Biuro perkėlimas iš Vokietijos – efektyvumas ir profesionalumas

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas iš Vokietijos niekada nesuvaidinamas taip pat kaip vaizduojame brošiūrose. Viskas atrodo paprasta: susirandame sunkvežimį, pakrauname baldus, važiuojame ir iškrauname. Tačiau realybėje dažnai užkerta ką nors nekintančio – pradedant nuo vokiško tikslumo reikalavimų iki to, kad vairuotojas tiesiog negali įvažiuoti į užstatytą Kioldo viduramžių centrą. Efektyvumas šioje situacijoje nereiškia tik greičio, tai yra suplanuoto ir be klaidų atliktas procesas, kai žinai, ką turi daryti, jei įvyko nesklandumų. Professionalumas – tada, kai klientas net neįsivaizduoja, kokias katastrofas išvengėme per tą kelionę. Štai trumpai apie tai, kas laukia, kai nutarstate perkelti savo verslą iš Vakarų.

Biuro perkėlimas iš Vokietijos – pradžios ir planavimo painos

Kaip geriau suorganizuoti biuro perkėlimą iš Vokietijos?

Gerai, čia viskas prasideda ne nuo to, kada vairuotojas užsuka prie durų, o dar mėnesį anksčiau. Biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja tikslios inventoriaus apskaitos. Negali tiesiog sakyti „turim keletą dėžių“. Vokietijos pusėje, ypač jei esate išsinuomavose patalpas, dėl netvarkos gali baudoti, todėl reikia žinoti, ką išvežiate ir kas lieka. Susiraskite žmonių, kurie padės supakuoti elektroniką – tai ne tas pats, kas supakuoti drabužius.

Kiek laiko užtrunka toks biuro perkėlimas iš Vokietijos?

Paprastai, jei kalbame apie standartinį biurą, pati kelią trukmė - 1-2 dienos priklausomai nuo to, kur Vokietijoje esate. Berlynas ar Miunchenas tai ne tas pats kaip kaimelis netoli Lietuvos sienos. Tačiau reikia skaičiuoti pakavimo dieną ir iškrovimą. Vieniems užtenka 3 dienų, kitiems su dideliais serveriais ir specialia įranga trunka ir savaitę. Neklauskite manęs dėl tikslaus valandų skaičiaus, nes vargu ar ką nors teisingai atsakysiu be matavimų.

Ar tikrai reikia pasamdyti profesionalų ar galima padaryti paties?

Galima, tik ar verta? Biuro perkėlimas iš Vokietijos turi savų niuansų, pvz., liftų rezervavimą ar leidimus stovėti sunkvežimiui centre. Vienas mano klientas pats bandė vežti dėžę su svarbiaisiais dokumentais ir jas prarado po kelionės – tiesiog nukrito iš atidarytos keleivio vietos. Profesionalai turi draudimą ir tvarkingas dėžes, tad rizika mažesnė. O jei neturite laiko, tai ir nervų sveikatai brangiau.

Kuo skiriasi biuro perkėlimas nuo paprasto baldų pervežimo?

Skirtumas didelis. Baldus gal numesti ant grindų (nepatartina, bet daroma), o tu patys visiškai nenori, kad tavo serveris ar brangus kompiuteris nukristų ant betono. Biuro perkėlimas iš Vokietijos dažnai reiškia ne tik baldus, bet ir itin jautrią techniką bei dokumentų archyvus. Reikia specialių dėžių, o vienintelė dėžė iš parduotuvės, iš kurios gėrimus perki, netinka.

Kainos ir kaip suformuoti biudžetą

Ar biuro perkėlimas iš Vokietijos brangus?

Klausimas yra labai platus. Brangumas priklauso nuo tūrio. Jei turite 10 kabinetų su pilna technika, tai kainuos. Tačiau dažniausiai šie pervežimai yra komercinio pobūdžio, o čia kainos skiriasi nuo „buitinės“. Degalai Vokietijoje brangesni, toli ne? O dar mokesčiai už keliaukimo maršrutus ir vairuotojo dienos normos. Taigi, nebus pigu, bet jei suskaičiuosite dingusį darbo laiką, gali pasirodyti, kad tai vis tiek pigiau nei kraustytis savaitę savo jėgomis.

Kokius mokesčius reikia įsisąlygoti iš anksto?

Pagrindinis tai kaina už mą (kubinį metrą). Bet būkite atidi dėl papildomų mokesčių – liftas, jei jį reikia iškviesti Vokietijos pusėje, ar ilgalaikis stovėjimas, jei vairuotojas negali priartėti. Biuro perkėlimas iš Vokietijos kartais sukelia staigmenų, pavyzdžiui, miesto centre teismų apsaugotojai gali neleiti įvažiuoti be specialios leidimo. Tai viskas kainuoja.

Kokios yra mokėjimo sąlygos?

