Biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis papildomomis paslaugomis: Vadovas be reklamų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir, pasakyti tiesą, mačiau viską. Nuo to, kaip vairuotojai praranda dokumentus pasienyje, iki to, kaip įmonės bando įsivertinti serverius kaip „senus biuro kėdes“ (nerekomenduoju). Biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis papildomomis paslaugomis – tai ne tik tiesiog krovinių vežimas, tai tikras nervų išbandymas, jeigu žinai, ką turiu omenyje. Vokietija yra tvarkinga, bet jų tvarka kartais mums atrodo kaip visiškas chaosas, ypač kai kalba eina apie biurokratiją. Štai kodėl nusprendžiau parašyti šią „girą“ – ne kaip reklamos specialistas, o kaip vyras, kuris turi rūkyti rankas nuo tuščių dėžių. Jei planuojate kelionę į Vokietiją, geriausiai pasiruoškite, o aš pasakysiu, kaip iš tikrųjų viskas vyksta ant žemės.

Kainos ir pinigai (kas visada domina)

Kiek tai man kainuos apytiksliai?

Žinoma, klausimas, kurį girdžiu kiekvieną kartą. Sunku pasakyti tiesiai skambučio pradžioje, nes kaina priklauso nuo pervežamo tūrio, tačiau biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis papildomomis paslaugomis paprastai prasideda nuo kelių tūkstančių eurų, jei kalbame apie vidutinę įmonę. Turiu omenyje, jei reikia išmontuoti baldus, supakuoti viską į dėžes, vežti į Berlyną ar Miuncheną ir ten viską padėti atgal. Negaliu pasakyti tikslios sumos be matavimų, bet pasakykime taip – pigiau nebus, jei norite, kad technika neišlūžtų.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Paslėptų – ne, bet apie kurias dažnai pamirštama – taip. Pavyzdžiui, jei Vokietijoje reikės specialios leidimo transporto priemonei įvažiuoti į miesto centrą (Environmental Zone – uždrausta zona), tai papildomai kainuoja. Dar vairuotojams reikia mokėti nakvynes, jei kelias trunka ilgiau nei įprasta. Kartais klientai stebisi, kodėl sąskaitoje yra eilutė „kelių mokesčiai“ arba „feribro bilietas“ (jei važiuojame per Skandinaviją), bet tai realios išlaidos, ne mūsų išgalvojimas.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Atsakymas paprastas: laikas ir kompleksiškumas. Jei jums reikia perkelti biurą penktadienio vakarą ir viską padaryti prieš pirmadienio rytą, tai kainaus dvigubai. Dar vienas dalykas – aukštas pastatai. Jei Vokietijoje nėra lifto (o tokių dar yra senesniuose pastatuose), o reikia nešti stalus per penktą aukštą, tai darbo valandas skaičiuosime kaip „sunkų krovimą“. Ir taip, biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis papildomomis paslaugomis įtraukia ir tai, kad mūsų darbuotojai turi fiziškai atlaikyti tokį krūvį.

Ar galima sumokėti atidėliai?

Sąžiningai sakant, su naujais klientais retai kada imame riziką. Esme tokia, kad mes pasirašome sutartį, reikalaujame avanso (paprastai 30-50 proc.), o likutį – pristatymo metu arba iš karto po jo. Esu matęs situacijų, kai įmonė atsisako mokėti, nes „dėžės buvo įbrėžtos“, nors pačios įmonės darbuotojas jas taip padėjo. Mums reikia užtikrintumo, kad mums nebus dirbama be atlyginimo.

Dokumentai ir Vokietijos biurokracija

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Pagrindinis dalykas – krovinių manifestas ir sandėliavimo sąrašas (packing list). Be šių dviejų dalykų pasienyje sustosite. Jei vežate techniką, reikėtų turėti jos serijinius numerius, kad muitinė nebegalvootų, kad tai vogta produkcija. Vokietijai svarbu, kad viskas būtų aišku ir surašyta, jie nemėgsta chaoso dokumentuose, nors patys kartais sukuria biurokratinius šūkščius.

Ar reikia mokesčių agento?

Jei esate ES viduje, dažniausiai nereikia, nes tai yra vidinės prekybos operacija. Bet... (čia turiu abejonių) jei esate registruoti ne ES šalyje arba turiat specifinių daiktų, gali tekti kreiptis į muitinės atstovą. Aš asmeniškai visada patariu pasitarti su accountant’u, nes aš esu vairuotojas ir logistas, ne teisininkas, o Vokietijos muitinė gali būti labai griežta dėl smulkmenų.

Kas dėl PVM?

Tai vienas sudėtingiausių klausimų. Paprastai, jei vežate turtą iš vienos įmonės į kitą (t.y. perkėlimas), taikoma 0 proc. PVM tarifas, jei pateikiate tinkamus dokumentus (Vazid-3 forma arba panašiai). Bet jei tai yra paslaugų teikimas, tada gali būti taikomas atvirkštinis apmokestinimas. Vieną kartą klientas mums neigavo mokėti PVM, manydamas, kad jis nėra privalomas, ir mes beveik likome be pinigų, kol išsiaiškinome teisę. Geriau klauskite savo buhalterio.

