Biuro perkėlimas į Vokietiją su tvarkinga logistika: patyrusio vadybiniko žinios

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt tris metus ir matyta viską. Žmonės dažnai galvoja, kad biuro perkėlimas į Vokietiją su tvarkinga logistika yra kaip užsisakyti taksi – paskambinai, atvažiavo, pakraunė ir nuvažiavo. Deja, realybė yra daug šiurkštesnė, ypač kai kalbame apie tarptautinius maršrutus ir vokišką precizą (kuri, pasakysiu, ne visada atitinka mūsų lūkesčius). Vokietija neleidžia sau nusikalti net minutę, tad jeigu tenka susidurti su jų biurokratija be reikiamo pasiruošimo, galite prarasti dienas ar net savaites. Čia ne tiek apie baldus, kiek apie dokumentus, laiko planavimą ir žinių stoką, kurią mes, pervežėjai, turime užpildyti. Tiesiog noriu parodyti, kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Pradinis sumedžiojimas ir planavimas

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas į Vokietiją su tvarkinga logistika?

Tai visada klausimas, į kurį noriu atsakyti "kiek reikia", bet negali. Dažniausiai, jeigu kalbame apie standartinį vidutinio verslo biurą, reikia skirti maždaug dvi savaites nuo pirmo skambučio iki išvežimo. Pati kelionė trunka 1-2 dienas priklausomai nuo to, ar važiuojate į Miuncheną, ar į kažkurį kampelį netoli Olandijos sienos. Biuro perkėlimas į Vokietiją su tvarkinga logistika reikalauja ir dėžių paruošimo, ir vietos apžiūrėjimo, todėl neskubėkite. Žinoma, jeigu esate "gaisro" režime, viską įmanoma padaryti ir per tris dienas, bet tada kainos bus aukštos, o nervai – išdegę.

Nuo ko tikrai pradėti reikia?

Pirmiausia, susiraskite sąrašą tų daiktų, kurie keliauja. Tikrai ne tik serverių. Dažnai klientai pamiršta apie mažas spintas, arbatines arba tą seną arklių kupranugarę, kuri stovi sandėliuke jau dešimt metų. Jeigu turite tikslų inventoriaus sąrašą (vadinamąjį packing list), pusės bėdų išvengiame. Be to, iškart pasidomėkite ar vairuotojas gali privažiuoti prie pat įėjimo, ar reikės specialių leidimų mieste. Vokietiški miestai centruose labai griežti dėl sunkvežimių.

Ar būtinas išankstinis apžiūrėjimas labai svarbus?

Galiu pasakyti taip: jeigu jo nedarysite, rizikuojate. Aš vienas buvau situacijoje (gal prieš 10 metų), kai klientas teigė, "viskas telpa į 20 tonų mašiną", o atvykęs pastebėjau, kad jie turi keturias milžiniškas seifus, kurios netelpa net ir į 40 pėdų priekabą. Tada reikia vygti su antra mašina, o tai kainuoja dvigubai. Vizualinis apžiūrėjimas leidžia mums pasakyti, ar reikia liftų arba ar reikia rankinių vežimėlių. Biuro perkėlimas į Vokietiją su tvarkinga logistika be apžiūrėjimo yra kaip važiuoti su uždarytomis akimis.

Ar galima pervesti kompiuterius nepriduodamus į sandėlį?

Žinoma, bet tai didelė atsakomybė. Geriausia yra tai, kai vadybininkai ar pats vadovas vežia nešiojamuosius kompiuterius ir svarbius dokumentus su savimi asmeniniu automobiliu. Taip sutaupote laiko muitinėje, jei kartais užkliūnsite patikroje (nors ES viduje tai reta, bet kasdienybėje viskas įmanoma). O ką daryti su stacionariamis sistemomis? Jas tikrai kruopščiai užrašome ir pakavame. Praradus duomenis pervežimo metu, jų nebeatsigausite.

Pinigai, kainos ir kitos finansinės bėdos

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją su tvarkinga logistika?

