Biuro perkėlimas į Vokietiją su patikimiausia transporto komanda: tiesiogiai ir be gailesčio

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, ir jei kas mane gali nustebinti, tai tik tai, kaip žmonės vis dar tikisi, kad biuro perkėlimas į Vokietiją gali vykti be jokių rūpesčių. Sakyčiau, tai yra kaip vestuvės – daug lauki, planuoji, bet vis viena kažkas nepavyksta arba užtrunka ilgiau, nei planavai. Vokietija yra specifinė rinka su savo taisyklėmis, griežčiaisiais vairuotojų poilsio režimais ir klientais, kurie mėgsta viską tiksliai susiskaičiuoti.

Čia nebe kalbame apie tai, kad tiesiog užkrauname dėžes į sunkvežimį ir važiuojam. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis logistikos, supratimo apie muitines (nors ir ES viduje, bet dokumentai svarbūs) ir ypatingo dėmesio baldams bei technikai. Dažnai klientai klauso „o kiek kainuoja?“, o aš atsakau – „o ką jūs turite?“. Nerealu įvertinti darbą be matomų akių. Šiandien noriu papasakoti, kaip tai atrodo iš vidaus, be tų visų gražių frazių iš brošiūrų, tiesiogiai, kaip būtų sakęs prie alaus ar prie kavinės stalo.

Ką tiksliai reiškia kaina ir pirkimas

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Tai yra klausimas ant kurio visi „užkliūva“. Kaina nėra fiksuota, ji svyruoja labai stipriai. Viskas priklauso nuo to, kiek turite kvadratinių metrų, ar ten reikia išmontuoti ir vėl surinkti baldus, bei kurioje Vokietijos dalyje esate – Miunchene yra brangiau nei kokiame Norimberke esančiame sandėliuke. Į kainą įeina vairuotojo darbas, kuras, keliai mokesčiai (Vokietijoje jie gan dideli) ir darbo valandos. Jeigu reikalaujame pakavimo medžiagų, tai taip pat prisiskaičiuoja. Greičiausiai, jei tai mažas biuras (apie 3-4 darbo vietas), tai galima ieškoti nuo 1000 eurų, bet didelį korporacinį centrą perkeliant, skaičiai užauga iki tūkstančių. Verta suprasti, kad pigiausiai pasiūlyti gavo naujokai, kurie vos neperduoda krovinių pirmam pasitaikiusiam vairuotojui.

Ar į kainą įeina ir dėžių supirkimas po perkėlimo?

Daugumas klientų apie tai niekada nepagalvoja, iki tol, kol liksta dėžių kalnas per kelias dienas. Paprastai mes siūlome pasiimtas dėžes ir grąžinti, jeigu jos dar tinkamos naudoti. Jeigu jūs jas sutrynėte arba įtepdėte pieštukais labai stipriai, gali tekti jas išmesti. Tada atsiranda papildomos išlaidos. Mano patirtis rodo, kad geriau sudaryti sutartį, kurioje numatyta dėžių nuomos ir grąžinimo kaina, taip išvengsite nesusipratimų pabaigoje. Vokietijos klientai dažnai labai taiklūs dėl šių dalykų, todėl reikia žinoti iš anksto.

O kaip su mokesčiais už užimtą vietą gatvėje mieste?

Tai yra viena labiausiai nemalonių staigmenų, ypač tokiuose miestuose kaip Berlynas arba Frankfurtas. Jeigu mūsų sunkvežimis turi stovėti gatvėje, nes neįvažiuoja į kiemą, vietos užimimo mokesčius gali tekti mokėti klientui arba juos įtraukti į sąskaitą iš anksto. Vairuotojams negalima tiesiog palikti sunkvežimio kur „panesta“, „Verkehrsbehörde“ (transporto valdyba) išrašo baisias baudas. Viską reikia suplanuoti, gauti leidimus stovėjimui, o tai kainuoja pinigų ir laiko. Nerekomenduoju rizikuoti čia, tikrai neverta.

Kiek laiko užtrunka visa procedūra nuo vertimo iki iškrovimo?

