Biuro perkėlimas į Vokietiją su visapusišku kraustymo planavimu: praktinis vadovas

Sveiki, draugai. Dirbu šioje srityje virš dvidešimties metų ir matęs viską – nuo mažų startuolių, kuriems pakanka du dėžės, iki milžiniškų korporacijų, kurios pervežinėja visus apleistus pastatus. Vienas dalykas visada lieka tas pats – stresas. Ypač kai kalbame apie biuro perkėlimą į Vokietiją. Vokietija ne iš tos, kur galima tiesiog užkrauti daiktus į sunkvežimį ir važiuoti,manykit, kad viskas vyks savaime. Ten tvarka ir dėmesys detalemis yra kultūra, ir jei nesiteiksite pagal jų taisykles, gausite baudų arba prarasite sandorius. Štai kodėl visapusiškas kraustymo planavimas nėra pasipūtimąs, o būtinybė. Šiandien papasakosiu, kaip tai veikia realiame gyvenime, be reklamų ir idealizuotų istorijų.

Pradinis chaosas ir planavimas

Kada pradėti galvoti apie biuro perkėlimą į Vokietiją?

Kuo anksčiau, tuo geriau, idealiai – mažiausiai prieš 3-4 mėnesius. Žinau, skamba ilgainiui, ypač kai darbo vietos vadovas šaukia "reikia jau!". Bet pasitikėkite, biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja laiko ne tam, kad rastum būrį vyrų su dėžėmis, o dėl dokumentų. Vokietijoje darbo vietos registracija (Gewerbeanmeldung) ir adreso keitimas gali užtrukti, o be to, reikia užsakyti liftą arba leidimą stovėti sunkvežimiui prie pat įėjimo. Vienas mano klientas Vilniuje pradėjo galvoti tik savaitę prieš išvykdami – vėliau teko mokėti už ekspress sunkvežimį ir visiems viršvalandžius.

Ar tikrai reikia tarpininko ar galima tiesiog nuomoti sunkvežimį?

Jei turite tik penkias kėdes ir stalą, nuomokite sunkvežimį ir važiuokite. Jei kalbame apie pilną biuro perkėlimą į Vokietiją su IT infrastruktūra, archyvais ir brangia įranga, geriau nedarykite to paties, ką padarė viena firma iš Kauno. Jie nusipirko "pigų" sunkvežimį iš skelbimo, pusiaukelėje sugedo automatinė pavarų dėžė, o kai nukeliavo į Miuncheną, buvo didžiulis įkiršis su vietine policija dėl kelio eismo taisyklių pažeidimo. Tarpininkas užtikrina, kad jei kas nutinka, atsakingas asmuo yra arti.

Kaip suskaičiuoti biuro perkėlimo į Vokietiją kainą?

Nėra vienos kainos, tai tiesiog neįmanoma. Visiems klausančioms sakau: atsižvelkite į tūrį (kubinius metrus), atstumą, kelių mokesčius Vokietijoje ir darbo rankas. Jeigu reikia išardyti ir surinkti baldus, tai papildomi pinigai. Taip pat, nepamirškite apie parkavimo leidimus Miunchene, Berlyne ar Frankfurte – jie kainuoja fortune. Įsivaizduokite, kad vienas tokio leidimo praleidimas gali atsieiti daugiau nei valandinis darbas dviem vežėjams.

Kas daryl su dėžėmis? Kur jas gauti?

Geriausia juos pasigaminti arba nusipirkti iš tų pačių pervežėjų. Nenaudokite senų prekybos centrų dėžių – jos neprilaikys sunkių knygų ar serverių. Vienas kartas teko matyti, kaip klientas visus dokumentus sudėjo į sugedusias bananų dėžes, o apatinė tiesiog neiškrito. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti tikrai saugus, o pasidirbtos dėžės su lipnia juosta (turi būti stipri, ne ta pigiausiama rinkoje) išgelbės nervas.

Ar reikia inventorizacinio sąrašo?

Absoliučiai taip. Be jo tai nei chaosas, nei pragaro vaizdas. Surašykite kiekvieną daiktą, pažymėkite dėžes. Vokietijai tai svarbu ne tik dėl praradimo rizikos, bet ir dėl draudimo. Jei dingo brangus monitorius, o sąraše jo nebuvo – išleidžiate rankas. Aš asmeniškai visada verčiu savo klientus daryti nuotraukas, ypač brangių dalykų (tai labai padeda ginčuose).

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje?

CMR sąrašą yra privalomas, tai beviltiškai aišku. Bet dar reikia galvoti apie „Gewerbeabmeldung“ (verslo uždarymas vienoje vietoje) ir „Gewerbeanmeldung“ (registracija kitoje). Be šių popierių Vokietijoje negalėsite legaliai dirbti. Taip pat, jei pervežate duomenų laikmenas su asmeninėmis informacija, reikėtų pasirūpinti GDPR susitarimu – ne, aš ne teisininkas, bet girdėjau, kad tai dabar labai "šiltas" klausimas.

