Biuro perkėlimas į Vokietiją su veiksmingu planavimu ir vykdymu: kaip išvengti nervų griūties

Sėdiu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, perpežiau neskaičiuojamus tonus krovinių ir mačiau viską – nuo idealiai sureguliuotų procesų iki tokių katastrofų, kurias norėtų užmiršti. Biuro perkėlimas į Vokietiją su veiksmingu planavimu ir vykdymu yra tas dalykas, kurio geriau neišbandyti „gyvu“, o pasitikėti profesionalais, nors dažnai klientai mano, kad tiesiog pakrauti viską į vagoną ir važiuoti pakanka. Ne, nėra. Vokietija – tai ne Lietuva, ten tvarka ir reglamentai giliai įsišakniję, o nedėkingi detalės, pavyzdžiui, neteisingai užpildytas eksporto sąrašas gali sustabdyti krovininuką Hamburgo uoste arba ties pasienio kontrolije. Štai kodėl viskas turi būti suplanuota iki smulkiausio detalo, jei nenorite, kad jūsų verslas stovėtų vietoje mėnesį.

Pradžia: ką reikia žinoti prieš keldamas biurą

Nu ko pradėti galvojant apie persikėlimą?

Pirmaiausia, nuspręskite dėl datų ir nebandykite tai daryti „poryt“. Biuro perkėlimas į Vokietiją su veiksmingu planavimu ir vykdymu prasideda ne nuo dėžių, o nuo kalendoriaus ir inventoriaus sąrašo. Turite tiksliai žinoti, kiek turite baldų, technikos ir, svarbiausia, dokumentų, kuriais reikia pasirūpinti ypatingai. Be to, sulaužykite galvą apie tai, kad Vokietijoje dauguma biurų nuomotojų reikalauja įslaptintų patalpų ištuštėjimo aktų, tai ne kažkoks sandėlis, kur paliksite šiukšles.

Ar reikia tikslaus inventoriaus sąrašo?

Beveik visada taip, ir tai nėra primityvus „stalių 3, kėdžių 10“ sąrašas. Vokietijos客户 dažnai reikalauja paketo sąrašo (Packing List), nurodant net serijinius numerius technikai, ypač jei tai kompiuteriai ar serveriai. Jei nurodysite „kompiuterių dėžė“ be detalių, gali kilti problemų su muitinės arba draudimo kompanijos, jei staiga pasirodys, kad ten buvo brangus serveris, kurio nebuvo sąraše.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Nesigilinkite į tas brošiūras, kur rašo, kad viskas įvyksta per savaitę. Paprastai nuo pirmo skambučio iki gabenimo pradžios praeina nuo 2 iki 4 savaičių. Reikia laiko pasirūpinti leidimais (jei reikia), sutvarkyti dokumentus, surasti tinkamą transportą, o ypač jei keliate didelį biurą, tada vietų rezervavimas vilkikuose yra „auksinis“, ypač vasarą. Taigi, nedelskite, kol ateis paskutinė diena.

Ar būtina registruoti įmonę Vokietijoje iš karto?

Tai nėra tiesiogiai mano sritis, aš valyju, bet iš patirties galiu pasakyti – ne visada. Jei tiesiog perkėlite biurą ir keičiate adresą Lietuvoje, o Vokietijoje tik atidarote filialą, tai gali tekti registruoti atstovybę (nors nežinau, ar dabar taisyklės nepasikeitė, tikrai patikrinkite su buhalteriu). Bet logistikos požiūriu, mums svarbu, kad įmonė juridiskai egzistuotų, nes gabenant kitos įmonės turtą gali kilti klausimų apie nuosavybės teisę sienoje.

Kaip išsirinkti tinkamą pervežimo datą?

Venkite penktadienių ir prieššventinių dienų. Vokietijoje, ypač pietinėse žemėse, darbo dienos yra šventos, kurias mes net nežinome (pvz., Visų šventųjų diena Bavarijoje). Jei planuojate atvykti tokią dieną, vairuotojas tiesiog nebus įleidžiamas į sandėlį arba negalės iškrauti. Geriausia ketvirtadienis, turiite laiko iki penktadienio susitvarkyti, jei kas nutinka.

