Biuro perkėlimas į Vokietiją užtikrintai ir laikantis terminų

Sveiki, ponai ir ponios, arba tiesiog visi, kas ką tik sužinojo, kad reikia kelias. Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų, matau viską – nuo paprastų kėdžių pervežimo iki visų korporacinių padalinių iškylinimo iki Berlyno. Sakysiu tiesiai, biuro perkėlimas į Vokietiją nėra nuolas, jeigu žinai, ką darai, bet jei nesi pasiruošęs, gali tapti tikru košmaru. Vokiečiai mėgsta tvarką, o mūsų žmonės dažnai galvoja, kad „kažnors sutvarkysiu“. Čia tokia požiūrio skirtis ir sukelia daugiausia problemų. Štai kodėl nusprendžiau parašyti šią „instrukciją“ – ne kaip konsultantas, o kaip vairuotojas, kuris matė per daug pažeistų monitorių ir prarastų dokumentų. Sėkmės.

Kainos, planavimas ir biudžeto niuansai

Kiek tikrai kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Tai klausimas, kurį girdžiu kasdien. Atsakymas paprastai vienas – „kiek turite daiktų?“. Negaliu jums pasakyti fiksuotos sumos, nes vienam biuro perkėlimas į Vokietiją kainuoja tūkstantį eurų, kitam – dešimt kartų daugiau. Viskas priklauso nuo tūrio metrais (kubais), svorio, atstumo (ar tai Miunchenas, ar kažkas už miesto šiaurėje) ir, žinoma, kiek darbo reikia rankų. Dar reikia prisidėti pakuotės medžiagas, keltuvus, o jei reikia ir sandėlio pabaigoje – tai dar ir vietos nuomos mokestį. Užsirašykite bent apie 30–50 eurų už valandą vieno krautojo darbą be PVM, pradžiai.

Ar verta taupyti ant pakuotės?

Nėra nė mažiausiai. Vieną kartą matėau, kaip klientas norėjo sutaupyti ir visus kompiuterius suvyniojo į senas laikraščius. Atėjome į Vokietiją, o ten viena didelė drėgmė ir pilna suirusių technikų. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja tvirtos dėžės, burbulų plėvelės ir specialių dėžių monitoriams. Jei pas jus biudas stovi ant stalo, jį reikia išpilti. Vokietijoje muitinė arba dorožinė policija gali sustabdyti ir patikrinti, ar krovinyje nėra taršos, o jei kas nutekės – baudos milžiniškos. Geriau pasidėkite pinigus į pakuotę nei į remontą.

Kaip apskaičiuoti laiką, kad nenuviltų darbuotojai?

Nesugalvokite, kad viską įveikite per savaitgalį. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją vyksta vasarą, tai laukiate eilių. Reikia užsakyti mašiną bent savaitę-dvi prieš, o geriau mėnesį. Pats važiavimas užtrunka priklausomai nuo maršruto, jei be stabdymų – tai kažkas 12–18 valandų iki Berlyno ar Hamburgo. Bet pridėkite pakavimą (1-2 dienos), iškrovimą (1 diena) ir dar tai, kad vokiečiai dirba tik iki 16:00 valandos. Jei vėluosite, turėsite mokėti viršvalandžiams arba laukti kitos dienos.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, bet turi būti tikslus inventorius. Aš neįsivaizduoju, kaip galiu pasakyti kainą, jei nežinote, kiek turite lentynų. Kai kurios firmos sako „nuo 500 eurų“, o paskaičiuojama ir tampa 2000. Būkite tikri, kai duodate sąrašą. (Arba tiesiog pasakykite, kad yra 10 dėžių, o ne 40, kaip buvo praėjusį kartą su viena Vilniaus firma...). Pasirašykite sutartį su galutine suma, kad nesiųstų papildomų sąskaitų vėliau.

