Biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviai be papildomų išlaidų

Sveiki, turiems ką pasakyti apie šią savaitės pilną galvą. Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, daugiau mažiau viską mačiau – ir kai vairuotojai sprando vagone su šampanu, ir kai klientai verkdami žiūrėjo į sulaužytus serverius. Kalbėsime apie tai, kaip padaryti biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviai, kad nebūtų noras mesti viską ir eiti gyventi į mišką. Vokietija – specific šalis, ten viską reikia daryti pagal taisykles, kitaip bus baudos ir nervai. Čia ne tas pats kas vežti sofas iš Kauno. Čia reikia suprasti, kad tas jūsų efektyvumas priklauso ne nuo to, kaip greitai vairuotojas vairuoja, o nuo to, kiek gerai paruošėte dokumentus ir pakavimą. Taigi, klausime ir atsakysime, tiesiai iš praktikos, be jokių gražių frazių.

Kas ir kaip vyksta iš tikrųjų

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Viskas priklauso nuo to, kiek daugiau ar mažiau turite to daikto. Jei tai tik keletas dėžių iš mažo kambarylio Frankfurte, tai galim susitvarkyti per dvi dienas. Bet jei tai pilnas biuras iš Miuncheno su 50 stalais, tai tai jau kitas reikalas. Paprastai biuro perkėlimas iš Vokietijos į Lietuvą trunka apie 3-4 dienas, jei viskas vyksta sklandžiai. Kartais vairuotojai sustoja pailsėti, o vokiečiai tarsi griežtą tvarkaraštį, jei leidžiate jiems stovėti ilgiau nei numatyta – pinigai dedami. Geriau neblogai sudėlioti viską į eilę.

Ar tikrai galima sutaupyti be papildomų išlaidų?

Sutaupyti galima visada, bet tikrai ne tiesioginant pigiausią pasiūlymą iš Google. Pigiai dažnai būna brangiai galutinai. Esu matęs situaciją, kuomet klientas pasirinko „pigų“ vežėją, kuris vėliau reikalavo papildomai pinigų už liftą arba tai, kad reikėjo nešti per 5 aukštus. Kad išvengtumėte tokių nemalonių staigmenų, viską užsirašykite raštu. Biuro perkėlimas iš Vokietijos efektyviai tas būna, kai žinote, ką mokate už išsikrovimą, o ne už tuos du nemalonusius valandas, kai vairuotojas šypsosi ir laiko chronometrą.

Ką daryti su labai jautria technika?

Computers, servers, expensive screens – visa tai važiuoja ne kaip bulvės. Viską reikia išjungti, surašyti numerius, priaugti kabelius (bent jau pažymėti, kur kas priklauso). Kartais nutinka taip, kad vairuotojas staigiai stabdo, o jei serveris stovi be pakavimo – gali būti pabaiga. Geriau tuos daiktus uždėti į specialias dėžes su putomis. Nemanau, kad norite paaiškinti savo IT vadovui, kodėl duomenų centras dabar yra metalų laužas.

Ar reikia patiems rinkti dėžes?

Galite rinkti, bet ar verta laiko? Mes galime atvežti, tai įskaičiuota į kainą (paprastai). Jei darbuotojai pradeda vežti dėžes iš prekybos centrų, jos dažnai būna per minkštos arba nelabai tinka dėti sunkius dokumentus. Tiesiog pasakykite mums, kiek reikia, ir atvešime standartinius, tvirtus konteinerius. Taip bus tikrai greičiau ir saugiau, o jūsų komanda nusipurvins rankas dar prieš pradedant darbą.

Kaip apskaičiuoti tūrį, jei nežinome?

Nesijaudinkite, mes ne tikim, kad jūsų matavimai bus 100% tikslūs. Galite susiųsti nuotraukas arba apibūdinti, kiek ten tos baldų yra. Jei pasirodys, kad vietos daugiau – pridėsime, jei mažiau – atimsime. Anksčiau vienas klientas labai tiksliai viską išmatavo, bet pamiršo paminėti, kad turi dar vieną didelę saugyklos grotelių seką, kurios tiesiog neįtelpa į vageną. Teko važiuoti antrą kartą, tai brangiai atėjo jam.

Kas nutinka jei sugenda kelią arba avarija?

