Biuro perkėlimas į Vokietiją su pasirengimu ir konsultacijomis

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų, ir dar neišvydau tobulo perkėlimo, ypatingai kai kalbame apie biuro perkėlimą į Vokietiją su pasirengimu ir konsultacijomis. Žmonės visada galvoja, kad tai tiesiog dėžių kraustymas į sunkvežimį ir važiavimas toliau, tačiau realybė yra daug sudėtingesnė. Vokietija – tai ne tik greiti keliai, bet ir griežti reikalavimai, biurokratija, kuri kartais sukelia norą viską mesti, bei specifiniai vietiniai įstatymai, kuriuos reikia žinoti iš anksto. Jei nebusite pasiruošę, gali baigtis taip, kad jūsų turto tiesiog neįleis į miestą arba gausite milžiniškas baudas už neteisingai atliktas formalumus.

Kaip pradėti ir kada reikia skubėti

Kada tiksliai reikia pradėti ruoštis biuro perkėlimui į Vokietiją?

Geriausia pradėti ne vėliau kaip prieš tris mėnesius, o jei turite labai daug technikos, tai net pusę metų. Aš žinau, kad skamba kaip per daug, bet pasitikėkite man, esu matęs nemažai pavėluotų atvejų. Vokietijos dėžės turi būti užsakytos iš anksto, o vietos statybose (ne, nesu gydytojas, kalbu apie ofisus) tenka laukti eilėje. Turite laiko rezervą biuro perkėlimui į Vokietiją, nes dalykai sugenda – sunkvežimiai gedę, vairuotojai suserga, o klientai paskutine minutei nusimano apie kelią dėžių skaičių.

Ar tikrai reikalingos konsultacijos ar galiu padaryti patys?

Galite, tik tada būkite pasiruošę naktimis ieškoti informacijos internete vokiškai. Konsultacijos sutaupo daug nervų, nes mes žinome apie tokias smulkmenas, apie kurias jūs net negalvojote. Pavyzdžiui, vienas klientas norėjo važiuoti per centrinę miesto dalį, kur sunkvežimiams važiuoti draudžiama tam tikru laiku. Jei nebužiūrėtume maršruto, jis būtų gavęs baudą, didesnę už jo mėnesinį pajamų mokestį.

Kiek kainuoja pradinė konsultacija?

Kartais tai įeina į pasiūlymo kainą, kartais imamas nedidelis mokestis už laiką. Tai priklauso nuo to, kiek giliai reikia įsiskverbti į jūsų situaciją. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra standartinis dalykas, todėl kainos gali svyruoti, bet už gerą patarimą verta atiduoti šimtą eurų, kad vėliau neišleistų tūkstančių.

Ar verta įsidėti į mokesčių konsultanto?

Absoliučiai taip. Lietuvoje ir Vokietijoje mokesčiai skiriasi kaip dangus ir žemė. Vokietijai reikalingi „Steuerberater“, kurie supranta ne tik mokesčius, bet ir tokius dalykus kaip PVM (MwSt) registracija. Be jo, jūs tiesiog užstrigsite su dokumentais pirmoje mėnesio dienoje.

Ką daryti, jei dar neturiu nuomos sutarties Vokietijoje?

Turėtumėte ją turėti bent jau tada, kai pradedame planuoti logistiką. Be adreso negalime suformuluoti galutinio maršruto ir apskaičiuoti tikslios kainos. Biuro perkėlimas į Vokietiją be galutinio taško yra kaip važiuoti į niekur su pilnu krovininiu.

Ar padėsite su paieška ar tik su pervežimu?

Mes daugiausiai esam logistikos žmonės, bet per 20 metų susiradome draugų ir tarp tarpininkų. Galiu kažką patarti arba nukreipti į žinomus agentus, tačiau oficialiai turtų paieška nėra mūsų duonos. Nors jei būtų labai didelis projektas, galėtume kažką sumanyti.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti sienai kertant?

Reikia kelių dalykų: transporto sutarties, inventoriaus sąrašo (geriausiai dviem kalbomis), draudimo poliso ir, žinoma, asmens dokumentų. Jei vezate techniką su dideliu mokesčių atleidžiamumo (Intrastat) potenciju, reikės specialių deklaracijų. Biuro perkėlimas į Vokietiją be šių popierių gali trukti rytoj dienai muitinėje.

Ar mums reikia muitinės tarpininko?

Jei esate ES viduje, tai dažniausiai ne, nebent krovinate labai brangų inventorių ar tai yra įmonės iš trečiosios šalies atšaka. Bet su vokiečiais niekada nežinai. Kartais užtenka paprasto važiavimo lapo, kartą reikėjo pilnos deklaracijos dėl alkoholio (jei tai biuro baras, aišku).

Kas dėl GDPR duomenų perkelimo?

