Biuro perkėlimas į Vokietiją – veiksminga organizavimo sistema

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas į Vokietiją – veiksminga organizavimo sistema tai ne kažkoks magiškas raktas, kurį nusipirkus viskas pasikeičia savaime. Tai daugiau kaip chaosas, kurį reikia suvaldyti alkoholiu (juokauju, tik pusiau) ir gera planavimo sistema. Vokietija yra specifinė rinka, ten viskas turi būti taip, parašyta ant popieriaus, o ne taip, kaip mes čia įpratę „susitarti žodžiu“. Jei norite, kad viskas nueitų sklandžiai, reikia žinoti kelis niuansus, kurių nepasakys jokie „vedliai“ iš interneto. Čia bus tiesiogiai, be puošmenų.

Pasiruošimas ir visi tie dalykai, kuriuos praleidžiate pro akis

Kada tiksliai reikia pradėti rūpintis dėžėmis?

Nepalaukite, kol vairuotojas jau bus kieme. Pirmiausia, biuro perkėlimas į Vokietiją prasideda ne tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o mėnesiu anksčiau. Dėžes reikia užsakyti iš karto, tik patikrinkite, ar jos stiprios. Buvo atvejų, kai pigios dėžės tiesiog išsilydė po sunkios technikos. Gera taisyklė – pradėkite rinkti mažmenas dar prieš savaitę, o didžiausius daiktus – prieš 3-4 dienas.

Ar verta samdyti vadybininką ar daryti patys?

Jei firmoje darbuotojų yra mažiau nei dešimt, susitvarkykite patys, tiesiog duokite jiems alaus (po darbo). O jei kalbame apie didelį biuro perkėlimą į Vokietiją, tai geriau pasamdyti žmogų, kuris nieko kito nedaro, tik šūkauja. Kitaip gali būti, kad visi sėdi prie kompiuterių ir niekas nieko nebedaro.

Kaip apsidrausti nuo pavogtų daiktų?

Tai nemalonus dalykas, bet vyksta. Ypač jei statote dėžes koridoriuje prieš išvykimą. Pasirašykite sąrašą, uždarykite patalpas, o jei įmonė didelė – samdykite apsaugą. Vokietijos sandėliuose apsauga yra griežtesnė, bet kelionės metu... čia jau kaip sueis.

Ką daryti su asmeniniais daiktais?

Pažadėkite savo žmonai, kad namų šiukšlių nevešite. Klasikinė situacija – darbuotojas užmeta savo senus batus į dėžę su dokumentais. Nustatykite taisyklę: asmeniniai daiktai arba nekeliami, arba vežami atskirai ir ant savo sąskaitos.

Ar reikia pažymėti kiekvieną laidą?

Žinoma, jei nenorite praleisti pirmąsias dvi savaites naujame biure bandydami prijungti spausdintuvą. Kabelių valdymas tai pusė sėkmės. Užrašykite, kur kas eina. Niekas nenori paieškoti extension cord’o tūkstančių dėžių krūvoje Miunchene.

Kodėl visada trūksta lipduko?

Niekada nepakanka lipdukų. Juos nupirkite daugiau. Kiekvieną dėžę reikia pažymėti: "Kambarys 1", "Lūžta", "Technika". Vokietijos perkėlimo komandos nemėgsta spažioti dėžių, kurios nėra pažymėtos, tai gali užtrukti ilgiau.

Ar galima vežti augalus?

Taip, bet tai sudėtinga. Vokietija turi griežtas fitosanitarines taisykles. Jei augalai yra dideli, reikės specialių leidimų, o mažus dažniausiai praleidžia, jei žemės nėra. Bet aš negarantuju, kad pasienyje jums nepasakys, kad grįžkite atgal su tais jūsų fikusais.

Kaip suorganizuoti „šiukšlių“ išvežimą?

Prieš išvykdami nuspręskite, kas iš tiesų jums reikia. Senus spaudinius, sulūžusius kėdes – išmeskite dar Lietuvoje. Mokėti už šiukšlių vežimą į Vokietiją tai tiesiog švaistymas. Ten atliekos brangios.

Burokratija ir dokumentai (vokietiškas košmaras)

Kokius dokumentus reikia turėti kelyje?

Būtinai turėkite inventorizacijos sąrašą (packing list). Jis turi būti ne tik lietuviškai, bet ir vokiškai arba angliškai. Be šio popieriaus gali nutilti pasieniečiai, o tada tiesiog praleisite savaitelę prie sienos.

Ar turi būti EX1 ar T dokumentas?