Ar reikia vergleichen (registracijos) Vokietijoje?

Taip, jei įsikurate biurą Vokietijoje, turiat užsiregistruoti miesto rotušėje (Bürgeramt). Tai nėra mano (pervežėjo) darbas, tai jūsų dalykas, bet aš dažnai turiu nukreipti klientus, kurie atvyksta ir nežino, kur eiti. Be to, kiekvienas darbuotojas, dirbantis Vokietijoje, turi turėti savo registraciją, taigi tai ne vienas popierius.

Pakavimas, baldai ir technika

Ar jūsų komanda padės supakuoti dalykus?

Taip, tai įeina į biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis papildomomis paslaugomis. Mes atvežiame dėžes, foliją, burbulus. Vienintelis dalykas – prašome nešioti savo asmeninius daiktus (dantų šepetėlius, vaistus) atskirai, kad nesusimaišytų su biuro inventoriumi. Buvo atvejis, kai vadybininkas uždėjo savo mobilųjį į dėžę su dokumentais, ir mes beveik išmetėme jį į šiukšles (tiek jis atrodė kaip senas telefonas).

Kaip elgiatės su kompiuteriais ir serveriais?

Labai atsargiai. Serverius įrašome į specialias dėžes su smėliu (ne tiesiog smėlį, o specialų putą). Jei turite duomenų centrus, rekomenduoju pasamdyti specialistus, kurie juos išmontuoja. Mes galime tik fizikai pervežti, bet už atjungimą neatsakome. Vieną kartą klientas pats išmontavo serverį, nepažymėjo kabelių, o vėliau kėlėsis tris paras, kol viskas sujungė. Geriau mums nedaryti to, ko nemokame.

Ar išmontuojate ir montuojate baldus?

Žinoma, tai standartinė darbo dalis. Turime savo gręžtuvus ir įrankius. Vokietiški baldai, žinoma, gali būti sudėtingi (pvz., „Wilkhahn“ ar „Sedus“), bet mes jau matėme viską. Vienintelė problema – jei dalis sraigtų prarasta arba sugadinta per metus, mes negalime to užtaisyti, turėsite rasti atsargas. (Čia turiu omenyje, kad klientai dažnai kaltina mus, jei baldas guli).

Kas dėl augalų?

Augalus galima vežti, bet yra rizika. Jei tai yra retos rūšys, gali reikėti fitosanitarijos sertifikato. Paprastus biuro kaktusus vežame be problemų, jei jie nešalta naktį. Žiema reikia uždengti, kad nešaltų, kitaip atvyksite su ledo statulomis.

Transportas ir vairuotojai

Kokį transportą naudojate?

Paprastai tai yra 3,5 tonos arba 7,5 tonių sunkvežimiai su „keliamomis galinėmis“. Pasirinkimas priklauso nuo to, ar galima privažiuoti prie pat įėjimo. Miestų centruose, pvz., Frankfurte ar Hamburgo senamiestyje, didelis sunkvežimis tiesiog nepravažiuos, ten reikės mažesnės transporto priemonės arba netgi „pėsčiųjų“ pervežimo (kai dėžes neša rankomis).

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent pagrindinius žodžius, bet ne tikėkitės, kad jie sugebės aptarti filosofiją ar sudėtingus verslo dalykus vokiškai. Jie moka pasakyti „Wo ist die Rampe?“ (kur yra rampa?) ar „Ausfahrt“ (išvažiavimas). Sudėtingesnius dalykus sprendžiame telefonu su vadovu, kuris jau kalba geriau.

Kas daro, jei vairuotojas užstringa kelyje?

Techninė pagalba yra standartinė procedūra. Mes turiam draudimą. Bet jei tai įvykia Vokietijos autobane (Autobahn) per šventes, gali prasidėti laukimas. Kartais vairuotojai tiesiog pavargsta ir turi ilsėtis pagal taisykles (tacho grafai). Negalime juos versti važiuoti nelegaliai, tai mums brangiai kainuotų baudomis.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Taip, dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimą. Galiu atsiųsti nuorodą, kur matysi, kur dabar yra tavo biuras. Nors kartais signalas dingsta tunnelyje arba kalnuose (prie sienos su Čekija), taigi nereikėtų panikuoti, jei taškas sustojo.

Specifika ir papildomos paslaugos

Kas yra „paplindomos paslaugos“?

Tai viskas, kas nėra tiesiog vežimas A tašką į B tašką. Tai gali būti šiukšlių ivežimas (jei senus baldus norite išmesti), sandėliavimas kelias dienas prieš išvežimą arba netgi dėžių išpakavimas. Kartais klientai paprašo pastatyti lentynas pagal brėžinį – tai taip pat įeina, jei sutartame ankščiau.

Ar galite laikinai sandėlioti daiktus Vokietijoje?