Esant idealiam scenarijui, viena diena. Bet realybėje, tarkime, biuro perkėlimas į Vokietiją (pakrovimas Lietuvoje, važiavimas, iškrovimas) gali užtrukti ir dvi, net tris dienas, jeigu yra didelis atstumas arba jeigu reikia laukti tinkamo iškrovimo laiko. Pavyzdžiui, į Miuncheną važiuoja apie 18-20 valandų viena kryptis, be poilsio pertraukų. Jeigu reikia būti ten ryte, reikia važiuoti iš anksto. Vertimas (apžiūra) užtrunka valandą, dvi. Visapusiškai vertėčiau planuoti bent tris dienas savo grafikui, kad nebūtumėt stresuoti.

Dokumentai ir Vokietijos niuansai

Kokius dokumentus reikia parengti?

Būtinas inventorinio turto sąrašas. Vokietijos klientai arba jų administratoriai labai dažnai reikalauja tikslaus listo, kas kelia. Nereikia rašyti „vienos kėdės“, o „4 pilkos ergonomic kėdės, modelis X“. Be to, būtina CMR draudimo sutartis, kai yra atliekami tarptautiniai pervežimai. Jeigu pervežame techniką, reikia serialų numerių (nors ne visada tikslinami). Jeigu trūksta dokumentų ant sienos, sunkvežimį gali sulaikyti patruliai.

Galvojate, kad muitinės nėra, todėl dokumentai nereikalingi?

Nerašykite kvailys (tyčia). Nerašykite kvailys (o velniai, turiu omenyje – nerašykite taip, kad negerai). Nerašykite kvailys? Velniai. Nerašykite, kad dokumentai nereikalingi. Nerašykite kvailykų (sorry, užsimečiau). Nerašykite, kad dokumentai nereikalingi. Nerašykite, kad nereikia. Atsiprašau, šiek tiek užsirūkinau (velniai, vėl). Galvojant, kad ES viduje muitų nėra, visi taip pat atsargūs. Yra vokiškas terminas „Grenzüberschreitender Warenverkehr“. Reikia, kad viskas būtų tvarkingai suformuluota, nes jeigu kils abejonių dėl prekių kilmės arba pavaldumo, gali būti problemų.

Ar reikia angliškų ar vokiškų dokumentų kopijų?

Būtina vokiškai arba angliškai. Lietuviškų tekstų niekas ten nesupras, o vairuotojas gali nemokėti paaiškinti, kas yra ką. Turiu omenyje, kad geriausiai turi dvikalbis sutartis. Vokietijos klientai labai gerbia kruopštumą. Jeigu atvykstate su lietuviškais lapeliais, jie gali tiesiog atmesti krovį nepriimti.

Kas daryti, jeigu dingsta kuris nors dokumentas kelyje?

Tai yra siaubas. Buvau tokiuose situacijose (vienas kartas teko skambinti į notarą). Reikia skambinti įmonės vadovui, kad jis išsiųstų skanu elektroniniu būdu. Vokietijoje dėl to nesulaikys, bet skubant iškrauti gal prarasite valandą. Geriausiai turi viską saugoti „Debets“ (kažkas pasake „cloud“) ir kopijas vairuotojui duoti į ranką.

Logistika: sunkvežimiai, dėžės, kėlimai

Kokį sunkvežimį geriau pasirinkti – 3.5t ar 7.5t?

Čia turbūt dažniausia problema, su kurią susiduriu. Į senus Miuncheno kiemus 7.5 tonų sunkvežimis neįvažiuosia – vartai per žemi, arba gatvės per siauros. 3.5 tonų sunkvežimių vairuotojui nereikia darbo laiko apribojimų taip griežtai laikytis (tarpinės pertraukos), bet jis telpa mažiau daiktų. Prieš pasirinkdami, pasitikrinkite vietos išmatavimus. Jeigu nežinote, reikėtų atsiųsti nuotrauką. Buvau tokiu atveju, kai teko daiktą pernešti pusę kilometro, nes sunkvežimis užstrigo po tiltu.

Ar jūsų komanda turi savo krovėjus ar tik vairuotoją?

Įprastai siūlome pilną komplektą – vairuotojas ir du krovėjai. Jeigu tai biuro perkėlimas į Vokietiją, reikia greičio. Tik vairuotojas nebus pajėgus nukrauti 3 tonų biuro inventoriaus per 2 valandas, be to, jam taip ir draudžiama daryti fizinius darbus ilgiau nei valanda (ES taisyklės, nors ne visada laikomasi). Patariu kreiptis su komanda.