Ar galima susiplanuoti viską savarankiškai?

Galima, jei turite patirties, bet biuro perkėlimas į Vokietiją su veiksmingu planavimu ir vykdymu per savo jėgas yra daugeliu atvejų klaida. Ten reikia ne tik raumenų, bet ir žinojimo, kaip užtvirtinti serverius, kad jie nenukrito pirmame žiede. Mažos įmonės taip daro, bet paskui gauname skambučius, kad monitoriai sulūžo.

Dokumentai ir biurokratija (Vokiškas nerealumas)

Kokius dokumentus reikia turiti sienoje?

Standartinis rinkinys yra CMR važtaraštis (kurį duodame mes), eksporto sąrašas, kurį dažniausiai reikia užpildyti jums, ir, jei reikia, TIR knygelė arba muitinės deklaracija, nors tarp ES šalių dažniau be jos. Be to, praverčia galios įgaliojimas, jei krovinį lydi ne įmonės vadovas, o kažkas kitas, nes muitininkai mėgsta dokumentus.

Kas daryl, jei dingsta dokumentai?

O, tai blogiausias siaubas. Jei dingsta CMR arba krovinio dokumentai, vairuotojas gali būti sustabdytas ir kratomas kelias dienas. Pirmiausia, visada darykite kopijas. Antra, jei prarasite originalą, reikės rašyti pareiškimą policijai ir muitinei, o tai atidels kelionę bent paraš. Niekada nedėkite dokumentų į vieną krūvą su raktais.

Ar sunku gauti leidimus stovėjimui Vokietijos miestuose?

Tai vienas didžiausių galvos skausmų. Vokietuose tvarka ligota, už stovėjimą ne vietoje gali baudą padaryti didžiulę. Mums reikia užsakyti specialias leidimo vietas (Ernstfall), tokias kaip „No Parking“ ženklai laikinai. Be to, jei centre esate, ten ir vilkikas nepravažiuos, gali tekti naudoti mažesnę mašiną arba neteksti „pėsčiųjų zoną“ leidimo, kurį sunkiai gauna ne vietiniai.

Kas dėl draudimo – ar jis privalomas?

Techniškai ne, bet be jausmų aš nieko neverčiau. Jeigu vairuotojas užklys į automobilį arba virstu pilkas dėžių bokštas, kas tada? Be draudimo atsakomybė pagal CMR konvenciją yra ribota (apie 8,33 SDR už kg), tai dalykas, kurio dažnai nepastebima. Turėtumėte krovinio draudimą „nuo visų rizikų“, bent jau technikai ir baldams.

Ar tikrai reikia tikrinti vairuotojo dokumentus?

Kartais atrodo, kad čia per daug paranoiai, bet patikrinti vairuotojo pažymėjimus ir įmonės licenciją nebus perdaug. Ypač jei sutinkate juos Lietuvoje uoste ar sandėlyje. Buvo atvejų, kai atvažiuodavo „kairieji“ vairuotojai su pasenomis dokumentais, o paskui su jais dingdavo ir krovinys (nors, tiesa sakant, tai retai su biurų kroviniu, dažniau su kuras tranzitas). Geriau saugu.

Ką daryti su duomenų saugumu?

Ne pervežimo, bet dokumentų prasme. Jei vežate kompiuterius su asmens duomenimis, juos reikia šifruoti arba bent išimti diskus ir vežti su savimi (pas mane, pavyzdžiui, visada rankinėje keliauja svarbiausias HDD). Vokietijoje yra griežti GDPR reikalavimai, ir jei prarasite duomenis pervežimo metu, baudos gali būti didesnės nei visas biuras.