Ką daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tada reikia labai daug dirbti patys. Pakuokite viską patys, išrikiuokite dėžes prie durų. Taip sutaupysite krautojo valandas. Tačiau biuro perkėlimas į Vokietiją turi savų pavojų – jei susižeisite nešdami seifą, tai draudimas tai padengs ne visada. Dar variantas – surasti krovinių dalies (kai keliauja keli klientai viename sunkvežimyje), bet tai tinka tik tada, kai daugiauiau turite dėžių, o ne baldų.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos reikalavimai

Ar reikia muitinės deklaracijos, jei tai ne prekyba?

Dauguma mano klientų mano, kad jei tai ne prekybinis siuntinys, tai nieko reikia. Ne taip. Net jei keliate savo biuro perkėlimas į Vokietiją dėl to, kad perkėlėte padalinį, tai vis tiek reikia pateikti sąrašą (inventorių). Tai vadinasi EX-1 deklaracija arba vidinės prekybos dokumentai, jei esate ES viduje. Be to, jei krovinių vertė viršija 3000 eurų (arba kažkas dabar pasikeitė, reikėtų pasitikrinti aktualią sumą, bet geriau deklaruoti viską), gali tekti rodyti PVM mokėjimo istoriją.

Kas daryti su jautriais duomenimis?

Labai svarbu. Neškite su savimi serverius su darbuotojų asmeniniais duomenimis be apsaugos. Vokietijoja labai griežtas GDPR reglamentas. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją ir prarastumėte diską kelyje – baudos gali būti didesnės negu viso perkėlimo kaina. Geriau duomenis suslėpti (šifruoti) arba pervežti atskirai, rankiniame bagaže, atsakingam asmeniui.

Ar reikia vertėjo komunikacijai su vokiečiais?

Paprastai ne, jei vairuotojas kalba angliškai arba rusiškai (dauguma vokiečių vairuotojų supranta rusiškai). Bet jei susidursite su muitinės darbuotoju, kuris kalba tik vokiškai ir būna labai griežtas, tai gali kilti problemų. Patartina turėti kontaktinį asmenį, kuris gali sujungti telefoną. Aš vieną kartą praleidau valandą pasienyje, nes negalėjau paaiškinti, kas yra „kompostinės“ – jie mania,, kad vežu atliekas.

Kokius dokumentus turi turėti vairuotojas?

Vairuotojas turi turėti CMR kvitą (kurį užpildo uoste arba pas Jums), savo vairuotojo pažymėjimą, vairuotojo kortelę (tachografo) ir, žinoma, sutartį su jumis. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją vyksta su nuomota mašina, reikia ir nuomos sutarties. Be to, jei mašina didesnė nei 3,5 tonos, turi būti Euro-5 arba Euro-6 aplinkos apsaugos klasė, kitaip neįvažiuosite į miestus.

Ar reikia mokėti kažkokius mokesčius Vokietijoje?

Jei tai tik įrangos pervežimas tarp savo padalinių, tai PVM mokėti nereikia (vadinamas 0 proc. tarifo operacija), bet reikia užpildyti atitinkamus pirkimų-pardavimų apskaitos dokumentus. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją įtraukia ir išmetamųjų baldų utilizavimą – tai už tai reikia sumokėti atskirai vokiečių utilizavimo centrui. Ten tai nėra pigu.

Techninė pusė: baldai, technika ir logistika

Kaip pervežti serverius ir IT infrastruktūrą?

Apie tai jau šiek tiek kalbėjau, bet pakartosiu. Serveriai turi eiti specialiose „antistatiniškose“ dėžėse. Jei jų neturite, ragau paklausti IT specialisto. Biuro perkėlimas į Vokietiją be veikiančio IT – tai prarasti darbo dieną. Prieš išjungiant stovus (rack), nufotografuokite laidus, kad vėliau būtų lengviau prijungti atgal. Viena firmelė Kėdainiuose taip nepadarė ir mėnesį negalėjo dirbti.

Ar galima pervežti augalus į Vokietiją?

