Biuro perkėlimas į Vokietiją – visuma logistikos sprendimų

Dirbu šioje srityje beveik dviem dešimtmečiais, matęs viską – nuo puikių, patogių konteinerių iki tokių katastrofų, kad net aš nedaug miegojau. Dažnai klientai galvoja, kad biuro perkėlimas į Vokietiją – visuma logistikos sprendimų, kurie susideda tik iš to, kad vairuotojas atvažiuoja, užkrauna ir važiuoja. Deja, realybė yra daug raupsnėra. Tai ne tik fizinis darbas, tai nervai, dokumentai, vokiškas kietumas ir netikėtumai, kurių niekas nesuplanuoja. Čia negali būti tiesiog "nuo A iki B", yra daug tarpinių etapų, apie kuriuos dažniausiai ir susiformuoja ta visuma logistikos sprendimų, apie kurią kalbama. Tiesiog noriu atskleisti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių reklamos brošiūrų.

Bendrai bruožai ir pasiruošimas

Kiek laiko užtrunka suplanuoti biuro perkėlimą į Vokietiją?

Nenuklykčiau nuo tiesos, jei pasakčiau, kad greičiausiai tai trunka mėnesį ar du, nors kai kurie įmonių vadovai skambina pirmadienį ir prašo viską nuvežti jau penktadienį. Geriausia pradėti ruoštis mažiausiai prieš 4-6 savaites, ypač jei reikia gauti specialius leidimus arba jei perkeliate didelę archyvų dalį. Vokietija nėra vieta, kurioje viską galima sutvarkyti "iš karto" – ten viskas labai tvarkingai ir pagal grafikus, tad vėlavimas gali kainuoti brangiai.

Ar tikrai reikia įmonės, kurios užsiima tik logistika?

Galima bandyti ir patys, išsinuomoti sunkvežimį, bet tada gausit problemų daugiau nei pradžioje atrodė. Jei jums svarbi visuma logistikos sprendimų, tai geriau pasitikėti profesionalais, kurie žino, ką daryti, jei sulūža liftas Berlyne arba jei reikia gauti leidimą stovėti pėsčiųjų zonoje. Mano patirtis rodo, kai įmonės bando taupyti ant pervežėjų, paskui moka dvigubai už remontą sugadintų baldų arba delšius dėl praleisto laiko.

Kas daryti su kompiuteriais ir jautria technika?

Čia tikrai reikia galvoti. Kompiuteriai, serveriai, monitoriai – tai ne dėžės su senais laikraščiais. Juos reikia išjungti, uždėti į specialią pakuolę, o geriausiai – iš visą įpakavoti į originalias dėžes. Buvau atvejų, kai klientai tiesiog mesdavo viską į kupriną, o paskui stebėdami, kaip vaizduoklis skyla nuo vibracijos kelyje. Patirties vėlgi nesimoka, o vokietiškai keliai yra geri, bet bet gali būti duobė.

Ar reikia inventoriaus sąrašo?

Be abejo, taip. Ne tas, kurį parašėte "akių akivaždoje", o tikras, detalus sąrašas. Be to, kai vyksta biuro perkėlimas į Vokietiją, vokiečiai labai mėgga tvarką, ir be sąrašo gali būti problemų muitinėje (nors ES erdvėje, bet vis tik tikrinimai vyksta) arba draudimo atveju. Parašykite viską, netgi tas mažas detales, kadangi jei dingsta kas nors mažo, o sąraše jo nėra, nebus ką reikalauti.

Kiek dėžių reikės biurui?

Paprasčiausias klausimas, bet atsakymas visada kitoks. Priklauso nuo to, kiek turite dokumentų. Vienam mažam biurui užtenka 20-30 dėžių, kitam – 200. Aš visada sakau klientams – imkite daugiau, lieka visada. Geriau turėti keletą tuščių dėžių, nei neįkelti pusės stalų ir laukti, kol ką nors parnešime. Dėžės turi būti stiprios, o ne tiei maži "briketai", kurie suyra vos tik užkrovus.