Ar reikia kalbėti vokiškai su muitininkais?

Ne visada, bet padeda. Dauguma vokiečių muitininkų kalba angliškai, tačiau jei įvyko nesklandumų, o vairuotojas moka tik lietuviškai ir rusiškai – tai problemų pilnas maišas. Geriausiai, kai įmonės atstovas, kuris organizuoja biuro perkėlimą į Vokietiją, pateikia visus dokumentus iš anksto vokiškai arba angliškai. Vieną kartą teko versti dėl to, kad buvo parašyta "stelbialai" vienoje dėžėje – vokiečiams humorą suprasti sunku.

Kas daryl su turgaus licencijomis ar kitais leidimais?

Jei jūsų įmonė veikia reglamentuotoje srityje (pvz., medicina ar finansai), čia be specialistų neapsieisite. Biuro perkėlimas į Vokietiją šiuo atveju yra tik maža dalis proceso. Reikės susisiekti su vietinėmis institucijomis (Handwerkskammer, Industrie- und Handelskammer). Aš negaliu čia patarti konkrečiai, nes kaskart skirtingai, bet žinau, kad tai užtrunka.

Ar yra kokių nors draudimų, apie kuriuos nežinojau?

Vokietija turi griežtas taisykles dėl atliekų. Negalite tiesiog taip mesti į sunkvežimį senų kompiuterių ar baterijų ir viltis, kad jie "kažkur dings". Yra specialios įmonės, kurios tai tvarko pagal Elektronikos atliekų direktyvą. Jei gausiteauditą ir rasite nelegalių atliekų, baudos yra šiokios tokios. (Čia turiu omenyje, kad baudos gali būti didelės, ne šio tokios).

Ar turiu ką nors susimokėti Vokietijos valstijai iš anksto?

Dažnai taip, ypač jei pervežate alkoholį ar tabaką (nors tai daugiau aktualu prekybai). Paprastam biuro perkėlimui į Vokietiją mokesčiai taikomi tik tada, jei daiktai yra nauji ir skirti pardavimui, o ne įrangai, kuri buvo naudojama Lietuvoje. Bet visada patikrinkite, ar nera PVM (MwSt) niuansų, jei perkeliate turtą tarp savo dukterinių įmonių.

Kas daryl, jei prarandu dokumentus kelyje?

Panikuoti. O tada paskambinti man arba savo brokeriui. Paprastai galima susigrąžinti kopijas, bet tai užtrunka laiko, o sunkvežimis gali būti sulaikytas pasienyje arba terminaluose. Visada darykite kopijas ir kelkite debesyje (Google Drive arba panašiai). Fizinės kopijos pasenejo.

Technika, baldai ir logistika

Kaip saugiai pervežti IT įrangą?

Tai, mano mintim, svarbiausias punktas. Serveriai, kompiuteriai, monitoriai – visa tai yra jautri. Reikia specialių dėžių su burbuliuku plėvele (puplėmis). IT įrangos pervežimas yra dalis biuro perkėlimo į Vokietiją, kuriai reikia skirti daugiausia dėmesio. Prieš išjungiant serverį, būtinai pasidarykite backup. Įsivaizduokite situaciją, kai vairuotojas staigiai stabdo, o jūsų serveris, stovintis be tvirtinimo, krenta ant grindų – tai kapitulinis nuostolis.

Ar išardote ir surinkiate baldus?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugas, nors kai kurie klientai nori tai daryti patys, kad sutaupyti. Tada vėliau gaunu skambučius: "Kaip surinkti šią lentyną? Raktų nėra!" (Tiesiog nežinau, kur jie tie raktai dingsta, gal su dėžėmis išmeta). Geriau palikti tai profesionalams. Vokiški baldai, pvz., „Wilkhahn“ ar „Vitra“, yra sudėtingi, o juos sugadinti – gėda.

Kaip su el. šviesomis ar laidais?

Laidus reikia pažymėti. Jei išardote biurą Vokietijoje ir nesužymėjote, kuris laidas eina į kurį kompiuterį ar spausdintuvą, surinkimas truks tris kartus ilgiau. Vienas klientas paskambino ir šaukė, kad jų internetas neveikia – pasirodo, mūsų vyrai išardė tinklo spintą, o laidai tiesiog buvo nutempti vienas prie kito.

Ar galima pervežti augalus?

