Biuro perkėlimas į Vokietiją su suplanuotu pervežimu: Visa tiesa be reklamų

Sveiki, draugai. Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo tada, kai vairuotojai turėdavo nešti dokumentus faksiu, iki dabartinių elektroninių sąskaitų. Dažnai klientai klausia, kaip vyksta biuro perkėlimas į Vokietiją su suplanuotu pervežimu, ir visada turiu pasakyti vieną dalyką: teorija graži, bet praktika dažnai suka galvą. Jei tiksliai suplanuodate visus smulkius dalykus, procesas gali būti net sklandus, tačiau viena klaida gali kainuoti nervingą savaitę ir prarastus pinigus. Čia nėra apie tuos idealizuotus vaizdelius iš reklamos, o apie realų gyvenimą, kur sunkvežimiai užstringa, o dėžės kartais būna per sunkios.

Ką reikia žinoti prieš pradedant?

Ar tikrai reikia 3 mėnesių planavimo?

Dažnai klientai skambina savaitei prieš perkėlimą ir tikisi stebuklo. Biuro perkėlimas į Vokietiją su suplanuotu pervežimu toks nebus. Turėtumėte pradėti ruoštis bent po mėnesio ar dviejų, o jei perkeliate didelę įmonę, tai ir ilgiau. Reikia laiko dėlėms, dokumentams ir, svarbiausia, tam, kad iš tikrųjų rastumėte laisvą sunkvežimį, kuris tinka jūsų grafikui, o ne tik tuščią "kėdutę".

Kokie dokumentai būtini?

Būtinai reikia tikslaus inventoriaus sąrašo. Ne tiek "dvi lentynos ir stalas", o detalus, kur kas yra. Vokietijoje muitinė (nors ir ES viduje) gali sustabdyti ir patikrinti, ar nevežate komercinę prekę be PVM. Be to, jei įmonė turi apsaugotos technikos, reikės specifinių leidimų arba deklaracijų, kad neįtartų vagystės.

Ar verta rūpintis draudimu?

Absoliučiai taip. Nemanau, kad verta rizikuoti. Standartinis krovinių draudimas dažnai nedengia visko, ypač jei kalbame apie jautrius serverius ar brangų meną. Patikrinkite polisę arba paprašykite mūsų pateikti papildomą draudimą, nes jei vairuotojas užpuols šlapibdį (kas Vokietijoje yra dažna liga), o dėžės nukris, nenorėsite mokėti už naujus kompiuterius iš savo kišenės.

Kas daryti su svarbiais dokumentais?

Geriausia juos vežti su savimi mašina, o ne krovežyje. Nors mes ir saugūs, bet biuro perkėlimas į Vokietiją su suplanuotu pervežimu turi savo rizikas – dėžė gali pasimesti arba drėgmė gali patekti į kėbulą. Originalūs sutartys ir duomenų laikmenos turi būti po ranka, o ne po tonos plieno.

Kaip susitvarkyti su darbuotojų daiktais?

Tai dažniausia bėda. Žmonės prisikabinę prie savo senų puodukų ir paveikslėlių. Rekomenduoju duoti kiekvienam darbuotojui dvi-tris dėžes ir pasakyti: "Ką telpa – vežame, kas netelpa – išmeskite arba vežkite savo automobiliu". Kitaip bus chaosas, kai vairuotojas bandys surašyti 500 atskirų daiktų, o paskui kas nors skundžiasi, kad dingo jo laikrodis (kuris tikrai stovi ant jo stalo).

Ar reikia pažymėti dėžes?

Žinoma, bet ne tik "1, 2, 3". Rašykite, iš kurio kambario ir kas viduje. Vieną kartą bandėme perkelti firmą be žymėjimo, ir paskui vairuotojai tris dienas statė kompiuterius virtuvėje, o virėjas ieškojo savo keptuvės serverinėje. Nenuokopu, kaip tai įvyko, bet buvo juokinga (ir liūdna).

Techniniai niuansai ir logistika

Kokio dydžio sunkvežimis reikalingas?

Čia ne taip paprasta. Jei turite tik 5 europalus, nereikia 40 pėdų vilkiko. Vokietijos miestuose, ypač senosiuose rajonuose, dideli sunkvežimiai tiesiog nepravažiuos. Biuro perkėlimas į Vokietiją su suplanuotu pervežimu reikalauja iš anksto matuoti gatves arba planuoti perkrovimą į mažesnę mašiną miesto ribose.

Ar išmontuojate baldus?

Įprasta taisyklė – taip. Dideli stalai, spintos, sekcijos turi būti išmontuotos. Jei bandysite įvežti surinktą didelę conferencijos stalą pro duris, jį tikrai užstrigsite (arba sulaužysite). Mūsų komanda tai daro, bet jei norite sutaupyti, galite tai padaryti patys, tik tikėkitės, kad surinksite vėl (o dažnai lieka liekanų).