Kelias ir techniniai niuansai

Kaip veža didelius biuro baldus į Vokietiją?

Dideli baldai, pvz., konferencijos stalai ar sekcijos, turi būti išmontuotos. Negaliu užtikrinti (tai yra mano nuomonė), kad didelis stalas praeis pro standartinį lifto angą vokiškame daugiabutyje, jei jo neišmontuosite. Dažnai tenka išimti duris ar net langus, o tai kainuoja papildomai. Mums logistams svarbiau padaryti tai saugiai, o ne skubiai, tad dėl montavimo užtrunka.

Ar reikia rūpintis draudimu?

Būtina. Svarbiausia yra krovinio draudimas, o ne tik transporto priemonės. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją baigsis avarija ir viskas nukris į vokišką griovį, be draudimo prarasite viską. Taip pat patikrinkite, ar draudimas dengia "krovimo ir iškrovimo" momentą, nes dažnai įvykiai įvyksta būtent tada, kai vairuotojas sukelia dėžę laiptais. Tai dažnas dalykas.

Kas daroma su pavojingomis atliekomis?

Jei biure turite senų spausdintuvų su toneriais, baterijų ar kitų cheminių atliekų, jų tiesiog taip negalima įmesti į sunkvežimį ir vežti pro vokiškas kontrolines punktus. Tai yra nelegalu. Reikia specialių dokumentų ir specialių pervežėjų. Nenuvertinkite vokiškų aplinkosaugos reikalavimų – baudos ten didelės, ir jos užkrenta ant siuntėjo pečių.

Kuo skiriasi keliai į Vokietiją nuo kitų kryptų?

Kelias patys yra geri, bet yra vienas dalykas – daugiau statybų ir eismo zonos. Vokietijoje, pavyzdžiui, Ruhr srityje arba prie Miuncheno, galima užstrigti valandomis. Taip pat ten yra daugiau greičio matuoklių, tad mūsų vairuotojai turi būti itin atsargūs. Visuma logistikos sprendimų čia apima ir maršruto planavimą, kad netyčia nevažiuotum pro miesto centrą, kur sunkvežimiams važiuoti draudžiama.

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą realiu laiku?

Dabar tai jau beveik standartas, bet ne visada veikia tiksliai. Kartais GPS signalą praranda Vokietijos miestų centruose arba tuneliuose. Esu matęs situacijų, kai sistema rodo, kad mašina stovi vietoje jau valandą, nors tiesiog vairuotojas išėjo pietauti. Nereikia panikuoti, jei vietos nepasikeičia porą valandų, bet visada geriau turėti vairuotojo numerį tiesioginiam susisiekti.

Finansai ir dokumentai

Kaip formuojama kaina?

Tai visada yra kompromisas. Kainą lemia atstumas, svoris, tūris, kiek reikia krovikų (ir abiejose pusėse), ir ar reikia montavimo. Aš niekada nesakau "kiek kainuoja kilometras", nes tai nepasako visos tiesos. Jeigu biuro perkėlimas į Vokietiją įtraukia pianiną į 5 aukštą be lifto, kaina šoktels stačiai. Būna, kad už kėdę imama tiek pat, kiek už dėžę su dokumentais, tik dėl sudėtingumo.

Ar imamas užstatas?

Kai kurios įmonės taip daro, ypač jei dirbate su ja pirmą kartą. Tai atrodo keista, bet tai garantija. Mums, esant 20 metų patirčiai, tokio dažniau nereikia, jei sutartis pasirašyta ir viskas aišku. Tačiau, jei pervežate labai brangią įrangą, gali būti reikalaujama papildomo draudimo arba avanso, kad mes negalėtume dingti su jūsų serveriais (tai juokas, bet buvo atvejų...).

Kas daryti, jei klientas nori atidėti mokėjimą?

