Biuro perkėlimas iš Vokietijos – greita ir saugi paslauga: kaip išvengti galvos skausmo?

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Vokietijos niekada nesvyrauja idealiai. Nors važiuojame tobulais keliais ir turime gerus sunkvežimius, visada pasitaiko kažkas, ko nesitikėjote. Gali būti, kad vokiškas liftas nebeveikia arba pasieniecas yra padėjęs šventę. Svarbiausia yra tai, kad jums nereikia tuo rūpintis. Mes pasiimame visą stresą ant savęs. Šiame straipsnyje papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių piešinių, o taip, kaip yra realybėje – kartais šiūkčiaojant, kartai šokant dėl malonumo, kad viskas nueiti.

Pagrindiniai klausimai apie organizavimą

Kaip pradėti biuro perkėlimą iš Vokietijos?

Viskas prasideda ne nuo dėžių, o nuo jūsų sąmoningo nusprendimo, kad norite išvykti. Geriausia susisiekti su mumis mažiausiai prieš savaitę-du, nors idealu – mėnesį. Jei skubate, biuro perkėlimas iš Vokietijos įvyks ir per 3 dienas, bet tai kainuos brangiau. Reikia padaryti dalykų sąrašą. Būna, kad klientai sako: "viskas yra čia", o pasirodo, dar yra sandėlyj kuris už miesto. Tada tenka keisti planus aktyvaus veikimo metu.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Paprastai, jei perkėlimas yra iš mažo biuro Berlyne ar Miunchene, tai užtrunka vieną darbo dieną. Tačiau jei turite daug technikos ar serverių, gali pritrūkti laiko. Vakar, pavyzdžiui, teko laukti valandą, kol vokiečiai atrakina sankryžą, nes nebuvo gautas leidimas. Taip kad, laikas – tai sąlyginis dalykas. Geriau skaičiuokite, kad darbai truks nuo rytikių iki vėlyvo vakaro.

Ar reikia dalyvauti vietoje?

Būtų gerai, jei kas nors iš jūsų komandos būtų ten, arba bent paskirtas atstovas. Jis gali parodyti, kas yra svarbu, o ką galima padėti į bendrą krūvą. Be to, jei kas nors dingsta (o tai retai, bet nutinka), galima iš karto sužinoti. Nors su šiuolaikinėmis technologijomis galima viską nufotografuoti ir išsiųsti, gyvas akis visada geriau įvertins padėtį.

Kas nutinka, jei pasikeičia data?

Tai nutinka dažnai. Verslo pasaulyje viskas juda greitai. Jei jums tenka atidėlioti biuro perkėlimas iš Vokietijos, tiesiog pasakykite mums. Mes turime lankstų grafiką, bet jei tai daroma paskutinę minutę, gali būti priedas už laukimą. Vienas klientas paskambino ryte ir sakė, kad reikia važiuoti kitą dieną, ne šiandien. Mes sugebėjome, bet vairuotojai nebuvo labai laimingi.

Ar braižote inventorinį sąrašą?

Žinoma, tai privaloma. Be to, tai padeda vėliau susidėlioti dalykus naujoje vietoje. Mes naudojame sistemas, kur leidžia sekti kiekvieną dėžę. Ypač jei tai didelė korporacija, kur ten yra šimtai dėžių. Be to, vokiškai draudimo kompanijos be sąrašo nebus padengti nuostoliai, jei kas nors nukris.

Ar reikia ištuštinti spintas?

Idealiai – taip. Tačiau mes ne esame tie, kas verčia jūsų darbuotojus viską išimti. Jei spinta yra stipri, galime ją perkelti su turiniu. Bet tada ji tampa labai sunki. Prisimenu vieną atveją, kai klientas paliko pilną metalinę spintą su dokumentais – ji svėrė kaip mašina. Teko įsijungti fantaziją, kaip ją įvežti pro angą (tai vėliau pasirodė, kad reikėjo išimti duris, o ne spintą).