Jei tai yra galutinis biuro perkėlimas į Vokietiją, tai dažniausiai naudojame TRL (tranzito) dokumentą, jei tarpinė stotelė, arba tiesiogai išvykimo deklaraciją, jei vežate prekes. Geriausia pasiklausti savo muitinės brokerio, nes aš kartais ir pats susipainioju šiuose koduose (ypač kai keičiasi taisyklės).

Kas daryti, jei prarandate inventoriaus sąrašą?

Pradėkite verkti. Ne, šipuokiu. Susiraskite dvižodžius, kurie buvo pakrauti, ir bandykite atstatyti. Vokietijoje griežtai tikrinama, kas įvažiuoja į šalį, be popieriaus gali būti didelės rūpesčiai ir baudos.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Techninių duomenų lentelių ar brangios technikos aprašymų – taip. Paprastų dalykų, kaip „stalai“ ir „kėdės“, galima ir angliškai, bet vokiškai visada geriau. Vokiečiai labai vertina, kai jiems kalba jų kalba (net jei jūsų kalba yra „Deutsch mit Lithauischen Akzent“).

Kodėl brokeris klausia apie EORI numerį?

Nes be jo nieko neišvešite. EORI numeris reikalingas visoms eksporto operacijoms. Jei jo neturite, gaukite kuo greičiau, kitaip jūsų biuro perkėlimas į Vokietiją stovės vietoje.

Ar reikia draudimo poliso?

Būtinai. Ir ne to, kurį duoda vairuotojui „ką nors užteptus ant popieriaus“. Tikras krovinio draudimas (CMR insurance) apsaugo jus nuo viso: nuo gaisro iki vagystės. Vokietijoje kelių eismo taisykles laikosi ne visi, aš girdėjau, kad ten eina kažkokie „Ruf“ piratai.

Kas yra Intrastat ir ar jis man reikalingas?

Jūsų buhalteris žinos tiksliau, bet trumpai: jei prekių vertė viršija tam tikrą ribą (tikiuosi, 10 tūkst. eurų, bet gali būti ir 12 tūkst., reikia patikrinti metų pradžioje), tai reikės pildyti statistinę deklaraciją. Nenukrypkit nuo temos, paprašykite apskaitos.

Kaip elgtis su verytinėmis prekėmis?

Labai atsargiai. Aš kartą vežiau serverius, kuriuos buvo labai sunku veryti, nes buvo pririštos prie grindų (nežinau kodėl, taip buvo). Vokietijoje labai dažnai tikrina, ar nėra narkotikų ar pinigų technikoje.

Ar galiu vežti alkoholį biuro reikmenimis?

Jei tai yra dovanos klientams, tai gali būti, bet reikės mokėti akcizą. Jei tai jūsų asmeninis likeris, geriau jį paslėpti giliau (juokauju, nenaudokite šio patarimo). Pagiroskite į verytą procedūrą, kitaip gali būti nemalonumų.

Kelionės ir vairuotojai (realus gyvenimas)

Kiek laiko trunka kelionė?

į Berlyną arba Hamburgą važiuojame apie 12-14 valandų, jei nėra didelių spūčių. į Miuncheną ilgiau. Bet biuro perkėlimas į Vokietiją tai ne tik važiavimas, tai dar iškrovimas, o tai gali užtrukti dar vieną ar dvi dienas, jei ten neįrengtas liftas.

Kodėl vairuotojai niekada nepasako, kada atvyks?

Nes jie patys nežino. Kas gali prognozuoti kamščius ties Kaunu ar Varšuva? Duokite jiems laisvę ir klauskite būsenos kelias kartas per dieną.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma sunkvežimių turi GPS. Jei vairuotojas nebuvo pasakęs, kad išjungė trackerį (kad nevažiuotų per poilsį), tai matysite, kur jis yra. Bet nereikia jo šauktis kas valandą.

Kas daroma, jei sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus. Tada kviečiame pagalbą iš artimiausios šalies. Prieš metus turėjome atvejį Lenkijoje, kur vairuotojas praleido degalines. Gera žinia ta, kad didelės firmos turi draudimą, kuris padengia pervežimą kitu sunkvežimiu.

Ar reikia mokėti už vairuotojo nakvynę?

Įprastai tai įskaičiuota į kainą, jei tai ne ypač ilgas maršrutas. Jei jis priverstas stovėti ilgiau dėl jūsų kaltės (pavyzdžiui, vėluojate su raktais į naują biurą), tada gali tekti papildomai mokėti.

Ką daryti, jei vairuotojas nekalba nei lietuviškai, nei vokiškai?

Tai dažna problema. Dauguma kalba rusiškai arba angliškai. Jei ir taip nesigauna, susitarkite su dispatcheriu Lietuvoje – jis bus tarpininkas. Nenaudokite gestų, tai nieko gero nesibaigia.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje nakčiai?