Su Vokietija tai yra gana įprasta – jie mėgsta sąskaitas faktūras apmokėti per 14 ar net 30 dienų. Tačiau mūsų atveju, kai vykdomas biuro perkėlimas į Vokietiją, mums reikia pinigų iki išvykimo arba bent jau avanso. Vairuotojas tiesiog nepaleis mašinos, kol negauna bent dalies sumos, o tai yra normali praktika mūsų srityje, kad išvengtume nesąžiningų klientų.

Kokius dokumentus reikia pasirašyti?

Pagrindinis yra CMR konosamentas – tai pagrindinis dokumentas, kuris patvirtina, kad mes perėmėme kroviniį. Taip pat būtina įrašyti visus trūkumus (jei stalas jau buvo įdrėsktas prieš mus). Toliau – sutartis, inventoriaus sąrašas, o jei reikia, tai ir draudimo polisas. Be šių popierių vokietiškame teisme nieko neįrodysite, todėl pasirūpinkite jais iš anksto.

Ar kaina gali pasikeisti kelio metu?

Gali, ir tai yra vienas nemaloniausių dalykų. Pavyzdžiui, jei atvykstate į vietą, o ten nėra galimybės pristatyti sunkvežimį arba reikia samdyti papildomą keltą, todėl kainą reikia padidinti. Aš visada stengiuosi įspėti apie tai iš anksto, bet kartais situacija keičiasi tą momentą, kai mes jau esame ten. Čia reikia supratimo iš abiejų pusių.

Vokietijos specifika ir iššūkiai

Kodėl taip sunku rasti vietos sunkvežimiui Vokietijos miestuose?

Vokietijos miestai, ypač senieji, nėra sukurti dideliems sunkvežimiams. Gatvės siauros, vienvietės, o dauguma namų neturi specialių aikštelių. Būna, kad reikia važiuoti į gatvės galą ir net ten užimti vietą prieš "uždrausta stovėti" ženklą, gaudus leidimą iš policijos. Tai reikalauja laiko ir žinių, tad visuma logistikos sprendimų čia išbandoma ypatingai.

Ar vokiečiai griežtai laikosi taisyklių?

Labai griežtai. Jei turite numatytą laiką iškrovimai nuo 14:00 iki 16:00, ir vėluojate 30 minučių, gali būti, kad jus nebeįleis. Taip pat jie tikrina, ar mašina neatlieka triukšmo, ar nešvarina gatvės. Vienas mano vairuotojas buvo nubaustas už tai, kad ant šaligatvio iškrito keli įklotai, o praeivis paskambino policijai. Ten tokia kultūra.

Kaip elgtis su bendravimo barijera?

Daugeliu atvejų vokiečiai kalba angliškai, bet senesni ūkininkai ar namų savininkai gali ir nemokėti. Mums paprasčiau, kadangi mes esame iš Lietuvos, galime susikalbėti rusiškai (nors jauni vokiečiai nemėgsta), arba tiesiog naudotis vertėju programėle. Bet geriausia, jei iš jūsų pusės yra kas nors, kas sugeba paaiškinti reikalą vokiškai.

Ar dažnai dingsta ką nors kelyje?

Sėkmės, nėra taip dažnai kaip anksčiau, bet įvykiai būna. Dažniausiai tai ne vagystės, o sugadinimas blogai užtvirtintų krovinių. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją vyksta per šventes arba naktį, rizika didesnė. Mes stengiamės uždaryti mašinas ant signalizacijos ir naudotis saugiomis aikštelėmis, tačiau 100% garantijos niekas neduoda.

Kas būna, jei naujieji patalpos dar neparengtos?

Tai košmėras. Buvo atvejis, kai atvykome į Miuncheną, o raktai nebeliko, nes buvo pasirašyta kita sutartis su savininku. Mes negalėjome nieko padaryti, skambinome advokatams, laukėme. Klientams reikia atsiminti, kad mūsų laikas taip pat kainuoja. Jei reikia laukti valandą ar dvi, tai papildomai mokama už vairuotojo laiką (stovėjimą).