Dauguma firmų laikosi standarto – 50% avanso, likutį atiduodate po įvykdyto darbo. Geriau pasirašyti sutartį, kad vėliau nebūtų ginčų, kiek tos dėžės iš tikrųjų svėrė. (Nors kartais pats nemažai stengiuosi imti visą sumą gavus prekes, tačiau tai ne visada įmanoma su dideliais klientais.)

Ar kaina keičiasi, jei reikia įrengti baldus?

Žinoma, kai kurios firmos tai daro nemokamai, jei ką tik pervežė, kitos ima už valandinį darbą. Vokiški baldai, ypač sisteminiai, gali būti sudėtingi – tarkime, „Schüco“ spintelės nėra lengvai surandamos be instrukcijų. Užsutarkite tai iš anksto, nes vairuotojas gali tiesiog padėti detales ant grindų ir sakyti „mano darbas baigtas“.

Dėl ko dažniausiai padidėja galutinė kaina?

Dėl netikslaus apkrojos aprašymo. Sakykite, kad turite „knygų“, bet nenurodote, kad tai 5 metrų ilgio lentyna su knygomis, sveriančia toną. Dar viena dalykas – patekimas į objektą. Jei reikia nešti dėžes 500 metrų nuo sunkvežimio, nes užeidimas užtvertas, tai kainua.

Dokumentai ir muitinės (ar ji reikalinga?)

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Sąrašas trumpas, bet svarbus. Suredaguota inventoriaus sąrašas lietuviškai ir vokiškai (angiškai) labai praverčia. Be to, sutartis su pervežėju ir draudimo polisas. Jei įmonė perveža techniką, kurią iki šiol naudojo Vokietijoje, tai nėra prekyba, todėl daugiau dokumentų ir nereikia, (išskyrus atvejus, kai turtas priklauso trečiajai šaliai, tada gali tekti rodyti PVM sąskaitas).

Ar reikia eiti į muitinę, judant iš ES į ES?

Nesijuokite, bet kartais klausia. Kadangi Vokietija ir Lietuva yra ES erdvėje, muitinės procedūrų nėra. Tačiau biuro perkėlimas iš Vokietijos gali sukelti klausimų jeigu, tarkime, pervežate tiek daug, kad atrodo kaip prekybinis siuntinių partijos eksportas. Užtenka turėti CMR areštinę, kurioje parodyta, kad tai ne prekės parduodimui, o asmeninis/įmonės turtas.

Kas daryti, jei dingsta ar sulūžsta daiktas?

Turime draudimą. Bet čia yra gudrybė – daiktą privalote pamatyti pažymėjant CMR (tą lapą, kurį pasirašo vairuotojas). Jei pasirašote „viskas tvarkoje“, o vėliau randate sulaužytą monitorių, draudimo firma nieko nebus mokėsi. Svarbu: patikrinkite dėžes atidžiai, kol vairuotojas dar stovi.

Ar reikia atlikti oficialų inventoriaus perdavimą?

Juridiškai – taip, jei norite, kad turtas būtų įrašytas į ilgalaikio turto knygą Lietuvoje. Biuro perkėlimas iš Vokietijos be šio įforminimo gali būti problematicškas buhalterijai. Geriau, kad vairuotojas pateiktų sąrašą su numeriais, kad vėliau galėtumėte parodyti, kur dingo tas brangus projektorius.

Pakavimas ir parengimas logistikai

Kaip geriausia supakuoti kompiuterius?

Ne į maišus! Reikia originalios pakuotės jei liko, arba specialių putų. Aš pats mačiau, kaip klientas supakavo serverį į paprastą dėžę įdedant keletą laikraščių. Rezultatas - serveris buvo nebeveiksnys. Biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja ypatingo dėmesio technikai, ji yra jautri botham smūgiams ir vibracijai kelionės metu.

Ar verta supakuoti spintas ir stalus?

Taip. Nors jos atrodo stiprios, opos gali nulūžti perkeliant juos per slenksčius arba įkrentant „gūžtyje“. O jei dar tai yra senos vokiškos spintos, jų paviršių lengva įbrėžti. Vyniojimas į stretches plėvelę ir kartoną yra būtina, jei norite išvengti graužų.

Ką daryti su archyvais?

Archyvai yra košmara. Jie tūri daug bet sveria nemažai. Biuro perkėlimas iš Vokietijos, susidedantis iš 50 dėžių su popieriais, gali paversti sunkvežimį per sunkiu ašiai. Geriau pažymėti „ARCHYVAS“ ir užtikrinti, kad jos nenukrenta ant kojų. Ir drąsiai atsikratykite to, ko nereikia – nenusimokėkite už šiukšlių vežimą.

Ar reikia numontuoti baldus?

Dauguma atvejų - taip. Labai didelės spintos ar staliniai kompleksai nepraeis pro duris. Vokiški liftai taip pat dažnai būna maži. Be to, surinktas baldas yra kur kas pažeidžiamiausias pervežimo metu.

Kaip pažymėti dėžes?