Galima, bet tai nervuojantis procesas. Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali būti griežta, jei augalai yra reti arba žemių kabelis (tarkim, jei ten yra kenkėjų). Paprasti gėlės turi būti tvirtai pakrautos, kad neperverstų. Rekomenduoju juos laikyti šiltai, jei žiema – vairuotoje kabinoje gali būti per šalta. Žinau, kad girdėjau istoriją apie tai, kad vienas didelis fikusas buvo "užšaldytas" kelyje.

Kas daryl su jautriais dokumentais archyve?

Jei juos pervežiate patys, gaukite vandeniui atsparias dėžes. Jei duodate mums – pasakykite, kad tai svarbu. Kartais vyrai tiesiog užmeta dėžę ant drėgnos grindies prie įėjimo, o tada įmonės vadovas sušoka iš odos, nes ten buvo originaliai sutartys.

Ar pervežiate automobilius (kompanijos mašinas)?

Taip, dažnai darome tai kartu su kroviniu. Vienas sunkvežimis su kroviniu, o kitaip – automobilių pervežimas su traleriu arba viduje (jei telpa). Vokietijos eismo taisyklės reikalauja, kad mašina būtų registruota beveik iš karto. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai įtraukia ir keletą kompanijos automobilių, tai suprantama.

Ką daryl su pavojingomis medžiagomis (tualeto chemija, valymo priemonės)?

Jų negalima krauti su maistu (nors mums jo nėra) ar tiesiog mesti į bendrą krūvą. Reikia deklaruoti. Mažos kiekiai paprastai praeina, jei uždarytos hermetiškai, bet jei turite didelę sandėlį valymo priemonių – tai jau kito tipo pervežimas.

Kainos, problemos kelyje ir realus gyvenimas

Kiek užtenka laiko pačiam pervežimui?

Pats važiavimas nuo Vilniaus iki Berlyno trunka apie 12-14 valandų, priklausomai nuo eismo. (Čia asmeniškai neapsižadu, nes Vokietijoje dažnai vyksta remontai autobanų). Bet čia nėra tikras laikas, jei biuro perkėlimas į Vokietiją apima pakrovimą, iškrovimą, surinkimą. Tai gali trukti 2-3 dienas, jei viskas gerai. Jei kas nors ne taip – savaitę.

O kodėl kainos tiek skiriasi tarp įmonių?

Klausiate, kodėl vienas prašo 2000 eur, o kitas 5000? Gali būti priežasčių. Vienas gali naudoti seną sunkvežimį be lifto, kitas – naują, su vaizdo kameromis, šaltkalviais, drabužiais. Be to, žiūrėkite į draudimą. Ar jie apdraudžia jūsų turtą tik gaisro atveju, ar ir tada, kai vairuotojas užsimuš į stulpą? Pigiau dažnai būna brangiau.

Kas, jei vairuotojas susirgs ar sugeds mašina?

Tai reali problema. Esant biuro perkėlimui į Vokietiją, turi turėti planą B. Geros įmonės turi partnerių tinklą, kuris gali padėti vietoje sugedusios mašinos. Blogos įmonės tiesiog pasakys "palaukite" ir jūs stovėsite su išardytu biuru Kieliuje be jokios žinios.

Ar reikia mokėti už parkavimą prie naujojo biuro?

Be abejo! Vokietijoje ir daugumoje dideliųjų miestų negalima tiesiog sustoti sunkvežimiui ant kelio. Reikia „Ladegenehmigung“ leidimo (iškrovos leidimas). Jei jo nėra, gausite baudą, o mašina gali būti nuvežta į aikštelę. Tas leidimas kainuoja, bet ne taip daug, kaip bauda.

Kas daryl su smulkmenomis – puodukais, asmeniniais daiktais?

Geriausia, kiekvienas darbuotojas susiruošia savo dėžutę "Mano daiktai". O biuro įranga (kavos aparatai, vandens dispenseriai) turi būti inventorizuota. Buvo atvejis, kai viena moteris pridėjo savo namų kaktusą į bendrą krovinią, ir jis buvo sulaužytas. Ginčas truko iki pat vakaro.

Ar galima numesti krovinius ir išvykti?

Ne taip greitai. Reikia pasirašyti perdavimo aktą. Patikrinkite, ar visos dėžės atvyko, ar jų nebuvo atidaryta. Vokietijoje žmonės yra tikslūs. Jei trūksta vienos dėžės, jos nepasirašo, kol nesusirandate (arba neparašote praradimo aktą).

Kas, jei naujasis biuras dar nėra paruoštas?

Tai klasika. Atvažiuojame į Vokietiją, o ten dar dažoma grindys ar nėra elekros. Tuomet mums tenka laukti arba vežti į sandėlį (kas kainuoja). Užtikrinkite, kad jūsų biuro perkėlimas į Vokietiją yra suderintas su statybininkais. Vieną kartą teko iškrauti baldus kieme lietuje, nes rakinų meistras atvyko vėlai.

