Biuro perkėlimas į Vokietiją – transporto sprendimai verslui: kaip išlikti sveikam

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt tris metus. Būna, kad vaikščioju po sandėlius, kai laikrodis rodo 3 valandos naktį, ir galvoju, kodėl gyvenime pasirinkau būtent šitą pragarą, o ne, tarkim, floristą. Bet kai matau, kaip sėkmingai užbaigiamas sudėtingas projektas, suprantu, kad verta. Pastaruoju metu dažnai gaunu klausimų apie biuro perkėlimą į Vokietiją – transporto sprendimai verslui. Visiems atrodo, kad tai tiesiog įsikrauna dėžės į furgoną ir važiuoja, tačiau realybė yra daug grailesnė (ir pavojingesnė). Jei norite išvengti to, kad jūsų brangūs serveriai taps rąstų statinių dalimi, geriau pasiklausyti to, kas turi randą ant galvos, o ne tik puikų marketinginį tekstą svetainėje. Kalbėsime tiesiogiai.

Pasiruošimas ir planavimas (Ką reikia žinoti prieš išvykstant)

Kada tiksliai reikia pradėti ruoštis perkėlimui?

Nesakykite man, kad pradėjote planuoti prieš savaitę. Tai būtiniausias žingsnis. Idealus laikas – mažiausiai mėnuo, o jei kalbame apie biuro perkėlimą į Vokietiją – transporto sprendimai verslui su dideliu kiekiu technikos, tai geriau dvi. Turite ne tik susirasti pervežėją, bet ir sudaryti detalią inventoriaus sąrašą, bei sutarti su darbuotojais dėl asmeninių daiktų. Viena kartą teko matyti, kai įmonė pradėjo dėžiotis darbo dienos metu, ir vėliau pusė dokumentų dingo (nors turbūt juos tiesiog išmetė į šiukšles sukaupęs nervas).

Ar tikrai reikalingas inventorius?

Be abejo. Dauguma klientų mano, kad jie žino, ką turi, kol pradeda dėti ant svarstyklių. Inventoriaus sąrašas ne tik padeda apskaičiuoti tūrį, bet ir yra būtinas draudimo atžvilgiu. Jei dingsta kažkas kas nebuvo užrašyta, draudikas vos nenuleis rankų. Geriau praleisti papildomą vakarą su pieštuku rankoje, nei vėliau gaišti mėnesį ginčijamasis su kompanija dėl dingusio projektoriaus.

Kas daryti su paslaptimis ar konfidencialiais dokumentais?

Čia tikrai reikia pagalvoti galva. Negalima tiesiog mesti visko į dėžes ir tikėtis geriausio. Aš visada patariu arba vežti juos asmeniškai (jei telpa), arba naudoti specialiai užrakintas dėžes su serijiniais numeriais. Turime pasirašyti perdavimo aktą. Prisimenu vieną atveją, kur klientas pamiršo banko duomenis paprastoje dėžėje, ir mes visą naktėjojome pasienio punkte, kol aiškinomės, kas čia per "pavojingas krovinių". Buvo baisiai įniršęs vadybininkas (teisingai).

Ką daryti su IT įranga ar serveriais?

Tai yra pati jautriausia dalis. Negalima juos tiesiog išjungti ir įmesti į furgoną kaip bulvių maišą. Serveriai turi būti išmontuoti profesionaliai, sutvarkyti kabeliai (vėliau dėka Dievo padėk juos susivelti atgal). Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja ypatingo dėmesio technikai. Geriau pasamdyti IT specialistą, kuris "išpakuos" visą tai vienoje vietoje ir surenka kitoje, o ne klausti vairuotojo, kuris moka pakrauti, bet nežino kas yra "routeris".

Ar galima vežti augalus ir jų reikia?

Vokietija yra griežta šalis dėl fitosanitarinių taisyklių. Mažus augalus dar kaip nors praeina, bet jei turite didelę palmę kampus, gali būti problemų sienoj. Reikia turėti specialius sertifikatus, o tai kainuoja ir užtrunka. Dažniausiai patariu palikti senus augalus kolegoms dovanai ir nusipirkti naujus Berlyne, ar kur bebūtumėte. Nerašykite man vėliau, kad nesakiau – paprasčiau taip.

Vokietijos specifika ir logistika (Kas laukia kelyje)

Ar sunku rasti vietą sunkvežimiui Vokietijos miestuose?

Labai sunku, ypač miestuose centruose. Vokietija turi griežtas taisykles, kur ir kada gali stovėti sunkvežimis. Dažnai reikia specialių leidimų (Stellplatzgenehmigung), kuriuos reikia kreiptis į savivaldybę iš anksto. Nebandykite tiesiog "užšokti" prie durų, nes greitai atvažiuos policija ir paskirs baudą. Baudos ten tokios, kad už jas galėtum nusipirkti tiek pat augalų, kuriuos norėjai nuvežti.