Tai yra labai svarbu. Negalite tiesiog mesti standžiųjų diskų į dėžes kaip bulvių. Reikia užtikrinti duomenų saugumą pervežimo metu. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja, kad serveriai būtų išjungti tinkamai, o duomenys užšifruoti, jei įmanoma. Vokietijos duomenų apsaugos tarnybos yra labai griežtos.

Ar inventoriaus sąrašas turi būti vokiškai?

Labai pageidautina. Jei vairuotojas lietuvis, o muitininkas vokietis, suprasti kas yra „kompiuterinė stotis“ išversta per „Google Translate“ gali būti problema. Geriau, kai viskas aišku ir tikslingai, kad nė kiek neabejotų, kad tai nėra kontrabanda.

Kaip elgtis su šiukšlėmis (Gelber Sack)?

Vokietijoje atliekų tvarkymas yra beveik religija. Negalite tiesiog užpildyti sunkvežimio senais baldais ir juos išmesti pirmajame mieste. Reikia susitarti dėl atliekų konteinerių iškvietimo. Kartais tai kainuoja brangiau nei patys baldai, tai tikrai žinau iš patirties.

Ar reikia registruoti įmonę Vokietijoje prieš atvykstant?

Techniškai galite įregistruoti ir vėliau, bet be adreso (Gewerbeanmeldung) negalite legaliai dirbti. Biuro perkėlimas į Vokietiją turėtų būti sinchronizuotas su jūsų juridinio adreso įregistravimu, kad nesusidurtumėte su tuo, kad jūsų dėžės stovi kieme, o įmonės oficialiai dar nėra.

Logistika, technika ir fizinis darbas

Kaip pervežti serverius ir jautrią techniką?

Serveriai turi eiti specialiuose termokonteineriuose arba transportuose su oro pakaba, kad jų neprišluostų. Neįsivaizduoju, kaip žmonės juos kiauras užkuria į paprastas dėžes. Biuro perkėlimas į Vokietiją visada apima technikos, ne tik baldų, pervežimą, o ji brangi ir jautri.

Ar atliekate baldų išmontavimą ir montavimą?

Taip, tai įeina į standartinę paslaugą, jei tai nenurodyta kitaip. Turime savus meistrus, kurie žino, kaip išardyti didelę konferencijos stalą, kad jis nebeiltų surinkimo metu (o tas, kas niekada nedarė, žino, kad tai tikras pagirną).

Ką daryti, jei naujame biure nėra lifto?

Tada kalbame apie kėlimą pro langą arba per laiptus. Tai kainuoja papildomai ir užtrunka daugiau laiko. Biuro perkėlimas į Vokietiją dažnai susiduria su senosios architektūros pastatais, kur liftų tiesiog nėra arba jie per maži.

Ar galima vežti dalykus savo sunkvežimiu ar reikia jūsų?

Galite savo, jei turite leidimus. Bet dažniausiai klientams lengviau, kai mes viską užtikriname. Mūsų vairuotojai žina maršrutus, o jūsų vairuotojas gali užstrigti bežinodamas, kur Vokietijoje leidžia stovėti sunkvežimiui.

Kaip apsaugomi biuro paslaptys pervežimo metu?

Užrakiname sunkvežimius, naudojame plombas. Jei reikia, galime pasiūlyti lydimąjį transportą. Žinau, kad viena didelė finansų įmonė reikalavo, kad vairuotojas neturėtų teisės atidaryti krovininės dalies be keičiamo kodo ( tiesiog keičiame spynas tiesiogiai ).

Ar reikia specialių dėžių archyvams?

Žinoma, popieriaus dėžės turi būti stiprios. Negalime dedti tūkstančių lapų į maišelį. Archyvų perkėlimas yra vienas sunkiausių dalykų, nes popierius sunkus ir slysta. Biuro perkėlimas į Vokietiją be tinkamų dėžių baigsis tais, kad dėžės sprogsta apačioje.

Kiek laiko užtrunka pakavimas?

Priklauso nuo biuro dydžio. Mažam (10-15 žmonių) – diena. Dideliam (100+) – savaitė. Bent jau taip yra planuojama, realybėje visada ką nors pridedame paskutinę minutę.

Rizikos, kainos ir realios situacijos

Kodėl kainos taip staigiai svyruoja?

Degus, alkoholis (ne kasdieniui, o degalams), atlyginimai vairuotojams Vokietijoje... Visa tai kainuoja. Biuro perkėlimas į Vokietiją brangsta, nes ir vokiškos rankos darbo kaina yra didelė. Jei jums kas pasako, kad kaina fiksuota metams iš anksto – abejoju (arba jis klaidingai).

Ar draudimas apima viską?

Draudimas apima trintį, gaisrą, avariją, bet ne visada apima dėlžių turinį, jei jūs patys jas supakavote blogai. Yra specifiniai „All Risk“ draudimai, kurie brangesni, bet verti. Kartais žmonės sako, kad jie „viskas apdrausta“, o tuoj paaiškėja, kad apdrausta tik mašina.