Ar reikia suteikti maitinimą apylinkėse?

Nebūtina, bet labai pagerina darbuotojų nuotaiką. Jei vairuotojai ir vežėjai alkani, jie dirba lėčiau. Paprasta arbata arba sumuštinis gali padaryti stebuklą. (Žinau, skamba keistai, bet žmogiškas požiūris visada padeda).

Kaip apmokėti paslaugas?

Įprasta yra 30-50% avansas, likusi dalis – gavus prekes. Rekomenduoju mokėti banku, ne grynais, kad būtų įrodymas. Jei kas kas nors blogai, banko operacija gali būti sustabdyta arba ginčijama (nors tai sudėtinga).

Ką daryl su nenaudojamais daiktais?

Nesivežkite šiukšlių į Vokietiją. Čia labai griežta atliekų tvarkymo kultūra. Parduokite, duokite arba išmeskite Lietuvoje. Už šiukšlių ivežimą per sieną gali tekti mokėti rinklį. Vienas klientas norėjo pervežti senas, purvinas kilimus – teikiau juos paliko čia.

Ar verta rizikuoti su neoficialiais vežėjais?

Niekada. Jei jie sukelia žalą, jūs neturite į ko kreiptis. O Vokietijoje, jei neturite teisingų dokumentų ir draudimo, jūs būsite tas, kas moka. Oficiali įmonė, kuri dirba su biuro perkėlimu į Vokietiją, užtikrina saugumą ir ramybį.

Kas, jei reikia laikinojo sandėlio Vokietijoje?

Mes galime tai organizuoti. Yra daug self-storage vietų, kurios kalba angliškai. Tai naudinga, jei paskutinis momentas pasikeitė. Bet tai brangu, tai geriau planuoti taip, kad tiesiai į biurą patektume.

Ar reikia pranešti kaimynams apie pervežimą?

Vokiškame kvartale (pvz., daugiabučiuose namuose) būtina. Jie gali paskųsti dėl triukšmo arba blokuoti išvažiavimą. Nekilkite pykties, tiesiog padėkite lapelį į pašto dėžutę. Vokietijos kaimynai mėgsta tvarką.

Kaip elgtis su IT tinklo įrengimu gale?

Tai ne mūsų darbas, mes tik atvežame. Jums reikės vietinio IT specialisto Vokietijoje, kuris viską pajungs. Mūsų vairuotojai gali padėti pastatyti stalą, bet nekonfigūruoti routerio. Nebent jūs sutarsite iš anksto – kai kurios įmonės turi savo IT pagalbos tarnybą (tiesa, mūsų ne).

O kodėl taip ilgai užtrunka dėžių pakavimas?

Nes darbuotojai tingiai arba visada randa ką pažiūrėti senose dėžėse. "O, štai mano senas piešinys!" – ir taip praeina valanda. Jei norite greičio, samdykite mūsų pakavimo komandą, ji tai daro greičiau.

Kas daryl, jei prarasiu raktus nuo biuro per kelionę?

Vėlgi, problema. Turime turėti atsarginius raktus pas tą, kuris priima krovinį. Pasirodo, tai dažnai pasitaiko – raktai užkrenta po sėdynes arba lieka sename biure. Patikrinkite tai 3 kartus.

Ar yra kokių nors "pavojų", apie kuriuos niekas nesako?

Vagių. Tokiuose maršrutuose, ypač ties Lenkija ar Vokietijos sanitarinėmis zonomis, reikia būti atidiems. Nenukelkite svarbiausių dalykų (duomenų laikmenų, pinigų, brangiausių dokumentų) į uždarą sunkvežimį be vaizdo stebėjimo. Geriau juos pasiimti su savimi į keleivinę kabą.

Gal galite pasakyti, koks tikslus biuro perkėlimo į Vokietiją terminas?

Nekankinkite manęs su terminais. Aš sakau – kai viskas sutarta, pakrauta ir pasirašyta, tada jis baigtas. Bet dažniausiai tai trunka nuo kelių dienų iki savaitės, atsižvelgiant į atstumą. Tiesiog būkite kantrūs.

Išvada

Na, štai ir viskas ką reikia žinoti. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra paprastas dalykas, jis reikalauja kantrybės, planavimo ir gerų partnerių. Jei bandysite tai padaryti "ant kelio" už pusę kainos, tikėkitės problemų. Geriau investuoti į kokybę ir ramybę, nei vėliau šarvuoti auditas dėl prarastų dokumentų ar sulaužytų serverių. Sėkmės kelyje, ir pasilikite kantriems, nes vokiečiai mėgsta, kai visas vyksta pagal planą (tai jų stiprioji pusė).