Biuro perkėlimas į Vokietiją su optimalia kaina ir laiku: kaip išvengti chaoso ir neišprotėti

Dirbu jau virš dvidešimties metų šioje srityje, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas niekada neįvyksta taip, kaip planuojame Excelio lentelėje. Nematęs esu daug ko, pradedant nuo dingusių serverių ir baigiant vairuotojais, kurie pamišę dėl vokiško kelyje stovinčio policijos automobilio. Sunku aiškinti klientams, kad biuro perkėlimas į Vokietiją su optimalia kaina ir laiku nėra tikslus mokslas, o daugiau kaip šachmatų partija su neapibrėžtais taisyklėmis. Dažnai žmonės galvoja, kad tai tiesiog dėžių įkėlimas, tačiau realybėje tai sudėtingas procesas, kur reikia derinti muitinę, vairuotojus ir darbuotojus, kurie visada kažką pamiršo ar nupainioja. Štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražių paveikslėlių.

Apie kainas, laiką ir nerealistus lūkesčius

Kiek iš tikrųjų kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Tai pati dažniausia klausimas, kurio niekas nenori išgirdti tiesioginio atsakymo. Kaina priklauso ne tik nuo tūkstančio kilometrų, bet ir nuo to, kiek aštrų kampų turi jūsų sofa ar ar reikės nuimti langus, kad išnešti staltiesę. Biuro perkėlimas į Vokietiją su optimalia kaina ir laiku gali kainuoti nuo kelių šimtų eurų iki kelių tūkstančių, jei kalbame apie pilną įrangą. Vienkartinio krovinio pervežimas pigiau, bet jei reikia sandėliavimo tarpinėje stotyje – kyla kaip dujinė. Reikėtų pradėti nuo detalaus inventoriaus sąrašo, o ne nuo klausimo „kiek pigiau?“.

Ar galima atvežti viską per vieną dieną?

Teoriškai – taip, jei Vokietijoje nesutrukdys policija arba jei jūsų vairuotojas nemiega po tris valandas per parą. Praktiškai, jei keliate didelį biurą iš Vilniaus į Miuncheną, tai užtruks mažiausiai dvi dienas, o atvežimas ir iškrovimas – dar vieną. Neskubėkite, nes greitas važiavimas autostradaje dažnai baigiasi baudomis, kurias mokės klientas, o ne pervežėjas. Geriau planuokite su atsarga, tada ir nervai bus sveikesni.

Kodėl kainos skiriasi taip smarkiai tarp firmų?

Nes kai kurios firmos tiesiog užraksto krovinius ir reikalauja išpirkos, o kitos dirba garbingai (kaip mes, tikiuosi). Yra firmų, kurios siūlo „absoliučia minimalią“ kainą, bet tada prie vairuotojo atvyksta papildomi mokesčiai už lifts, keliones pėsčiomis arba tiesiog dėl „blogo oro“. Žemiausias pasiūlymas dažniausiai pasirodo brangiausias, kai pradedami skaičiuoti visas išlaidas. Patirkite, kas įeina į kainą, o kas yra „papildomai“.

Ar galima kažkaip taupyti ant pakavimo?

Galite, bet tik jei pakuosite viską patys, o tada mes neatsakome už suirusį monitorių. Profesionalus pakavimas – tai ne tik dėžės, tai ir burbuliukų plėvelė, antklodės, ir specialios juostos. Jei norite biuro perkėlimą į Vokietiją su optimalia kaina ir laiku, netaupykite ant medžiagų, nes viena sužalota brangi spausdintuva suvalgys visą jūsų taupymą. Kartais klientai sako: „o mes tiesiog įmesime į maišus“ – tada aš žinau, kad bus bėdų.

Kada geriausia planuoti perkėlimą?