Technika ir jautrūs daiktai

Kaip vežami serveriai ir kompiuteriai?

Tai rizikingiausia dalis. Biuro perkėlimas iš Vokietijos dažnai reiškia brangią techniką. Mes naudojame specialias užpildas ir dėžes. Jei turite duomenų centrą, reikia kvieti specialistą, kuris išjungia ir vėl įjungia sistemą. Mes ne atsakingi už duomenų praradimą, jei jūs tiesiog išjungiate mygtuką ir laikote, kad viskas veiks. Atsakomybė turi būti pasiskirstyta.

Ar galima vežti augalus?

Taip, galima, bet yra pavojus. Vokietijoje griežtai tikrinama, ar nėra kenkėjų. Jei turite didelius vazonus, gali reikėti fitosanitarinis pažymėjimas. Mažus augalus įdedame į mašinas tarp dėžių, bet jei žiema, gali užšalti. Geriau juos vežti atskirai, jei keliaujate asmeniniu automobiliu. Neseniai vienas klientas norėjo vežti palmę, kuri buvo aukštesnė nei sunkvežimis. Teko atsisakyti.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis?

Spalvų, lakų, aerozolių – to negalima krauti į bendrą mašiną be specialaus leidimo. ADR instrukcija yra griežta. Jei turite tokios chemijos sandėlį, praneškite iš anksto. Mes turime sertifikatą, bet reikia paruošti specialią dėžę. Negalima tiesiog mesti dažų į krovinių dalį, jei jos išsilietų, sugadins visus baldus. Tai nebe bus biuro perkėlimas iš Vokietijos, o katastrofa.

Ar apsaugote baldus nuo dulkių?

Taip, naudojame stretch plėvelę. Kelyje dulkių yra daug, ypač kai važiuojame užmiestyje. Be to, taip apsaugome nuo įbrėžimų. Baldai yra sumontuojami ir suvyniojami. Kai atvykstame į Lietuvą, jie atrodo taip pat kaip ir išvykstant. Jei kas nors sulūžina, mes žinome, kad tai nutiko pervežimo metu, o ne ne vietoje.

Ar vežiate smulkius daiktus (pinigus, dokumentus)?

Dokumentus taip, jei jie yra supakuoti ir užrakinti. Pinigų ar brangiausių vertybių mes nevežame. Tai draudžiama mūsų sąlygose. Per vieną perkėlimą klientas padėjo piniginę ant stalo, o mes ją supakavome į dėžę. Jis nežinojo, kur ji, ir panikavo. Atėjome į biurą, atidarėme dėžę – viskas ten buvo. Nebekite tokiu atsargūs, bet geriau laikykite brangius daiktus pas save.

Kaip elgiamės su smulkiomis detalėmis?

Sraigtai, vinys, kabeliai – viskas patenka į pažymėtas maišelius. Nieko neleidžiame tiesiog taip mesti. Vienas klientas skundėsi, kad negali surasti kompiuterio maitinimo laido. Ji buvo didelėje dėžėje su kitais kabeliais. Dabar rašome ant kiekvieno maišelio, iš kurio stalo jis kilo. Tai taupo laiką.

Ar montuojate baldus naujoje vietoje?

Taip, tai įeina į paslaugą. Iškrauname, paskui ateina montuotojai ir susirenka viską atgal. Kartais turi pasakyti, kad vokiški baldai yra sudėtingi. Tarkime, "IKEA" tipo baldus susirenka akimirksniu, bet kai turi brangų designerio stalą su sudėtinga mechanika, tenka pasikonsultuoti instrukcija. Kartais netgi pačiam klientui tenka padėti prisiminti, kaip tai stovėjo.

Kainos ir apmokėjimas

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo tūrio, atstumo ir darbo valandų. Biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra fiksuotas produktas parduotuvėje. Mes matuojame kubinius metrus. Taip pat įtakos turi, ar reikia naudoti keltuvą, ar galima įvežti pro duris. Jei reikia dirbti naktį ar savaitgalį, tai papildomai. Vokietijoje darbuotojai brangūs, tad savaitgalis reiškia didesnes išlaidas.