Asmeninis požiūris ir išvados

Ar verta kreiptis į tarpininkus?

Kartais taip, kartais ne. Tarpininkai (brokeriai) tiesiog parduoda užduotis kitai firmai, pridėjęs savo antkainį. Jei norite pigiau – kreipkitės tiesiai į vežėjus, tačiau tada privalote gerai išmanyti, ką reikalauti. Jei neturite laiko šokinėti ir vadinti – tarpininkas padės, bet kaina bus aukštesnė. Aš asmeniškai visada kalbu tiesiog su klientu be tarpininkų, taip yra aiškiau.

Ką daryti su baldų surinkimu vokiškame biure?

Dažniausiai mes galime tai padaryti. Mūsų komandos turi įrankius ir gebėjimus surinkti net sudėtingiausius vokiškus sisteminius baldus. Yra svarbu, kad prieš išvežimą viskas būtų pažymėta, kuris skyrelius eina kur, nes paskui surinkti "iš galvos" nebegalėsite be brangios meistrų pagalbos.

Ar galima veži asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Techniškai galima, bet draudimo požiūriu tai problematiška. Jei vairuotojas nugabens jūsų asmeninį kompiuterį, o jis dings, draudimo įmonė gali atsisakyti mokėti, nes tai ne buvo įrašyta į biuro inventoriaus sąrašą. Geriau tokias smulkmenas vežti automobiliu sau, o ne maišyti su komerciniu kroviniu.

Kodėl vienoms įmonėms viskas gerai, kitoms – blogai?

Svarbiausia yra komunikacija. Jei pasakote mums viską iki galo (ir tai, kad trečias aukštas be lifto, ir kad klientas Vokietijoje griežtas), mes galime pasiruošti. Jei slepiate informaciją, tada gaunamas tas chaosas. Mūsų darbas – numatyti rizikas, o ne stebėti gaisrą.

Ką daryti, jei įvyko avarija kelyje?

Pirmiausia – nieko nedaryti iki atvyksta policija. CMR dokumentas turi būti užpildytas su pažymėjimais apie avariją. Nieko nebraižykite patys, tik laukite oficialių asmenų. Mano patirtis rodo, kai klientai bando spręsti pačius su vokišku vairuotoju vietoje, dažnai lieka be nieko. Teisinė pagalba čia būtina.

Ar galima užsisakyti tik dėžių pristatymą (be krovimo)?

Žinoma, tai pigiau. Mes atvežame dėžes į jūsų biurą Lietuvoje, jūs užpildote, o mes atvežame į Vokietiją ten, kur jūsų laukia jūsų žmonės. Taip sutaupote už krovikų darbą. Tačiau atsiminkite, kad jei dėžės blogai uždarytos, turinys gali išbyrėti, ir už tai mes neatsakome.

Kaip apmokami vokiečių keltai arba vietiniai leidimai?

Visada tai įtraukiama į sąskaitą. Mes pateikiame kvitą (Maut), kuriame matyti, kiek sumokėta už kelią ar leidimą stovėti prie "Roterdamo" prekybos centro. Tai ne pelno dalis, tai paprastai išlaidos, kurias susiskaičiuojame atsižvelgiant į kursą. Neverta tuo gintis, tiesiog vokiškas biurokratas reikalauja mokesčio.

Ar galima sekti, kaip vairuotojas elgiasi su kroviniu?

Dabar dauguma mašinų turi vaizdo kameras viduje, bet tai nėra standartas. Jei jums svarbu, kad krovimas būtų užfiksuotas, reikia paprašyti iš anksto, ar mes galime įrengti "dashcam". Tačiau paprastai pasitiki savo vairuotojais (jei tai ne pirmoji diena jų darbe), todėl toks papildomas priemonių stebejimas nereikalingas.

Kas vyksta su tuščiomis dėžėmis po to?

