Biuro perkėlimas į Vokietiją su pilna krovinių logistika: kas tikrai laukia jūsų

Sveiki, dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir per tą laiką matyta visko. Nuo to, kai vairuotojas pamiršo atsitraukti prieš posūkį ir "nuėmė" kelią ženklą, iki tol, kai klientas dėžėse užkalėjo serverius, manydamas, kad tai "saugiau". Dažnai žmonės mano, kad tai paprastas dalykas – pakrauti ir vežti, bet realybėje biuro perkėlimas į Vokietiją su pilna krovinių logistika yra sudėtingas mechanizmas, kurio vienas neveikiantis elementas gali viską sugriauti. Rašau čia ne iš vadovėlių, o iš savo odos. Vakar susitvarkiau su viena keblia siunta iš Miuncheno, šiandegal rašau šitai. Jei norite sužinoti, kaip tai vyksta be "marketininkų šlamšto", skaitykite toliau. Čia bus griežta, bet tiesiogiai.

Pradžios darbas ir planavimas (kad nenumirti nuo streso)

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie perkėlimą?

Nereikia laukti paskutinės minutės, tada jau bus per vėlu. Geriausia pradėti bent prieš 2–3 mėnesius, ypač jei biuro perkėlimas į Vokietiją su pilna krovinių logistika vyksta vasarą, kai visi juda. Vokietija yra griežta šalis, ten viskas turi būti suplanuota. Reikia suderinti laiką su butų nuoma, kad nereikėtų laikyti dalykų gatvėje. Vienas kartą klientas pradėjo ringtis prieš savaitę – baigėsi tuo, kad teko mokėti už sandėliavimą, nes vokiečiai neleido įleisti į objektą be ankstesnio pranešimo.

Ar tikrai reikalingas inventorius?

Be abejo. Ką be inventoriumi darysi? Tuomet nežinosi, kas dingsta. Vienas klientas man sakė, kad viską žino galvoje, o pasirodo, pasiekus vietą, trūko trys kompiuteriai. Inventoriaus sąrašas turi būti tikslus, su serijiniais numeriais. Be to, jei vyksta biuro perkėlimas į Vokietiją su pilna krovinių logistika, muitinė ar draudimo kompanija gali paprašyti šio dokumento. Geriau užtrukti dieną ir viską užrašyti, nei vėliau gaišti savaites ieškant dingusių dalykų ir aiškinantis su draudiku.

Kaip pasirinkti tinkamą datą?

Nesirinkite savaitgalių ar švenčių. Vokietijoje dauguma daiktų parduotuvių ir biurų dirba tik darbo dienomis, o jei reikės kažką pasiimti ar statyti gavėjo – niekas neveiks. Taip pat reikėtų patikrinti, ar toliai nėra jokių didelių renginių mieste, pvz., automobilių parodų Frankfurte ar Hanoverio. Tuomet gali užstrigti eismo spūstyse ir neįveikti laiko.

Ką daryti su darbuotojais?

Apie juos reikia pagalvoti iš anksto. Žmonės nepatinka keisti savo įpročius. Reikia paaiškinti, kaip dės savo daiktus, kad nebūtų chaoso. Paskaičiuok, kiek reikia dėžių. Vienam darbuotojui – 3–5 dėžių. Jei nepraneši, žmonės nešios viską maišuose, o tada kils nusivylimas.

Ar verta tartis su ekspeditoriumi iš karto?

Taip, kuo greičiau, tuo geriau. Geri ekspeditoriai užsiimti mėnesius iš anksto, o ne tik tada, kai jau dėžės stovi kieme. Jei ieškote patikimo partnerio, susisiekite su UAB Pervežimai (tai tik pavyzdys, aš su jais nedirbu, bet girdėjau gerų atsiliepimų), o ne su pirmu paieškoje rastu "vaiduokliu".