Ar galima gauti tikslų įkainį iš karto?

Galima tik jei turite tikslų dalykų sąrašą. Jei sakykite "apie 10 dėžių ir 2 stalai", tai tik prognozė. Galiausiai gali pasirodyti, kad dėžių yra 20, o stalai yra sunkūs masyvo. Tada kaina keičiasi. Stengiamės būti sąžiningi ir nedaryti staigmenų pabaigoje.

Ar priimate mokėjimais kortele?

Taip, bet mums patinka ir grynaisiais (žinoma, ne šimtais tūkstančių). Pavedimas yra standartinis dalykas. Didelėms įmonėms išrašome sąskaitas faktūras su atidėjimu, jei turime sutartį. Esamuose klientuose tikrai pasitikiame, bet jei ateinate pirmą kartą ir reikalaujate atidėti mėnesiui be garantijų, galiu pasakyti – ne. Verslas yra verslas.

Ar yra slapti mokesčiai?

Jokių. Kas sutarta, tas ir mokama. Viskas surašoma sutartyje. Jei kelyje pasitaiko papildomų išlaidų, pavyzdžiui, reikia samdyti vietinį keltuvą Vokietijoje, nes mūsų netelpa, mes visada paskambinu ir susitariu. Nedirbu taip, kad pabaigoj saku "ah, ir dar 100 eurų už degalus". Tai neprofesionalu.

Ką daryti, jei kaina per aukšta?

Galima mažinti apimtį. Pavyzdžiui, jei norite vežti senas spintas, kurioms ir taik reikėtų mesti, geriau palikti jas vietoje. Taip pat galima padaryti dalinį perkėlimą – tik techniką, o likusius daiktus vežti patys. Mes patarsime, kur galima taupyti. Kartais klientai perka per daug pakavimo medžiagų, kurios nereikalingos.

Ar taikoma nuolaida dideliems projektams?

Žinoma. Jei perkeliate visą padalinį su 50 darbuotojų, kaina bus mažesnė už vienetinę. Taip pat jei dirbame su jumis nuolat, pavyzdžiui, perkelsime sandėlį kas mėnesį. Ilgalaikis bendradarbiavimas mums vertesnis nei vienkartinis uždarbis. Užtikrinam kokybę ir greitį.

Problemos ir jų sprendimai

Kas daryti, jei sugedžia mašina?

Tai blogiausia svajonė, bet nutinka. Mes turiam draudimą, bet svarbiausia – turime atsarginius sunkvežimius arba partnerių tinklą. Vokiškose autostradose (Autobahn) stovėti griežtai reguliuojama. Jei sugedžia, skambinu techninei pagalbai ir organizuoju krovinių perkrovą. Klientui tai reiškia nedidelį vėlavimą, bet ne praradimą.

Ar buvo, kad dingo daiktų?

Per 20 metų buvo vienas ar du kartai, kai dingo smulkmenų – pavyzdžiui, klaviatūros ar pelės. Tai nebuvo vagystė, tiesiog pasidarė chaosas. Po to mes suprotumeino pakavimo procesą. Dabar stengiamės uždaryti kiekvieną dėžę su numeriu. Jei dingo kažkas brangaus, draudimas padengia nuostolius, bet nervų tai neatgauna. Todėl svarbu sekti procesą.

Kaip elgtis su blogu parkavimu Vokietijoje?

Tai dažna problema. Vokietijos miestuose vietos yra auksinės. Jei nenurodžysite vietos iš anksto, mums gali tekti važiuoti ratu ir mokėti brangius parkavimo mokestį. Geriausia, jei jūsų vokiški partneriai užsirūpina vietą prie pat įėjimo. Kartais netgi tenka statyti mašiną ant šalutės ir reguliuoti eismą (tai tik su leidimu).