Taip, turime partnerių sandėlių Berlyne, Miunchene ir netgi mažesniuose miestuose. Jei jūsų naujas biuras dar nebaigtas remontuoti (kas, tiesa sakant, labai dažna situacija), mes galime padėti dėžes pas save savaitę ar dvi. Tai kainuoja, bet pigiau nei vežti visą krovį atgal ir vėl grįžti.

Kas dėl IT infrastruktūros įrengimo?

Mes neįrengiame kabelių sienose. Mes padedame pastatyti stalus, padėti monitorius, tačiau jei reikia tiesti laidus po grindimis arba konfigūruoti router’ius, reikia kvieti IT specialistus. Aš kartą bandžiau pajungti spausdintuvą prie tinklo ir paverčiau biurą be interneto dviem valandom, todėl daugiau to nedarysiu.

Ar atliekate „post-move“ valymą?

Galime susitarti dėl valymo komandos iškvietimo. Tai nėra mūsų pagrindinė kompetencija, bet turiam kontaktų vietinių valymo firmų Vokietijoje. Geriau, kad jie tai padarytų, nei mūsų vairuotojai su šluotomis, tiesa? Nors kai kurie mūsų vyrai yra labai tikslūs ir išsivalo patys, jei paprašysi.

Rizikos ir problemos (realus pasaulis)

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta?

Mes turime draudimą (CMR draudimas). Tačiau jis apmoka tik ribą, paprastai iki kelių eurų už kilogramą (priklausomai nuo sutarties). Jei sulūžta brangus serveris arba meno kūrinys, reikia jį specialiai apdrausti prieš kelionę. Nerekomenduoju vežti brangius paveikslus be specialių dėžių.

Ar buvote atvejų, kai dings dėžės?

Per 20 metų... (sąžiningai) buvo vienas ar du kartai. Paprastai tai ne vagystė, o painiava. Vieną kartą dėžė su „Kavos virimo aparato dalimis“ nukeliavo į gretimą biurą, nes abu įmonės kėlėsi tuo pačiu laiku ir vairuotojai sumaišė koridoriuose. Visą tai išsiaiškinome, bet buvo daug nervų.

Kaip elgiatės su blogais keliais?

Vokietijoje keliai paprastai geri, bet vietovėse, toli nuo autobanų, gali būti siauri ir vingiuoti. Jei GPS nukreipia per kaimo kelią, kur medžiai braižo stogą, mes stengiamės rasti alternatyvą. Kartais reikia važiuoti pro gyvenvietes, kur yra apribojimai (tonų ribos), todėl reikia labai gerai žinoti maršrutą.

Kas dėl vairuotojų elgesio?

Jie žmonės, ne robotai. Kartais būna pavargę, kartais nuobodžia. Mums reikalingi geri vairuotojai, todėl juos gerbime. Jei klientas elgiasi agresyviai ar įžeidžia vairuotoją, aš asmeniškai sustabdžiu darbą. Niekas neturi dirbti įžeidžiamos aplinkoje, net jei mokate daugiau.

Biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis papildomomis paslaugomis: Finaliai mintys

Kodėl verta rinktis profesionalus?

Nes jūsų laikas brangesnis už sutaupytus 100 eurų. Jei bandysite daryti patys su „užklausimais“ Facebook’e, gali gautis kaip tas klientas, kuris išpylė visus failus į lietų. Profesionalai žino, ką daro, turi įrangą ir patirtį.

Kada pradėti planuoti?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealus laikas – 2-3 mėnesiai iki. Tada biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis papildomomis paslaugomis nebus stresas, o planingas procesas. Paskutinei minutei brangiau ir labiau nervuojama.

Ar patartu persikelti vasarą?

Vasara yra geriau dėl orų, bet blogiau dėl to, kad visi keliauja. Kainos gali būti aukštesnės, o vietos sandėliuose – užimtos. Rudenį ar pavasarį gali būti ramiau, jei nepasitaiko šaltos bangos.

Ką daryti, jei viskas nueina blogai?

Kvieskite mane. Aš visada randu sprendimą, net jei reikia skambinti vidurnaktį savo pažystamams vokiškai muitinėje. Problemos sprendžiamos, svarbiausia neišsigąsti.

Ar turiu kokių patarimų pabaigai?

Gerkite daug kavos (bet ne per daug) ir pasitikėkite savo komanda. O jei reikės pagalbos – žinote, kur rasti.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Vokietiją su visomis papildomomis paslaugomis nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir organizacijos. Nėra tobulo perkėlimo be jokių nusiskundimų, visada kažkas ne taip, bet svarbiausia – gauti darbą atliktą. Esu matęs įmones, kurios sugriuvo dėl blogo perkėlimo planavimo, ir tas, kurios sėkmingai startavo naujoje vietoje. Skirkite laiko dokumentams, pasirūpinkite technika ir nesistenkite taupyti ant pakavimo. Geros sėkmės Vokietijoje – ten tvarkinga šalis, jei žinai, kaip su jomis elgtis.