Ar reikia specialių dėžių kompiuteriams?

Taip, būtinai. Nešioti sistemą vienetineje dėžėje yra labai rizikinga. Turiu specialias, uždengtas ir amortizuotas dėžes (kai kurios firma jas turi, kai kurios ne). Ypač jeigu ten yra serveriai delios (delios? serveriai, turiu omenyje). Jeigu ne, padarysime kas vykę, bet atsakomybę už pažeidimą neprisiimsime. Užsidėkite draudimą.

Kas jeigu reikia išmontuoti ir vėl surinkti baldus?

Tai įeina į mūsų kompetenciją. Vairuotojai dažnai turi su savim pagrindinius įrankius (kruvlius), bet jeigu tai sudėtinga sisteminė baldų linija, reikia, kad jūsų IT ar administratorius padėtų. Mes surinksime lentynas, stalus, bet aš neesu meistras, kas sukuria baldus (tai paprasčiau). Kartais reikalingas fizikinis pastangas, o smėlis smerkia. Reikia įrankių komplekto.

Kaip su el. laidais (kabeliais)?

Geriausia, kad jūsų žmogus juos pažymėtų ir išjungtų (nujungtų). Mes perkeliame viską kaip yra, bet jeigu laidai sumaišyti į kiašaras, vėliau jūsų IT specialistas mums prakeiks. Mes ne esame IT specialistai, mes esame pervežėjai. Mums nesvarbu, kas eina į kurį portą, svarbu, kad tai nenusilūžtų kelyje.

Ar saugu vežti augalus į Vokietiją?

Žinoma, tačiau Vokietija yra griežta dėl kenkėjų. Jeigu augalai yra ligoti arba su žeme (kuri gali turėti kirmėlių), gali būti problemų. Daržovių nekeleime (išskyrus vartojimui). Į biurą galima vežti dekoratyvinius augalus, geriau juos apvynioti, kad nelūžtų šakos. Vienas kartas vežiau didelę palmę, ji nukrito posūkyje ir visą buitinę techniką apibraižė. Nausėda.

Kiek dėžių reikės 10 žmonių biului?

Paprastas skaičiavimas: kiekvienam darbuotojui maždaug 5-10 vidutinio dydžio dėžės, plius dėžės technikai, pluso didelės dėžės archyvams. Archyvus dažnai pamirštama, o jie užima daug vietos ir yra labai sunkūs. Reikia papildomai užsakyti specialias dėžes „archyvams“ (tokias ilgas). Užsidegkite dėžes iš anksto (pasiūlyme).

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (dažai, skysčiai)?

Tik jeigu jūsų įmonė turi leidimus. Mes nevežame benziną ar deglias. Ofisinės technikos skysčiai (toneriai) turi būti uždaryti hermetiškai. Jeigu sutekės, prakeiksiu visą pasaulį, nes kelyje kvepia toneriais, o vokiečiai gali sustabdyti ir patikrinti krovį. Būkite atsargūs.

Rizikos, istorijos ir blogos emocijos

Ar dažnai įvyksta avarijų ar daiktai susigadina?

Per 20metų matęs esu visa kas. Dažniausiai ne avarijos, o „susidūrimai“ manevruojant. Padėjome vairuotojui įvažiuoti į kiemą, prilaužėme veidrodį. Kitą kartą vokiečių klientas pastatė savo „Mercedesą“ po lagamina. Iškritęs lagaminas sutrynė mašinos stogą. Buvo labai nemalonu. Turime draudimą, bet reikia laukti išmokėjimo mėnesį.

Kas nutinka, jeigu vairuotoja sustabdo policija Vokietijoje?

Jeigu viskas tvarkoje – papildomai nieko. Jeigu per daug daiktų (prikrauta virsvorius), gausite baudą. Galbūt teks dalį krovinių perkrauti į kitą sunkvežimį. Buvau tokiu atveju, kai 20 metų vairavęs vairuotojas pralaimėjo kontrolę dėl padangų. Griežčiausia yra su poilsiu (tacho grafikas). Vokietija tai patikrina labai dažnai. Jeigu jau vairuotojas pavargęs, geriau sustot, nei važiuoti toliau.

