Biuro perkėlimas į Vokietiją – užsakymo sąlygos, kainos ir realijos iš vidaus

Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena: biuro perkėlimas į Vokietiją niekada nevyksta taip, kaip piešia vadovai arba "idealios" nuotraukos internete. Viskas visada būna šiek tiek kitaip – kartais geriau, kartais prastiau, bet visada su niuansais. Jei jums kyla klausimų apie tai, kaip susitvarkyti su dokumentais, kiek realiai tai kainuoja ar kodėl vairuotojas vėluoja, čia rasite atsakymus. Ne iš vadovėlių, o iš realaus gyvenimo, kur kelyje pasitaiko visko – nuo sugedusio sunkvežimio iki dingusių dėžių (tikiuosi, jums nepasitaikys). Sėkimes įmonės perkėlime, nes Vokietija laukia.

Kainos, pinigai ir kontraktai

Kiek maždažiai kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Viskas čia labai judri. Prieš daugelį metų tai kainavo dvigubai mažiau, bet dabar degalai ir darbo jėga Vokietijoje... štai kodėl biuro perkėlimas į Vokietiją dabar kainuoja nuo 1.5 tūkst. euro, jei tai mažas biuras, iki tūkstančių, jei judinate visą įmonę. Kainą formuoja ne tik atstumas, bet ir tai, kiek reikia vyrų iškrovime. Vieną kartą teko pervežti mažą architektūros biurą į Berlyną – tai atėjo brangiau nei didelio sandėlio, nes reikėjo labai tiksliai elgtis su brangiais modeliais. Taigi, nėra vienos kainos.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei sumai?

Be abejo, tūris. Kiek kubinių metrų užimsite krovininį mikroautobusą ar sunkvežimį. Taip pat labai svarbu, ar reikia kelti stambius baldus ne liftu, o per laiptus – tada kainos šuoliuoja aukštyn. Dar vienas dalykas yra pako paslaugų poreikis. Jei tik pakrauname ir vežame, pigiau. Jei reikia supakuoti visus popierius į dėžes, išmontuoti ir vėl surinkti baldus vietoje – tai darbas už papildomus pinigus. Ir žinoma, degalų kainos, jos, deja, nuo mūsų nepriklauso.

Ar brangiau vežti į Miuncheną nei į mažesnius miestus?

Miunchenas yra... na, jis yra Miunchenas. Ten ne tik gyvenamasis būstas brangus, bet ir vietos parkavimui, taip pat vairuotojų atlyginimai gali būti aukštesni, jei ten reikia ilgiau užstrigti. Tačiau dažniausiai skirtumas nėra toks milžiniškas kaip manoma. Biuro perkėlimas į Vokietiją, tarkime, į Hamburgą ar į Diuseldorfą, gali atsieiti panašiai, jei atstumas nuo Lietuvos yra panašus. Skirtumas daromas vietinės rinkos kainodaros, bet ne tiek daug, kad vertų rinktis mažesnį miestą vien dėl taupymo.

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos?

Galima ir netgi reikia. Niekada neimkite darbo už "valandinį įkainį", jei nežinote, kiek tai užtruks. Geriausia, kai atvyksta ekspertas, apžiūri viską (tai vadinama vizitu), matuoja tūrį ir tada sako: "Tai kainuos X". Tada fiksuojama suma ir jei aš, pavyzdžiui, užstrigstu rūstyje dėl eismo įvykio, jums nereikės mokėti už mano praleistą laiką. Fiksuota kaina apsaugo jus, ne mane.

Ką daryti, jei pervežėjas pradeda reikalauti daugiau pinigų vietoje?

Tai yra bjaurus dalykas, bet, galiu pasakyti, kartais įvyksta. Jei numatėte, kad reikia nešti 30 dėžių, o pasirodo, jų yra 50 ar net 100, tai aišku, kaina padidės. Bet jei jis tiesiog sako "padidėjo kuras", tai tuoj pat skambinkite man arba vadovui. Geriausios pervežimo įmonės visada turi pasirašytą kontraktą su sąlygomis, kur nurodyta, kada ir kaip gali keistis kaina. Nepasirašykite tuščių lapų.

Kokią transporto priemonę rinktis – sunkvežimį ar mikroautobusą?

