Biuro perkėlimas iš Vokietijos – efektyvus užsakymo procesas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Vokietijos niekada nesuvyla į tą patį šabloną. Vieną dieną viskas vyksta kaip pažaistas, kitą dieną vokiškas biuras okupuotas durų arba vairuotojas užstringa negodžiama eisme prie Miuncheno. Viskas susideda ne tik iš to, kad paimame dėžes ir vežame juos į Lietuvą. Tai procesas, kuris reikalauja kantrybės, tikslių dokumentų ir, tiesioginiai, gerų nervų. Jei norite, kad viskas nueitų sklandžiai, turite žinoti keletą niuansų, kuriuos paprastai nepasakoja įprasti brokeriai. Čia tiesioginiai patarimai iš manęs.

Pagrindiniai pasiruošimo klausimai

Kaip pradėti biuro perkėlimą iš Vokietijos į Lietuvą?

Pradėkite nuo inventorizacija. Atidžiai suskaičiuokite kiekvieną stalą, kėdę ir serverį. Turiu omenyje, ne tik maždaug, o tiksliai. Vokiai mėgsta tvarką, todėl jei prieš tai patys nesupainiosite savo daiktus, vėliau gali būti problemų su muitine arba net su pačiais vairuotojais, kurie nebus nori pakrauti „chaoso“. Paskambinkite pervežėjui iš anksto, ne prieš pat išvykimą, kadangi biuro perkėlimas iš Vokietijos yra populiarus, o laisvų datų kažkaip visada trūksta.

Kiek laiko užtrunka viskas organizuoti?

Planavimui turėtumėte skirti mažiausiai mėnesį, o jei didelis įmonės, tai ir dar ilgiau. Nesitikėkite, kad paskambinsite šeštadienį, o mes pirmadienį jau važiuosime su 20 tonų sunkvežimiu. Dokumentų rengimas, dėžių gavimas, darbuotojų informavimas – visas šitas procesas užima laiką. Geriau anksti pasirūpinkite, o paskui galėsite ramiai gerti kavą, o ne beišti iš galvos.

Ar reikia specialių dokumentų perkėlimui?

Jeigu pervežate tik įprastus biuro daiktus, tai nebėra muitinės procedūrų kaip anksčiau, bet vis tiek reikia sąrašo. Sąrašas turi būti realus, o ne "kažkas panašaus". Jeigu turite brangios elektronikos arba serverių, rekomenduočiau turėti apyvartinius dokumentus, kad nekiltų klausimų, iškur tai per daug gero atsirado. Be to, reikia įvertinimo kvitų, kad jei ką nors nudaužytumėm, žinotumėt ką reikės atlyginti (o mes visada stengiamės nieko nebraizyti).

Ar galima perveži dokumentus ir archyvus?

Žinoma, galima, bet čia yra jautri zona. Archyvus geriau pakuoti į stiprias dėžes ir neužseglioti (tarkim, palikite praviras, kad galėtų patikrinti kas viduje jei reikėtų). Biuro perkėlimas iš Vokietijos dažnai susijęs su konfidencialiais duomenimis, todėl pasirūpinkite, kad dėžės būtų pažymėtos kaip „Confidential“. Vairuotojai dažnai nežiūri kas viduje, jeigu jiems pasakysi, kad ten svarbu.

Kaip teisingai supakuoti techniką?

Kompiuterius, monitorius ir t.t. geriauiau dėti į originalią pakuotę jei dar jos turite (dažnai niekas jų nebuvo išmetęs). Jei ne, tai reikia burbulių plastiko ir stiprių dėžių. Monitorius reikia aptraukti putomis, kad nenusižiūrėtų. Pats blogiausia, kas gali nutikti – kai monitorių padeda ant kėdės be jokios apsaugos ir tiesiog parveža. Taip nedarykite.

Kas daryti su didelėmis spintomis?

Tai bėda. Vokietijoje biuruose dažnai būna didelės, integruotos spintos, kurios neinaišmontuoti. Tokiu atveju reikia pranešti iš anksto, kad reikėtų kelti su kranu arba per langą (jei įeina). Vieną kartą teko perveži tokias spintas iš Frankfurto, ir net 4 valandas praleidom bandant jas ištraukti pro liftą, kuris buvo per 5 centimetrus per siauras. Gėda, bet nutiko.