Kaip elgtis su technika?

Serveriai ir dideli spausdintuvai – tai atskira istorija. Jie turi būti išjungti tinkamai (ne tik ištrauktas lizdas), supakuoti į putų dėžes arba specialius krepšius. Vienas klientas neleido išjungti serverio "paleidimo" rėžime, ir jis tiesiog užsileido kelyje. Buvo nemalonu.

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Iš Vilniaus iki Berlyno arba Miuncheno paprastai užtrunka maždaug 12-16 valandų važiavimo, tačiau reikia skaičiuoti poilsio laikus. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją su suplanuotu pervežimu vyksta penktadienį, vairuotojas gali atvykti šeštadienį, o iškrovimas gali būti įmanomas tik pirmadienį. Planuokite šią "akląją zoną".

Ar galima vežti pavojingus medžiagas?

Spalvų, lakų, cheminius skysčius – neleidžiama be specialių leidimų (ADR). Jei turite tokių sandėlyje, geriau juos išmesti arba atiduoti kitiems prieš išvykdami. Muitinė Vokietijoje su tuo labai griežta, ir baudos didelės.

Kas daryti, jei netilps?

Tai įvyksta dažniau, nei manote. Klientas sako "turime 10 m3", o atvažiuoja, o tai yra 20 m3. Tada kyla klausimas: ar mes vežame viską (ir brangiau), ar palikame dalį ir važiuojame antrą kartą? Geriau tiksliai išmatuoti iš anksto.

Ar reikia leidimo užimti gatvę?

Vokietijoje – taip. Be specialių leidimų (Verkehrsbeschränkung) negalima stovėti su sunkvežimiu miesto centre. Jei vairuotojas pastatė mašiną be leidimo, gali ateiti policija ir nuvežti jį į aikštelę. O tada jūsų baldai bus užrakinti mieste, kur jūsų nepažins.

Kaip apmokėti paslaugas?

Standartiškai – 50% iš anksto, 50% atvykus. Nenaudokite "sąskaitos gavėjo" mokėjimų nežinomiems firmoms. Nusipirkau kava (o dabar pagalvojau, kad tai nesusiję), bet esu matęs, kaip žmonės sumokėjo pilną sumą ir daugiau nieko negirdėjo iš pervežėjo.

Vokietijos specifika ir kainos

Kodėl kainos skiriasi?

Nuo to, kur būstate. Važiuoti į Miuncheną brangiau nei į Berlyną dėl mokesčių už įvažiavimą į miestą (Umweltzone). Be to, jei reikia nešti daiktus penktą aukštą be lifto, kaina šoktels aukštyn. Darbo rankos Vokietijoje brangios.

Ar brangu Vokietijoje?

Kalbant apie biuro perkėlimą į Vokietiją su suplanuotu pervežimu, kaina nėra astronomiška, bet ir ne pigi. Vidutiniškai galite tikėtis nuo 1-2 eurų už kilometrą (su mašina) + įkrovimo/iškrovimo darbai. Bet tai labai apytikslis skaičius.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Vokietijoje, dažnai taikoma 0% PVM tarifas (vidutinės prekybos procedūra), bet reikia teisingų dokumentų. Jei ne – mokėsite 21% (arba koks dabar Vokietijos tarifas, 19% gal? (tiksliau 19%)).

Kas daryti su šiukšlėmis?

Vokietijai šiukšlių surinkimas yra religija. Negalima tiesiog padėti senų baldų prie konteinerio. Reikia juos vežti į specialią aikštelę (Wertstoffhof) ir mokėti už utilization. Tai dažnai nustebina lietuvius.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Ne visada. Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai. Jei reikia bendrauti su vietos sargu arba namų valdytoju, geriau, kad jūs būtumete ten arba turėtumėte vertėją.

Ar galiu vežti savo automobilį užkabinta?

Taip, tai dažnai būna. Įkelkite automobilį į sunkvežimį su baldais, tačiau būtinai nufotografuokite jo būklę prieš įkrovimą. Vieną kartą buvo ginčas, kad buvo įbrėžimas, kurio nebuvo (arba buvo).

Ką daryti su augalais?

Galima vežti, jei jie nekenksmingi. Bet žiūrėkite, kad nevežtumėte žemės ant šaknų (kvadratinių metrų taisyklė), jei tai verslo augalai. Asmeniniai augalai paprastai praeina.

Ar sunku rasti vietą iškrauti?

Labai sunku dideliuose miestuose. Jei naujasis biuras neturi specialios aikštelės sunkvežimiams, gali tekti statyti už trijų kvartalų ir nešti dėžes per miestą. Tai brangina darbą.