Jei tai tik keli stalai ir kompiuteriai, užtenka krovininio mikroautobuso (pvz., Ford Transit arba sunkesnio varianto). Jis lengviau įvažiuoja į miesto centrus, yra judresnis. Bet jei judinate visą sandėlį ar didelį "open space" biurą su dvidešimties darbuotojų daiktais, be 3,5 ar 7,5 tonų sunkvežimio su liftu nieko nebebusės. Nesenai važiavome su viena įmone į Štutgartą ir ten, dėl siaurų gatvelių, teko įsivažiuoti mažesniu transportu, o didelis stovėjo už miesto.

Ar reikia papildomai apdraudžianti krovinius?

Tai ne būtina, bet... kaip jums pasakyti. Beveik visos (tikėkimės) garbingos pervežimo įmonės turi savo transporto draudimą (CMR draudimas), tačiau jis dažniausiai dengia tik ribotą sumą, pavyzdžiui, 10 EUR už kilogramą. Jei vežate brangų serverį arba meno kūrinius į biurą, turėtumėte pasidomėti papildomu "All risk" draudimu. Vieną kartą klientas taip nepadengė brangų tapybos darbų, juos draskant kilimui, ir iš viskas baigėsi teisme. Geriau užtikrinti galvą.

Kiek laiko trunka toks kelias?

Į Vokietiją važiuojama greitai, jei nėra eismo įvykių. Iš Vilniaus į Berlyną arba Hamburgą tai apie 12–14 valandų važiavimo. Tačiau neapsimokėkite, kad tai viena diena. Reikia įsivaizduoti pakavimą, įkrovimą (Lietuvoje), iškrovimą (Vokietijoje) bei grįžtamojo kelio. Pilnas procesas trunka nuo 2 iki 4 dienų, priklausomai nuo to, ar tai "paleidimas ir važiuojam", ar kompleksinis paslaugų rinkinys su montavimu.

Ar reikia mokėti PVM (Pridėtinės vertės mokestį)?

Jūs, kaip paslaugos gavėjas (Lietuvos įmonė), mokate PVM pagal Lietuvos įstatymus, jei pervežėjas yra iš Lietuvos. Jei pasamdate Vokietijos firmą, tai gali būti atvirkščiai – Vokietijos PVM (19 proc.), bet tada turi būti PVM mokėtojo kodas ES ir t.t. Geriausia pasikalbėti su buhalteriu, aš tuo daugiau nesivaraučiu, tiesiog žinu, kad tą sąskaitą faktūrą reikia kažkur paduoti. Vokietijos sąskaitos kartais būna sudėtingesnės.

Kas nutinka su technika – serveriais, kompiuteriais?

Tai pati jautriausia dalis. Biuro perkėlimas į Vokietiją be technikos yra neįsivaizduojamas, todėl kompiuteriai turi būti ne tik išjungti, bet ir (idealizuotai) supakuoti į originalią pakuotę. Serverius rekomenduoju patikėti specialistams, kurie juos "išjungia" tinkamai. Nesenai teko girdėti, kad viena firma taip greitai išjungė serverius be užkrovos, kad vėliau jų nepavyko įjungti tris dienas. Prarastas laikas – prarasti pinigai.

Pasiruošimas, dokumentai ir "buitinės" smulkmenos

Kiek laiku iš anksto reikia kreiptis?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealus variantas – mėnuo ar bent dvi savaitės. Jei skambinate sekmadienį ir sakote "reikia trečiadienį važiuoti", tai arba kaina bus kosminė, arba niekas nesiruoš. Geras ekspertas turi turėti laiko planuoti maršrutą. Ypač jei biuro perkėlimas į Vokietiją numatomas šiltuoju metų laiku, tai vairuotojų trūksta visiems, ne tik mums. Taip pat reikia užtikrinti, kad naujieji patalpai būtų paruošti priimti.

Ar jūs (pervežėjai) pakuodate, ar aš pats?

Darykime taip: jei norite sutaupyti nervų, mes pakuojuome. Jei norite sutaupyti pinigų, pakuojuoja jūsų darbuotojai. Tik žiūrėkite, kad jie nenaudotų senų, suplyšusių prekių dėžių iš parduotuvės, nes tokios dėžės sugenda po keliasdešimt kilogramų krovinio. Mums turi būti aišku, kur kas yra. Kai pakuojame mes, užrašome inventorinį sąrašą ir numetuome etiketes ant kiekvienos dėžės.

Kokias dėžes ir medžiagas geriausia naudoti?

