Biuro perkėlimas į Vokietiją – visuomet greitai ir aiškiai

Sakykime tiesiog, biuro perkėlimas į Vokietiją niekada nebuvo ir nebus lengvas procesas, kaip kad pasakys ką nors iš reklamų. Esu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus, matydamas viską – nuo mažų startuolių, perkeliančių vieną stalų, iki milžiniškų korporacijų, kurios pervežia visus sandėlius. Viskas dažnai prasideda idealiai: skambučiai, susitarimai, ir tada ateina tas momentas, kai reikia iš tiesų viską pakrauti į sunkvežimį. Tada, žinoma, kažkas visada nueina ne taip, kaip planavote. Vokietija yra arti, tačiau jų kelių taisykles, biurokratiją ir patį procesą reikia žinoti iškamšiai. Štai kodėl nusprendžiau parašyti šią gaidę – ne kaip konsultantas, o kaip vadybininkas, kuris jau nusivargo nuo to pačių klausimų.

Kiek šito kainuoja ir kiek laiko užtruks

Kiek maždaug gali kainuoti biuro perkėlimas į Vokietiją?

Čia neįmanoma pasakyti vienu sakiniu, nes viskas priklauso nuo to, kiek daugiausia turite tos "malkos", kurią reikia vežti. Jei tai tiesiog keletas stalų ir kompiuterių į Berlyną, gali užtekti kelių šimtų eurų, bet jei perkeliate visą padalinį su serveriais ir seifais, skaičiai svyruoja tukstančiais. Į kainą įeina kuras, kuro priedeliai (kurie Vokietijoje dabar siaubingi), vairuotojo darbas ir, žinoma, mokesčiai už užstatą. Dažniausiai darome apskaičiavimus pagal kubinius metrus arba valandas, kiek vaikinai praleis vietoje.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo A iki Z?

Jei viską suplanuojame iš anksto, patys biuro perkėlimas į Vokietiją – tai vienas arba du darbo dien, t.y., pakrovimas ir iškrovimas. Bet jei klausiate apie visą procesą, įskaitant sutarų pasirašymą, dėžių pristatymą ir pakavimą, tai užtrunka savaitę-dvi. Kartais klientai galvoja, kad pakanka paskambinti ryte, o vakare jau jau sėdėti naujame biure Miunchene – taip neveikia. Reikia laiko pasiruošti, ypač jei reikia gauti leidimus iš savivaldybės.

Ar galite atvykti savaitgalį, kad netrukdytume darbui?

Galime, bet tai kainuos brangiau, nei įprasta. Vairuotojai ir krovikai taip pat nori ilsėtis savaitgaliais, o Vokietijoje naktinio darbo apribojimai gali būti griežtesni. Turiu omenyje, jei norite važiuoti per Berlyną ar Hamburgą dieną, tai viena, o jei bandyte įvažiuoti į centrinę dalį sekmadienį su 7,5 tonų sunkvežimiu – gausite milžiniškas baudas. Geriau visgi planuoti darbo dieną, išskyrus atvejus, kai biuro perkėlimas į Vokietiją tiesiog privalo būti vykdomas nedirbantu laiku, tuomet mes reikalaujame papildomo mokesties.

Kas nulemia galutinę kainą – atstumas ar krovinio svoris?

Daugiausia nulemia krovinio tūris ir tai, kaip jis pakrautas. Jei turite labai sunkių daiktų, pvz., didelę severinę spintą ar kurį metalinį seifą, reikės specialios technikos (autokrautuvo), tai atpigina. Ką bebūtų, Vokietija arti, taigi atstumas Lietuvoje dažnai būna didesnis nei kelias į Dresdeną. Bet vėlgi, degalai... (čia tas momentas, kai noriu sukti galvą, kad brangsta). Taigi, atstumas svarbus, bet paslaugų kompleksiškumas – svarbiau.

Ar reikia mokėti už dėžės jas suvedžius vėl atgal?

Dauguma klientų apie tai net nepagalvoja. Taip, jei mes pristatome standartines pervežimo dėžes ("muilo dėžes" kaip mes sakom), jas reikia surinkti ir gražinti. Jei jų sugadinate ar išmetate, tai įkainojame. Nors biuro perkėlimas į Vokietiją įtraukia ir medžiagas, tai nereiškia, kad jas dovanojame. Kartais sutinkame, kad klientas jas pasilikia sau, jei mums jų nebereikia grąžinti į sandėlį, bet tada kaina pasikeičia.

Ar imate mokestį už kilnojimo ne darbo laiku?