Kainos šiuo metu labai šoko dėl degalų, bet mes stengiamės laikytis ribų. Už standartinį 3,5 tonų sunkvežimį su kėbulu gali tekti mokėti nuo 800 iki 1200 eurų vienos krypties pervežimui, neįskaitant pakavimo. Jeigu kalbame apie didesnes mašinas, tai skaičiai svyruoja ties 1500-2500 eurų. Taip pat prisideda mokestis už liftą, jeigu reikia. Verta prisiminti, kad pigiausias pasiūlymas dažnai baigiasi brangiausiai – pridėtos išlaidos už laukimą arba papildomas valandas.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Pirmiausia, atstumas. Ir ne tik kilometrai, o tai, kaip lengva privažiuoti. Važinėjimas į Vokietiją per A1 autostradą viena, bet įsivažiuoti į Senąjį miestą Frankfurte su sunkvežimiu – kita. Ten reikia brangų leidimų (Gelbe Schein). Taip pat įtakoja diena. Sekmadieniais ar šventėmis Vokietijoje niekas nebedirba (išskyrus degalines), tad jei planuojate iškrauną sekmadienį, girdėsite tuos vargus iš mūsų pusės. Darbo užmokestis vokiečių vairuotojams (jeigu juos naudojame) taip pat nėra mažas.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Paprastai ne, taip yra. Dėžės, lipdukai, burbuliukai – tai visas papildomas komplektas. Tačiau mes stengiamės tai suteikti kaip nuolaidą arba dėl to, kad norime, kad biuro perkėlimas į Vokietiją su tvarkinga logistika būtų tikrai tvarkingas. Jeigu klientas turi savo senų dėžių, puiku, bet tik patikrinkite, ar jos nesuirusios. Nieko nėra blogiau nei pakrauti dėžę, kuri žlunga pakrovimo metu.

Kaip vyksta atsiskaitymas?

Visada rekomenduoju 50/50 schemą. 50 procentų aptarnavimo dydžio mokate prieš išvykimą, likusius 50 – kai viskas sėkmingai atvyksta į paskirties vietą yra iškraunama. Tai apsaugo abi puses. Yra buvę atvejų, kai klientai, pamatę savo daiktus Vokietijoje, pradedado diskutuoti apie tai, kad "kas nors ne taip" ir atidėlioti mokėjimus mėnesį. Tokiu atveju mes paprasčiausiai neužbaigiame proceso likusių dalių, o tai nėra geru nei kam.

Ar reikia mokėti PVM?

Jeigu esate įmonė, turinti PVM mokėtojo kodą Lietuvoje ir Vokietijoje, dažniausiai taikoma 0 % PVM mokestis (tarptautinės prekybos paslauga), tačiau viskas priklauso nuo konkretaus atvejo. Asmeniniam pervežimai PVM galiojimas kitoks. Biuro perkėlimas į Vokietiją su tvarkinga logistika yra komercinė paslauga, todėl štai svarbu, kad visi sąskaitų faktūros duomenys būtų tiksli, kad mums nereikėtų paskui mokėti PVM už savo (jums) sąskaitą.

Technika, serveriai ir jautrūs daiktai

Kaip saugiai pervežti serverius?

Tai mano siaubo istorija. Serveriai yra jautrūs ir brangūs. Jie turi būti išjungti (žinoma), užfiksuoti statmenai, o geriausia – įkrauti į specialias „anti-static“ dėžes. Aš asmeniškai visada rekomenduoju juos pervežti atskirai, ne kartu su stalais ar kėdėmis. Vieną kartą matėme, kaip buvo uždėtaMonitorius ant serverinio šelfo – prasilenkė vairuotojas, viskas nukrito. Girdžiau, kad tos firmos IT vadybininkas tikrai nebuvo laimingas.

Ar išmontuojate ir surenkate baldus?