Standartinės judesių dėžės (tokios su skylutėmis), kurios laiko apie 20–30 kg. Jos lengvai nešamos, nepaslysta. Stalai ir kėdės dedamos į specialias gobelenus (blanketus), o ne į dėžes. Būtina naudoti lipdukus "FRAGILE" (lengvai sudužama). Ir vienas dalykas – nenaudokite plastikinių dėžių (kaip "Kuber" ir panašiai), jos yra šlipios, kai viena ant kitos dedamos, tai keletas dėžių su dokumentais gali nukristi vairuotojui stabdant.

Ar tikrai reikalingas inventorinis sąrašas?

Vokietijoje? Tikrai. Ypač jei kelyje sustoja policija arba muitinė (nors ir ES riba, tačiau kontrolės būna). Inventorius padeda ne tik saugoti daiktus, bet ir greitai surasti reikalingus dalykus iškrovus. Be to, jei dingsta kažkas (kaip minėtas dėžės atvejis), sąrašas yra pagrindas reikalavimo draudimo kompanijai. Jis turi būti tikslus, o ne "knygų dėžė" – turi būti nurodyta, kiek ir kokių.

Kas daryti su svarbiais dokumentais?

Geriausiai juos vežti su savimi (su vadovu) atskirai, o ne krauti į bendrą krovininį automobilį. Nėra nieko blogiau, jei reikia pasirašyti sutartį Vokietijoje tą patį dieną, o dokumentai su keliais tūkstančiais kitų lapų dingsta arba užstrigsta pasienyje. Dokumentai – tai jūsų verslo širdis, juos saugokite kaip akis. Viską kitą galima atstatyti, o originalius sutartis ne.

Ar reikia išjungti techniką prieš pakavimą?

Absoliučiai taip. Ne tik išjungti, bet ir ištraukti laidus. Vieną kartą buvo toks atvejis, kad kompiuteriai buvo palikti įjungti "Miegos" režime, o kelionės metu supylėsi dėžė su vandeniu... Na, jūs supratote. Technika turi būti atvėsusi prieš dedant į dėžę, kad viduje nesusidarytų kondensatas. Ypač tai svarbu serveriams ir dideliems spausdintuvams.

Ką daryti su gaisrinėmis saugos spintomis?

Jos yra sunkios kaip pragare. Jose negalima laikyti nieko, kas neįleistą į jas, nes darbuotojai, kurie jas nešioja, gali susižaloti nugarą. Prieš perkėlimą reikia ištuštinti spintą, užrakinti duris (pavogtų dokumentų nereikia) ir pervežti ją kaip atskirą, labai sunką daiktą. Kartais reikia net specialios technikos, jei spinta yra aukščiau nei pirmas aukštas be lifto.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus, lentynas, didelius sekcijas. Paliekame tiktai tas dalis, kurios nėra išardomos (pvz., sėdimosios dalys kėdžių, jei jos nesikelia). Išmontavimas sutaupo vietos automobilyje (taip sutaupote pinigų) ir apsaugo baldus nuo pažeidimų. Kas be to, per siaurus duris nepraeis surinktas didelis konferencijų stalas, tai bevariant aišku – reikia atsukti varžtus.

Kaip elgtis su augalais ir žaliava?

Žinoma, biuras be augalų atrodo liūdnai, bet juos pervežti labai sunku. Jei tai didelės vazoninės gėlės, tinka, bet ne per žiemą. Jei šalta, jos gali užšalti kelyje. Be to, žemė turi būti sudėta į maišus, kad nepiltųsi ant kitų dėžių (kaip jau minėjau, tai buvo viena bjauriausių situacijų, su purvu ant dokumentų). Vokietijoje taip pat yra griežtos taisyklės dėl kai kurių augalų importo, nors per ES ribas dažniausiai praeina.

Vokietijos niuansai, rizikos ir problema

Ar yra kokių nors apribojimų Vokietijos miestuose?

Oh, taip. Vokietija yra griežta. Yra miestų zonos, kurioje negali važiuoti sunkvežimiai (Umweltzone). Jums reikės "Umweltplakette" – žaliosios kortelės ant stiklo. Be jos gausite didelį baudą. Taip pat yra apribojimų važiavimui naktį ir švenčių dienomis. Planuodami biuro perkėlimą į Vokietiją, būtinai pasakykite adresa, kad mes galėtume pasirinkti leistiną maršrutą, o ne važiuotum užkeliuose.