Didelėse miestų stotelėse yra saug aikštelės, bet ne visada. Vokietijoje vagysčių lygis yra gana aukštas, ypač prie sankryžų. Geriau, kad vairuotojas pernakvotų saugioje vietoje, net jei tai užtruktų šiek tiek ilgiau.

Kodėl taip brangu už pervežimą?

Kuras, alkoholis (ne vairuotojui, o dokumentams), mokesčiai, amortizacija... Tai ne tik „nuvažiuoti ir parvežti“. O dar ir biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja draudimo ir kvalifikuotos darbo jėgos, kurią ne taip lengva rasti dabar.

Ar galiu susitarti dėl kainos „su ranka“?

Galite bandyti, bet didelės firmos dažniausiai turi fiksuotas kainas. Mažesniems pervežėjams galima paderėti, ypač jei tai ne sezono metas (rugpjūtis ir rugsėjis – tai karštas periodas).

Pats įdomiausias – atvykimas ir iškrovimas

Kas bus, jei nėra pakėlimo platformos?

Tada vairuotojai gali nuspręsti, kad jie nebeina dirbti. Arba reikės samdyti „krano“ sunkvežimį, kas kainuos brangiai. Viską tikrinkite iš anksto – matmenys, aukštis, pravažiavimas.

Kaip elgtis su Vokietijos kaimynais?

Vokiečai yra labai disciplinuoti. Jei užimsite jų vieta gatvėje iškrovimui, jie skambins policiją. Būtinai gaukite leidimą vietos savivaldybei (Straßenbenutzungserlaubnis) dar prieš išvykdami.

Ar reikia valyti seną biurą?

Dažniausiai taip. Nuomos sutartyje dažnai būna punktą apie išvalymą. Geriau pasamdyti valymo firmą Lietuvoje, nei bandyti valyti pats prieš išvykimą – tikras šurmulys.

Ką daryti, jei naujame biure nėra elektros?

Tada negalėsite įjungti kompiuterių. Vokietijoje elektros instaliacija gali skirtis (fazės, jungtys). Patikrinkite štukerius, ar jie tinka prie jūsų įrangos.

Kaip suorganizuoti darbuotojus naujoje vietoje?

Neleiskite jiems žiūrėti pro pečių. Duokite jiems konkrečias užduotis: vienas rūpinasi kava, kitas laidžiais, kitas dėžėmis. Kitiems žiūrėti tik trukdo.

Ar turi būti sandėlininkas vietos?

Labai praverčia. Žmogus, kuris žino, kur dėti dėžes, kad nebūtų chaoso. Vokiečiai myli tvarką, tai jiems patiks, jei viskas bus greitai surūšiuota.

Kas daryti su sužalotais daiktais?

Pirmiausia – nuotraukos. Parašykite defektų aktą (protokolą) iš karto, kol vairuotojas dar vietoje. Jei paliksite jį išvykti, niekas neigės, kad tą stalą ne laužė jūsų vadovas.

Kaip atsiskaityti už paslaugas?

Geriausia prieš tai (avansas), o likutį – po pristatymo. Pervedimai tarp ES šalių dabar greiti (SEPA), bet gerai, jei turite pajamų išlaidų orderį, kad apskaita nepiktaudžiautų.

Ar galima iš karto pradėti dirbti?

Teoriškai taip, jei viskas įrengta. praktiškai – pirmą dieną praleisite ieškodami paspirtukų raktų ir bandydami prijungti internetą. Vokietijos tiekėjai (Telekom ir kiti) nėra greičiausi.

Ką daryti su pervežimo atliekomis?

Dėžės, plastikas, įpakavimas. Vokietijoje labai geras atliekų rūšiavimas, tai nepamirškite susirūpinti konteineriais. Jie gali nubausti už netvarkingą šiukšlių mėtymą.

Ar verta vesti savo ar nuomoti ten?

Jei įrengimas (patalpų) jums tik laikinas, geriau nuomoti baldus Vokietijoje. Pervežti senus biuro stalus per visą Europą kartais brangiau nei nusipirkti naujus IKEA (nors aš ir nemėgstu IKEa kokybės).

Išvados

Viskas su biuro perkėlimu į Vokietiją ir tobulą organizavimo sistemą galima susidoroti, jei nesisukate galvos. Svarbiausia – nebijoti klausti ir patikrinti visus smulkmenas dar Lietuvoje. Būkite atidūs dokumentams, nes vokiečai mėgga tvarką, o ne mūsų „kaip nors sugebėsim“ mentalitetą. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikiuosi, jūsų kompiuteriai nenukristys iš sunkvežimio. O jei kas nors ne taip – skambinkite man, paaiškinsiu, kaip išsisukti (arba bent jau pabėgti).