Kas nutinka, jei sunkvežimis suardo miesto gatvę?

Vokietijoje tai realus pavojus, ypač senamuosiuose miestuose. Kai kurios gatvės yra lengvojojo transporto tik. Jei mūsų vairuotojas susprogs grindinį (buvo toks atvejis prieš penkerius metus Frankfurte), mokesčius moka pervežėjas. Bet jei tu nurodei blogą vietą... (aišku, mes tikriname, bet klaidos įvyksta).

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai ne, nes tai draudžiama mokesčių institucijų – tai vadinamas „privataus naudojimo“ prekių judėjimas. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti tik verslo turtas. Ką daryti? Paslėpkite (juokauju, nepadarykite to), geriau padarykite atskirą siuntą. Muitininkai mėgsta tikrinti, ar krūvyje nėra dviračių ar vaikų žaislų.

Kaip elgtis, jei vokiečių kalba niekas nekalba?

Tie, kas dirba su mumis, kalba bent jau truputį arba turi vertėją. Jums patys nereikia kalbėti vokiškai, nors tai labai padėtų. Mums, logistikos specialistams, kalba yra įrankis, todėl visada susitvarkome su komunikacija vietinių bei tarnybų sužinojimu.

Ar yra "blogiausio atvejo" scenarijus?

Žinoma. Pavyzdžiui, atvejį, kai atvykome pirmadienį ryte į Berlyną, o raktai nuo biuro nebuvo perduoti. Sunkvežimis stovėjo kieme tris dienas, mokėjome stovėjimo mokesčius. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti sinchronizuotas su pastato savininkais, kitaip pinigai degina.

Ką daryti su augalais biure?

Augalus vežti galima, bet turi būti fitosanitarijos pažyma, jei jie yra specifiniai. Paprastus kaktusus galima, jei ne su dirva (pripūstų vabzdžių baimė). Bet dažniausiai klientai tiesiog juos palinka kaimynams, kad nedarbo neturėtų.

Galite padėti susirasti vietinių darbuotojų?

Ne, mes ne personalo agentūra. Nors per savo 20 metų pažįstu nemažai žmonių, bet į kadre nekišu nosies. Biuro perkėlimas į Vokietiją baigiasi tuomet, kai dėžės stovi vietose, o ne tada, kai kas sėdi ir dirba.

Kodėl rekomenduojate nevežti senus baldus?

Nes Vokietijoje senų baldų išvežimas (Entsorgung) kainuoja. Labai brangiai. Naujas stalas iš IKEA gali būti pigesnis už senojo išvežimą į šiukšlių sąvartyną. Geriau palikti čia ir nusipirkti naujus.

Ar dirbate savaitgaliais?

Galime, jei užmokestis atitinka. Vokietijoje yra griežti darbo laiko apribojimai (Arbeitszeitgesetz), todėl naktimis ar sekmadieniais negalima tiesiog barstyti dėžių gatvėje be leidimo. Reikia specialių leidimų, kurie yra brangūs.

Ką daryti, jei dėžės neatitinka inventorium? Tai pagunda. Galvojate, „įdėsiu viską į krūvą“. Ne, nedarykite. Tada apskaita bus chaosas. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti organizuotas, kitaip prarasite dokumentus.

Ar reikia pranešti apie pervežimą namų savininkams? Žinoma, jei tai ne jūsų nuosavybė. Reikia sudaryti paskirties keitimo protokolą (Übergabeprotokoll). Be to, turite susitarti dėl sunkvežimio privažiavimo – ar neužliet kiemo.

Kokios papildomos paslaugos dažniausiai užsakomos? Sandėliavimas (Lagerung). Dažnai biuras dar nebaigtas remontuoti, o jums jau reikia išsikraustyti iš seno. Laikinas sandėlis Vokietijoje išgelbėja situaciją.

Kaip apmokėti paslaugas?

Standartiškai – pervedimu sąskaitą prieš pradedant darbus arba dalimis (avansas ir likutis). Grynaisiais pinigais niekas nedirba, ypač tokioms sumoms. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra rimtas verslas, o ne turgus.

Išvados

Biuro perkėlimas į Vokietiją su pasirengimu ir konsultacijomis nėra tas dalykas, kurį verta daryti „iš klausomo“ arba tik pasitikint viena Interneto recenzija. Jūs matote, kiek smulkių, bet svarbių detalių susidaro – nuo vokiškų dėžių iki muitinės procedūrų. Gerai suplanuotas procesas sutaupo ne tik pinigų, bet ir leidžia verslui nepertraukti darbo per kelias dienas. Negailėkite laiko konsultacijoms ir pasiruošimui, nes vėliau taisyti klaidas ant svetimos žemės yra kur kas brangiau ir sudėtingiau. Sėkmės kelionėje į Vokietijos rinką, tik viską tikrinkite du kartus, kaip sako patys vokiečiai.