Galima, bet tik jei jie nekenksmingi. Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali patikrinti, ar augalai neveža kenkėlių. Jei turite didelę palmę po kiekvieno stalo, tai biuro perkėlimas į Vokietiją taps sudėtingesnis. Reikia turėti fitosanitarinį pažymėjimą iš mūsų valstybinės augalininkystės tarnybos. Be to, žiema kelti augalus į šaltą furgoną nėra geriausia idėja – gali užšalti ir numirti.

Kas daryti su seifais?

Seifai sunkūs. Labai sunkūs. Jei turite didelį metalinį seifą, kuris sveria 500 kg, mums reikės žinoti tai iš anksto. Paprastai biuro perkėlimas į Vokietiją tokiu atveju reikalauja ne tik stiprių vyrų, bet ir specialių keltuvų (lifterių) arba „keliamųjų juostų“. Jei seifas užrakintas ir rakto nėra – prarasite dieną bandydami jį atidaryti. Pasidėkite raktus į saugią vietą, ne į patį seifą (kaip buvo vieną kartą...).

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (tualeto chemija, valymo priemonės)?

Tai dažna problema. Sandėlyje visada stovi keli buteliai degiklių ar balinimo priemonių. Jos negali būti įprastame furgone be specialios leidimų knygos (ADR). Geriausia viską išmesti čia, Lietuvoje, arba vežti mažus kiekius (jei tinka į tą pačią kategoriją). Nebūkite tingūs – pervežti degio skysčio be leidimo per Vokietiją tai garantuota problema su policija.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus, jei galima sulenkti, gali likti surinkti, bet didelės lentynos, spintelės ir skydeliai turi būti išrūgšti. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra brangesnis dėl to, kad mokėjame už darbo valandas. Išmontavimas ir vėl surinkimas užima daug laiko. Užsirašykite, kuris varžtas nuo kurios lentynos, padėkite į maišelius su užrašais, kitaip surinksite pusę dienos.

Kaip su aplinkosauga (Umweltplakette)?

Į daugumą Vokietijos miestų (žaliasių zonų) negali įvažiuoti sunkvežimis be specialios raudonos-žalios ar geltonos kortelės (Umweltplakette). Be jos gausite 80 eurų baudą. Biuro perkėlimas į Vokietiją be šios kortelės yra neįmanomas dideliais miestuose. Užtikrinkite, kad transporto kompanija turi tas kortelės ant priekinio stiklo. Jos skiriasi pagal išmetamųjų dujų standartą.

Vairuotojai, laikas ir realybė kelyje

Ar vairuotojai gali dirbti naktį?

Gali, bet yra apribojimų. Tachografas viską fiksuoja. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją skubus, reikia planuoti poilsio laikus. Vairuotojas gali vairuoti 4,5 valandas, turi privalomai 45 min. poilsio. Jei jis atvyks prie jūsų naujo biudo ir jam baigsis laikas, jis privalo sustoti. Jis negali nieko padėti iškrauti, nes tachografas užfiksuoja „darbą“, o ne „vairavimą“, ir greitai sukels viršvalandžius. Planuokite atvykimą ryte.

Kas nutinka, jei vairuotojas atšaukia?

Tai blogiausia situacija. Esu matęs, kai mašina sugenda arba vairuotojas susirga. Geriausia turėti planą B – pasidarykite draudžiamąjį pervežimo atšaukimą (nors tai retas dalykas) arba turėkite pasitikėjimo tarpininku, kuris greitai suranda kitą. Pas mus, Lietuvoje, darbuotojų trūkumas didelis, todėl kartais reikia laukti.

Ar galiu važiuoti su vairuotoju?

Galite, jei yra vieta (būkų). Tačiau biuro perkėlimas į Vokietiją nėra turistinė kelionė. Vairuotojui reikia ramios, jis nori važiuoti ir užbaigti darbą. Jei jūs kalbėsite visą kelią arba prašysius sustoti kas valandą (rūkyti, valgyti), tai nėra gerai. (O jei jūsų vairuotojas – mūsų firmos, tai jis tikrai bus paslažus, bet tikrai padėsot už tai atsiprašyti). Geriausia susitikti tiesiog prie tikslo.

Ar galima sekti kur yra mašina?

