Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika: kas tikrai vyksta kulisuose

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika niekada nebuvo lengvas. Daugelis mano klientų galvoja, kad tai tik įsiskverbimą į sunkvežimį ir važiavimas toliau, bet vėliau sužino, kad tai kur kas daugiau. Vokietija yra draugiška, bet ji mėgsta taisykles, o kai jos laužiamos, gali būti nemalonumų. Esu matęs viską: nuo sugedusių sunkvežimių Berlyno centre iki dingusių dėžių su svarbiausiais kontraktais. Čia ne tiesiog apie fizinius darbus, tai apie planavimą ir kantrybę. Taigi, tie, kas ruošiasi šiam žingsniui, pasiruoškite nemažai adrenalino, bet su geru planu viskas įmanoma.

Pasiruošimas: kas daryti prieš išvykstant į Vokietiją

Kiek laiko iš tikrųjų reikia planuoti biuro perkėlimą?

Jei klausiate manęs, pradėkite planuoti bent po mėnesio, o idealiau – po du. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika nėra tas dalykas, kurį galite nuspręsti pirmadienį ir įgyvendinti trečiadienį. Reikia suderinti laiką su darbuotojais, surinkti dėžes, o vokiečiai taip pat mėgsta, jei viskas būna suplanuota iš anksto. (čia turiu omenyje ne dvi savaites, o bent mėnesį). Jei spėjote, tai būsite ramiausi, o jei ne – bus daug bėgimo.

Ar tikrai reikalingas inventorius visiems daiktams?

Galima sakyti, kad ne, bet aš visada liepiu daryti. Be inventoriaus, biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika tampa loterija. Vieną kartą turėjau klientą, kuris pasakė "mes viską žinome", o vėliau paaiškėjo, kad trūksta trijų brangių monitorių. Tada prasideda ieškojimai, telefonų skambėjimas ir stresas. Užsirašykite viską, net tą seną spausdintuvą, kuris stovi kampe ir niekam nereikalingas. Nors gal jį reikia išmesti? Nežinau, sprendžiate patys.

Kaip tinkamai supakuoti IT įrangą?

Tai yra jautriausia dalis. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika reikalauja, kad serveriai būtų išjungti ir uždaryti į originalias dėžes. Jei jų nebėra, raskite putų ir stiprių juostų. Vienas klientas tiesiog sumetė monitorius į kuprinę ir... geriau nekalbėti apie rezultatą. IT žmonės turi susirūpinti šiuo dalyku pirmiausia, nes be kompiuterių jūsų verslas Vokietijoje nestovės. Nepamirškite pažymėti dėžių, kad nerišotumėte visų vienu metu.

Ar reikia išvalyti baldus prieš pakrovimą?

Nėra būtina, kad jiems blizgėtų, bet šiukšlių neturėtų būti. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika yra apie gerus įpročius. Jei įsikraunate dėžę su pietų likučiais, bus nemalonu kvapas, o vokiečių muitinė gali nustumti nosį. Nereikia rubinę grindų, tiesiog išmeskite senas kavos pupeles ir tuščias butelius. Tai taupo laiką vietoje ir gerai įteikia jūsų įmonę.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis ar chemija?

Čia griežtai sakyčiau, nevežkite to su savo kroviniu. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika neleidžia transportuoti degių skysčių ar toksinių medžiagų be leidimų. Turite senų dažų ar valymo priemonių? Geriau juos išmesti čia, pagal taisykles. Jei muitininkas ras butelį su kokiu nors skysčiu be etiketės, gali būti didelių problemų ir baudų. Nereikia rizikuoti dėl penkių eurų vertės balo.

Kelionės niuansai: vairuotojai, keliai ir muitai

Ar vairuotojai Vokietijoje kalba angliškai?