Ne penktadienį ir ne paskutinę savaitės dieną mėnesį. Vokietijoje darbuotojai labai mėgsta savo savaitgalius ir atostogas, o jei reikės leidimo iškrovai miesto centre (Anwohnerparken), tai gali trukti savaitę. Geriausia rinktis vidines savaitės dienas, ne sezono metu (kaip vasarą arba Kalėdomis), tada ir kaina gali būti šiek tiek mažesnė.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia išnešti daiktus iš penkto aukšto be lifto?

Taip, tai kainuoja. Tai vadinasi „rankinis darbas“, o jis mūsų srityje vertinamas aukštai, nes nugaros nėra iš plieno. Jei lifte netilps staliukas, teks nešti laiptais, o tai užtrunka dvigubai ilgiau. Nenuokupkite šitos vietos, nes vairuotojai, išėję iš tokių maršrutų, gali tiesiog atsisakyti vairuoti toliau arba paprašyti premijos.

Dokumentai, muitinė ir vokiškas biurokratas

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje?

Būtinai reikia sandėliavimo sutarties (jei toks buvo), krovinio sąrašo (packing list) ir asmens dokumento. Be to, jei vežate techniką, reikės serialinių numerių sąrašo, kitaip muitinė Vokietijoje gali laikyti tai vagyste. Be šių popierių neišvažiuosite iš Lietuvos nei įvažiuosite į Vokietiją. Dar kartą patikrinkite, ar CMR draudimas užtikrina krovinio vertę.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius Vokietijoje?

Jei perkeliate savo įmonės turtą iš vieno filialo į kitą (t. y. turtas lieka jūsų nuosavybėje), paprastai PVM mokėti nereikia, tai vadinamas „intra-Community supply“. Bet čia reikia labai girdėti. Jei parduodate turtą arba įrangą kitai įmonei Vokietijoje, tada jau reikės mokėti vokišką MwSt. Aš nėra muitininkas, todėl visada patariu pasikonsultuoti su buhalteriu, nes klaidos kainuoja brangiai.

Kas daryti, jei muitinė sustabdo mašiną?

Laukti. Nieko daugiau nedarykite, nes bandymas įkalbėti vokišką muitininką nieko neduos. Jei visi dokumentai tvarkingi, jie tik patikrins, ar nėra narkotikų (tai jų mėgstamiausia dalis) ir paleis. Jei trūksta ką nors – reikės siųsti trūkstamus dokumentus faksu arba el. paštu. Vieną kartą mums trūko vieno parašo ant EX1, ir mes praleidome naktį pasienyje. Buvo nemalonu.

Ar reikia EX1 dokumentą?

Taip, jei išvykstate iš ES arba atvykstate į ES (jei keliate iš Šveicarijos ar Norvegijos). Nors Lietuva ir Vokietija yra ES, bet biuro perkėlimas į Vokietiją su optimalia kaina ir laiku gali reikalauti įrodymų, kad turtas nebuvo parduotas tarpininkams. EX1 (arba dabar elektroninis eksporto deklaravimas) yra būtinas, kad nebutumėte apmokestinti PVM. Užpildykite jį iš anksto.

Kas dėl duomenų saugumo pervežiant serverius?

Serverius reikia išjungti ir supakuoti į specialias dėžes su šoku absorberiais. Jei serveris veikia pervežimo metu, standžiųjų diskų galvos gali nusėdėti, o duomenys dingti. Aš asmeniškai nesiūlaučiu vežti įjungtų technikos, nebent tai yra nešiojamas kompiuteris, kurį laikote rankose. Duomenų atkūrimas kainuoja šimtus kartų brangiau nei geras pakavimas.

Ar reikia pranešti apie perkėlimą Vokietijos institucijoms?

Jei keičiate įmonės būstinę (Sitz), tai būtinai reikia registruoti „Gewerbeamt“ (prekybos licencijos biure) ir „Handelsregister“ (prekybos registre). Be to, reikia pranešti „Finanzamt“ (mokesčių inspekcijai) apie adresą pasikeitimą, kitaip jūsų laiškai ir mokesčiai liks senajame adrese. Nesiūlaučiu to daryti po to, kai jau išsikraunate, tai reikia padaryti iš anksto.