Tai realus gyvenimas, ne video žaidimas. Kartais sugenda variklis, kartai – padangos. Mes turime draudimą, kuris dengia visas šias rizikas. Biuro perkėlimas iš Vokietijos yra apdraudžiamas CMR draudimu. Jei kažkas nutinka kelionės metu, mes prisiimame atsakomybę. Žinoma, niekas nenori vėluoti, bet jei avarija – skambiname iš karto ir pranešame, nebegalvojame, kad gali būti pavėluota, tiesiog sprandame problemą.

Ar galima vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

Tai tribalis plotas. Oficialiai – ne, mes vežame įmonės turtą. Jei darbuotojas nori pavežti savo akvariumą arba dviratį, tai gali kelti problema muitinėje, nes tai atrodo kaip privatus krovinys, o ne komercinis. Geriau juos prašyti pasivežti savo automobiliais. Nors žinau, kad dažnai viskas sumaišoma, bet aš nedariačiau to gūžyje, gali būti nemalonumų su pareigūnais.

Vokietijos specifika ir biurokratija

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miestą?

Žinoma, Vokietijoje ne taip paprasta užvažiuoti sunkvežimiu į miesto centrą, kaip Lietuvoj. Miunchene, Berlyne arba Hamburge reikia "Verkehrsbeschränkung" leidimų, kitaip gausite baudą, kurios dydis gali nustebinti net turtingiausią vadybininką. Mes about tai žinome, todėl visada patikriname, ar galima važiuoti į konkretų adresą. Kartais reikia užsisakyti vietą gatvėje (Anliegerfreiheit), kad neužstumtumėte kaimynų.

Kaip su elgesiu su vokiškais partneriais?

Jie yra labai tikslūs. Jei sutarėme, kad atvyksime 8:00 ryte, tai reiškia 7:55, ne 8:05. Jei vėluojate, jie gali tiesiog nebeatsidaryti (pavyzdžiui, jei tai sandėlis). Biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja disciplinos. Jie mėgsta, kai viskas yra parašyta, tvarkingai sudėliota ir be jokių staigmenų. Nereikia jų gąsdinti tuo, kad kas nutiks ne taip, kaip planuota.

Ką daryti su šiukšlėmis, kurias lieka?

Vokietijoje šiukšlių sistema yra chaosas paprastam žmogui. Negalima tiesiog užmesti visko į vieną konteinerį. Yra atskirai popierius, plastikas, įranga (Elektroschrott). Jei paliksite savo senų kompiuterių krūvą kieme, gausite milžinišką sąskaitą už išvežimą. Geriau sutvarkykite tai iš anksto arba susitarkite dėl išvežimo pas mus, tai nėra brangu palyginti su baudomis.

Ar turi savo vairuotojus ar samdote?

Mes turime savus vairuotojus, kurie dirba su mumis metus. Tai ne tas pats kaip pašaukti šalutinį vairuotoją iš skysčio (arba iš Lenkijos). Jie žino, kaip elgtis, kaip pakrauti, net kalba truputi vokiškai (bent jau supranta pamokymus). Kartais samdome, kai darbų per daug, bet tada labai kruopščiai patikriname, kas važiuoja. Nenorėčiau, kad kas nors pavogtų jūsų brangų projektorių.

Kas jei reikia išmontuoti baldus?

Tai mūsų kasdienybė. Atvykstame su įrankiais, išsukame, užklijuojame kryžiumi (jei reikia), pakrauname. Vienintelis dalykas, kurį reikia pasakyti – jei baldai yra labai seni ir sulydę, gali tiesiog laužtis. Tada mes neatsakome už tai, kad jūsų lentyna, kurią sulipdėte tėtis prieš 20 metų, sugedo. Bandome būti atsargūs, bet medis dažnai būna senas.

Ar reikia muitinės deklaracijos?

Jeigu vežate įrangą, kuri priklauso jūsų įmonei ir ji nebus parduodama Vokietijoje, tai tai yra vidinės ES prekybos procedūra. Formaliai reikia suvesti apyvartą, bet fizinė kontrolė (sustojimas pasienyje) nebėra. Beje, jei vežate daug alkoholio ar tabako (ką daryti negalima), tai tikrai sustos. Taigi, biuro perkėlimas iš Vokietijos į Lietuvą yra bevietinis, bet dokumentai turi būti tvarkingi, jei sustos "Inspekcija".