Dauguma jaunesnių kalba, bet senesniems gali būti sunku. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika kartais klysta dėl kalbos barjero. Geriau, jei jūsų vadybininkas ar kas nors iš komandos moka bent šiek tiek vokiškai arba yra paruošęs žodyną. Esu matęs situaciją, kai vairuotojas negalėjo suprasti, kur jam leidžiama stovėti, ir gavo baudą. (Bauda buvo 30 eurų, bet išvis nieko). Tai nepasitikėkite, kad visi kalba puikiai.

Kas daryti, jei užeinate į "vokišką" eismo įkrypą?

Vokietijoje eismo taisyklės yra šventos. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika gali tapti brangus, jei vairuotojas nusileis į "Rettungsgasse" neteisingai. Jei įvyksta įvykis, reikia nedelsiant skambinti draudimo kompanijai. Mano patirties, jeigu jūsų vairuotojas kaltas, reikės mokėti. Tačiau geri pervežėjai turi draudimą, tad dažniausiai tai padengia. Tik nepamirškite pasiimti įvykio protokolo, be jo nieko nebus išgryninta.

Ar reikia mokėti už kelių mokesčius (Maut)?

Taip, tai įeina į kainą, jeigu susitarte dėl "viskas įskaičiuota". Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika apima ir sunkvežimio pravažiavimus per Vokietijos autostradas. (Nors kartais pasitaiko, kad kainos keliose pakilo ir tada reikia koreguoti, bet retai). Jums nereikia stovėti prie mokamų vartų su kortele, vairuotojai turi "On-Board Unit". Tai palengvina visą procesą, nes nereikia stabdyti kas 50 kilometrų.

Kas nutinka su Muitinės procedūromis?

Jei judate tarp ES šalių, tai paprasta, tik dokumentai. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika yra ES viduje, tačiau vis tiek reikia T1 dokumentų arba prekių apyvros ataskaitų, jei tai ne asmeninis daiktas. Vokiečių muitinė (Zoll) gali sustabdyti ir patikrinti, ar tikrai vežate biuro įrangą, o ne prekes pardavimui. Turi turėti inventarą, kurį minėjau anksčiau, kitaip gali praleisti dieną pasienyje.

Kiek laiko užtrunka kelionė į Berlyną ar Miuncheną?

Viskas priklauso nuo to, iš kur judate. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika iš Vilniaus į Berlyną trunka apie 12–14 valandų važiavimo. Į Miuncheną ilgiau, gal 16 valandų. Tačiau reikia prisimti apie poilsio laiką vairuotojui. Jis negali važiuoti 20 valandų iš eilės. Taigi, planuokite, kad krovinys atvyks po dienos ar dviejų, ne tą pačią dieną, jei tai toli. (Arba jei vairuotojai du, tada gali būti ir greičiau).

Ar reikia rezervuoti vietą iškrovimui gatvėje?

Žinoma, ypač miestuose. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika Beireno centre gali baigtis tuo, kad sunkvežimis tiesiog negali priartėti. Reikia gauti leidimą iš miesto savivaldybės ar policijos, jei reikia užimti eismo juostą. Vienas klientas neuzsakė ir teko stovėti už 2 km nuo biuro ir pervežti dėžes mažomis furgonais. Pasakykite, ar tai patogu? Maniau, kad ne.

Ar vairuotojai reikalauja maisto ar nakvynės?

Profesionalios kompanijos tai viską pasirūpina. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika turėtų būti "raktas į rankas". Vairuotojas turi turėti pinigus maistui ir nakvynei (jeigu reikia), tai įskaičiuota į jūsų sutartį. Tačiau jei jis prašo vandens ar kavos, būkite malonūs. Žmogui kelias ilgas, o geras elgesys grįžta gerumu, nors ir pervežimo versle tai kartais užmirštama.

Vokietijos specifika: vietovės, kultūra ir problemos

Ar yra skirtumas tarp šiaurės ir pietų Vokietijos pervežimų?