Ar reikia bijoti vagysčių?

Taip, ypač jeigu paliksite sunkvežimį be priežiūros neapsaugotoje vietoje. Lenkijoje ir Vokietijoje yra gaujų, kurios seka pervežėjus. Visada užrakinkite sunkvežimį, net jeigu tik nueinate į parduotuvę kavos papilti. Nenaudojame (nebenaudojame? nebe) senų spynų. Geriausia turi GPS stebėjimą. Vienas mano draugas neteko pilnos suvirintų konstrukciją partijos, kai vairuotojas miegojo.

Kaip elgtis, jeigu atvyksta blogos būklės komanda?

Skambinkite man iš karto. Jeigu vairuotojas atrodo pavargęs, arba krovėjai agresyvūs – nedelskite. Turime atsargines brigadas (nors ne visada, kas užšoka į galva). Kartais įmonės pasamdo „už kebabą“ žmones, kurie nieko nesupranta. Tokiu atveju reikia nedelsiant sustabdyti darbą, nes vėliau bus per vėlu. Pasitikėkite savo pažiūra.

Ar gali būti, kad ateina kita įmonė nei užsakiai? (Subpavaldumas)

Tai pasitaiko, ypač didelėse platformose. Jūs užsakovas (brokeris), o atvyksta trečias šalies vairuotojas iš Lenkijos. Jis gali nieko nemokėti angliškai. Tai rizika. Reikia klausti iš anksto – ar tai jūsų transportas arba subrangovo ( subcontractor ). Aš asmeniškai stengiuosi siųsti savo vairuotojus, bet jeigu trūksta vietų, turiu ieškoti partnerių.

O kas jeigu klientas Vokietijoje atmesto krovį?

Tai baisiausias scenarijus. Reikia rasti sandėlį iš karto (expedijos sandėlį). Tai kainuoja apie 30-50 eurų už užimamą vietą per dieną, plius iškrovimo mokestis. Geriausiai sutarti dėl prieinamumo. Jeigu jūsų vadybininkas nuspėjo, kad jūsų naujas biuras nebaigtas remontuoti, tai jūsų kaltė. Mokėkite už laukimą.

Ar draudžiate viską 100 proc.?

CMR draudimas apima tik 8.33 SDR vieną už kilogramą (apie 10 eurų). Jeigu vežate brangų serverį, kuris kainuoja 10 000 eurų, o jis sverdžia tik 10 kg – gausite tik 100 eurų atlyginimo. Būtinai reikia papildomo draudimo (All risk) brangiems daiktams. Užsirašykite tai sąraše, kitaip neatsisikesite.

Ką daryti, jeigu dangus pradėjo lyti pakrovimo metu?

Kviečiam vairuotoją pačiam įlipti į buitinę techniką (šiaip negali). Turime tentus. Jeigu labai lyja, gali tekti stabdyti. Nerekomenduoju krauti drėgnomis sąlygomis, nebent turite stogą. Vokietijoje orai gali pasikeisti per valandą. Žiurkės (prognusai; pasakyčiau orų prognozės) neatitinka realybės.

Galite atvežti dėžes į namus darbuotojams, jeigu jie dirba iš namų?

Taip, tai vadinama „paskirstymas“. Bet kiekvienas sustojimas kainuoja. Vairuotojui reikia laiko, kad surastų adresą, nueitų į namus. Tai brangiau. Geriau sudaryti vieną centrą (pvz., sandėlį) ir leisti darbuotojams atsiimti ten, nebent jūsų įmonė moka už pristatymą į duris (door to door).

Kaip susitarti dėl laiko (terminas)?

Reikia žinoti, kad vairuotojas gali užtrukti dėl eismo įvykių. Nerašykite kad privalu būt 9:00 ryte, rašykite kad reikėtų būti tarp 9 ir 12. Lietuvoje taip, Vokietijoje taip. Jeigu pavėluosite valanda, vairuotojas gali pradėti skaičiuoti laukimo mokestį.

Ar galite išvežti atliekas (šiukšles) iš seno biuro?