Ar padedate su išmontavimu ir montavimu?

Paprastai taip, jei tai susitaria. Mūsų komanda gali atsižiūrėti, bet geriau, kad tai padarytų jūsų vietinis IT specialistas arba sargis, kuris viską žino vienas kito. Mes esam vairuotojai ir krovikai, o ne baldų meistro, nors ir išmanome kuolį su atsuktuvu. Biuro perkėlimas iš Vokietijos būna sklandesnis, kai kiekvienas daro tai, ką moka geriausiai.

Ar reikia drausti siuntą?

Labai praverčia. Kelių kilometrų statybose Europoje yra daugybė, ir avarijos nutinka. Ypatingai kai važiuoji su pilnu reidu. Draudimas apsaugo tiek jus, tiek mus, jei pavyzdžiui, sunkvežimis užsidegs arba nukris nuo kelio (kaip buvo vieną kartą prie Hanoverio - ten tiesiog liūtas buvo). Tai nereikalinga rizika.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Spalvų, tirpiklių, tokių daiktų mes veųjame tik labai apribotai. Geriau juos išvežti patys mažais kiekiais arba sugadinti. Vokiečiai labai griežtai žiūri į ADR krovinius, o biuro perkėlimas iš Vokietijos neturėtų tapti chemijos pervežimo pamoka. Patikrinkite sandėlį iš anksto.

Kaip susitarti dėl vietos prieš biuruose Vokietijoje?

Tie vokiečiai su vietomis... Čia dažniausia problema. Jei centre, pvz., Berlyne, ten nėra kur sustoti su 7,5 arba 40 tonų mašina. Reikia iš anksto gauti leidimą iš policijos arba miesto savivaldybės (Straßenausweis). Be to, dažnai reikia tam tikrą laiką užimti vietą. Patarčiau pasirūpinti tuo bent savaitę prieš.

Ar galima perkelti biuro perkėlimą iš Vokietijos žiemą?

Galima, bet tai yra blogiausias laikas. Vairuotojai vargu ar myli sprogus sniegą ant autostrados. Jei įmanoma, perkelkite pavasarį arba rudenį. Žiema brangiau ir lėčiau, nes vaikšto lėtai. Bet jei jums skuba, tai rašome į sutartį, kad tą dieną būtų atvežta.

Kainos ir mokėjimai

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkėlimas iš Vokietijos?

Kainos svyruoja kaip orai. Priklauso nu to kiek kubinių, kur tiksliai Vokietijoje ir kur Lietuvoje. Mažas biurėlį iš Mažosios Lietuvos regiono galite nukrauti už kelių šimtų eurų, o didelį biurą iš Miuncheno - kainuos tūkstančius. Benzinas ir toliau brangsta, tai tiesiog fizikos dėsnis.

Kokius papildomus mokesčius galiu tikėtis?

Žiūrėkite, ką pasirašote. Kartais užima vietą, kartais reikia papildomai žmonių (ne vairuotojų) krovimui, nes jūsų darbuotojai nenori nešti dėžių. Taip pat, jei reikia ilgai laukti rūsyje arba prie durų kas neina, tai laukimo mokestis (Stand-by) gali būti nemalonus siurprizas.

Ar reikia mokėti užklasdį?

Įprastai taip, apie 30%. Užtikrina, kad tas biuro perkėlimas iš Vokietijos nebus atšauktas paskutinę minutą. Žmonės užsakinėja, o po to sako: „o mus užklaidė“. Tada mes jau esam netoli, kuras išleistas. Tenkas nėra gražus dalykas, todėl užklasdį imam be diskusijų.

Kaip mokėti – grynaisiais ar pavedimu?

Geriausiai pavedimu, kad būtų likę pėdsakai. Vairuotojai šiais laikais retai turi didelių kiekių pinigų sau, o grynaisiais mokėti už tūkstančius eurų yra pavojinga ir nepatogu. Sąskaitą išrašome iš karto po darbo arba ankstesnį dieną (pradžioje), apsikeičiame PVM sąskaitomis (tje turi būti PVM mokėtojo kodas).

Ar kaina pasikeis, jei pasikeis euro kursas?