Kaina ir techniniai niuansai (Pinigai kalba)

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Klausimas, į kurį atsakyti be „pamatavimų“ neįmanoma, bet sakysime taip. Mazgas biuras Vilniuje į Berlyną (apie 20 m3) gali kainuoti nuo 1500 iki 2500 eurų priklausomai nuo prieinamumo. Didelis biuras, 200 m3, su 3 vilkikais, tai jau kalbame apie 10-15 tūkstančių. Kaina priklauso nuo to, ar reikia vežti į 4-ą aukštą be lifto (tai papildomai).

Ar brangiau vežti į pietus (Miunchenas) nei į vakarus?

Paprastai taip, bent jau dėl atstumo, bet Vokietija – tai centras, ten maršrutai geresni. Vežant į Miuncheną gali brangiau kainuoti dėl to, kad ten ir darbo rankos brangesnės jei reikia vietinių krovikų. Beje, kai kurios vietos, pavyzdžiui, Štutgartas, gali būti brangesnės dėl sudėtingų sankryžų prie miesto.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei kainai?

Keliai dalykai: krovinio tūris (m³), atstumas, bet svarbiausia – krovimo ir iškrovimo sąlygos. Jei turite nešti 50 metrų nuo gatvės į liftą arba nešti pro smaugiančią laiptinę, tai kainą pakels 20-30 proc. Taip pat, aš asmeniškai nemėgstu, kai klientai sako „o, viskas lengva“, o paskaičiuojame, kad reikia kelti 300 kg spintą per langą.

Ar verta taupyti ant pakavimo medžiagų?

Niekada. Nupirkite gerų dėžių (ne iš parduotuvės po kiaušinius), burbuliukų plėvelės, pakavimo popieriaus. Vieną kartą matytau, kaip klientas norėjo taupyti ir apvyniojo serverius senais laikraščiais, tuomet per važiavimą vilkiku suvirpėjo, ir laikraščiai sušlapo nuo drėgmės (o ten buvo lietus), visas lokėjo... tai, na, nekalbu apie tą ketvirtį, kai įmonė nedirbo.

Kaip apmokamos paslaugos – iš karto ar po?

Standartiškai reikalaujame avanso (30-50 proc.) už sutartį ir medžiagas, likusią dalį – atidavus krovinį arba prieš išvežant iš sandėlio. Nė viena pagarbos įmonė neveš už „žodį ir rankos paspaudimą“, per tiek metų pamatėme per daug tuščių pažadų. Nors yra ir išimčių, patikimiems seniems klientams galime ir su mokėjimu nuo 30 dienų.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Gali būti „pirmadienio rytą“ mokestis arba naktinio iškrovimo mokestis jei užsibrėžiate vėlai Vokietijoje (ten po 18:00 ar švenčių dienomis viskas daro labai brangiai). Taip pat, jei staiga pasikeičia krovinio kiekis (padidėja), tada skaičiuojamas papildomas tūris. Aš visada stengiuos įspėti iš anksto, bet kartais ir pats suabejoju, kiek tos dėžės su popieriumis svers.

Krovinys: technika, baldai ir keiksmažodžiai

Kaip geriausia supakuoti IT techniką?

Idealiai – originaliomis dėžėmis. Jei jų nebeliko, reikia specialių „pneumo“ dėžių arba stipraus kartono su daug užpildų. Monitoriai turi būti apvynioti į putą (ne į plastikinį maišelį, jis gali įbrėžti ekraną). Pats svarbiausia – pažymėti kur yra „viršus“, o kur „šonas“, nes vairuotojai kartais užmiršta, kad tai ne dėžė su plytomis.

Kas dėl serverių ir duomenų centrų?

Tai atskira pasaulis. Juos negali tiesiog nuimti ir nešti. Reikia išjungti pagal instrukcijas, jei yra RAID masyvai – tai jautru. Patarčiau samdyti IT specialistą, kuris išjungia prieš pat kėlimą, o ne dieną anksčiau. Kartais reikia specialių rėmų, kad serveriai nešoktų transporto metu, vienas klientas taip dėžė neapsigynė ir visas duomenų centras nukrito ant grindų.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Beveik visada taip. Didelės darbo staigos, spintos, seifai – viskas eina dalimis. Išmontavimas Lietuvoje užtrunka trumpiau nei montavimas Vokietijoje, nes ten dažnai reikia priderinti prie vietos (sienos gali būti kampuose arba netolygios). Nekelkite surinktų spintų – jos tiesiog lūžta savo svorio, o tada jums tenka mokėti už surinkimą iš naujo (arba ieškoti naujos spintos).