Kaip su "Umweltplakette" (ekologine kortele)?

Tai būtina dalykas. Be šios kortelės (žalios arba kitos spalvos, priklausomai nuo emisijų) negalivažiuoti į daugumą miestų centrų. Jei vairuotojas jos neturės – vėl bauda. Mes visada tikriname, ar mūsų vairuotojai turi šias korteles, nes biuro perkėlimas į Vokietiją – transporto sprendimai verslui turi būti be staigmenų. Kartais netiksliai žinau, kuriame mieste kokia zona galioja, tai geriau dukart patikrinti prieš išvykstant.

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Priklausomai nuo to, kur kelyje būsite. Iš Vilniaus iki Berlyno tai maždaug 12-14 valandų važiavimo be stabdymų. Tačiau su stabdymais (pailgintos poilsios pertraukos yra privalomos!), tai gali užtrukti ilgiau. Jei reikia parduoti krovinius keliose vietose, skirkite bent dvi dienas. Neskubėkite – pavojingiausias dalykas kelyje yra pavojingas nuovargis.

Ar reikia mokėti už kelių mokesčius (Maut)?

Žinoma, Vokietijoje visi sunkvežimiai, sunkesni nei 7,5 tonos, privalo mokėti Maut. Tas suma priklauso nuo atstumo ir emisijų klasės. Tai ne mažos pinigai, todėl įsitikinkite, kad šie mokesčiai įtraukti į jūsų sutartį, arba bent jau būsite apie tai informuoti. Nenorėčiau, kad paskutinę kilometrą vairuotojas pareikštų, kad "pinigai baigėsi" ir laukia mokėjimas.

Kas dėl darbo laiko taisyklių (Lenkų ir vokiškų)?

Vokietai yra griežti dėl taisyklių, o lenkai (dažni mūsų vairuotojai) turi savų niuansų, bet visuomeninės transporto priemonės turi laikytis ES taisyklių. Vairuotojas negali vairuoti 10 valandų iš eilės be poilsio. Jei bandysite jį spausti, jis tiesiog sustos priešais policijos postą (ir gerai padarys). Planuokite atstumus protingai.

Ar keičiasi kalbos problema?

Nebent jūsų vairuotojas kalba vokiškai (kas retas), gali kilti nesusipratimų su vietiniais saugotojais arba užsakovais. Patariu turėti kontaktinį asmenį Vokietijos pusėje, kuris kalba vokiškai arba angliškai, arba pasirūpinkite vertėju. Buvome situacijoje, kur vairuotojas bandėai paaiškinti, kur reikia važiuoti rankomis ir kojomis, o vokiečiai tik nustebę žiūrėjo. Buvo smagu stebėti, bet neefektyvu.

Kainos ir biudžetas (Neklauskite, kiek kainuoja "apytiksliai")

Nuosavas transportas ar paslaugų įmonė?

Jei turite vos kelias dėžes, nuomokite furgoną ir važiuokite patys. Bet jei kalbame apie pilną biuro perkėlimą į Vokietiją – transporto sprendimai verslui, tai geriau pasinaudoti profesionalia kompanija. Kodėl? Nes jei suviršinate furgono gervą arba užkliūnite apie šviesoforą, draudimas nebus padengęs (jei neturite tinkamo verslo draudimo). Profesionalai turi atsakomybės draudimą.

Ar brangu yra įrangos nuoma (keltuvai, kėdės)?

Tai priklauso nuo jūsų biuro aplinkos. Jei turite didelius liftus – puiku. Jei ne – reikės keltuvo su hidrauline rankena arba specialių juostų. Tai papildomas kainos elementas, tačiau jis išgelbės jūsų darbuotojų nugaras. Negirdėkite to, kas sako, kad "mes pakelsime rankomis", tai tikras budelis.

Kokios vidutinės kainos?

Noriu pasakyti, kad nuo 2 eurų už kilometrą, tai butaforija. Viskas priklauso nuo tonižavimo, kuro kainos (kur šokinėja kaip nori), ir vairuotojo darbo. Už pilną furgoną su keliomis darbo valandomis vietoje gali tekti mokėti nuo tūkstančio iki kelių tūkstančių eurų. Nebijokite klausti detalesnio sąskaitos fakcūros (išpardavimo), kad matytumė, kur eina pinigai.

Ar taip pat reikia mokėti už iškrovimą?

Įprastai taip, nebent sutarta kitaip. Vairuotojas ne robotas ir jis turi teisę gauti atlyginimą už darbą. Kai kurioms kompanijoms įkrovimas įtrauktas, bet iškrovimas Vokietijoje (jei tai užsienio vairuotojas) gali būti įkainojamas atskirai, nes tai laikoma papildoma paslauga. Sutarkite tai prieš kelionę, kad nebūtų nemalonumo paskutinę momentą.