Mes dirbame eurais, taigi kursų problemų nėra, tačiau jei kur kas keičiasi degaluose tai gali kilti. Geriausia susitarti dėl fiksuotos kainos, kai paskutinė diena nėra pasikeitusi. Biuro perkėlimas iš Vokietijos yra toks verslas, kur fiksuota kaina sutaupo daug nervų.

Ar pigesnu būti pačiam nuomazyti mašiną?

Teoriškai taip, bet praktiškai... Jūs turėsite nuomazyti sunkvežimį Vokietijoje (brangiau), rasti vairuotoją (kuris turi teises), ir tada visti su juo. Jei jūsų vairuotojas pajungs į stulpą Vokietijoje nuoma ir atsakomybę bus jūsų. Geriau pasiduoti profesionalams, kurie moka tą maršrutą.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Atstumas, kelio sunkumas (vokiški keliai geri, bet miestuose siauti), krovimo sudėtingumas (ar yra liftas, ar ne), bei sezonas. Rudenį viskas brangsta, nes ūkininkai išveža derlių ir mažų mašinų nelieka. Taip pat, jei reikia skubiai, tai mokate už greitį.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei pervežiate ne tik biurą, bet ir darbuotojų daiktus iš namų ar turtą, taip. Taip pat jei tai ne pirmas kartas. Nuolaidos suteikiame individualiai, tiesiog paklauskite, mes ne mesam Alfa Romeo, bet su klientais visada galima pasiūlyti.

Ar imamas mokestis už iškrovimą Lietuvoje?

Įprastai kaina yra „nuo durų iki durų“, tai neturėtų būti papildomai, jei nėra ypatingų apribojimų (pvz., trečia aukštas be lifto). Tada susitarkame dėl papildomų rankų. Nieko nemokamai nedirbam (be jokių priekaištų), bet ir papildomai neimsim, kas nesušokuota.

Vystymasis ir problema

Kaip elgtis, jei vairuotojas vėluoja?

Skambinkite, gerai. Kartais tiesiog užstrigo eisme prie šviesoforo arba buvo problemų su muitine (nors Europoje jų mažiau, bet patikros dar būna). Mes stengiamės pranešti iš anksto. Vieną kartą vairuotojui sugedo sunkvežimis 20 km iki tikslo, tai teko siųsti kitą. Tuomet trūksta valandos ar dvi.

Kas nutinka, jei dėžė pasibaigia?

Nusipirkite daugiau. Turime pasigyrimų, kad jei mūsų dėžių neužtenka, mes papildomai atvežame. Biuro perkėlimas iš Vokietijos dažnai tampa chaotiškas paskutinę dieną, kai suprantate, kad knygų yra dvigubai daugiau nei galvojote. Nereikia pykti, reikia sprendimų.

Ar saugu palikti dalykus mašinoje naktį?

Geriau nenaikinti rizikuot. Jei mašina stovi neapsaugotoje aikštelėje (o to Vokietijoje reikia vengti), geriau rasti saugomą aikštelę arba stovėjimą su kameromis. Lietuvoje paprastai ramiau, bet Vokietijoje gatvėse gali būti „nepageidaujami“ svečiai. Draudimas neapsaugo nuo visko.

Ką daryti su nulydytomis dėžėmis?

Dėžės turi būti užsegamos, o jei jų trūksta, galime užsegti lipnia juosta. Nelydytų dėžių nevežame, nes kadangi jos nukrenta ir krenta, turinys išsibarsto. Tai mums įstatymas, nes ne kartą teko surinkti po grindimis išbarstytus popierius jau Lietuvoje. Labai nepatogu.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Didžiuma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimą. Galiu nusiųsti nuorodą, kur pamatysite kur mašina važiuoja. Tai ramina klientus, kai biuro perkėlimas iš Vokietijos trunka ilgiau nei planavote. Matysite, kad mes tiesiog važiuojame, o ne pavogėme jūsų stalus (o tokios istorijos irgi buvo... ne su mumis, bet girdėjau).

Kas nutinka su su laužytu daiktais?

Jei nutiko nelaimė, mes susirašinėjame „defektos aktą“. Tada pagal draudimo sąlygas išmokame kompensaciją. Mums nenaudingi sulaužyti baldai, tai stengiamės saugoti, bet kai didelė spinta nuo klijuoja grindį (o jos ten minkštos), gali nutikti. Tiesa.