Ką daryti su parkavimu ties pat biuru?

Čia yra didžiausias galvos skausmas. Vokietijoje vietos nėra. Reikia iš anksto (savaitę-dvi) gauti leidimą iš miesto savivaldybės (Verkehrsbehörde) statyti laikiną "No Parking" ženklą arba užimti vietą. Jeigu tiesiog sustosite ant "purpurinio" takų, automobilį gali nutempti, o jūs liksite su dėžėmis ant gatvės. Tai papildomi rūpesčiai, bet būtini.

Ar sunku pravažiuoti muitinę (nors ir ES)?

Techniškai tai nebe muitinė, o tik pasienio kontrolė. Jei viskas tvarkingai – CMR kontraktas, sąrašai – nieko nebera. Bet jei automobilyje yra kažkas, kas neatitinka sąrašo arba atrodo įtartai (pvz., daug technikos be dokumentų), gali užtrukti. Aš asmeniškai visada pasitikiu, kad viskas tvarkinga, nes neradau nieko blogesnio už laukimą pasienyje su pilna mašina, kai vairuotojui pradeda trūkti vairavimo laiko.

Ar reikia specialių leidimų darbuotojams?

Jūsų darbuotojams, jei jie tiesiog važiuoja savo automobiliais, ne. Jei jie važiuoja su mumis kaip "pagalbiniai vyrai" (ypač jei tai ne ES piliečiai), gali prireikti leidimų dirbti Vokietijoje (arba deklaravimo). Tai yra labai delicatiška zona. Geriau, kad visą fizinį darbą atliktų mūsų įmonės komanda, o jūsų žmonėtų tik prižiūrėtų. Taip išvengsite problemų su Vokietijos inspekcija.

Kas daryti, jei prekės pažeistos pervežimo metu?

Pirmiausia – nefotografuokite tik pažeistą daiktą, bet ir aplinką (pakuotę), kad matytųsi, kaip tai buvo supakuota. Tuomet skambinkite mums. Esu girdėjęs istorijų, kai klientai patys daužė daiktus iškraunant ir kaltino vairuotojus. Bet jei mes kalti – mes atsilyginame pagal draudimo sąlygas. Svarbu tai nušviesti tuoj pat, o ne po mėnesio, kai jau viskas pamiršta.

Ar jūsų komanda padeda iškrauti ir sudėti vietose?

Taip, tai mūsų darbas. Ne tik išmesti iš mašinos, bet ir, jei sutarta, nunešti į konkrečius kabinetus. Kartais netgi padedame sudėti stalus ant kojų (nors tai ne mūsų pagrindinė kompetencija, mes esam "stiprūs nugaroje", o ne baldų surinkėjai, bet paprastus dalykus sutvarkome). Vokietijos darbuotojai dažnai stebisi, kiek greitai mes dirbame – litai verčia dirbti greičiau.

O jei reikia palikti dalykus sandėlyje kelias dienas?

Tai įmanoma. Mes vadiname tai "sandėliavimas tranzitu". Kaina paprastai skaičiuojama už kiekvieną pradėtą dieną už mašinos vietą. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją įvyksta antradienį, o į naujas patalpas galite įeiti tik penktadienį, mes laikome daiktus pas save arba sandėliuje Vokietijoje. Svarbu tai pasakyti iš anksto, kad mes neužsiimtume kita kita užduotimi.

Ką daryti su biuro šiukšlėmis ir nebereikalingais daiktais?

Nesivežkite jų! Vokietijoje atliekų utilizavimas yra labai brangus ir griežtai reglamentuotas. Jei bandysite išmesti biulo šiukšles į vokišką konteinerą (kurį moka vietiniai gyventojai), gausite didelę baudą. Geriau viską nebereikalingą išmesti Lietuvoje prieš išvykdami. Priešingu atveju, mes galime pasiūlyti utilizavimo paslaugą Vokietijoje, tai kainuos, bet legalu.

Ar yra kažkokių "pavojingų" dalykų, kurių negalima vežti?

Žinoma, cheminius reagentus (jei jūsų laboratorija), degias aerozolius (daugiau kaip nustatyta), tūkstančius litrų alkoholio (be licencijos). Tai nebe biuro perkėlimas į Vokietiją, o chemikų reikalas. Paprasti biuro reikmenys – popierius, spalvotoji lazerinė spausdintuvo toneriu kasetė (jei neperplėšta) – viskas tvarkosi. Bet jei turite kažką, kas gali sprogti ar užsidegti, praneškite iš anksto.