Kaip elgtis su parkavimu Vokietijos miestuose?

Jau minėjau, bet tai svarbu. Negalima tiesiog sustoti ties "Gebrauchtwagen" parduotuve ir laukti. Reikia iš Anksto užsakyti vietą, kartais net reikia pastatyti specialius ženklus. Vokiečiai myli savo tvarką, jei užstojite dviračių taką, skambina policija per 5 minutes. Mums patinka kai klientas pasirūpina šiuo dalyku, bet mes galime padaryti ir patys, už papildomą mokestį, tiesiog suorganizuojame.

Ar dirbate savaitgaliais?

Galime, bet Vokietijoje darbuotojai turi poilsio dienas. Negalima įsiveržti į biurą sekmadienį ir kalbėti, kad "mes reikėjome jau vakar". Jei tai privatus turtas (pvz., sandėlys), kurio nėra darbuotojų, tai galime. Bet dažniausiai darom Penktadienį-Pirmadienį. Sakiau, vairuotojai taip pat turi gyventi.

Kainos, sutartys ir pinigai

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina paprastai susideda iš keleto dalių: nuvažiavimas (km), krovimo darbai, vagono naudojimas ir draudimas. Kartais įeina dėžės. Jeigu biuro perkėlimas iš Vokietijos yra labai didelis, galime suteikti nuolaidą. Nedarykite to klaidos, kad lyginate tik eurą per kilometrą. Pigiai kainuojantis dažnai papildomai užkrauna už kėlimą į ketvirtą aukštą be lifto.

Ar reikia mokėti iš karto?

Įprastai imame avansą, kad užtikrintume, kad jūsų užsakymas yra rimtas. Likusią dalį sumokate, kai krovinys atvyksta arba prieš išvežimą iš Vokietijos (priklausomai nuo pasitikėjimo). Niekada neimaime 100% iš karto, nebent tai būtų labai specifinis krovinys, kurį reikia specialiai užsisakyti, pavyzdžiui, jautrų laboratorijos įrangą.

Kas yra "laukimo mokestis"?

Tai dalykas, dėl kurio dažniausiai ginčijamės. Jei vairuotojas atvyksta į vietą, o ten niekas nėra (arba užrakinta), ir jis privalo laukti 2 valandas, tai laikas mokamas. Vokietijoje valandinis įkainis yra aukštas. Nenuvilkite vairuotojo, jei jis atvyksta laiku. Tai tiesiog sąžiningumas – laikas yra pinigai.

Ar galima gauti sąskaitą-faktūrą iš karto?

Taip, išrašome iš karto po paslaugos atlikimo arba avansui. Mes įmonė, viskas legalu, PVM mokėtojai. Jei reikia išsamesnės specifikacijos apie tai, kas buvo vežta, pateikiame. Jei jums reikia, kad būtų parašyta "Pervežimas stalų" tiksliai, parašysime. Biurokratija nėra mūsų priešas, jei ji padeda klientui.

Kas daryti jei kaina pasikeičia?

Jei pasikeičia dėl jūsų kaltės (pvz., daugiau daiktų negu buvo kalbama), tai pranešame iš karto. Mes ne esame tie, kurie slepiasi ir paskui staiga padvigubina kainą. Visada galime pasitarti. Jei pasikeičia kuras (kažką labai laša), tai retai įtakoja trumpalaikę sutartį, bet ilgalaikėse gali.

Ar turi draudimą?

Turime, bet tikrinau, ar neįsidėjau (ką darytinė kas mėnesį). Taip, visos pervežimo sutartys yra apdraudžiamos. Tačiau verta paminėti, kad standartinis draudimas nedengia brangiausių dalykų, jei jie blogai supakuoti. Jei įdėsite į dėžę LCD ekraną be putų ir jis sulūžta – draudimo kompanija gali atmesti žalos atlyginimą.

Ką daryti su paslėptais išlaidomis?

Jokių paslėptų išlaidų nebūna, jeigu klausiate iš karto. Kartais klientai nerodė, kad reikia nešti daiktus iš rūsio, kur yra labai siauras laiptas. Tada laikas prailgėja. Mes visada sakome: šaukit mus apžiūrėti ar siųskite vaizdo įrašą. Taip išvengsite to, kad vairuotojas paskambins ir sakys "Čia bus brangiau".