Taip, tai vadinasi "neproduktyvus laikas". Jei mes dirbame nuo 8 ryto iki 17 valandos, o jūs norite, kad mums reikia laukti 3 valandas, kol jūsų vadybininkai atvers duris (o taip buvo vieną kartą Frankfurte), tuomet šį laiką mokate. Mums niekur neišeiti, sunkvežimis stovi, laikas eina.

Dokumentai, muitinė ir biurokratija

Kokius dokumentų reikia turti su savimi?

Pagrindinis dalykas – tai krovinio manifestas (važtaraštis) ir sandėlio arba biuro inventoriaus sąrašas. Be to, jei perkeliate įrangą, kuri yra įmonės nuosavybė (o ne asmeninės reikmės), reikia turėti įmonės registracijos dokumentus. Vokietijai tai labai svarbu, nes jie gali sustabdyti sunkvežimį ir patikrinti, ar tikrai pervežate legalų daiktą, o ne vagystę.

Ar reikia eiti per muitinę, jei vežame savo kompiuterius?

Nereikia, jei tai yra įmonės turtas, kuris tiesiog keičia vietą ir nebus parduodamas Vokietijoje (t.y., tai ne prekyba). Tačiau reikia pateikti deklaraciją, kad tai yra "perkelimas turto vietoje" (Transfer of own goods). Jei šią informaciją praleisite, muitinė gali laikyti tai importu ir taikyti mokesčius. Biuro perkėlimas į Vokietiją be teisingų dokumentų gali tapti labai brangus dėl muitinės baudų.

Kas daryti, jei prarandame kokį nors dokumentą kelyje?

Tada prasideda galvos skausmas. Geresnis variantas – iš karto skambinti mums, mes pagalbos centre susisiekime su muitinės atstovais. Kartais pakanka nusifaksuoti arba el. paštu nusiųsti kopijas. Bet jei dingsta originalas sąskaitos už techniką, gali tekti rašyti paaiškinimus. Vokietai su dokumentais labai griežti, jų biurokratija – tai atskiras pasaulis.

Ar mums reikia vertintojo, jei technika sena?

Dažniausiai ne, nebent technika yra labai brangi (tūkstančių eurų vertės). Perkėlimo atveju daiktai vertinami pagal likutinę vertę. Jei jūs vežate 5 metų senumo serverius, jų vertė yra nedidelė, todėl vertintojas nereikalingas. Bet, jeigu vežate naujausius laboratorijos mikroskopus, tuomet geriau turėti apžiūros aktą.

Kas turi būti parašyta dėžėse?

Kiekvienoje dėžėje turi būti numeris ir tikslią informacija, kas joje yra (pvz., "Inventoriaus nr. 15, biuro popieriai"). Vokietijos darbuotojai, kurie kraus, turi žinoti, kur dėti dėžę. Jei parašysite tiesiog "Biuro reikmenys", tai gali sukelti chaosą, nes dėžė gali nukeliauti į sandėlį vietoje to, kad į kabinetas.

Ar sunku gauti leidimus transportui miesto centre?

Labai sunku. Berlyne, Hamburge ar Miunchene centrinėse dalyse be specialaus leidimo (Sondergenehmigung) su sunkvežimiu nevažiuosi. Reikia prašyti vietos savivaldybės leidimo užstoti ant gatvės. Kartais tai trunka kelias savaites. Mes tai darome už klientus, bet reikia žinoti apie tai iš anksto.

Organizacija ir pakavimas

Ar patys reikia pakuoti ar tai darysite jūsų komanda?

Galime abiem variantais. Jei norite sutaupyti, galite pakuti patys, mes tik atvešime dėžes. Bet tada atsakomybė už sugadinimus (pvz., jei nepamiršote užpildyti tarpų tarp monitoriaus ir dėžės sienelių) guli ant jūsų. Pilnas biuro perkėlimas į Vokietiją su mūsų pakavimo paslauga yra brangesnis, bet tuo atveju mes atsakome už viską, net už tą lūžusią vazą, kurią vadybininkė norėjo vežti.

Ką daryti su dokumentais – juos reikia išempti iš spintų?

Būtina. Neišpakuotus dokumentus užrakintose spintose pervežti labai pavojinga – spinta gali atsiverti, o dokumentai susimaišyti arba sudraskti. Be to, svoris gali būti neproporcingas, ir spinta gali plyšti. Geriau viską sukelti į dėžes su dangteliais.

Ar perkeliate ir augalus?