Yra, tikrai yra. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika į Hamburgą skiriasi nuo perkėlimo į Miuncheną. Pietuose žmonės gali būti šiek tiek griežtesni dėl taisyklių, o šiaurėje – labiau atviros, bet pragmatiškos. Be to, kalbos tarmės gali būti sudėtingos net pačiams vokiečiams. Bet logistika požiūriu, Miunchene gali būti daugiau kalnų kelių ir ribojimų, tuo tarpu šiaurėje lygiau. (Nors tikrai didelio skirtumo nėra, gal tiesiog man taip atrodo).

Kas daryti su lifto dydžiu senose pastatuose?

Tai, tai didelė bėda. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika susiduria su tokia problema dažnai, ypač senesniuose kvartaluose. Prieš tai tikrai reikia išmatuoti liftą arba sužinoti, ar jis tinka baldams. Kartais teka pernešti baldus laiptais, o tai kainuoja papildomai ir užtrunka. Neabejokite klausti savo nuomininko ar savininko apie liftų parametrus iš anksto.

Ar turiu naudoti vokiškas dėžių etiketes?

Nebūtinai vokiškas, bet turi būti aiškios. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika būtų lengvesnis, jei ant dėžių būtų parašyta ne tik "Biuro reikmenys", bet ir "Schreibzeug" (raštinės reikmenys). Vokiškai kalbantys krovėjai tikrai padės geriau, jei supras ką veža. Galite tiesiog naudoti spalvotas lipdukų sistemą: raudona – svarbu, mėlyna – mažiau svarbu. Tai veikia visur, ne tik Vokietijoje.

Ar galiu vežti savo asmeninę mašiną užeidamas į sunkvežimį?

Tai priklauso nuo to, ką sutariate. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika kartais įtraukia ir asmeninių automobilių pervežimą, jeigu telpa į konteinerį arba yra užkabinami. (Nepamirškite, kad tai kainuoja papildomai). Jei tiesiog norite užkabinti savo automobilį gale, tai reikia specialios įrangos. Nedarykite to savavališkai, nes gali būti saugumo pažeidimas.

Ką daryti, jei naujasis biuras dar nėra paruoštas?

Tai klasika. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika kartu su vairuotoju atvyksta, o ten dar dažoma grindys. Tada reikia ieškoti sandėlio (Lager) laikinam patalpinimui. Tai kainuoja pinigus ir nervus. Geriausia susitarti dėl "sargybinio" (Garderobe) patalpos, kur galima laikinai padėti dėžes, kol bus paruošta pagrindinė erdvė. Neneverkite, kad viskas bus pasirengusi rytoj, jei statybose matote tik cementą.

Ar reikia rūpintis internetu naujame biure?

Taip, čia ne mūsų darbas, bet jums svarbu. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika baigiasi tuo momentu, kai paskutinis stalas pastatytas. Bet be interneto neveikiate. Vokietijoje interneto tiekėjai gali būti lėti, todėl prašykite, kad linija būtų įjungta bent prieš dieną ar dvi. Nusipirkite mobiliųjų ryšių routerį kaip atsarginį variantą, patirtis rodo, kad tai labai praverčia.

Kainos ir sutartys: ką tiksliai reikia žinoti

Ar brangu pervežti biurą į Vokietiją?

Ne, jeigu palyginsi su tuo, kiek kainuoja nauji baldai. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika yra investicija. Kainos svyruoja priklausomai nuo tūrio, atstumo ir papildomų paslaugų, tokių kaip įkrovimas ar iškrovimas su kėlimo kranu. Vidutiniškai galvoju, kad tai kainuoja tarp 2 ir 5 tūkstančių eurų, priklausomai nuo dydžio. (Galbūt dabar brangiau, degalai pakilo). Užsirašykite išsamią sąmatą, kad nebūtų staigmenų.

Kas yra CMR draudimas ir kodėl jis svarbus?