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis (toneriai)?

Negeriau nei vežti tuščius plastikinius butelius su toneriais. Jei jums tenka vežti daug spausdintuvų, patartina išimti kasetes arba uždaryti jas į hermetiškus maišus. Vokietijos draudikai labai nemėgsta, jei vilkiko viduje užsilieja purvas, kuris užteršia kitą krovinį (pavyzdžiui, drabužius ar kilimus).

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet ne žiemą. Juos reikia specialiai supakuoti, kad nešaltų, o vairuotojas gali atidaryti kėbulą tik trumpam. Vokietijai reikia fitosanitarinių pasų, jei tai yra ypatingos rūšys, bet standartinės biuro palmonės dažnai pravažiuoja be to, nors techniškai taisyklės griežtos (čia jau pagal vairuotojo nuotaiką ir muitininkus).

Vykdymas ir realios situacijos (kai kas nepaeina pagal planą)

Kas daryti, jei vairuotojas už迟到 (veluoja)?

Nervuotis nedėkite, tai normalu. Autostradose „stau“ (spūstys) yra kaip dujos. Jei veluoja daugiau kaip valandą, skambinkite brokeriui. Vieną kartą mūsų vairuotojas užstrigo po avarijoje netoli Magdeburgo 10 valandų, neturėjo ką veikti, teko laukti. Importuotojas Vokietijoje buvo šaukiasi, bet mes tiesiog perkėlėme iškrovimą rytoj, niekur nenuėjai.

Ar galima pasitikėti vokiečių krovikais?

Dauguma profesionalūs, bet brangūs. Jei užsakykite per mus, tai kontroliuojame. Bet jei bandysite rasti „vokišką gumą“ gatvėje, gali gautis, kad jie dirba 4 valandas ir eina namo, nes taisyklės taisyklės. Lietuviai dirba ilgiau ir greičiau, nors Vokietijoje tikrina, ar darbuotojai turi tinkamas apavalnią (su plėvele) ir liemenes, kitaip gaus baudą.

Kas jei naujasis biuras nepasiruošęs?

Tai įvyksta dažniau nei manote. Atvažiuojame, o ten sienos nedažytos, net neįleidžia, nes statybinės technikos užima vietą. Tada reikia spręsti problemą vietos – statyti laikiną lauko sandėlį, tai kainuoja pinigus (kažkur 100-200 eur per diena). Biuro perkėlimas į Vokietiją su veiksmingu planavimu ir vykdymu reiškia ir koordinavimą su turtų valdytoju ten, kur kelsite.

Ar būna, kad dėžės dingsta?

Dingsta retai, bet pasitaiko „sulūžusių“ dėžių, kurios tampa nebeatinamos. Pagarba už tai, kad gabi visą savo turtą į rankas (pavyzdžiui, nešdamas pinigines ar dokumentus). Jei kas dingsta, rašykite defektų aktą tikslingai, ne po to, kai vairuotojas jau važiuoja tolyn.

Kaip atpažinti blogą pervežėją?

Jis klausia tik „kiek kainuoja metrai“ ir nebeklausia apie techniką ar spintas. Jis duoda kainą žodžiu be sutarties. Jis sako, kad „mes viską patys supaksime“, bet neturi dėžių. Geriausia pažiūrėkite į vairuotoją – jei mašina švari, o vairuotojas susidėvėjęs, tai paprastai ženklas, kad jis rūpinasi savo daiktais (ir jūsų).

Ką daryti su nenaudingais daiktais?

Nesivežkite senių, sutrūkinėjusių kėdžių į Vokietiją. Ten šiukšlių ivežimas kainuoja milžiniškus pinigus (specialių konteinerių užsakymas). Geriau paaukoti arba išmesti čia. Kartą klientas norėjo vežti senus futbolus su dužomis kojomis „kaip atminimą“, sakau, geriau nufotografuok ir palik čia.