Taip, bet tai yra atsakomybė. Vokietija turi griežtas taisykles dėl augalų importo (gal koks kirmėlis, ligos...). Nors biuro perkėlimas į Vokietiją dažniausiai nekelia-fitosanitarinių reikalavimų vidinės rinkos atveju, vis tiek rekomenduoju augalus labai gerai įpakuoti, kad neužšaltų ir nebelūžtų šaknys. Nemandagu atvykti su numirusiais palme.

Kaip elgtis su serveriais ir jautria duomenų įranga?

Tai pavojingiausia dalis. Serverius reikia išjungti gerai iš anksto, surašyti visus kabelius, kadangi vėliau bus sunku sujungti iš naujo (jei nėra IT specialisto). Mes neatsakome už duomenų praradimą, jei jums patys nustatėte, kad diskai nebuvo išjungti teisingai (buvo vienas incidentas...). Geriau, kad IT žmogus lydi mus visą kelią.

Ar reikia išmontuoti baldus ar galima vežti surinktus?

Didelius stalus ir spintas reikia išmontuoti. Ne tik dėl to, kad neperėja per duris, bet ir dėl to, kad neįmanoma jų tvirtai užsegti sunkvežimyje. Surinktas stalas gali būti labai ilgas, ir jis tiesiog neužlės į koridorių naujoje vietoje. Mūsų komanda turi įrankius tai padaryti.

Kas daryti su atliekomis – ar galite jas išvežti?

Taip, jei susitariame iš anksto. Neneškime senų, sugedusių kėdžių į Vokietiją, jums ten jų nereikės. Galime supakuoti atliekas atskirai ir pavežti į šiukšlių sandėlį Lietuvoje prieš išvykdami, arba jums padėti juos išmesti vos atvykus (bet Vokietijoje šiukšlių ivežimas yra labai brangu, geriau čia palikti).

Rizikos, nesklandumai ir problemos

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigs eisme dėl avarijos?

Tai neįvyksta dažnai, bet Vokietijoje, ypač prieš miestus, eismo intensyvumas didelis. Jei vairuotojo pavėluoja, mes informuojame jus iš karto. Paprastai tokiu atveju reikia laukti, bet jei vėlavimas didelis, galime susitvarkyti, kad kita brigada (jei yra netoliese) pradėtų iškrovimą be jo, arba padaryti tai kitą dieną. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi numatytas ir šias rizikas.

Ar dažnai gadinate daiktus?

Sąžiningai? Vieną kartą per metus gali nutikti smulkius įbrėžimas. Didelių incidentų beveik nebūna, nes mes žinome, ką darome. Bet turiu omenyje, kad jei baldas senas ir jau purvinas, gali atrodyti, kad mes jį sudaužėme, nors jis toks buvo.Todėl visada darome nuotraukas prieš ir po (ypač jei klientas skeptiškas).

Kas daryti, jei naujame biure neveikia liftas?

O tai yra košmaras. Buvo atvejis Štutgarte, kai klientas nieko nepasakė, ir atvykus pasirodė, kad liftas remontuojamas. Mums teko kelti visus baldus 4 aukštus per laiptus. Tai ne tik brangiai (papildomi valandos už laipiojimą), bet ir lėtai. Jeigu žinotumėme iš anksto, atvežtume lipdukas su dėžėmis (ne, ne dėžėmis, o žmones) arba kitą įrangą.

Kas jei pavogta įranga per pervežimą?

Mūsų sunkvežimiai užrakinti ir įrengti GPS stebėjimo sistemomis. Pavogimas yra labai retas dalykas, bet jei įvyksta, mūsų draudimas (CMR draudimas) tai padengia. Jums reikia tik nurodyti, kas dingsta ir kiek tai verta. Bet vėlgi, nekreipkite dėmesio į smulkmenas tipo vieno pelelio – tai ne verta draudimo išmokos.

Ar turiote draudimą?

Taip, privalome turėti transporto draudimą pagal tarptautines konvencijas. Jo suma paprastai yra apie 10-12 SDR (Special Drawing Rights) už kilogramą. Jei pervežate labai brangius daiktus (tūkstančius eurų vertės), rekomenduoju sudaryti papildomą draudimo sutartį, kad būtų padengta pilna vertė. Biuro perkėlimas į Vokietiją be draudimo yra beprotybė.

Ką daryti, jei klientas Vokietijoje nėra pasiruošęs priimti krovinį?

Laukiame. Mums negalima palikti krovinio gatvėje. Jei laukimas pertrunka 2 valandas, pradedama skaičiuoti neproduktyvų laiką. Vieną kartą turėjome laukti iki vakaro, kol klientas susirado raktus nuo sandėlio. Tai buvo baisiai nuobodu, bet mes už tai gavę sumokėta.

Vokietijos specifika ir smulkmenos

Kokios yra populiariausios vietos, kur keliaujame?