Galima kainą sumažinti tuo, kad patys įsikrausime?

Galima, tačiau rizikuojate. Jei sugadinate kažką pakrovimo metu, arba blogai užfiksuojate būklę, vėliau neįrodysite, kad nebuvo sugadinta vėliau. Be to, vairuotojas gali atsisakyti vežti jei dėžės užimamos ne saugiai. Aš visada sakyčiau – leiskite specialistams susirūpinti kroviniu, o jūsų komanda tegul dirba savo darbą, o ne nešioja stalus.

Ar gali būti paslėptų mokesčių?

Deja, taip. Yra įmonių, kurios kainuoja "nuo" o paskui prideda mokesčius už benzininę piliavietę, už palūkanas, už "nepavykus" išsikrauti laiku. Pasidomėkite įmonės reputacija. Jei kaina atrodo per gera ir tris kartus mažesnė nei rinkoje – tai tikrai yra kažkas negerai. Nėra nemalonaų picų šioje srityje.

Dokumentai ir legalumas (Boring but important)

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Svarbiausias yra krovininio transporto sutartis (CMR sąvadas). Be jo jūs neturite įrodymų, kad ką nors perdavėte pervežėjui. Taip pat reikia inventoriaus sąrašo su pasirašymais (prieš ir po). Jei vežate techniką su numeriais – užrašykite juos. Dokumentai yra jūsų draugas, nors ir erzina juos rūšiuoti.

Ar reikalingas draudimas?

Būtinai. Yra pagrindinis draudimas (privalomas), tačiau jis dažnai apmoka labai mažą sumą už kilogramą (pvz., 10 EUR/kg). Jei vežate brangų serverį, sveriantį 20 kg, gausite tik 200 eurų, jei jis suirus. Reikia papildomo (All Risk) draudimo vertei, jei daiktai brangūs. Biuro perkėlimas į Vokietiją – transporto sprendimai verslui neapsieina be rizikos valdymo.

Kas daryti, jei įvyksta įvykis kelyje?

Pirmiausia – nedarykite panikos. Skambinkite pervežėjui, pasirašykite įvykio protokolą su vairuotoju (jei įmanoma), nufotografuokite žalą. Neskubėkite nieko keisti vietose. Vėliau reikės pateikti pretenziją draudimo kompanijai. Kuo daugiau įrodymų tuo geriau. Būna, kad klientai nori viską išmesti iš furgono iškart – to nedarykite, kol neįvertinote žalos.

Ar reikia deklaruoti daiktus muitinėje?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES, tai dažniausiai nereikia (jei tai ne prekybinis krovinių pardavimas). Tačiau jei daiktai yra nauji ir jų vertė didelė, arba jie priklauso tam tikroms apribotosioms prekėms (alkoholis, tabakas, didelės technikos kiekiai), gali būti tikrinimų. Geriau turėti PVM sąskaitas, kad įrodytumėt daiktų kilmę. Vieną kartą mus sulaikė dėl "gamyklinės technikos", nes klientas neturėjo dokumentų, kad tai ne prekybai.

Ar galima vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

Tai yra pilnas "grey zone" (pilka zona). Formaliai, verslo perkėlimu negalima vežti asmeninių daiktų (drabužių, žaislų), nes tai laikoma paslėpta prekyba arba nelegaliu pervežimu. Draudimas taip pat neapsaugos. Geriau pasakykite darbuotojams, kad susiranda savo būdą, kaip nuvežti savo daiktus, arba tai užrašyti kaip "neapibrėžtas krovinys" (nerekomenduoju!).

Realios problemos ir patarimai iš praktikos (Gyvenimas)

Kas nutinka, jei vairuotojas suserga arba sugenda mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Turėtų būti planas "B". Gera įmonė turi galimybę išsiųsti kitą furgoną arba pasamdyti pagalbinę techniką vietinių pervežėjų Vokietijoje. Užtikrinkite, kad jūsų sutartyje yra punktas apie atsakomybę tokiais atvejais. Nenorite, kad jūsų biuras stovėtų kieme priešais sandėlį tris dienas.

Ar dažnai įvyksta įvykių su technika?

Ačiū Dievui, nedažnai, bet įvyksta. Dažniausiai tai ne eismo įvykiai, o sugadinimas pakrovimo/iškrovimo metu. Netvarkingi keltuvai, slydantis grindų įrankis. Ruošiantis biuro perkėlimui į Vokietiją – transporto sprendimai verslui tikriname įrangą, bet ne visi taip daro. Patikrinkite, ar įmonė turi naują techniką, ar ne sovietmetinę "rūsio" grožybę.