Ar galima derėtis?

Visada galima pasikalbėti. Jei pervežiate ne tik vieną kartą, o turite nuolatinių reikmių (pavyzdžiui, prekybos centrų aprūpinimas), kaina bus kitokia. Biuro perkėlimas iš Vokietijos gali tapti pigesnis, jei sudarome ilgalaikę sutartį. Mes vertiname lojalumą.

Kokius mokėjimo būdus priimate?

Grynaisiais – ne, nebeką tikra. Banko pavedimas, sąskaitos faktūros, ir kartais PAYSERA arba panašūs sprendimai, jei reikia skubiai. Vokietijoje vis dar mėgsta čekius, bet mes su jais nebedirbam, per daug rizikinga su jokiu "Nieko nepažįstu" tipo vairuotojais.

Techninės problemos ir sprendimai

Ar galiu vežti pavojingus krovinius?

Ką turite omeny? Jei tai tuščiaviduriai laikikliai su aerozoliais – gali, bet ribotą kiekį. Jei tai chemikalėliai, kuriais naudojasi valymo komanda – reikia specialių leidimų ADR. Geriau nedarykite to be žinios, gali baigtis teismais. Pasakykite iš karto, kas tai yra, mes nustatysime, kaip vežti saugiai.

Ką daryti jei liftas neveikia?

O tai, deja, nutinka dažnai. Tada įsijungia mūsų "kalnų ožys" režimas – nešim rankom. Jeigu aukštai, tai brangu. Jeigu žinote iš anksto, kad liftas neveikia, pasakykite, mes siųsime daugiau žmonių. Kartais vokiški namuose parašo "Aufzugsanlagen" reiškia ne "liftas" o "keltuvas", ir tai visai kitas dalykas.

Ar atvežate savo keltuvus?

Turime "hvostus" (keltuvus) su hidraulika. Bet jie netilps į vidų, jei laiptai labai aštrūs. Tiesiog nusirašykite matmenis, patikrinsime. Vienas kartą netilpome į tą vokišką namą, kur laiptai buvo tokie siauri, kad net katinas pro juos praeitų sunkiai. Teko nešti viską rankomis, buvo naktis.

Kas su serveriais?

Jie turi būti išjungti. Ne "Sleep" režime, o išjungti iš lizdo. Ir pasukti ant šono (kaip ant viršaus) arba kaip parašyta ant dėžės. Jei jūsų IT žmogus sako "Nieko nepasikeis", pasakyk jam, kad vairuotojas gali važiuoti per duobę. Geriau saugu nei gaila.

Ką daryti jei pradeda lyti?

Krovinys uždarytas vagonuje, jam niek nenutinka. Bet krovimo metu – tai problema. Reikia turėti popieriaus arba plėvelės. Kartais Vokietijoje oras keičiasi per 5 minutes nuo saulės iki lietaus. Mes turime užsidengti, bet jei turite labai jautrų daiktą (pvz., biuro stiklo sieną), reikia planuoti orą.

Ar galima padėti daiktus į sandėlį Lietuvoje?

Taip, galite. Turime savo sandėlius Vilniuje arba galime vežti tiesiai į jūsų. Jeigu dar neįrengėte naujo biuro, tiesiog užsirašome laikiną sandėliavimą. Tai nėra brangu, palyginti su tuo, jeigu reikėtų tuos daiktus vežti ratu po miestą.

Kaip susižinoti, kur yra mano krovinys?

Siunčiame GPS sekimą (jeigu leidžia vairuotojas) arba tiesiog skambinam. Mes ne mums, vairuotojai dažnai nemėgsta, kai jiems nuolat telefonuojama ir klausia "Kur tu?". Geriau skambinkite mums, mes pažiūrėsime. Biuro perkėlimas iš Vokietijos trunka, bet mes visada žinome, kur yra mašina.

Ką daryti su pažeistais dėžėmis?

Jei atvykstate ir matote, kad dėžė sutrupdyta, nedarykite "fuuj" veido ir ją neškite. Nufotografuokite vietoje, išvirkite (jeigu saugu) ir pasižymėkite. Tik tada galime reikalauti kompensacijos iš draudimo. Jei prisirašote, kad "viskas gerai", o tada namie pastebite, kad monitorius nebeveikia – tai liūdna.