Pakavimo chaosas ir dalykai, kuriuos pamiršote

Ar galima veži atidarytas dėžes su skysčiais?

Niekada. Niekada nevežkite atidarytų butelių su vandeniui ar rašalas. Vienas suviržęs rašalo butelis gali sugadinti visus baldus ir kilimus, kurie yra apačioje. Uždarykite viską į maišus arba išgerkite (ne juokauju). Aš mačiau, kaip vienas klientas neįsivėlė ir mes turėjome išmokėti už naują kilimą visame biure.

Kaip supakuoti kompiuterius?

Monitoriai ir sisteminiai blokai turi būti supakuoti į originalias dėžes, jei jas išsaugojote. Jei ne – reikės specialių dėžių. Niekada nekelkite monitoriaus už stiklo, laikykite už rėmo. Žymekite kabelius, kad nesumaišytumėte, kuris priklauso prie kurio kompiuterio, kitaip IT specialistas vėliau prakeiks tą dieną, kai jums buvo biuro perkėlimas į Vokietiją su optimalia kaina ir laiku (nors laikas gali prailgėti dėl laidų painiavos).

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį taip. Stalus reikia atskirti nuo kojų, spinteles nuimti nuo sienų. Ne tik kad taip talpinta daugiau, bet ir sumažėja jų sulaužymo rizika. Vienintelis dalykas, kurį paliekame sujungtą, yra labai sunkios sekcijos, kurios nebeina pro duris. Bet tuomet reikės labai daug сил (jėgų) ir galbūt vinčių.

Kas dėl asmeninių daiktų darbuotojų stalų?

Tai yra jūsų (darbdavio) problema, jei sutikote juos pervežti. Bet patariu nurašyti atsakomybę arba paprašyti darbuotojų pačioms pasirūpinti savo daiktais. Jei dingsta kieno nors šeimos nuotrauka ar brangi papuošalas, niekada nežinosi, ar ji dingo Lietuvoje, Vokietijoje, ar buvo pavogta. Geriau nedaryti tos galvos.

Kaip pažymėti dėžes?

Naudokite spalvotas lipdukas arba rašykite dideliomis raidėmis: „Vadyba“, „IT“, „Virtuvė“. Taip vairuotojai žinos, kur dėti dėžes naujame biure, o jums neleis išnešti visko į vieną krūvą ir vėliau ieškoti adatų krūvoje. Pasirašykite ant kiekvienos dėžės numerį ir turėkite sąrašą.

Ar reikia ištuštinti spinteles?

Taip, absoliučiai tuščias. Niekada nepalikite knygų ar dokumentų viduje, nes spintės paprastai būna per sunkios ir gali atsiskirti nuo dugno. Be to, jei spintelė turi stiklo dureles, jas būtinai reikia užklijuoti scotchu arba pašalinti, kad nenukristų.

Vokietijos realijos ir kelių problemos

Ar sunku rasti vietą iškrovai Vokietijos miestuose?

Labai sunkina. Miestuose kaip Berlynas, Hamburgas ar Miunchenas, vietos prieš biurą dažnai yra uždraustos arba reikalauja specialių leidimų (Verkehrszeichen). Reikia kreiptis į vietinę savivaldybą (Ordnungsamt) dar prieš kelias savaites, kad gautumėte leidimą statyti mašiną. Jei pastatysite be leidimo – gausite baudą, o mašina gali būti nuvaryta.

Kas dėl „Umweltplakette“ (ekologinės ženklinės)?

Jūsų sunkvežimis turi turėti tinkamą ekologinę ženklinę, jei važiuosite į „žaliąją zoną“ (Umweltzone) miesto centre. Be jos – bauda. Dauguma mūsų mašinų jau turi tas žymes, bet jei samdote mašiną patys, patikrinkite šį dalyką, kitaip neįvažiuosite prie pat biuro.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dažniausiai ne, arba kalba labai truputį. Tai gali sukelti problemų bendraujant su namų savininkais arba policija, jei kas nors nutiks. Geriau, jei vienas iš jūsų darbuotojų, kuris yra Vokietijoje, galėtų būti vietoje ir padėti su komunikacija. Nereikia, kad jis kalbėtų puikiai, pakanka suprasti pagrindinius žodžius.