Dokumentai ir biurokratija (legalus dalykai)

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Pagrindiniai yra CMR sąvarta, pakavimo sąrašas (inventorius) ir asmens dokumentai. Jei vežate brangius daiktus, reikia draudimo poliso. Vokietija griežtai tikrina dokumentus, ypač jei krovinys atrodo įtartai. Be to, jei įmonė perregistruojama, reikia įstatų ir registracijos dokumentų kopijų. Būna, kad sienos keliais tikrina, ar tikrai tu esi tas, kuriuo pasirodai.

Ar reikia mokėti mokesčius?

Jei vežate įmonės turtą iš vienos ES šalies į kitą, PVM mokėti nereikia (taip vadinamas intracommunity supply), bet reikia užpildyti ataskaitas ir turėti PVM mokesčių mokėtojo kodus abiejose šalyse. Jei padarysite klaidą, Vokietijos muitinė (Finanzamt) gali paversti tai įprastu importu ir pridėti 19% PVM. Geriau pasiklaustyti buhalterio prieš vežiant (geriau pasiklaustyti buhalterio prieš vežiant, o ne po to).

Kas yra CMR sąvarta?

Tai pagrindinis dokumentas tarptautiniams vežimams. Jis patvirtina, kad krovinys buvo priimtas pervežti. Jame turi būti nurodytas siuntėjas, gavėjas, krovinio aprašymas ir svoris. Būna, kad vairuotojai užpildo jį neteisingai – tada problemų nelieka nė vienai šaliai. Pasidėkite sau kopiją.

Ar reikia specialių leidimų technikai?

Jei vežate serverius ar medicininę techniką, gali prireikti sertifikatų ar deklaracijų, kad technika nėra pavojinga. Ne viskas telpa į paprastas dėžes. Vienas kartą teko laukti tris dienas sienoje, kol klientas atsiuntė trūkstamus sertifikatus vienam senam spausdintuvui, kuris turėjo lazerį. Nežinau, kodėl taip ilgai truko, gal vokiečiams buvo per daug griežta ta diena.

Kaip elgtis su draudimu?

Draudimas turi dengti visą krovinio vertę nuo paimimo momento iki pristatymo. Dauguma standartinių draudimų dengia tik 8,33 SDR/kg, o tai nedaug, jei vežate lengvus, bet brangius kompiuterius. Reikia specialaus "All Risk" draudimo. Nenaudokite pigių pasiūlymų, juose dažnai yra daug išimčių.

Pakavimas ir technika (kaip nesugadinti brangiausių dalykų)

Kas turėtų pakuoti daiktus?

Geriau, kad tai padarytų profesionalai. Žmonės dažnai nepakanka gerai užklijuoti dežės arba įmesa per daug daiktų į vieną dėžę. Tada pasiekus vietą – viskas subyrėję. Ypatingai tai svarbu su biuro perkėlimu į Vokietiją su pilna krovinių logistika, kai keliauja tūkstančiai kilometrų. Profesionalai turi specialią medžiagą (burbuliuką), užpildo tuščias vietas ir užfiksuoja baldus.

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Jie turi būti išjungti ir (jei įmanoma) išmontuoti. Diskus geriau išimti ir nešti su savimi (asmeniškai), o ne vežti krovežyje. Vibruojant kelyje, kietieji diskai gali sugesti. Vieną kartą gavau skambutį, kad įmonė negalėjo dirbti dvi savaites, nes vairuotojas staigiai stabdė, o serveris nukrito ant grindų... Nors buvo užsegamas, bet ne pakankamai tvirtai.

Ar reikia dėžių ar galima tiesiog nešti?

Dėžės būtinos. Jos apsaugo nuo dulkių, drėgmės ir smūgių. Naudokite standartines dėžes, o ne tas, kurias gavote iš parduotuvės su daržovėmis – jos būna silpnos. Geriau nusipirkti naujas, stiprias dėžes. O, ir dar vienas dalykas – pasirašykite ant kiekvienos dėžės, kas joje yra ir kur ji turi eiti (pvz., "Skyrius B, stalas Nr. 3").