Ar atvežate ir nuprastumąte pakuotes?

Taip, galime pasiimti tuščias dėžes po to, kai viską išpakuosite. Tai užtrunka porą dienų, nes grįžtant tuščia mašina nėra labai ekonomiška, bet įmanoma susitarti. Mes gerbiau gamtą ir nešiojam tą dėžes (ypač jei jos geros kokybės) dar kelis kartus.

Kaip su jumis susisiekti per_keliamą laiką?

Žinoma, turite mano telefoną. Nors tenka dirbti, bet atsiliepiu. Tiesiog nerašykite naktį, jei tai ne skubus atvejis. Geriau rašyti paštu arba skambinti dieną. Biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra parduotuvė, kur dirbam 9 iki 5, bet gerbiu asmeninio laiko, jei aš miegu.

Ar reikia jums padėti su krovimu?

Jei sutaupote pinigų ir nenuomavot mūsų meistrų, tai greičiausiai taip. Tada jūsų darbuotojai turi nešti dėžes į mašiną. O jei mokėt už pilną paslaugą, tai tuomet tik stebėkite ir gerkite kavą. Nereikia kištis po ratais, tik trukdyti.

Buitiniai ir personalo klausimai

Ar įeina į kainą darbuotojų baldų pervežimas?

Tas pats biuro perkėlimas iš Vokietijos gali apimti ir asmeninius daiktus, jei susitarta. Dažnai darbuotojai nori nusivežti savo stalų kėdes arba vazonus. Už tai papildomai paprašyti negalima, jei tai ne viršija apibrėžto tūrio.

Ar galima perveži augalus?

Galima, bet augalai nėra draudžiami, todėl jei jie užšalys arba nudžiūs, mes neatsakome. Juos reikia gerai uždengti, kad neperšaltų kelyje. Žiema tai ypač svarbu. Vokietiški augalai dažnai būna dideli, tai reikia apsaugoti nuo laužymosi.

Kaip elgtis su atiduotam raktais (nuo biuro Vokietijoje)?

Tai be galo dažna problema. Kas turi atiduoti raktus savininkui po to, kai viskas išvežta? Geriausia susitarti su agentu, kad jis paimtų raktus iš mūsų vairuotojo. Nereikia siųst raktų paštu, gali dingti.

Ar reikia valyti patalpas po išvežimo?

Paprastai tai ne mūsų darbas, bet galime susitarti su vietinės valymo komanda. Vokiečiai reikalauja, kad būtū labai švaru (kaip praleista rankšluosčiu). Aš tiesiog raginu jums neišvežti šiukšlių, jei nesitikėjote to daryti.

Kas daryti, jei turiu pervežti serverių spintą?

Serveriai jautrūs viršijimui ir smūgiams. Reikia specialaus pakavimo. Nuo šių metų rekomenduoju pasirūpinti spec. transportine firma, jeigu čia didelis duomenų centras. Mūsų standartinis biuro perkėlimas iš Vokietijos gali per daug drebindamas jiems.

Ar galiu būti pačiame kelyje?

Ne, tai pavojinga draudžiama. Vairuotojams nereikia keleivių, net jei tai jūsų vadovas. Be to, ten nėra vietų (miegamieji vietos užimtos). Geriau susitiksite Lietuvoje prie naujo biuro.

Ką daryti, jei vokiečiai neduoda išvažiuoti?

Tai be galo juokinga, bet nutiko. Reikia tada kvieti policiją arba vaistinę. Viskas turi būti užfiksuota dokumentuose. Turime teisę išvažiuoti, nes čia jūsų daiktai, bet jei turtas ginčas, tai teismai. Mums čia nebe reikalas (tikiuosi, kad jums nereikės).

Baigiamieji žodžiai

Biuro perkėlimas iš Vokietijos – efektyvus užsakymo procesas tik tuo atveju, jei jūs neišsigąstate smulkmenų. Pasikliaukite patirtimi, bet ir patys būkite budrūs. Geriau vieną kartą viską paprašyti ir pasitikrinti, nei vėliau gailėtis. Sėkmės jūsų verslui Lietuvoje, ir tikiuosi, kad mums dar teks susitikti ne tik dėl pervežimo.