Pabaiga: kas lieka nuveikti po to

Kiek laiko užtrunka iškrovimas Vokietijoje?

Priklausomai nuo lifto greitumo. Geras lifto operatorius Vokietijoje yra auksas. Jei lifto nėra, arba jis per mažas, tai gali trukti visą dieną. Be to, vokiečiai dažnai reikalauja, kad iškrovimo metu būtų uždėtos apsauginės grindų juostos, kad nebraižytų grindų, tai taip valandą užtruks.

Ar reikia valyti po savęs?

Taip, tai būtina. Negalite palikti pakuotės ir dėžių priešais biurą. Mums taip pat reikia susitvarkyti vilkiką – paimti visas dėžes ir plėvelę atgal arba išvežti juos į perdirbimo punktą (ką dažnai darome). Palikti šiukšles – tai blogas garbės ženklas.

Kaip pasitikrinti, ar viskas atvyko sveika?

Perkelkite dėžes į atitinkamas patalpas. Jei matote, kad dėžė sutrupėjusi, neskubėkite ją atidaryti – pirmiausia nuotraukokite ir sukurkite sąrašą. Tada atidarykite. Jei viduje kas sudaužyta, rašykite prašymą dėl kompensacijos draudimui (jei turite). Be to, pasidėkite po vieną vyniojimo popieriaus, jis gali prireikti bylinėjantis (nors, vilties, kad to nereikės).

Kada galima pradėti dirbti?

Tik kai sujungiate techniką ir internetą. Biuro perkėlimas į Vokietiją su veiksmingu planavimu ir vykdymu baigiasi tuo momentu, kai paskutinis darbuotojas sėdi prie savo kompiuterio ir gali atsiųsti laišką. Nors fizinis perkėlimas gali baigtis vidurdienį, techninė dalis gali trukti iki ryto, jei IT žmonės užkliūna.

Arverta rūpintis mažomis detalėmis?

Absoliučiai. Vienas klientas atsiuntė dėžę su savo augalais, o kita – su „kavos aparatu, kuris visada dirba“. Ką tikriausiai jausitės namuose, jei pirmą dieną galite gerti gerą kavą. Svarbu ne tik, kad biurai būtų, bet ir atmosfera būtų (tikrai nežinau kaip kitaip paaiškint, bet jūs suprantat ką turiu omeny).

Ar galima pasitikėti jumis?

Po 20 metų šioje srityje galiu pasakyti viena – rūpinkitės savo kroviniu. Mes padėsime, bet galutinis atsakomybės svoris visada ant jūsų pečių, kaip ir versle. Pasirūpinkite dokumentais, pasirūpinkite draudimu, o mes jas vešime saugiai.

Ar yra ką nors dar, ką reikėtų žinoti?

Gera mintis visada laikyti rankinėje pasirašytą sutartį ir vairuotojo telefoną. O svarbiausia – nepanikuokite. Viskas išsprendžiama, net jei vilkikas sugenda arba sulaiko policija. Biuro perkėlimas į Vokietiją su veiksmingu planavimu ir vykdymu yra sudėtingas procesas, bet su tinkama komanda jis tampa tik darbuotoju, kurį reikia atlikti.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkėlimas į Vokietiją su veiksmingu planavimu ir vykdymu nėra tiesiog krovinių pervežimas iš taško A į tašką B, o sudėtingas projektas reikalaujantis detalių žinių, kantrybės ir daug kartų patikrintų procedūrų. Nors aš jau sulaukęs amžiaus, kai viskas eina sklandžiai, visada pasididžiavimu stebiu, kaip įmonės atsinaujina ir pradedą gyventi naujoje vietoje. Svarbiausia yra nesitikėti stebuklų, o pasitikėti savo partneriais ir gerai suplanuoti kiekvieną žingsnį, kad pirmą darbo dieną Vokietijoje galima būtų tiesiog nusipilti kavą ir pradėti dirbti.