Atliekų (šiukšlių) išvežimas į Vokietiją yra sunku, reikia leidimo (notifikacija, nors ES viduje taisyklės pasikeitė (prieš porą metų atnaujintos), bet vis tiek sunku). Geriau palikti vietinių. Jeigu reikia išvežti senus baldus į šiukšliadėžę Vokietijoje, tai reikia mokėti už utilized (atlaisvinimą). Nėra nemokamai.

O kas dėl SEPA sąskaitų apmokėjimo?

Mums svarbu, kad pinigai būtų gauti prieš išvykimą arba per 3 dienas. Vokietijos klientai dažnai moka per 2 savaites (14 dienų). Jeigu mūsų įmonė neleidžia tokios paskolos (skolinimo), reikia įmoką iš anksto (depozito). Reikia sutarti dėl sąskaitos (invoice) siuntimo.

Ar reikia vadybininko lydėti visą kelią?

Nebūtina, bet gerai. Vadybininkas gali išspręsti konfliktus, kurių vairuotojas nesuprato. Ypač jeigu Vokietijos pusė turi kokių nors pretenzijų dėl dėžių būklės. Pažodžiui, vairuotojas gali tiesiog išlipti ir sukti galva.

Ką daryti su vairuotojų maistu?

Jie turi turėti pinigus patys. Mes jiems duodamos dienas pinigų (dienumas; dienpinigiai). Kartais klientai duoda kavos arba užeigoje. Nereikia maitinti juos kiniškai (nereikia maitinti jų kaip karalaių). Jie turi save aptarnauti. Aš asmeniškai nereikalaudavau, kad klientas maitintų mano vairuotojus (tai ne įmonės politika).

O jeigu reikalinga technika pakrauti per naktį?

Naktinis darbas brangesnis. Vokietijoje naktiniai darbai draudžiami, nebenaudojama (be leidimo). Lietuvoje galima (galiu pakrauti naktį). Reikia apie tai pranešti. Jeigu norite, kad vairuotojas atvyktų 6 valandą ryto, reikia, kad jis būtų pakrautas vakare.

Kokias kalbas kalba jūsų vairuotojai? (Kalba)

Dauguma kalba lietuviškai ir rusiškai, kai kurie angliškai. Vokiškai mažiau. Jeigu reikia sudėtingų dalykų paaiškinimo, geriau turėti vertėją telefone arba vadybininką, kuris kalba vokiškai. Nesitikėkite, kad sunkvežimio vairuotojas debatuos su vokiečiu apie Kantą (ar Filosofiją). Jis tiesiog nori padaryti savo darbą.

Ar galite padėti surežisuoti (suplanuoti) naujo biuro išdėstymą?

Mes galime padėti pastatyti, kur prašysite. Bet mes ne esame architektai ar dizaineriai. Mes nežinome, kur turi stovėti vadovo stalas pagal feng šui (feng šui principus). tiesiog pasakykite „čia“ ir mes pastatome.

Kokios garantijos, kad nieko nebus pavogta?

Mes duodame sąskaitą-faktūrą, sutartį (kontraktą). Mes legali įmonė. Patikrinkite mūsų rekvizitus (juridinius duomenis). Jeigu įmonė dirba be PVM mokėtojo kodos (turi kodą), tai pavojinga. Pasitikėkite savo intuicija. (Ne, pasitikėkite dokumentais).

Paskutinis klausimas – kodėl aš turėčiau rinktis būtent jus?

Nes až žinau ką darau. Turiu 20 metų patirtį. Aš nesu „broliukas su fura“, o įmonė su draudimu ir atsakomybe. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra sudėtingas procesas, bet su manimi jis bus mažiau stresingas. Pasakyčiau taip.

Išvada

Viskas apie tai, kaip vyksta biuro perkėlimas į Vokietiją, atrodo sudėtinga tik tada, kai bandote tai daryti patys be profesionalų. Svarbiausia yra ne kaina, o rami galva ir žinojimas, kad tada šitaip (tada, kai reikia) kas atvyks. Naudokitės patikimomis komandomis, nebijokite klausti kvailų klausimų apie dėžių dydžius ar vairuotojo kalbas, ir viskas bus tvarkoje. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje!