Biuro perkėlimas į/iš Vokietijos su patikima dokumentų tvarka

Sveiki, turiu virš dvidešimties metų patirties šioje srityje, o biuro perkėlimas į/iš Vokietijos su patikima dokumentų tvarka visada yra tas patis „naujienas“, kurį klientai visada pamiršta. Vokietija nėra vieta, kurioje galima važiuoti „kaip kaimyną“ be jokių popierių, ypač kai kalba eina apie įmonės turtą. Dažnai atrodo, kad tiesiog pakrauname kompiuterius į furgoną ir važiuojame, tačiau realybėje be teisingai užpildytų eksporto bei importo deklaracijų, galite likti be turto prie pat pasienio arba gauti didžiulę baudą. Esu matęs viską – nuo paprastų spausdintuvų iki visų serverių, kurie buvo užšaldyti muitinėje dėl vienos trūkstamos eilutės dokumentuose. Čia nėra būtent apie tai, kad vokiečiai blogi, tiesiug jie yra labai tikslūs ir mėgsta, kad viskas būtų užrašyta juodai ant balto.

Kas per daiktai tie dokumentai ir kodėl jų tiek daug?

Biuro perkėlimas į/iš Vokietijos su patikima dokumentų tvarka – nuo ko pradėti?

Viskas prasideda ne nuo dėžių pakavimo, o nuo sąskaitų ir inventorizacijos. Jei turite įmonę ir perkeliate įrangą, tai laikoma prekybine operacija net jei jūs ją tiesiog perkeliate sau. Reikės paruošti prekių gabenimo lapą CMR, kuris yra pagrindinis dokumentas kelyje. Be jo, vairuotojas gali būti nubaustas jau pirmajame poste. Taip pat būtina išrašyti eksporto sąskaitą-faktūrą, net jei pinigų neišsiunčiate, tai oficialus „pardavimas“ į užsienio filialą. Jeigu to nepadarysite, Lietuvos muitinė neleis išvykti, o Vokietijos – neleis įvažiuoti. Patirtis rodo, kad dažniausiai klaidos daromos būtent čia – žmonės mano, kad „savų daiktų“ vežti reikia mažiau dokumentų, bet įstatymų akimis tai nėra tiesa.

Ar galiu tiesiog nuvežti dalykus be tarpininkų?

Teoriškai galite, jei turite nemiegamas naktis ir norit pamiršti ramų gyvenimą. Biuro perkėlimas į/iš Vokietijos su patikima dokumentų tvarka reikalauja specifinio žinojimo, pvz., kokie TARIF kodai priskiriami biuro technikai. Jei įrašysite neteisingą kodą (o jų tūkstančiai), gali kilti įtarimų dėl mokesčių vengimo. Be to, reikia turėti elektroninę muitinės sistemos prieigą, kuri nėra tokia paprasta kaip „Facebook“ prisijungimas. Dirbu su šita kasdien ir kartais ir aš susimušu su galva, kai sistema atsisako priimti deklaraciją dėl kažkokios keistos klaidos. Paprastam žmogui, kuris nori tiesiog perkelti stalus, tai bus tiesiog košmaras, kuris prasils kelias dienas ir kainaus brangiau nei profesionalų paslauga.

Kas daryti, jei trūksta originalių pirkimo dokumentų?

Tai labai dažna problema. Daugelis įmonių perka kompiuterius prieš 5-7 metus ir niekas nebesimena, kur dėjės originalios sąskaitos. Muitinės reikalavimai griežti – reikia įrodyti prekių vertę. Jei neturite dokumentų, turite padaryti oficialią vertinimo aktą. Vokietijos muitininkai dažnai abejoja tokiais aktais, todėl gali nustatyti savo, dažniausiai aukštesnę, vertę, nuo kurios skaičiuojami mokesčiai (jei mokesčiai taikomi). Buvo atvejis, kai klientas neįgaliojo paruošti dokumentų ir jam teko mokėti PVM kaip už naują prekę, nors kompiuteriai buvo seni. Geriau iš anksto susirasti visus kvitus arba pasikalbėti su buhalteriu, kad jie surastų kopijas iš archyvų.

Vokietijos specifika ir muitinės niuansai

Ar tikrai vokiečiai tikrina kiekvieną furgoną?

Ne, ne kiekvieną, tačiau jie turi labai gerą rizikos analizės sistemą. Biuro perkėlimas į/iš Vokietijos su patikima dokumentų tvarka yra viena iš tokių kategorijų, kurią jie mėgsta patikrinti, nes čia dažnai būna aukštos vertės įranga („Apple“ technika, serveriai). Jei jūsų vairuotojas atrodys pavargęs arba furgonas pasirodys įtartai (pvz., per daug daiktų uždengta užuolaidomis), sustabdymo tikimybė šuoliais didėja. O kai sustabdo, tada prasideda tas „popierinis darbas“. Jei nors viena raidė nesutaps su deklaracija, pradeda siurbioti viską. Geriau, kad viskas būtų tvarkingai iš anksto, nei jums traukti iš savo kiemo pasieniečius.

Kas yra EX1 dokumentas ir ar jis būtinas?

EX1 (arba dabar dažniau vadinamas eksporto deklaracija) yra būtinas dalykas, jei išeinate iš Lietuvos (ar bet kurios ES šalies) su nėra pirkimo-pardavimo operacijos, bet keliaujate su turtu, tarkim, į savo filialą. Tai leidžia išvykti iš šalies be PVM mokėjimo. Be šio dokumento, jums gali būti priskirta prievartinė PVM sąskaita faktūra, kurią vėliau labai sunku ir ilgai grąžinti. Biuro perkėlimas į/iš Vokietijos su patikima dokumentų tvarka be EX1 praktiškai neįmanomas legaliai. Mes stengiamės pateikti šią deklaraciją elektroniniu būdu iš anksto, kad vairuotojas tiesiog gautų kodą (MRN), kuriuo parodytų pasienyje. Taip sutaupome valandas, o kartais ir dienas.

Ar reikalingas vertimas į vokiečių kalbą?

Geriau taip. Oficialiai dauguma dokumentų gali būti anglų kalba, nes tai ES vidinis rinka, tačiau vietiniai muitininkai ar policija gali būti... kažkokių neišsenkančių principų. Jei jie pamatys viską lietuviškai, gali tiesiog nuspresti, kad tai „baisūs raštai“ ir nuspręsti visiškai iškrauti mašiną patikrai. Buvo atvejis, kai vokiečių pareigūnas reikalavo, kad inventorizatorius būtų išverstas į jų kalbą, nors pagal taisykles to nebuvo. Mums teko skubiai ieškoti vertėjo telefonu. Dabar visada patariu daryti santrauką vokiškai, bent su pagrindiniais daiktais – „biuro stalai“, „kompiuteriai“, taip sutaupote nervų.

Ką daryti su fiskaliniais spausdintuvais ir kasa?

Tai labai pavojinga zona. Fiskalinės kasinės ir duomenų kaupikliai dažnai yra registruoti Lietuvos valstybinės mokesčių priemonės (VMPI) sistemoje. Negalima tiesiog juos išvežti į Vokietiją ir įjungti ten, nes tai laikoma nusikalstamu veiksmu – apgaulinga naudojimasi. Prieš išveždami privalote panaikinti registraciją Lietuvoje („išbraukti“ iš VMPI). Biuro perkėlimas į/iš Vokietijos su patikima dokumentų tvarka šiuo atveju reiškia ne tik gabenus, bet ir administracinius veiksmus abiejose šalyse. Vokietijoje reikės užregistruoti naują kasą pagal jų įstatymus. Nepadarę šito, rizikuojate, kad vokiečių finansinė policija (Finanzamt) labai greitai su jumis susisieks.

Realios problema ir nesklandumai kelyje

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa pasienyje?

Tada jūs turite problemą. Vairuotojas negali nieko padaryti be jūsų arba brokerio pagalbos. Jis tiesiog stovi ir laukia. Jei tai įvykia penktadienį vakare, mašina stovi iki pirmadienio. Esu matęs situaciją, kai dėl klaidingai nurodyto svorio sąskaitoje, vokiečiai reikalavo iškrauti visą krovinį jų sandėlyje ir sverti kiekvieną dėžę. Klientas, kuris taupo ant dokumentų, galvojo, kad tai užtruks valandą. Galiausiai tai kainavo jam 2000 eurų už saugojimą ir iškrovimą, be to, dar vėlavo biuro atidarymas Vokietijoje. Pinigai, sutaupyti ant „procesų“, tada išskrido per lango.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro technika?