Ar pervežiate augalus?

Galima, bet ne žiemą. Žiemą vagonuose yra šalta, augalai gali užšalti. Ir reikia karantino sertifikatų (fytosanitarinis), jei tai daug. Vienas ar du kaktusai – nieko, bet jei pilna biuro žalumynų – gali būti problema sienoje.

Pabaigos smulkmenos

Ką daryti likusiems daiktams?

Jei Vokietijos biure lieka kažkas, ką nusprendžiate nepavežti, susitarkite dėl išvežimo. Negalima tiesiog palikti kieme. Vokiečai turi labai geras sistemas ("Sperrmüll"), bet tai kainuoja. Mes galime sutvarkyti, jei pasakysite iš anksto.

Ar reikia padėti vairuotojui?

Jei norite – galite, jei tikrai norite. Dažniausiai trukdote. Mūsų vairuotojai dirba poromis ir jie žino, ką daro. Geriau nupirkite jiems kavos arba vandens (Vokietijoje vanduo brangesnis nei alus kartais), tai padės daugiau nei jūsų bandymai nešti dėžę su nugaros.

Kaip susitarti dėl termino?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Geriausia mėnesį iki. Jeigu skambinate ir sakote "reikia vežti rytoj", mes padarysime, bet tai kainuos brangiau (p skubos režimas). Biuro perkėlimas iš Vokietijos reikalauja logistikos, mes negalime tiesiog nuleisti viską ir važiuoti.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Nereikia jums, mums užtenka. Bet jei susidursite su savininku pastato, kuris nieko nemoka anglų, gali būti keistai. Mes galime pasikalbėti telefonu su jumis tarpininkaujant. Niekada nežinai, kas laukia toje vokiškoje duryse.

Kas jei aš neturiu pakavimo medžiagų?

Viskas įeina į kainą (jeigu taip susitarėme). Atvežame dėžes, juodą plėvelę (streč), lipdukus. Jums nereikia važiuoti į Bauhaus ir pirkti visko patys. Tai mūsų darbas.

Ar padėsite išsidėlioti naujame biure?

Taip, padėsime nustatyti stalus į vietas, jeigu žinote, kur jos turi būti. Jei ne, tiesiog iškrausime į kambarį, o jūs susitvarkysite. Nedarome baldų surinkimo (aukštai) be sutarties, tik grąžinam į būklę, kurioje juos gavome (išskyrus vištus).

Ką daryti su duomenų saugumu?

Mes nežiūrime, kas yra dėžėse. Mums svarbu, kad ji nenukristų. Bet jei turite konfidencials dokumentus, geriau juos užrakinti arba vežti atskirai, lengvesne mašina. Mums neįdomi jūsų verslo paslaptys, mums įdomu, kad krovinys tilptų.

Galite padėti su išpardavimu?

Kartais klientai sako, kad nori atsikratyti senių baldų Vokietijoje, bet ne išmesti. Mes turime kontaktų, kurie gali juos nupirkti (jeigu geri) arba pasiimti nemokamai. Nėra garantijos, bet galima pabandyti.

Ar jaučiatės pavargę klausant to pačio?

Kartais, bet kiekvienas biuro perkėlimas iš Vokietijos yra kitas. Vieną kartą vežėme veterinarinės klinlikos įrangą (smirdė), kitą – advokatų archyvus (svoriu). Kasdien kažkas naujo. Tiesiog skambinkite ir pasakysite, kas ten vyksta, mes išsiaiškinsim.

Taigi, jei planuojate judėti, nedarykite to vienas, šaukit profesionalus. Tai sutaupys ne tik pinigus, bet ir nervus, kurie, kaip žinote, pabrangsta.

Išvada

Na, štai ir visa tiesa be uždažinėjimų. Biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra rocket science, bet jis reikalauja kantrybės ir planavimo. Jei tiksite pagalbos, susisiekite, mes jau esame čia ir žinome, ką daryti, kad jūsų verslas neustotų dėl to, kad stalai neatvyko laiku. Sėkmės ir neklauskit, kodėl vokiškas kava skonis taip keistas.