Kaip užfiksuoti baldus?

Visi judantys elementai (lentynos, stalviršiai) turi būti nuimti arba užklijuota juosta. Raktus nuo seifų ar spintų surinkite į vieną maišelį ir neškite su savimi, o ne uždėkite į dėžę ir užklijuokite. Buvo atvejų, kai raktus mesdavo į tą pačią spintą ir užrakindavo... O kaip ją atidaryti vėliau? Teko laužti.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai rizikinga. Vokietijoje griežtos taisyklės dėl kenkėjų ir ligų. Augalai turi būti tikrinti (fitosanitarinis sertifikatas), o šaltuoju metu jie gali užšalti krovežyje, jei nėra šilumos. Geriau juos palikti arba vežti asmeniniu automobiliu.

Kelionė ir vairuotojai (kas vyksta kelyje)

Kiek laiko užtrunka kelionė?

Priklauso nuo maršruto. Iš Vilniaus į Berlyną – apie 12–14 valandų važiavimo, tačiau su poilsio pertraukomis ir apkrovimu tai gali užtrukti iki 2 dienų. Jei reikia važiuoti į Miuncheną, tai dar toliau. Reikia suprasti, kad vairuotojai turi poilsio režimą – jie negali vairuoti 24 valandas. Neplanuokite įmonės darbo pirmą dieną vos atvykus, galite pavėluoti.

Ką daryti, jei mašina sugenda?

Tai vyksta. Geros kompanijos turi techninę pagalbą, bet tai gali užtrukti. Vienas kartą mums sugedo traktoriukas netoli Poznanės, ir teko laukti atsarginės mašinos. Klientas buvo labai nervingas, bet mes viską išsivežėme, tik su 12 valandų vėlavimu. Todėl visada turkite planą B.

Ar vairuotojai padeda krauti?

Įprastai taip, vairuotojai yra fiziniai žmonės ir padeda su kroviniu, bet jie ne baldų montuotojai. Jei reikia išmontuoti sudėtingą sistemą, geriau pasamdyti montuotojus abi pusėse. Vairuotojas gali padėti nešti dėžes ir stalus, bet ne rinkti kompiuterius ar tvirtinti lentynas sienose (tikrai vengkite to).

Kaip sekti krovinią?

Dabar dauguma mašinų turi GPS stebėjimą. Galite matyti, kur mašina yra realiu laiku. Tai duoda ramybės. Naudokitės tuo, o ne vadinkite vairuotojui kas valandą – jis vairuoja ir negali atsiliepti.

Ar saugu važiuoti per Vokietiją?

Vokietijos keliai geri, bet greitis didelis. Autobanuose važiuojama labai greitai, o mūsų sunkvežimiai dažnai važiuoja lėčiau. Tai kelia įtampą. Taip pat reikia atsižvelgti į "Umweltzone" (ekologinę zoną) miestuose – mašina turi turėti tinkamą žaliąją kortelę, kitaip gausite baudą.

Vokietijos specifika (ką reikia žinoti atvykus)

Ar galiu įvežti alkoholį ar maistą?

Į asmeninį naudojimą – taip, bet ribotais kiekiais. Į biurą – nerekomenduoju be muitinės leidimo, jei tai yra prekybinis kiekis. Vokietijos muitinė gali pamatyti dėžę su degtinėmis ir pagalvoti, kad tai nelegali prekyba. Geriau nusiųsti maistą kurjeriu arba nusipirkti vietąje.

Kaip su parkavimu mieste?

Tai didelė problema. Vokietijos miestuose vietos retos, o brangios. Reikia iš anksto susiplanuoti, kur sustatyti sunkvežimį. Kartais reikia specialaus leidimo (Sondererlaubnis) statyti ant šaligatvio arba užimti vietą. Be to, jei blokuojate kelią, greitai atvyksta policija ir pareikalauja nukelti. Mums kartą teko mokėti 150 eurų baudą už 10 minučių stovėjimą ne toje vietoje Berlyne.