Turime savus meistrus, kurie tai daro. Standartinis procesas: atvykame, išmontuojam, užrašom detalių skaičių (sriegiai, raktukai – viską į maišelius), o Vokietijoje surenkam atgal. Žinoma, jeigu baldai yra seni, jau apirusi, gali būti, kad jie tiesiog išsirugs. Mums nesvarbu, ar tai Ikea, ar brangūs dizainerio baldai – mes juos traktuojam vienodai atsakingai. Tik klauskite iš anksto, ar įtraukta į kainą.

Kas su IT infrastruktūra ir kabeliais?

O štai dažniausia problema. Visada įsivaizduoja, kad viskas yra bevielė, bet realybėje po stalais yra tūkstančiai vielų. Jeigu norite išvengti pykčių, pažymėkite kabelius prieš mūsų atvykimą. Kitaip jūsų IT specialistas Vokietijoje praleis naktį bandydamas surasti, kuris kabelias eina į spausdintuvą. Mes galime padėti išardyti, bet sujungti atgal – jau ne mūsų galva.

Ar pervežiate augalus?

Galima, bet tai rizikinga. Sienos, ypač žiemos metu, gali užšalti, ir tada jūsų mėgiamas fikus numirs. Vokiški karantino reikalavimai augalams taip pat yra griežti, jeigu juos vežate ne asmeniškai. Biuro perkėlimas į Vokietiją su tvarkinga logistika dažnai numato augalų palikimą arba specialių kondensavimo priemonių naudojimą. O jei žemyn smarkiai sukrės... tai geriau jų nevežti. Niekas nenori užauginti dulkių.

Ar verta drausti techniką?

Be abejo. Tiesa, standartinis draudimas (CMR draudimas) dažnai apima tik tam tikrą sumą už kilogramą (pvz., 8-10 SDR/kg), ir to užtenka nulūžusioms kėdėms, bet ne serveriams. Būtinai praneškite apie brangią techniką iš anksto ir pasidomėkite papildomu draudimu. Aš asmeniškai niekada nepervežiu neišdraustos daugiau nei 10 tūkstančių vertės siuntos (kas dažnai nutinka su įranga) be papildomo poliso.

Vokiškas popierizmas ir leidimai

Ar reikia specialių leidimų įvažiuoti į Vokietiją?

Jeigu sveriate daugiau nei 3,5 tonas, taip. Mums reikia mašinosRegistras (šią knygelę) ir vairuotojo liudijimo. Jeigu važiuojate į miesto centrą, gali reikėti "Anliefergenehmigung" (leidimas privažiuoti prekėms). Negana to, kai kurios vietovės turi apribojimus dėl dienos (pvz., ne išleidžia sunkvežimių sekmadieniais). Biuro perkėlimas į Vokietiją su tvarkinga logistika be šių dokumentų baigiasi tuo, kad Ordnungsamt (priežiūros tarnyba) gali uždaryti mašiną ir baudžia vairuotoją vietoje.

Kas dėl "Umweltplakette" (ekologinės lentelės)?

Tai būtina daugumoje vokiškų miestų (žaliosios zonės). Be jos nevažiuosite. Mūsų mašinos, žinoma, t tas lenteles, bet jeigu nuspręstumėte nuomasyti mašiną patys, pasitikrinkite. Jeigu neturite žalios (arba geltonos senesnėse zonose) lentelės, gausite baudą, kuri, pasakykime tiesiog, nėra smagu sumokėti už firmos pinigus.

Ar sunku gauti vietą iškrovimui prie namų biuro?

Vokiški kaimynai ne visada linksmai. Jeigu užblokuosite gatvę su 20 metrų sunkvežimiu, gali būti, kad policija atvyks per dešimt minučių. Reikia iš anksto įrengti "No Parking" (uždrausta stovėti) ženklus šalia vietos, kur iškraišysime. Vokiškos tvarkos institucijos tai gerbiamiau negur mūsų čia. (Beje, tų ženklų uždėjimą taip pat reikia susitvarkyti iš anksto per vietinę valdybą).

Ar yra muitinės problemų?