Paprastai mes jas pasiimame atgal, jei tai sutarta. Jei jums jos nereikalingos, mes jas paliekame ten arba parduodame (nors tai yra smulkmena). Tačiau jei tai mūsų dėžės, mes tikrai jas susigrąžinsime, nes tai nėra pigi inventoriaus dalis. Geriau susitarti dėl išvežimo iš anksto.

Ar būna, kad vokiečiai neleidia įvesti krovino?

Taip, jei trūksta kokių nors dokumentų arba krovinys atrodo įtartinai. Vieną kartą mums nedavė praeiti arklio mėšlo (nors tai ne biuro klausimas, bet pavyzdys), nes buvo blogai supakuota. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją apima brangų elektroniką, reikia turėti serialų numerius, o ne tik "kompiuteris" parašyta ant dėžės.

Kokius patarimus duotumėte vadovams?

Neperkraukite vairuotojų. Jei jis dirbo 10 valandų Vokietijoje, jis negali tiesiog sugrįžti ir dar 4 valandas kirsti Lietuvą be poilsio. Tai prieštarauja taisyklėms ir yra pavojinga. Planuokite kelionę taip, kad visos pusės galėtų pilnai atsipalaiduoti. Saugumas brangiau nei viena diena.

Ar verta pervežti senus baldus arba nusipirkti naujus Vokietijoje?

Paprastai ilgiau naudojami biuro baldai yra pigiau juos pervežti negi pirkti naujus Vakarų rinkoje (kur kainos aukštos). Tačiau jei baldai jau "krenta", geriau juos palikti čia ir nusipirkti ten. Taip sutaupysite pervežimo išlaidas, kurios gali prilygti naudotų baldų kainai.

Ką daryti, jei atvyksta mažesnė mašina nei planuota?

Tai įvyksta retai, bet jei įvyksta, tai dėl klaidos skaičiavimuose. Tada reikia skubiai ieškoti papildomos transporto priemonės vietiniu būdu. Mes turime partnerių Vokietijoje, todėl tokias situacijas galime išspręsti per kelias valandas, bet tai visada sukelia stresą. Tad tikrinkite tūrį.

Kaip išvengti konfliktų pabaigoje?

Pasirašykite galutinį aktą tik tada, kai viską tikrai iškrėtėte ir patikrinote. Jei kas trūksta, parašykite į aktą nedelsiant. Po to, kai vairuotojas išvažiuoja, bus labai sunku įrodyti, kad buvo duota ne ta dėžė. Vokiečiams šie aktai yra šventieji dokumentai.

Ar jums patinka dirbti su Vokietija?

Asmeniškai – taip, nors yra griežta. Jie moka laiku, jų keliai geri, o maistas degalinėse (nors brangus) yra kokybiškas. Bet reikia kantrybės dėl jų biurokratijos. Bet jei viskas padaryta kaip reikia, tai visuma logistikos sprendimų pasidaro sklandi, o klientas lieka laimingas. Tad darbas vertas to.

Galutinis patarimas?

Būkite konkretūs, nebijokite klausti ir viską užrašykite. Gyvenimas moko, kad žodžiais nieko nėra, o raštu – viskas yra. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir supratimo, kad mes visi tik žmonės, ne robotai. Kartais padarysime klaidą, bet svarbiausia ją ištaisyti.

Išvada

Galiausiai, tai, kas atrodo kaip paprastas biuro perkėlimas į Vokietiją – visuma logistikos sprendimų, iš tiesų yra sudėtingas procesas, reikalaujantis ne tik fizinės jėgos, bet ir žinių. Nėra idealų sprendimų, visada bus kažkas, kas ne taip, bet su gerais partneriais viską įmanoma įveikti. Svarbiausia – nebandykti padaryti viso patys pigiai, nes išlaidos dėl nervų ir sugadintų daiktų bus kur kas didesnės. Pasitikėkite patirtimi, ir viskas gerai susikraus.