Ar reikia iš anksto užsakyti liftą?

Taip, jei naujame biure yra liftas, bet jis mažas arba užrakstas. Su pastatų administratoriais reikia susitarti savaitei prieš, kad jums neduotų raktą tik tada, kai vairuotojas jau verčia rankas.

Realios problemos ir patirtis

Kas blogiausia jums nutiko?

Buvo atvejis, kai klientas pamiršo pasakyti, kad jų biuras yra 4 aukšte, ir lifto nėra. Vairuotojas atvyko su 3 tonų kėbulu. Teko iškviesti papildomą 4 vyrus, ir jie nešė viską laiptais 6 valandas. Klientas buvo supiktęs, bet kaltas buvo pats.

Ar pasitaiko vagysčių?

Retai, bet įvyksta. Dažniausiai ne iš mūsų mašinų, o kai paliekate dėžes prie įėjimo "vėliau išvežti". Vokietijoje gatvėse yra "kišenių", kurie stebi. Užrakinkite visas dėžes.

Kaip elgtis su blogomis firmomis?

Yra daug "pavėžėjų", kurie sako, kad jie logistikos kompanijos. Jei jie neduoda sutarties ir nėra įregistruoti, nekreipkite į juos dėmesio. Biuro perkėlimas į Vokietiją su suplanuotu pervežimu yra rimtas verslas, o ne hobis.

Ar dažnai sulaužoma baldų?

Retai, jei pakavimas geras. Bet jei dėžė yra perpildyta knygomis, ji prasisuks. Svarbu ne taip, kiek padėjote, o kaip užfiksavote. Knygoms reikalingos mažesnės, tvirtesnės dėžės.

Kas daryti, jei vėluojate?

Jeigu vėluojate išsikrauti iš seno biuro Lietuvoje, vairuotojas gali pradėti skaičiuoti laukimo laiką. Vairuotojo laikas – tai pinigai. Geriau pradėti kelti anksčiau.

Ar galima pasitikėti "žodžiu"?

Nerekomenduoju. Viskas turi būti užrašyta sutartyje. Nors aš ir esu senas vilkas, bet versle be popieriaus niekas nebevyksta. Ypač kai kalbame apie tūkstančius eurų vertės techniką.

Ar buvote atvejų, kai nepavyko perkelti?

Taip, kai klientas turėjo pergamentų su brangiaisiais metalais, o mums neleido jų įvežti be specialios apsaugos. Teko laukti dieną, kol atvyko apsaugos tarnyba. Tai sustabdė visą procesą.

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Nebūtina, bet jei duodate, jis dirbs greičiau ir su šypsena. Tai senas mūsų tautos paprotys – pasidaryti gerą nuotaiką, o vokiečiams tai visada keista, bet jiems patinka.

Ką daryti su liekanomis po surinkimo?

Jeigu mes surinkome baldus ir liko 3 varžtelių, nerasdami kur juos įsukti, juos padėsime į maišelį "atsargai". Neišmeskite jų, jie gali reikėti po mėnesio.

Ar verta kelti senus spintus?

Kartais ne. Iš Vokietijos atgal vežti senas medines spintas brangiau, nei nusipirkti naujas IKEA. Paskaityčiuokite, ar tas turtas vertas transporto išlaidų.

Kaip susitarti su kaimynais Vokietijoje?

Jie gali būti labai pykčio, jei užimsite jų vietą. Geriau iškabinti lapelį su užrašu "Atsiprašome dėl triukšmo, šiandien perkeliame biurą". Vokiečiai mėgsta informaciją.

Ar galima vežti maistą?

Asmeninį – taip, bet kruopščiai supakuotą. Jei tai įmonės sandėlis su maistu, tai jau yra HACCP reikalavimai ir šaltais vitrinami sunkvežimiais. Paprastas kėbulas netinka.

Kas daryti, jei dingo dėžė?

Praneškite iš karto. Mes turime sąrašą. Jei dėžė liko kitoje vietoje, ją pristatysime. Jei dingo kelyje – draudimas padengs nuostolius (jei buvo uždrausta).

Ar jums patinka savo darbas?

Po 20 metų... kartais, kartais ne. Bet kai matai, kaip naujas biuras pradeda veikti Vokietijoje ir viskas stovi vietose, yra malonu daryti šitą darbą.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Vokietiją su suplanuotu pervežimu nėra kosminis skrydis, tai tiesiog gerai organizuotas procesas su daugybe smulkių detalių. Jei pasirūpinsite dokumentais, tiksliai išmatuosite tūrį ir pasirūpinsite vairuotojų komfortu (ir kavą), viskas praės sklandžiai. Nenaudokite pigių neaiškių firmų, geriau sumokėkite šiek tiek daugiau, bet miegokite ramiai.