Ar dirbate įmonėms, kurios bankrutuoja?

Dirbame. Kart tai biuro perkėlimas iš Vokietijos įvyksta staiga, kai įmonė uždaroma. Tada reikia vežti viską į sandėlį Lietuvoje arba paskirstyti po kitus padalinius. Tokie darbai yra labai intensyvūs, nes tenka dirbti po slaptumo arba spaudžiant laiką. Mes žinome, kaip elgtis diskretiškai.

Ką daryti, jei klientas nėra patenkintas?

Klausome, ką padarėme blogai. Jei mes kalti, taisome savo lėšomis. Jei kliento lūkesčiai buvo per aukšti (pvz., jis tikėjosi, kad perkelsime biurą per 2 valandas, nors tai neįmanoma), aiškiname situaciją. Sąžiningumas – geriausia politika. Negerai, kai klientas skundžiasi socialiniuose tinkluose, nors pats nebuvo pasiruošęs.

Ar buvo keisčiausių situacijų?

Buvo. Vieną kartą teko perkelti biurą, kuris buvo... senos gamyklos viršuje. Liftas neveikė jau nuo sovietmečio (tai čia jau ne Vokietijoje, bet principas tas pats). Teka kelti baldus per langą su kranu. Vokietijoje buvo atvejis, kai užstrigome dėl protestuotojų, kurie blokavo kelią. Reikėjo rasti apvažiavimą pro mišką. Visada įdomu.

Ar saugu duoti raktus vairuotojams?

Mūsų vairuotojai yra patikimi žmonės, dirbantys metais. Tačiau, jei jums patogiau, būkite ten. Jei negalite, galite paduoti raktus saugumo darbuotojui. Mes neprašome jokių asmeninių raktų, tik nuo patalpų, kuriose dirbame. Atsakomybė didelė, mes tai suprantame.

Dokumentai ir formalumai

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Svarbiausias – CMR krovinio kvitas. Be jo negali kirsti sienos. Taip pat reikia sutarties tarp mumis. Jei vežate techniką, gali prireikti deklaracijų (pavyzdžiui, jei tai naudojama technika, ne nauja). Muitinėje dažnai klauso, ką vežame. Turi būti pasiruošę parodyti inventorių.

Ar reikia deklaruoti krovinius muitinei?

Jei tai yra jūsų įmonės turtas, kuris grįžta atgal (pavyzdžiui, po parodos ar darbo), tai gali būti laikina įvežimo procedūra. Jei tai galutinis biuro perkėlimas iš Vokietijos, tai dažniausiai nereikia mokėti muito, nes tai ES vidaus prekyba (vienos rūšies prekės). Bet jei asmeninis biuras, o ne įmonės, gali kilti klausimų.

Kas daryti su draudimu?

Draudimas yra privalomas. Jis apima krovinių praradimą ar sugadinimą kelyje. Jei dėžė nukrenta nuo sunkvežimio (kas nutinka retai, bet nutinka), draudimas sumoka. Galite pasirinkti visą draudimą. Rekomenduoju ne taupyti čia, nes biuro inventorius vertas daug.

Ar padedate su mokesčiais?

Mes ne buhalteriai. Mes paduodame dokumentus, kurių jums reikia. Jūsų buhalteris juos naudos apskaitai. Jei reikia specifinių eksporto/importo kodų, mes juos rašome kvite. Bet mokesčių apskaičiavimas – ne mūsų duona. Geriau klauskite savo accountanto, jie mėgsta šiuos dalykus (juokauju, bet dal tiesos yra).

Ar reikia iš anksto pranešti apie pervežimą?

Mums – taip. Vokiškoms institucijoms – nebūtinai, jei tai ne pavojingas krovinius. Bet jei važiuojate dideliu konvojumi (kelios mašinos), gali tekti gauti leidimą. Paprastai viena ar dvi mašinos vaikšto be problemų.

Finaliniai patarimai

Ką daryti paskutinę dieną?