Dauguma modernių firmų turi GPS sekimą. Galiu jums atsiųsti nuorodą, kur matote, kur yra biuro perkėlimas į Vokietiją jūsų krovinių. Tai ramina nervus. Ypač kai važiuojate pirmą kartą ir tikrai bijote, kad dingsta. Jei firmos tokios sistemos neturi – tai šiek tiek pasenusi firma, galvokite apie tai.

Kas su parkavimu Vokietijos miestuose?

Tai realus galvos skausmas. Vokiški miestai užstatyti, vietos nėra. Reikia iš anksto gauti leidimą ( Erlaubnisschein ) statyti mašiną ant gatvės arba paimti vietą privačiame kieme. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją vyksta be šio leidimo, gali atvažiuoti „Schlepper““ (speciali automobilinė) ir nutempti mašiną. Ir tada prasideda pinigai. Pasirūpinkite vieta iš anksto.

Ką daryti, jei daiktai pasiekė pažeisti?

Nedelsdami susisiekite su vairuotoju. Jis turi CMR dokumentą, kurio gale yra pažeidimų skyrius (Protokoll). Jei neparašote ten, kad stalo kojas laužta, vėliau teisme nieko neįrodysite. Fotografuokite viską iš karto. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra draudžiamas, bet tik tuo atveju, jei viską užfiksavote teisingai. Girtas vairuotojas neįvykio vietoje – tai mūsų klaida, bet jei jūs pats nupjovėte ranką su dėže – tai ne.

Pabaigos darbai ir smulkmenos

Ar surenkate baldus naujoje vietoje?

Taip, tai įeina į paslaugą, jei tai buvo sutarta. Mums reikia penkių šešių vyrų, kad greitai surinktume biudą. (Kartais gali užtrukti ilgiau, jei varžtų nėra, tada teka bėgioti į parduotuvę). Jei turite sudėtingų sistemų, rekomenduoju pasikviesti vietinius meistrus Vokietijoje, jie žino savo standartus.

Ką daryti su pakuotės atliekomis?

Dėžės, plėvelės, virvelės – viskas tai lieka po darbo. Geriausia, jei mes išvežame visą šiukšlių maišus su savimi atgal arba į utilizacijos punktą. Neužmeskite to Vokietijos konteinerių gatvėje – ten griežtai stebi, kas ką meta. Gali būti bauda už nelegalų šiukšlių išmetimą.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Lietuvoje tai nėra įprasta, bet Vokietijoje arba tarptautiniuose maršrutuose – taip. Tai nėra privaloma, bet jei vairuotojai padarė darbą gerai, nebuvo piktnaudžiavę ir buvo pagalbos, nedidelis arbatpinigis (pavyzdžiui, 10-20 eurų vienam) gerai pagerbia jų pastangas. Žinoma, tai jūsų pasirinkimas.

Ar priimate mokėjimais kortele?

Dauguma didelių firmų priima, bet mažos pervežėjų kompanijos pageidauja grynųjų arba pavedimu iš anksto. Biuro perkėlimas į Vokietiją brangus dalykas, todėl dažnai reikalaujame 50% avanso, kad nenuvažiuotume tuščiomis, o likutį – atlikus darbą. Pavedimas į Vokietiją gali šiek tiek užtrukti, tai taip pat verta įvertinti.

Kaip elgtis su senais biuro daiktais, kurių nebebereikia?

Jei juos norite išmesti Vokietijoje – tai brangu. Ten vežimas į šiukšlių poligoną (Wertstoffhof) mokamas. Geriau išmesti čia, prieš išvykstant, arba parduoti (parduoti duoti) kažkam. Nenusižiūrėkite, kad biuro perkėlimas į Vokietiją netaptų senių sofa pervežimu į gatvę (kas nelegalu).

Ar galima pasilikti pietų pertraukos metu?

Žinoma, vairuotojai turi poilsio laiką. Bet jei jūs norite, kad jie dirbtų be pertraukos, tai jums reikės tai papildomai apmokėti kaip viršvalandžius (pagal Vokietijos įstatymus tai gali būti brangu). Geriau leisti jiems pavalgyti ramiai, jie bus produktyvesni vėliau.