Dažniausiai važiuojame į didmiesčius: Berlynas, Miunchenas, Hamburgas, Frankfurtas prie Maino. Taip pat daug keliaujame į pramoninius rajonus prie Duisburgo arba Štutgarto, kur yra daug gamyklų. Kelyje dažnai sustojame prie Magdeburgo arba Leipcigo.

Ar gerai pažįstate keliuose Vokietiją?

Taip, mūsų vairuotojai važinėja ten kas savaitę. Žinome, kur yra degalinės, kur galima užstoti pailsėti, o kur tikrai negalima (pavyzdžiui, "Umweltzone" – ekologinės zonos, kur reikia specialią žalią kortelę). Be to, žinome, kur dažnai stovi policija ir tikrina greitį, nors vairuotojai ir taip laikosi taisyklių.

Kas yra "Umweltzone" ir kaip tai įtakoja mūsų darbą?

Tai ekologinės zonos miestuose. Jei mūsų sunkvežimis neatitinka Euro 6 standarto (o dauguma mūsų atitinka), negalima važiuoti į centro dalį. Bet jei jums reikia į centro gatvę (pvz., kur yra jūsų biuras), turime gauti specialų leidimą arba naudoti mažesnę transporto priemonę ("pikapą" arba 3,5 t sunkvežimį), kuris gali važiuoti be apribojimų.

Ar sunku susirasti parkavimo vietą prie namų (biuro)?

Vokiški miestai yra užstatyti tankiai. Prieš išvykstant mes skaičiuojame maršrutą ir jei matome, kad negalėsime užstoti tiesiai prie durų, prašome jūsų pasirūpinti vietos ženklu. Be to, vietiniai gyventojai gali būti agresyvūs, jei užstojame jų kiemą. Reikia gerai susitarti su kaimynais.

Ar dirbate su vietinėmis firmomis Vokietijoje?

Kartais, jei reikia pagalbos paskutinę kilometrą (pvz., iškrovimo su liftu). Bet mes stengiamės atlikti visą darbą patys, kad būtų pigiau klientui. Biuro perkėlimas į Vokietiją su tarpininkais daro procesą sudėtingesniu.

Kokia yra klimato įtaka? Ar dažnai vairuotojai užstringa?

Žiemą Vokietijoje dažnai sninga, ypač pietuose (Bavarijoje) arba kalnuose. Jei keliauja didelis sniegas, vairuotojas gali prarasti valandą ar dvi. Reikia turėti omenyje, kad kalendorinius terminus reikia planuoti su atsarga.

Kas daryti, jei dėl atvežto daikto kiltų ginčų?

Turi būti užpildyta vadybininko pažyma (protokolas), kurioje nurodoma, kas buvo pastebėta. Jei klientas pasirašo, kad "viskas tvarkoje", o po to skambina, kad stalo koja sulūžo, tai labai sunku įrodyti mūsų kaltę. Todėl visada tikrinte krovinį pasirašant dokumentus.

Ar reikia gerti kavą su klientais vokiškai?

Nebūtina, bet jei pasiūlys – nesisuksmėkite (tai yra, nesispyrkite). Vokiečai mėgsta tvarką, bet taip pat ir mandagumą. Jei pasirodysite laiku, viskas bus tvarkoje.

Kas nutinka su tuščiomis dėžėmis po to?

Mes jas surenkiame ir vežame atgal į sandėlį Lietuvoje. Jei jums jos nereikalingos, mes jas išsiunčiame perdirbimo centrams. Niekada nepaliekame šiukšlių pas klientą, tai nėra mūsų stilius.

Ar galite parvežti kažką atgal iš Vokietijos į Lietuvą?

Taip, darome ir tokius maršrutus, tai vadinami "haly" tūpimas – nusileidimas. Jei grįžtant turi tuščią sunkvežimį, galima susiderėti dėl pigesnės kainos. Bet dažniausai mes tiesiog ten važiuojame su pilnu kroviniu viena kryptimi.

Išvada

Taigi, biuro perkėlimas į Vokietiją nėra joks magijas, tai tiesiog geras planavimas ir darbas. Žinoma, visada bus kažkas, kas nueina ne taip kaip planavote – užstrigs eismas, neužveiks liftas arba dings dokumentas, bet su patirtimi tai daroma be pykčio. Nereikia bijoti klausinėti ir reikalauj aiškumo iš savo vadybininko, kadangi nuo to priklauso jūsų ramybė. Svarbiausia – nepalikite visko paskutinėm minutėm, tada viskas įvyks greitai ir (beveik) aiškiai.