Kokios yra dažniausios problemos su klientais?

Klientai dažnai "užmiršta" papasakoti apie tai, kad jie turi rūsį pilną daiktų, arba kad biuras yra 5 aukšte be lifto. Tai sukelia nenumatytas sąnaudas. Taip pat, kartais klientai bando "paslėpti" papildomus krovinius, kad nemokėtų daugiau. Aš turiu 20 metų patirties, aš matau tūrį akimi. Geriau būkite sąžiningi, ir mes rasime kompromisą. Paslėpti daiktai visada iškyla, tik tuomet, kai jau nėra vietos mašinoje.

Ar tikrai verta rinktis brangesnę firmą?

Dažnai klausiate. Žiūrėkite, brangia kaina dažnai paslėpta draudimo, patirties ir garbės. Pigios firmos dažnai dirba "be dokumentų", su senais automobiliais, kurie gali sugesti kelio viduryje. Vieną kartą teko gelbėti klientą, kurio mašina su visa įranga užsidegė autostradoje A9 (nors tai nebuvo mūsų mašina). Užtikrintumas kainuoja, bet tai sutaupo nervus ir, tikėtina, pinigus ilgainiui.

Kas daro įtaką transporto pasirinkimui?

Be tūrio, tai adreso specifika. Ar gali prieiti 40 pėdų priekaba? Ar tik 7,5 tonų sunkvežimis? Ar mieste yra tiltai su aukščio apribojimais? Kartais teka važiuoti keliomis mažomis mašinėlėmis vietoje vienos didelės. Tai padidina darbo laiką ir kainą. Bet geriau taip, nei neišvažiuoti iš kiemo, įvažiavus į jį.

Kaip elgtis, jei Vokietijos pusėje niekas nepasirodo iškrauti?

Tai būna. Jūs atvykstate, o vadovas užšaldė lėšas arba pamiršo. Mes tada laukiam. Jei laukiama ilgiau nei 2 valandas, gali būti paskaičiuojama laukimo mokestis vairuotojui. Vokietijoje darbo laikas labai griežtai stebimas (tachografai). Mes negalime tiesiog "palaukti" be aktyvumo, tada reikia pradėti poilsio laiką, o tai sukelia vėlavimus. Reikia koordinuoti.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai - taip, jei tai nedidelės kiekis (pavyzdžiui, keli krepšiai). Tačiau juridinis skirtumas tarp verslo krovinio ir asmeninio turto yra didelis, jei įvyksta incidentas arba kontrolė. Geriau tokias dėžes pažymėti kaip "Asmeninis daiktas" sąraše ir išskirti. Negerai, kai verslo knygos maišosi su vadovo keptuvėmis.

Kokie yra mokėjimo terminai?

Daugeliu atvejų reikalaujame avanso (30–50 proc.), kad užtikrintume, kad klientas "išnyks" ne prieš pat išvykimą. Likusią dalį padengiate gavus prekes vietoje arba per kelias dienas po įvykdyto paslaugos. Esu matęs atvejų, kai po perkėlimo klientai ilgai nedengė sąskaitų, todėl dabar esame griežtesni. Pasitikėjimas – tai dvišalis kelias.

Ar padedate su vietiniais (Vokietijos) tiesioginiais ryšiais?

Kartais reikia pagalbos iš vietos. Žinome keletą partnerių Vokietijoje (Frankfurte, Miunchene), kurie gali padėti su sandėliavimu arba "last mile" (paskutinis kilometras) pristatymu, jei mes negalime važiuoti dideliu sunkvežimiu į senamiestį. Tai užtikrina sklandų biuro perkėlimą į Vokietiją be logistinią spragų.

Išvada

Galiausiai, viskas susumuojama ne į kainą, o į jūsų ramybę. Gerai suplanuotas biuro perkėlimas į Vokietiją gali vykti be jokių trikčių, net jei kelyje pasitaiko mažų nenuostatų. Pasitikėkite savo pervežėju, bet ir nebijokite klausinėti, klausinėti dar kartą. Vokietija laukia jūsų verslo, o mūsų darbas yra padaryti taip, kad ten atvyktumėte su pasididžiavimu, o ne su nusivylimu dėl sugadintų stalų.