Kas daryl su atliekomis?

Vokietija labai griežta dėl atliekų. Negalima tiesiog mesti visko į konteinerį. Pakavimo medžiagos (dežės, plėvelės) turi būti išvežamos į perdirbimą. Paprašykite savo logistikos partnerio, ar jis pasirūpina šiukšlių išvežimu. Dažnai tai įeina į paslaugos kainą (tarkime, jei sutartyje taip parašyta).

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Pagalba niekad nenukenčia, bet su logistika dažnai kalbama angliškai arba rusiškai (vairuotojai). Tačiau dėl administracinių dalykų (namo valdyba, policija) vokiškai labai praverčia. Pasirūpinkite vertėju, jei patys nekalbate.

Kaip elgtis su namų valdyba (Hausverwaltung)?

Jie gali būti labai griežti. Reikia iš anksto pranešti apie atvykimą, gauti leidimą naudoti liftą arba uždėti apsaugines grindims (Schutzmatte). Jei padarysite žalą koridoriui, jie reikalaus atlyginimo. Geriau uždėti apsaugą iš anksto.

Pinigai ir nesklandumai (kaina ir rizikos)

Kodėl kaina gali pasikeisti?

Kuro kaina, kelių mokesčiai (Maut) arba papildomi darbai (pvz., neįvežiamas liftas, reikia nešti rankomis). Visada turėkite rezervą biudžete. Pasakysiu tiesiai – niekas nepasakys tikslios sumos iš karto, kol nepamatys, ką reikia nešti. Vienas klientas sakė "keli kėdės", o pasirodė – pilnas sandėlys su metaliniais spintomis.

Kas daryti, jei kažkas sugenda?

Skubiai praneškite ekspeditoriui. Reikia užpildyti pranešimą apie žalą (Schadensanzeige) dar prieš vairuotojo išvykimą. Negalite skambutį atlikti po savaitės ir sakyti, kad stalo koja buvo laužta. Vokiečai to nepriims. Be to, pasidarykite nuotraukas.

Ar galima pasitiki pigiais pasiūlymais?

Atsargiai. Jei kaina per maža, gali būti, kad tai nelegali firma, kuri neturi draudimo arba naudoja senas mašinas. Pigu gali atsieiti brangiau, kai dingsta krovinys arba kyla teismo byla. Patikrinkite įmonės reputaciją, ar ji turi licenciją.

Kaip apmokėti paslaugas?

Dažniausiai reikia avanso (20–30%), o likutį – atvykus arba prieš išvežant. Nenaudokite grynųjų pinigų, tik banko pavedimą, kad būtų įrodymas. Vokiškas biuras mėgsta tvarką ir sąskaitas-faktūras.

Ar turiu suteikti arbatpinigių?

Tai nebūtina, bet vairuotojams ir krovėjams tai malonu. Jei dirbta gerai, galite padėti po 10–20 eurų, tai pagerina nuotaiką. Tačiau nereikalaukite to pačio nuo jų – tai jūsų pasirinkimas.

Išvada

Na, štai ir visa tiesa apie tai, kaip vyksta biuro perkėlimas į Vokietiją su pilna krovinių logistika iš vidaus. Nėra nieko stebuklingo, tik geras planavimas, kantrybė ir patikimi žmonės. Jei viską padarysite protingai, procesas bus sklandus, jei spėsite – gausite streso ir papildomų sąnaudų. Geriau praleisti daugiau laiko paruošiantiejiems darbams nei verkti virš sulaužytų baldų Miunchene arba Frankfurte. Sekmės jūsų verslui Vokietijoje, tik neprašykite manęs padėti su vokiškais dokumentais, aš tik vezu.