Išjungti elektros, vandens (jei reikia), palikti raktus pažymėtoje vietoje. Pasakyti atsisveikinimą kaimynams (Vokietijoje tai svarbu, jie gali pranešti apie įtartą veiklą, jei matys kažką įtartą). Ir, svarbiausia, nepalikti šiukšlių. Niekas nenori vežti svetimų šiukšlių.

Ar verta rūpintis maistu vairuotojams?

Tai nėra būtina, bet labai vertinama. Jei vairuotojas gali gerti kavą ar pavalgyti (ne prašyti, o jei siūlote), jis dirbs greičiau ir su šypsena. Pats kartą gavau šiltą pieningą iš vienos klientės – važiavau toliau geriau nei po 3 kavų. Tai smulkmena, bet daro atmosferą.

Kod�lai pasirinkti jus o ne "Raben" ar didžiąsias?

Mes esame lankstesni. Didelės firmos turi griežtus protokolus. Jei reikia padaryti kažką ne pagal instrukciją, jos sako "ne". Mes sakome "taip, pabandykime". O be to, mūsų biuro perkėlimas iš Vokietijos yra asmeniškas. Jūs žinot, su kuo kalbate, o ne su operatoriumi užšifruotu kode.

Ar reikia tikrinti dėžes atvykus?

Būtina. Nereikia tikėti žodžiui. Pažiūrėkite, ar dėžės ne daužytos, ar numeriai sutampa. Jei kas negerai – parašykite į CMR kvitą pastabą. Vėliau bus per vėlu kalbėti apie tai, kad stalo koja buvo sulaužyta, kai jūs pasirašėte, kad viskas gerai.

Ką daryti su senais biuro daiktais?

Gali juos išmesti vietos savivaldybės konteineriuose (jei leidžia), o galima vežti su mumis. Mes nusiprašome šiukšlių išvežimo. Tai papildoma paslauga, bet taip išvengsite streso su vokiškomis atliekų tvarkymo taisyklėmis, kurios yra šiurkštinos.

Ar ateinate į vietą vertinti?

Taip, atvykstame nemokamai (Lietuvoje) arba susitaria apie vertinimą Vokietijoje. Negaliu pasakyti kainos nematęs akių (arba dėžių). Tai būtų melavimas. Geriau priekyje susitarti apie realias išlaidas, nei vėliau ginčytis.

Ką daryti, jei nežinau, kiek daiktų turiu?

Susisiekti, mes padėsime suvertinti. Galima atsiųsti nuotraukas ar vaizdo įrašą. Pagal matmenis galime apskaičiuoti tūrį. Nereikia būti matematikui. Mums užtenka apytikslio supratimo, kad paskaičiuotume, kiek reikia mašinų.

Ar saugu vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Gali būti problemų su draudimu, jei į biuro perkėlimą įsimeskite darbuotojų asmeninius daiktus (paveikslus, drabužius). Geriau juos pažymėti atskirai arba vežti atskirai. Jei dingsta darbuotojo kompiuteris, o jis nebuvo inventoriuje, bus bėdų.

Ar dirbate šventinėmis dienomis?

Vokietijoje šventės yra šventės. Parduotuvės uždarytos, ir kai kurios sritys neveikia. Bet mes esame tarptautinės kompanijos, taigi jei reikia, galima susiderėti. Tačiau žinokite, kad Velykomis ar Kalėdomis gali būti sunku gauti leidimus arba atidaryti biurą. Geriau planuoti darbo dienomis.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Vokietijos – tai ne tik fizinis darbas, bet ir organizacinis iššūkis. Jei pasiruošę ir turite patikimus partnerius, viskas nueis sklandžiai. Naudokitės patirtimi, kurią suteikiate, ir nebijokite klausti begalinio klausimų. Geriau daug klausti, nei vėliau gailėtis. Aš tikiuosi, kad šie atsakymai šiek tiek aiškina situaciją ir padės jums jaustis ramiau, kai priimsite šį žingsnį.