Sistemiškai. Pavyzdžiui: „Pavardė, kabinetas nr., kas viduje“. Jei rašote „biuro daiktai“, tai vėliau praleisite pusę dienos ieškodami spausdintuvo. Biuro perkėlimas iš Vokietijos pasidaro chaosu, jei nėra etikečių. Geltonos raištelės su užrašais „FRAGILIS“ taip padeda, kad juos daro labiau atsargiau.

Problemos kelyje ir vairuotojai

Kas daryti, jei vairuotojas atvyksta pavėluoju?

Tai įvyksta. Stabdymai ant autobanų ar techninės problemos. Jei turite įsipareigojimus naujame biure, pabandykite susisiekti su vairuotoju anksčiau. Gera žinia ta, kad dauguma firmų turi GPS stebėjimą, taigi sužinoti, kur jis yra, neįmanoma. (Tik ką nors girdėjau, kad Vokietijoje įvedė naujus apribojimus savaitgaliais sunkvežimiams – gal tai kaip paveiks laiką? Nežinau tiksliai, reikėtų patikrinti šias naujoves.)

Ar vairuotojas padeda krauti?

Priklauso nuo sutarties. Yra vairuotojų, kurie tiesiog vairuoja, yra tokie, kurie padeda. Biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja fizinio darbo, todėl geriau sutikti, kad artimiajam mieste atvyksta du vyrai – vairuotojas ir krovėjas. Vienam vyrui nešti 40 kg spintų nebeišlaiko ir nėra saugu.

Kaip elgtis su kalbos barjerais?

Dauguma vokiškų firmų dirbą su tarptautinėmis komandomis, taigi angliškai kalba dažniausiai užtenka. Kartais pasitaiko sentikiai vokiečiai, kurie geriau kalba rusiškai nei angliškai. Svarbiausia – surasti bendrą kalbą dėl dokumentų ir adreso, kitaip galva sukasi ratu.

Ką daryti, jei sunkvežimis netelpa į gatvę?

Dėl to biuro perkėlimas iš Vokietijos tampa „iššūkiu“. Reikės mažesnės mašynos, vadinamos „paskutinės myrios“ (last mile). Tai papildomai kainuoja, todėl iš anksto nufotografuokite aplinką arba naudokite „Google Street View“, kad pamatytumėt, ar gali provažiuoti 16 ar 40 metrų sunkvežimis.

Ar būna pavojingų situacijų?

Sėdėjau pas klientą, kurio biure buvo laboratorija su chemikalais. Vairuotojas vos neatjojo į lauką, kai sužinojo, kas viduje. Biuro perkėlimas iš Vokietijos turi griežtas taisykles dėl pavojingų medžiagų – jų negalima tiesiog numesti į vidų be specialių leidimų ir pakuočių. Neleiskite nieko slėpti.

Galutiniai nustatymai ir išvados

Kaip patikrinti, kad viskas atvyko saugiai?

Gana paprasta – darykite kontrolinį vaizdo įrašą ar nuotraukas tuojau pat, kai atidaromi vartai. Jei matote, kad kažkas sulūžę, tai viskas užfiksuota. Biuro perkėlimas iš Vokietijos dažnai baigiasi ne maloniu naktiniu iškrovimu, todėl nuotraukos padės ryte, kai jau nebus vairuotojo.

Ar reikia palikti arbatpinigių vairuotojui?

Tai ne privaloma, tačiau jei jums padėjo susideti sudėtingas spintas ar nešė dėžes per 4 aukštus be lifto, 20-50 EUR arba mažas dovanėlė labai pagerina nuotaiką. Geriau turėti draugą kelyje.

Ką daryti su šiukšlėmis po perkėlimo?

Nemokėkite už šiukšlių vežimą atgal! Viską, ko nereikia, išmeskite dar Vokietijoje arba planuokite didelį konteinerį Lietuvoje. Daugelis klientų užmiršta, kad „biuro perkėlimas iš Vokietijos“ apima ir tai, kad jūs atsikratote senų spaudų ir supuvusių kavos puodukų.

Kod�l verta rinktis patikimus partnerius?

Nes pigiausios paslaugos dažnai baigiasi teisme. Aš mačiau firmas, kurios pasiimdavo avansą ir dingdavo. Patikimas partneris atsiųs patyrusią brigadą, o ne studentą savaitgaliui. Tai sutaupo pinigus ir nervus ilgainiui.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra tiesiog sprendimas, kurį priimti per pusvalandį. Reikia kantrybės, gero planavimo ir susitarimo su profesionalais, kurie žino, ką daro. Nenusimokite už nereikalingus rūpesčius, investuokite į kokybišką pakavimą ir drąsiai klauskite nepatogių klausimų apkrovos ar kainos atžvilgiu. Tikslas yra nebe pervežti daiktų, o užtikrinti, kad jūsų verslis veiktų toliau be pertraukų, kai vieni jau atvyksta, o kitiems teka vis dar ieškoti dingusios dėžės. Sėkmės!