktai, pakuotės ir kaip ne sudaužyti viską kelyje

Ar jūs pakuojate ar turime daryti tai patys?

Galime daryti abu variantus. Jei norite sutaupyti, galite pakruoti patys, bet tada neatsakome už tai, jei stiklas sudužo, nes blogai uždėjėte popierių. Mums patinka, kai mes pakavome, tada žinome, kas kur yra. Biuro perkėlimas iš Vokietijos Į Lietuvą su mūsų pakavimu yra ramesnis. Turime burbuliukų plėvelės, stiprių dėžių, lipnių juostų. Viską padarysime greitai.

Ką daryti su tais brangiais serveriais ir IT įranga?

IT įranga yra pati jautriausia. Negalima jos mesti į krūvą. Reikia ją padėti į specialias dėžes, su amortizacija. Geriausia, jei jūsų IT specialistas išjungia ir pažymi kabelius, o mes tik atsakingai pernešame. Kartais klientai sako, kad viskas veikia, o atėjus į Lietuvą pasirodo, kad kažkas atsijungė ir nebežiba. Todėl labai svarbu viską užfiksuoti prieš išvežant.

Ar saugu vežti jautrius dokumentus?

Dokumentus geriau vežti su savimi automobiliu, jei jie labai svarbūs. Mes turime užrakstomas dėžes, bet visada yra rizika, kad dėžė gali nukristi arba sušlapti, jei lietus lyja į krovinią. Jei ten yra originalai sutarčių, kur reikia rytoj, nekelkite jų su kroviniu. Nekelkite pinigų ir brangiausios elektronikos kartu su biuro kėdėmis. Gera taisyklė: jei verčiau naktį nemiegotu dėl to, kad dingo – vežk pats.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš atvykstant?

Didžiąją dalį taip. Stalus reikia išardyti, jei jie netilps į duris. Lentynas taip pat. Vokietijos biuruose dažnai būna didelių „open space“ sistemų, kurias reikia išsukti. Mums turime šaltuvius ir veržlius, tai mes tai padarysime. Tik prašome nenuimti mažų varžtų, kurias vėliau surasti bus neįmanoma. Palikite viską ant lentynų, mes susirūpinsime.

Kas su augalais arba kava virtuvėje?

Augalus į Lietuvą vežti galima, Vokietijoje to n draudžia. Tiktai reikia, kad jie nebūtų saugomos rūšys. Bet žiema kelyje gali šalti, net jei sunkvežimis šiltas. Kas dėl kavos pupelių ar vandens butelių – geriau išgerti arba palikti kolegoms Vokietijoje. Neapsimoka vežti pusę maišo cukraus. Tai tik svoris, kurį mums reikia tempti. (Nors kartais klientai vis tiek viską prisiveža, net vandenį).

Biuro perkėlimas iš Vokietijos į Lietuvą: dokumentai ir nusivylimai

Ar reikia eiti į muitinę ar tai nereikalinga?

Kadangi abi šalys yra ES (European Union), muitinės kontrolės paprastai nėra. Tai yra didelis pliusas palyginti su vežimu iš Anglijos ar Šveicarijos. Tačiau turi būti sąrašas, ką vežame. Jei sulaiko policija, turi parodyti dokumentus, kad tai ne vagystė. Taigi, biuro perkėlimas iš Vokietijos į Lietuvą yra be muitų, bet su biurokratija vis tiek tenka susidurti.

Kas dėl to inventoriaus sąrašo (packing list)?

Tai būtina. Be jo gali būti bėdų. Sąraše turi būti parašyta, kas kas yra – „biuro stalas“, „kompiuteris HP“, o ne tiesiog „daiktai“. Jei sąrašo nėra, muitininkas gali nuspręsti patikrinti visą sunkvežimį, o tai trunka valandas. Parašykite tiksliai, kiek kiek yra. Mes galime padėti jį sudaryti, jei esate vietoj.

Ką daryti su tais šaldytuvais, pilnais maisto?

Ištuštinkite juos. Negalima vežti supuvusio maisto, tai kvapas bus baisus. Ir higiena neleidžia. Vokietijos įstatymai griežti dėl maisto pervežimo. Palikite pieną kolegoms arba išmeskite. Šaldytuką reikia išjungti ir išdžiovinti prieš kelias dienas, kad nebūtų pelėsio. Vieną kartą gavome pilną šaldytuvą su mėsa po vasaros atostogų... Tai buvo baisu.

Ar galima kartu vežti ir asmeninius daiktus darbuotojų?