Galima, bet tai reikalauja ypatingo atskyrimo. Negalima įrašyti „žmonės drabužiai“ į komercinę eksporto deklaraciją. Asmeniniai daiktai turi būti atskirai sudėti į dėžes ir turi turėti atskirą dokumentą, dažniausiai tai yra „Gepäckliste“ (daiktų sąrašas), skirtas perkėlimui, kai keičiate gyvenamąją vietą. Jei sumaišysite, gali kilti įtarimų, jog išgalvojote perkėlimą, kad išvengtumėte mokesčių už asmenines prekes. Mums dažnai klientai sako: „O gal šitą traukiną galima užmesti ant viršaus?“. Galima, bet jei kris ir sudaužys serverį, mes nebusime atsakingi, todėl patariu ne taip daryti.

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis biure?

Kiekvienas biuras turi kažką panašaus – biuro popieriaus dėžėse yra toneriai, kasetės, o serverinėje gali būti ugn gesintuvai ar alyva generatoriams. Tai yra pavojingos krovos (ADR). Jums negalima tiesiog taip padėti į furgoną. Reikia specialių deklaracijų, o vairuotojas turi turėti ADR pažymėjimą. Biuro perkėlimas į/iš Vokietijos su patikima dokumentų tvarka numato ir šiuos niuansus. Jei sulaikys jus be pažymėjimo su nežymėtomis kasetėmis, baudos yra milžiniškos. Geriau iš anksto paprašyti mūsų užtikrinti, kad viskas atitinka saugos standartus.

Ar reikia draudimo?

Be abejo. Tačiau čia yra vienas „kliūtis“ (tai yra labai svarbu). Dažnai įmonės mano, kad jų turto draudimas automatiškai veikia ir pervežimo metu. Taip nėra. Jums reikalingas specialus krovinių draudimas (Cargo insurance), kuris veikia nuo to momento, kai mes padėjome paskutinę dėžę iki momento, kai ją pakėlėme Vokietijoje. Vienas klientas mums atsisakė draudimo, norėdamas sutaupyti 50 eurų. Žinote, kas nutiko? Vairuotojas užvažiavo į duobę ir išvirto 3 „Apple“ monitoriai. Klientas tik verkdamas mums skambino. Negalime garantuoti, kad kelyje niekas neįvyks, net jei vairuotojas yra tironas.

Kainos ir paslėpti mokesčiai

Kodėl kainos taip svyruoja?

Nes ne viskas priklauso nuo mus. Biuro perkėlimas į/iš Vokietijos su patikima dokumentų tvarka kainuoja ne tik darbo valandas ir degalus. Čia daugiausiai kainuoja laikas ir dokumentai. Jeigu reikia skubiai daryti muitines, kainos šuoliai aukštyn. Taip pat, jeigu biuras yra 5 aukšte be lifto, darbo kaina padvigubėja, nes žmonės turi nešti rankomis. Vokietijoje dar yra taip vadinami „Umweltzone“ (ekologinės zonos) miestuose, į kurias negali važiuoti seni furgonai. Jeigu turime samdyti naują furgoną arba net neįvažiuoti į miesto centrą tai pridės išlaidų už vietinį pervežimą.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos nesakoma?

Mums nesakoma, mes sakome. Bet tarkime tiesiai – vokiški sandėliai. Jeigu atvykstate ir gavėjo nėra, arba jis nepasiruošęs priimti prekes, mašina gali būti nukreipta į sandėlė laikinai. Ten mokestis už kiekvieną parą, už iškrovimą, už užkrovimą. Tai ne mūsų pelnas, tai realios išlaidos. Taip pat, jeigu dokumentuose nurodytas neteisingas gavėjo adresas (o tai dažnai nutinka, kai žmonės siunčia adresą iš Google Maps nepatikrinę pašto indekso), vairuotojas važiuoja ratą ir laikas tiekiamas.

Kiek laiko užtrunka visas procesas planuoti?

Minimaliai 2 savaites. Galima greičiau, jei norite gyventi su stresu. Biuro perkėlimas į/iš Vokietijos su patikima dokumentų tvarka reikalauja rezervacijos, dažnai reikia sutarti su vokiškuoju liftu (nes ten dažnai reikia specialių leidimų pastato administracijai). Jei bandysite susitvarkyti per savaitę, gali likti be vairuotojo, nes geri pervežėjai užimti mėnesiams iš anksto. Ir nepamirškite apie dokumentus – jie turi būti paruošti prieš kelionę, ne vairuotojui sėdint mašinoje.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo vėliau?