Kas daryti, jei naujame biude nėra lifto?

Tai problema. Reikia turėti planą „B“. Galima naudoti keltuvus per langą (jei leidžia), arba nešti rankomis. Nešimasis laiptais žemyn ir aukštyn ilgiau. Paskaičiuokite papildomus 2-3 valandas darbo, jei biudas ant 3 aukšto be lifto. Aš vieną kartą taip nešiau sofas per 4 aukštus... beveik neišgyvenau.

Ar turite atsarginių vairuotojų?

Nėra taip, kad laukia gatvėje. Bet jei kas nutinka, turime kontaktus tarp kitų pervežėjų. (Tikrai tikrai, ne visada tai pavyksta iš karto, bet stengiamės). Rinka šiuo metu nepakankama, tai yra problema, nekreipkite dėmesio į tuos skelbimus, kur sako, kad turime 100 vairuotojų – tai dažniausiai melas.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Būtų malonu. Tai labai lietuviškas dalykas – vaišintis svečią. Jei pateiksite arbatą ar kavą, tarpusavio santykiai taps šiltesni, ir vairuotojas gali padaryti daugiau „už nemokamai“, pavyzdžiui, pastumti spintelę į tinkamesnę vietą be to, kad ką nors paprašytumėte.

Kas jei reikia laikinai sandėliuoti daiktus?

Mūsų bazėje galite palikti daiktus savaitę-dvi arba mėnesį. Tačiau biuro perkėlimas į Vokietiją yra planuojamas procesas, todėl geriau derinti datas, kad nereikėtų mokėti už sandėliavimą. Vokietijoje sandėliavimas dar brangesnis.

Kaip elgtis su vertingu turtu (menas, brangūs paveikslai)?

Jie turi būti aprašyti individualiame sąraše ir, jeigu reikia, apdraudžiami atskirai. Paprastas krovinių draudimas nedengia ypatingai brangių daiktų. Paveikslus reikia pakuti į specialią dėžę su kartonu. Nekad juos tiesiog įmerktumėte į furgoną be apsaugos.

Ar galima keisti maršrutą važiuojant?

Galima, bet tai papildomai kainuos. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją numatytas tiesiai į Hamburgą, o jūs staiga nuspręstate, kad reikia užsukti į Hanoverį paimti kažką – tai laikoma papildomu maršrutu. Mokesčiai skaičiuojami pagal rida (km) ir vairuotojo laiką.

Ką daryti, jei vokiečiai neleidžia įvažiuoti į kiemą?

Reikia turėti telefono numerį, kur galima paskambinti. Kartais reikia parodyti CMR arba sutartį sargui. Jei sargas yra „griežtas vokietis“, kuris neduoda praeiti, tuomet mums teks laukti, kol atvyksta atsakingas asmuo iš jūsų firmos. Būkite vietoi laiku.

Ar pasitikrine mašinas prieš išvykimą?

Žinoma. Tikrinu padangas, padangas, šviesas, alyvas. (Nors kartais ir praleidžiu, jeigu vėluju, bet stengiuosi ne). Sunkvežimio techninė būklė yra būtina saugumo sumetimais, ypač tokiuose dideliuose greičiuose kaip Autobahn.

Galutinis patarimas.

Būkite kantrūs. Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai stresas, bet jei viską suplanuosite ir kalbėsite su mumis atvirai, viskas gerai sueis. Nesigirkite, jei kas nors ne taip, geriau pasakykite iš karto.

Išvada

Na, štai ir viskas, ką norėjau pasakyti. Tiesiog nepamirškite, kad biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tik daiktų nešimas, tai ir dokumentų tvarkymas, ir psikologija. Geriausia pasidarykite planą, pasikalbėkite su vairuotoju (arba manegeriu) ir būkite tikri, kad viskas įvyks. O jei kas nors klysta – tai gyvenimas, svarbiausia išspręsti problemą, o ne ieškoti kaltininkų.