Tai yra pilkas zone. Techniškai negalima, nes tai yra komercinis pervežimas, o ne asmeninis. Jei sulauds, gali būti bauda už mokesčių vengimą. Jei darbuotojas nori parsivežti savo dviratį, tegul jis jį vežia savo automobiliu. Mes negalime užpildyti deklaracijos, kad vežame įmonės turtą, o ten būtų kieno nors drabužiai. Griežtai ne.

Kas dėl PVM (Mokesčio) procedūrų?

Tarp ES šalių taikoma PVM atskaitoma procedūra (0 proc. tarifas), jei abiejų šalių įmonės yra PVM mokėtojos. Jums reikės pateikti mums savo PVM kodą. Jei kodas neteisingas arba jo nėra, gali tekti mokėti Vokietijos PVM, o tai labai nemalonu. Užtikrinkite, kad jūsų buhalteris paruošia duomenis iš anksto.

Realus gyvenimas: ko niekas nepasako apie rizikas

Kas nutinka, jei kažką sudaužome?

Tai nutinka. Mes turime draudimą, kuris dengia žalą. Tačiau vertės nustatymas gali būti sudėtingas. Jei tai senas stalas, jis nekainuoja tiek, kiek jums atrodo. Visada rekomenduoju sudaryti žalos protokolą vietoje, ką tik pastebėjote defektą. Negalima skambinti po savaitės ir sakyti, „o čia lūžo koja“. Gal jūs pats užlipote ant jos. Tiesa, nelabai malonu kalbėti apie tai, bet reikia būti sąžiningu.

Ar buvote patyręs nusikaltimų ar vagysčių?

Kartais, retai. Vieną kartą Vokietijoje pavogė degalus, o kitą sykį ką nors iškrovimo metu. Tai yra pavojinga pasaulis. Todėl mes naudojame užraktus ir stebėjimo sistemas. Nors dažniausia bėdos daro ne vagys, o vairuotojų neatsargumas. Užraknėkite savo vertybes, net jei manote, kad visi geri žmonės. Patikimumas čia pagrindas.

Ką daryti, jei vairuotojas neatsiliepia į telefoną?

Tai baisiausia situacija klientui. Paprastai jis tiesiog miega arba važiuoja per zoną, kurioje nėra ryšio (tokios vietos Vokietijoje dar yra, ypač pietuose). Nedarykite panikos. Paskambinkite man, aš pabandysiu sužinoti, kur jis yra per kitų vairuotojų. Jei jis neatsiliepia 3 valandas, tada jau skambiname policijai. Bet dažniausiai jis tiesiog užmiršto telefoną kabinoje.

Kodėl kai kurios firmos kainuos pusę mažiau?

Jei kažkas siūlo biuro perkėlimas iš Vokietijos į Lietuvą už pusę mažiau rinkos kainos, tai arba jie nieko neapdraudę, arba jų vairuotojais dirba nelegalūs migrantai. Arba jims tiesiog nebus reikšminga, jei kažkas nulūžta. Žemą kainą sužinojau per savo odą – ten, kur sutaupyta, ten kažkas trūksta. Geriau sumokėti daugiau, bet gauti paslaugą, nei važiuoti su klaikiais ratais.

Ar verta rūpintis apdraudimu?

Privalomai. Net jei manote, kad nieko nenutiks. Kelyje viskas įmanoma – avarija, stiprus vėjas, blogas kelyje. Mūsų standartinis draudimas dengia apie 10 eurų už kg, tai nėra daug, jei vežate brangų serverį. Galite papildomai apsisaugoti. Už keletą dešimčių eurų turėsite ramybes. Nekelkite savo verslo ant lošimo stalo.

Galutinis patarimas: kaip su jumis dirbti?

Nebūkite per daum išrankūs dėl smulkmenų, bet būkite griežti dėl terminų. Pasakykite mums tiesiai, ko norite. Pasiūlykite kavai (vairuotojai tai myli). Jei matote, kad vairuotojas pavargęs, leiskite jam padėti. Biuro perkėlimas iš Vokietijos į Lietuvą yra komandinis darbas, o ne tik paslaugės užsakymas. Mes esame žmonės, ne robotai, ir jei mus gerbate, mes stengsimės duoti geriausia.

Išvada

Galiausiai, viskas baigiasi tame, kad atsiradote naujame biure Lietuvoje, o daiktai (beveik) visi vietoje. Biuro perkėlimas iš Vokietijos į Lietuvą yra sudėtingas procesas, reikalaujantis kantrybės ir organizacijos. Nėra tobulo pasaulio, visada bus neryškumų, bet su patirtimi ir geru partneriu viskas įmanoma. Svarbiausia yra nesinervinti ir tikėti, kad po dviejų dienų galėsite vėl gerti kavą ir dirbti, nors gali trūktai vieno stalo kojos. Sėkmės jūsų verslui ir judėjimui.