Nuo Lietuvos į Vokietiją (abi ES šalys) formaliai muitinės net nėra, tačiau yra kontrolės. Jeigu tarp jūsų daiktų slypi dalykai, panašūs į prekes parduoti (t.y., nauji, su etiketėmis, dideli kiekiai), gali kilti klausimų. Biuro inventorius paprastai einan be problemų, jeigu tik tai tikrai naudojami daiktai, o ne prekių sandėlis. Turi būti T2L arba Exports deklaracija (kai kada), kad įrodytume, kad prekės išvyksta iš ES.

Kas jeigu dingsta dokumentai?

Tai katastrofa, bet galima išspręsti. Visada darykite kopijas. Jeigu prarandate originalus sąskaitas ar transporto dokumentus Vokietijoje, mums teks rašyti pranešimus policijai ir daryti visokias "Gutachten" (išvadas). Tai užtrunka ilgiau nei pat perkėlimas. Saugokite dokuments ant savęs arba el. pavidalu.

Kelionė į Vokietiją: ką tikrai nutinka kelyje

Kaip dažnai vairuotojai sustoja poilsio?

Pagal taisykles, turi būti 45 minučių poilsis po 4,5 valandos vairavimo. Neraštu vairuotojai gali ir sukčiuti, bet mes nepaisome to. Biuro perkėlimas į Vokietiją su tvarkinga logistika reikalauja, kad vairuotojas būtų atsargesnis. Jeigu jis pavargęs, pavojinga visiems. Taigi, neskubėkite reikalauti atvykti per 12 valandų, jeigu kelionė trunka 10. Leiskite jam pailsėti.

Kas jeigu pasirodo techninė bėda?

Tai įvyksta. Padangos sprogsta, sunkvežimiai sugenda. Jeigu esate pasirinkę rimtą partnerį, jis turi pagalbos paslaugą visoje Europoje. Esu matęs, kaip mašina stovėjo tiesiukaliai netoli Berlyno ir teko laukti pakeitimo 5 valandas. Tokiu atveju, tiesiog informuokite savo naujus darbuotojus Vokietijoje, kad vėluosite. Nėra prasmės verčianti vairuotoją vairuoti sugedusią mašiną.

Ar galima sekti mašiną GPS?

Taip, dauguma mūsų klientų gauna nuorodą sekimui. Tai ramina. Galite matyti, kur mašina stovi, ar jau iškėlė krovinį. Tačiau nepamirškite, kad GPS signalas gali dingti tunelyje arba miesto centre su aukštais pastatais. Jeigu GPS nejudina valandą – nesijaudinkite, gali būti, kad tiesiog valgo pietus. (Arba guli miegoti, kas taip pat yra normalu).

Ar saugu palikti daiktus mašinoje nakčiai?

Stengiamės to nedaryti. Visada geriau uždaryti mašiną saugumo aikštelėje (Sicherheitsparkplatz) ir paimti raktus atgal į viešbutį. Pasaulis nėra toks saugus. Yra buvę atvejų, kai pavogtą mašiną su pilnu biuru. Ir tada – sveikas atvykimas išsiaiškinti. Jeigu programoje numatyta naktinė stovėjimas, mes apie tai kalbame iš anksto.

Kas jeigu vairuotojas nemoka vokiškai?

Tai dažna problema. Lietuvių vairuotojai dažniausiai šneką rusiškai arba angliškai, bet vokiškai – retai. Jeigu reikia susitarti su vietine tvarka arba saugumo darbuotoju, gali kilti nesusipratimų. Dėl to visada stengiamėsi, kad bent vienas mūsų vadybininkas būtų pasiekiamas telefonu ir sugebėtų padėti išversti. Nors dažnai rankų kalba ir "Ein, zwei, drei" užtenka.

Galutinis išsikraunymas ir likę rūpesčiai

Kaip vyksta iškrovimas Vokietijoje?

Taip pat kaip įkrovimas, tik atvirkščiai. Vairuotojas atvyksta, patikrina, ar galima privažiuoti. Jeigu reikia, naudojame liftą (jeigu yra). Svarbiausia – tikrinti, ar nenulūžo kojų arba nenukrito dėžės. Aš visada pradedu nuo svarbiausių dalykų, o po to pereinu prie menkesnių. Vokietijoje žmonės dažnai labai tikslūs, tad tikėkitės, kad jie tikrins kiekvieną dėžę pagal sąrašą.