Esu linkęs pasakyti „ne“, bet geriau pasakysiu – priklauso. Jei esate ilgametis partneris, taip, galima derėtis. Bet jei ateinate pirmą kartą ir reikia vykti per 1000 km, mes negalime imti rizikos. Mums reikia sumokėti degalams, vairuotojui, mokesčiams. Biuro perkėlimas į/iš Vokietijos su patikima dokumentų tvarka yra paslauga, kurios ekonominė pusė yra gana permaininga. Dabar daug kas reikalauja avanso, kadangi smulkiosios įmonės dažnai vėluoja mokėti, o mums reikia mokėti sąskaitas laiku, kad nesustotų verslas.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Žinau, ką sakysiu – ne. Pervežimo srityje, kaip ir visur, kaina atitinka kokybę. Jei kas siūlo pervežti biurą į Miuncheną už 300 eurų, tai arba jis pavogs jūsų daiktus, arba jis važiuos be draudimo, arba tiesiog nepasieks vietos. Vokietijoje darbas yra brangus, kuras brangus. Jei kaina per žema, kažkur trūksta. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau, bet būti tikram, kad serveriai atvyks gyvi. Nenoriu būti tas, kuris skambins ir sakys „oj, atsiprašau, bet mūsų vairuotojas sugedęs“ (ir paslėps, kad jis tiesiog nusprendė nebevažiuoti, nes sumokėjo per mažai).

Pabaigos gaidys ir praktiniai patarimai

Kas daryti su griovėlių konteineriais?

Kai išsikraunate biurą Vokietijoje, visada lieka nereikalingų dalykų – seni spausdintuvai, sugadinti baldai. Negalima tiesiog juos palikti gatvėje, tai nelegalu. Reikia iš anksto užsakyti didelius konteinerius arba susitarti su vietine atliekų tvarkymo kompanija. Vokietijos taisyklės dėl elektros atliekų yra ypatingai griežtos. Turėjau atvejį, kai klientas paliko senius monitorius kieme, ir vietiniai gyventojai iškviesto policiją, bauda buvo didelė. Planuokite atliekas iš anksto.

Ar reikia mums padėti ar galite daryti viską patys?

Galime daryti viską. Mums tereikia suteikti prieigą prie biuro ir duoti žaliavų (daiktų). Mūsų komanda nuims viską nuo stalų, užpakuos, užkels į mašiną, nuveš, iškels ir sudės ant naujų stalų. Biuro perkėlimas į/iš Vokietijos su patikima dokumentų tvarka mums yra kasdienybė, todėl mes žinome, kaip tai daryti efektyviai. Jums nereikės nieko nešioti, mums nereikės jūsų vadovavimo, nebent jei norite, kad kažkas būtų padėta specifiai. Tiesa, jei turite labai daug smulkių daiktų (popieriaus, spalvotukų), rekomenduoju juos pačiam susirūpinti, kad nereikėtų mokėti už darbo valandas nešant tuščias dėžes.

O jeigu aš nežinau, kiek daiktų turiu?

Tai labai dažna situacija. Galime atvykti apžiūrėti. Tai darome nemokamai (arba už simbolinį mokestį, priklausomai nuo atstumo). Matome akimi. Jei jūs sakykite „turiu du kambarius“, mums tai nieko nekalba, nes viename kambaryje gali būti tik du stalai, o kitame – pilna sandėliuko įranga. Prieš teikiant kainą, reikia matyti akimi arba tur�ti labai detalų sąrašą. Nežinojimas kiekio vėliau veda prie brangių staigmenų, kai pasirodo, kad reikia ne vieno furgono, o dviejų.

Ar saugu palikti daiktus naktį mašinoje?

Jei mašina stovi neapsaugotoje aikštelėje – ne. Vokietijoje, kaip ir visur, yra vagių. Mums patirčių nėra daug, tačiau girdėjome istorijų, kai palikta vertinga technika buvo pavogta iš stovinčio furgono. Geriau suplanuoti pervežimą taip, kad vairuotojas naktį būtų apsaugotoje aikštelėje arba (tai yra geriausias variantas) pravažiuotų maršrutą be ilgos stovėjimo. Tačiau jei reikia, mes galime užsakyti palydovą arba apsaugą, jei krovinys ypač vertingas.

Kaip elgtis su serverine?