Kaip pasirinkti patikimą partnerį?

Nesinaudokite pirmu paieškos rezultatu "pigiausias pervežimas". Skaitykite atsiliepimus, klauskite kolegų. Pažiūrėkite, ar jie turi tinklalapį, ar atrodo profesionaliai. Jei jums atsiliepia per vėlai arba kalba beveidžiai – bėkite. Patirtis moko, kad pigiausias variantas paprastai baigiasi brangiausiai.

Ką daryti su šiukšlėmis po perkėlimo?

Vokietijoje šiukšlių išvežimas yra griežtai reglamentuotas. Negalima tiesiog užmesti visko į pirmą konteinerį kieme. Reikia atskirti popierių, plastiką, elektroniką (WEEE). Vokietai labai mėgsta tvarką. Dar kartą primenu – palikite nereikalingus dalykus Lietuvoje, nes jų išvežimas iš Vokietijos kainuos brangiau nei naujų pirkimas.

Ar verta su savimi vežti senus baldus?

Maniškai – ne. Perkėlimas yra puikus šansas atsikratyti seno, subyrėjusio baldyno. Vokietijoje galite nusipirkti naudotų arba naujų baldų vietinėse parduotuvėse, ir tai bus pigiau ir greičiau, nei vežti sulūžusią sekciją per visą Europą. Logistika nėra labirintas, bet kartais protingiau nunešti senus daiktus į šiukšliadėžę (žinoma, rūšiuojamai).

Ar gali padėti vietiniai darbuotojai iškrovimo metu?

Gali, jei sutarta su draudimu. Bet dažniauiau jų pagalba nereikalinga, jei yra profesionali komanda. Vietiniai gali tik trukdyti arba sužeisti save, todėl geriau leisk jiems dirbti (jei jie jau dirba naujame biure) o krovą palikite profesionalams. Saugumas pirmiausia.

Kas daryti, jei naujieji patalpos nebaigtos remontuoti?

Tai klasika. Pasirodote su dėžėmis, o čia dar dažoma grindys. Turite turėti su numatyta laikina vietą sandėliavimui (gali būti tas pats furgonas su papildomu mokesčiu). Užtikrinkite, kad remonto rangovas nenuvažiuoja paskutinę minutę. Buvome tokiame biure, kur reikėjo krauti dėžes ant vienas kitos, nes nebuvo net kur pastatyti kojos.

Ar galiu kontroliuoti procesą realiu laiku?

Dauguma modernių įmonių siūlo GPS stebėjimą. Tai ramina nervus. Galite matyti, kur jūsų biuras dabar yra – ar jau jaujo priešais Frankfurto skyscraperį, ar vis dar stovi prie kavos Lietuvoje. Naudokitės tuo.

Ar tiesioginis kontaktas su vairuotoju svarbus?

Labai svarbus. Duokite jam savo numerį. Jei jis nešvarioje vietos (neaišku, ką aš čia parašiau, turi omenyje neaiškios vietos), jei jis neina susirasti adreso, jis gali paskambinti jums, o ne stovėti ir pykti. Geras ryšys padeda išvengti nesklandumų.

Kaip elgtis su neapykantomis kaimynais?

Vokietijoje kaimynai gali būti griežti dėl triukšmo. Jei planuojate iškrovą sekmadienį rytą – gausite skundą. Siderkite iškrovą darbo laiku ir informuokite kaimynus iš anksto (jei tai mažas miestelis). Nereikia jų erzinti jau pirmąją dieną.

Ar verta duoti arbatpinigių vairuotojams?

Lietuvoje tai nėra įprasta, tačiau Vokietijoje (ar jei vairuotojas iš vakarų šalių) tai gali būti vertinama. Tai nėra privaloma, tačiau jei jums padarė gerą darbą, padėjo su sunkiomis dėžėmis arba dirbo ilgiau nei planavo – mažas "padėka" (10-20 eurų) pagerins jusų ryšius. Žmonės yra žmonės.

Išvados (Trumpai ir aiškiai)

Visai nesvarbu, ar perkéliate mažą startuolį, ar didelę korporaciją, biuro perkėlimas į Vokietiją – transporto sprendimai verslui visada yra iššūkis. Nėra vieno universaliaus recepto, nes kiekviena situacija yra unikali – kaip ir ta problema su liftu, kurio raktas pasidarė neaišku kur (tikrai ne mano kaltė). Svarbiausia yra pasiruošimas, dokumentai ir pasitikėjimi savo partneriais. Neklauskite tėvų kaimyno, kuris kažką kada nors vežė, pasiklauskite profesonalų. Ir atsiminkite – geriau praleisti porą savaičių planuojant, nei mėnesį spręsti problemas. Sėkmės kelyje (ir vokiškai "Viel Erfolg")!