CMR tai tarptautinis krovinių vežimo draudimas. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika be jo būtų beprotiška rizika. Jei sunkvežimis užsidega arba patenka į avariją, šis draudimas padengia žalą, (paprastai iki 8,33 SDR už kilogramą). Užtikrinkite, kad pervežėjas turi galiojantį draudimo polisą. Pasidomėkite, kokia yra franšizė – tai suma, kurią turite sumokėti patys prieš gaudami kompensaciją.

Ar galiu pasitarti su vairuotoju dėl maršruto?

Galite, bet jis dažniausiai žino geriau. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika naudoja GPS ir žino apie sunkvežimių draudžiamus maršrutus. Vienas klientas liepė važiuoti pro miesto centrą, kad trumpiau būtų, o vairuotojas gavo didelę baudą ir užstrigo. Klausykite vairuotojo, jei jis sako, kad ten negalima važiuoti, tikėkite jam. Jis viską matęs.

Ką daryti, jei dėžė sukelia žalą kelyje?

Pirmiausia, nufotografuokite žalą ir pažeistą dėžę. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika visada turi riziką. Jei stebite, kad dėžės įlėžė, praneškite vairuotojui nedelsiant. Kai atvykstate į vietą, patikrinkite būklę prieš pasirašant perdavimo aktą. Jei pasirašote, kad viskas gerai, vėliau skųstis bus beveik neįmanoma. (Ypač jei tai yra subtilus smūgis į monitoriaus kampą).

Ar turiu duoti arbatpinigių krovėjams Vokietijoje?

Vokietijoje tai nėra privaloma, bet yra labai gerai matoma. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika gali tapti sklandesnis, jei pasiūlysite kavos ar dešrelę. Nereikia duoti pinigų rankomis, tai gali būti nepriimtina. Geriau pasirūpinkite, kad būtų atvėsintas vandens butelisukai ir ką nors užkandžio. Dirbantys žmonės dirbs greičiau ir su šypsena, o tai jums naudinga.

Ar reikia vertėjo pasirašant dokumentus Vokietijoje?

Jei nesuprantate vokiškai – taip, būtinai. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika baigiasi formalumais, pavyzdžiui, nusprendusiant, ką daryti su sugadintomis dėžėmis. Jei dokumentas parašytas vokiškai ir jūs pasirašote, laikote, kad sutinkate su viskuo, ten parašyta. Geriau turėti draugą ar kolegą, kuris išverstis, arba pasamdyti vertėją porai valandų. Netaupykite ant to, gali atsipirkti.

Po perkėlimo: pabaigos ir išvados

Kaip greitai reikia surinkti baldus naujoje vietoje?

Tiek, kiek greitai norite pradėti dirbti. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika dažnai siūlo montavimo paslaugas, kai mūsų komanda surinka stalus ir spintas. Jei tai darote patys, pradėkite nuo svarbiausių dalykų – darbo vietų. Kitaip gali būti taip, kad visi sėdi ant dėžių ir neina dirbti. (Patirtis rodo, kad paskutinis stalas surinkamas po savaitės).

Ką daryti su tuščiomis dėžėmis ir atliekomis?

Susigręžkite dėžes ir išmeskite. Biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika neturėtų palikti jums kieme kalnų iš kartono. Vokietijoje labai griežtai stebima atliekų rūšiavimas. Kartono reikia mesti į mėlyną konteinerį, plastiką į geltoną. Jei pamėšysite, gali būti bauda iš namų valdybos. Paklauskite savo vadybininko, ar jis gali išvežti tuščias dėžes su savimi atgal.

Galiausiai turiu pripažinti, kad biuro perkėlimas iš ir į Vokietiją su patogia logistika nėra mokslas, o daugiau menas ir organizavimas. Jei pasitikite savo pervežėju ir gerai suplanavote, viskas praės glaudžiai, nors gali būti ir smulkių nesklandumų. Svarbiausia – nebergyventi dėl to, kad dėžė su spalvotukais pasiekė vėliau, o džiaugtis, kad verslas gyvina naujoje šalyje. Sėkmės jums, Vokietija laukia, nors kartais ji gali būti šiek tiek griežta.