Tai yra svarbiausia dalis. Serveriai negali būti purškiami ant grindų, jie negali būti kratomi. Juos reikia specialiai supakuoti ir užtvirtinti. Be to, jei serveriai veikia iki pat paskutinių minučių, reikia susitarti dėl išjungimo ir vėliau – įjungimo Vokietijoje. Biuro perkėlimas į/iš Vokietijos su patikima dokumentų tvarka šiuo atveju reikalauja IT specialisto dalyvavimo. Mums galime gabenti, bet IT žmogus turi išjungti ir užfiksuoti būseną. Kartais vairuotojas gali padėti, bet mes neatsakome už duomenų praradimą, jei kažkas netaip išsijungs.

Ar reikia kur nors pranešti apie perkėlimą oficialiai?

Taip, jei perkeliate savo įmonės buveinę (registracijos adresą), turi pranešti „Registrų centrui“ Lietuvoje ir „Gewerbeamt“ Vokietijoje. Tai ne mūsų darbas, bet jūsų buhalterio ar advokato. Mes tik gabename dėžes. Jei jūs nepersiregistruosite, viskas, kas bus parodyta dokumentuose, gali būti abejotina. Nors tai ne tiesiogiai mūsų problema, bet klientams visada primenu, kad logistika – tik vienas dalykas iš šimto.

Trumpai apie tai kas svarbiausia

Kas laiko dažniausiai atsiduria strypoje?

Dėžės. Žmonės sako „aš jau susipakavau“, o atvažiuojame ir matome, kad viskas sumesta į senas mažas dėžės, kurios skyla paėmus. Reikalingos standartinės, stiprios pervežimo dėžės. Jei jūsų dėžės yra skiltos, mes neimame atsakomybės, kad viduje esantis kompiuteris nesusilaužė. Biuro perkėlimas į/iš Vokietijos su patikima dokumentų tvarka turi prasidėti nuo gerų dėžių. Tai investicija, kuri apsimoka.

Kada geriausia vykti?

Dauguma nori vykti pirmadienį ryte, kad antradienį pradėtų dirbti. Bet kiti taip pat mano. Geriau vykti viduryje savaitės, arba net ketvirtadienį/penktadienį, kad galėtumė susitvarkyti savaitgalį. Kelių eismas Vokietijoje (Autobahn) gali būti labai intensyvus pirmadieniais rytą. Jei užstrigsite spūstyje, darbas nukels. Geriau planuoti su atsarga.

Ar turite kontaktų Vokietijoje, kas padėtų įrengti baldus?

Mes patys neįrengiame baldų (mes ne baldų surinkėjai), bet dažnai turime partnerių, kurie tai gali padaryti. Už papildomą mokestį galime susitarti, kad kas lauktų prie durų ir padėtų surinkti biuro stalus. Vokietijos darbo jėga brangi, tad tai nebus pigu, bet jums nereikės ieškoti vietinių meistrų, kurie kalba tik vokiškai.

O jeigu kelia su šunimi?

Keistas klausimas, bet buvo. Vairuotojai ne visadaleidžia vežti gyvūnus, tam reikia ypatingos transporto priemonės, o ir biuro perkėlimas nėra vieta šunimi. Jei jūs keliaujate kartu su savo asmeniniu automobiliu ir šunimi, tai kita istorija, bet mūsų krovininėse mašinose gyvūnų nevežame (išskyrus vadovų šunis, bet tai retas atvejis).

Galutinis patarimas

Nesijaudinkite per daug. Jei pasitikite profesionalais, viskas gerai nueis. Biuro perkėlimas į/iš Vokietijos su patikima dokumentų tvarka yra standartinis procesas, jei jis padarytas teisingai. Blogiausia, ką galite padaryti – tai bandyti daryti viską patys paskutinę minutę. Gerai pagalvokite, paruoškite dokumentus (o mes pagelbėsime juose suorientuoti), ir viskas įvyks sklandžiai.

Išvados

Galiausiai, noriu pasakyti, kad daugelis baiminasi šio proceso be reikalo. Biuro perkėlimas į/iš Vokietijos su patikima dokumentų tvarka atrodo kaip milžiniškas kalnas, tačiau kai jį užkopiai, tai tik eilė smulkių žingsnių. Svarbiausia yra ne tiek patys dėžės, kiek tie „popieriai“, kuriais leidžiama kirsti sienas. Jei dokumentai tvarkingi, ir vairuotojas laimingas, ir klientas laimingas. Patirtis moko, kad problemos kyla ne iš to, kad kas nors sugedo, o iš to, kad kažkas kažką pamiršo parašyti arba užduoti klausimą iš anksto. Taigi, jei planuojate šį žingsnį, geriau susisiekti anksčiau nei vėliau, ir išvengsite to nakties nemigojimo prieš išvykimą.