Kas jeigu kažkas sulūžo pervežimo metu?

Susisiekite su mumis iškart. Neleiskite vairuotojui išvažiuoti, jei matau, kad serveris turi įbrėžimą, kurio nebuvo. Padarysime įvykio aktą (Schadensprotokoll). Be to, niekas nenori būti kaltas. Draudimas padengs žalą, bet tik jeigu viskas užfiksuota. Esu matęs, kaip klientai tyčia priduoda suplėšytą kėdę ir sako, kad pervežėjai tai padarė. Mums akys yra aštrios.

Ar išvežiate pakavimo atliekas?

Tai taip pat svarbu. Po to, kai viskas iškraunama, lieka kalnas dėžių, plėvelių ir juostelių. Vokiškos atliekų sistemos yra labai griežtos dėl rūšiavimo. Mes visada pasirūpiname, kad šios atliekos būtų surinktos ir išvežtos į atitinkamus konteinerius arba suomėtume juos į mašiną (jeigu leidžia tūris). Nesirūpinkite tam, ne mums.

Ar galime nupirkti naujų baldų Vokietijoje?

Kartais taip būna pigiau. Ypač jeigu seni baldai jau beveik "gyvenimo pabaigoje". Biuro perkėlimas į Vokietiją su tvarkinga logistika gali būti kombinuotas – mes pervežame tik techniką ir dokumentus, o jūs perkat naujus stalus vietiniame IKEA. Tai taupo degalus ir laiką. Galime tai padiskutuoti, jei pageidaujate.

Kas jeigu klientas nepasirodo iškrovimo vietoje?

Tai blogai. Vairuotojas nežino, kam duoti raktus ir kur dėti dėžes. Yra buvę atvejų, kai vadybininkas "užmiršo" susitikti. Tada mums teks laukti ir mokėti vairuotojui už stovėjimo valandas (pagal Vokietijos tarifus, kurie aukšti). Prašome būti ryšiuose. Jeigu negalite būti, nurodykite atsakingą žmogų.

Kaip suformuluoti galutinį įvertinimą?

Jei viskas vyko gerai, jeigu niekas nesulūžo, o vairuotojas buvo mandagus, mes laimėjome. Aš visada tikiuosi, kad pasakyta "Ačiū" yra didesnis atlygis bet kuriam vadybininkui. Biuro perkėlimas į Vokietiją su tvarkinga logistika nėra lengvas darbas, todėl geranoriškumas ir supratimas abi pusės labai svarbu. Be to, visada kviečiu atsiliepti mums, galime padaryti dar geriau kitą kartą.

Biuro perkėlimas į Vokietiją su tvarkinga logistika: ar įmanoma be streso?

Tikriausiai ne 100 %, stresas visada yra pokyčių dalis. Tačiau, pasirūpinus visais smulkmena iš anksto (leidimai, dokumentai, dėžės), galima jį sumažinti iki minimumo. Mes padarome viską, kas priklauso nuo mūsų, kad jums liktų tik susirūpinti nauju verslo pradžia toje šalyje.

Išvada

Apibendrinant visą šį chaosą, turiu pasakyti, kad viskas įmanoma, jeigu pasitiki profesionalais. Girdžiu daug istorijų apie tai, kaip kažkas savo automobiliu bandė vežti biurą, o galiausiai viskas liko autostradoje. Biuro perkėlimas į Vokietiją su tvarkinga logistika yra tiksli procesų grandinė, kurioje viena trūksta viskas sugriauna. Geriausias patarimas, kurį galiu duoti – nebijokite klausti ir nedarykite prielaidų. Nors Vokietija gali atrodyta griežta, ji mėgsta tvarką, o mes padarysime viską, kad tą tvarką atneštume tiesiai į jūsų naują duris.