Kas daryti, jei vairuotojas užstringa tranzelyje?

Laukti. Vokietijoje yra daug statybų autostradose, ir spūstys yra normalus dalykas. Jei vairuotojas pavėluos dėl spūsčių, tai nėra jo kaltė, todėl nereikia šauktis. Geriau turėti planą „B“ – pavyzdžiui, darbuotojai gali dirbti iš namų tą dieną. Nereikia kaltinti vairuotojo už eismo sąlygas.

Ar galima samdyti liftą išorėje?

Taip, ir dažnai tai būtinai, jei biure nėra lifto arba jis per mažas. Mes galime užsakyti keltuvą su platforma, kuris pakelia dėžes per langą. Tai kainuoja, bet sutaupo nugarą ir laiką. Vieną kartą teko nešti serverius į trečią aukštą per laiptus, nes keltuvas negalėjo privažiuoti – tai buvo košmaras.

Ką daryti su išrinktais pakuojimo medžiagomis?

Geriausia susitarti dėl medžiagų išvežimo iš anksto. Mes galime jas nuvežti atgal į Lietuvą (jei vietos pakanka) arba išmesti Vokietijoje (tai kainuoja). Nepalikite dėžių ant gatvės, vokiečiai labai griežti dėl šiukšlių rūšiavimo, ir gausite baudą arba skundą iš kaimynų.

Pabaigos smulkmenos ir problemos

Ar reikia draudimo?

Be abejo. Nors vairuotojai yra atsakingi, bet jei įvyksta avarija ir sudega visa mašina, be draudimo prarasite viską. Patikrinkite, ar draudimo suma padengia visą jūsų turtą. Dažnai klientai sako „o, man reikia tik šiek tiek“, bet kai kažkas dingsta, visi nori viską atgauti.

Kas daryti, jei kažkas sulūžo iškrovos metu?

Skubiai užfiksuokite žalą (nuotraukos, pranešimas vairuotojui) ir rašykite pretenziją. Negalima laukti savaitės. Mes stengiamės išvengti tokių situacijų, bet jei ji įvyksta, greitas reagavimas yra raktas. Neigykite vairuotojo, tiesiog imkite dokumentus.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimo sistemas, taigi taip. Galite matyti, kur mašina yra, ir kada apytiksliai atvyks. Tai padeda planuoti darbuotojų laiką, tačiau nepamirškite, kad GPS gali būti netikslas tuneliuose arba kalnuose.

Ką daryti su automobiliais, kurie priklauso įmonei?

Automobilius galima vežti su vėžimais (vilkiku), o jei vairuotojas gali juos nuvežti savo (tikrai ne, tai draudžiama). Geriau naudoti autovežį. Jei automobilis yra senas, gali reikėti techninės apžiūros, kad galėtumėte ją užregistruoti Vokietijoje.

Ar reikia apmokėti iš anksto?

Įprasta praktika yra mokėti avansą (30-50%), o likutį – atlikus darbą. Jei reikalaujama mokėti 100% iš anksto – būkite atsargūs. Gali būti, kad daugiau nieko nesužinosite. Mes dirbame su pasitikėjimu, bet taip pat reikalaujame garantijų.

Kaip elgtis su biuro augalų pervežimu?

Augalus reikia pergabenti atsargiai, kad neapšaltų (žiema) ar neperdegtų (vasara). Be to, augalai gali būti tikrinami fitosanitarinių kontrolės punktų, nors tarp ES šalių tai reta. Geriau juos laikyti atskirai nuo baldų, kad nepažeisti lapų.

Kas dėl kavos aparato?

Jis turi būti ištuštintas nuo vandens ir kavos pupelių. Viena sykį mums vandens nutekėjo ant kompiuterių – buvo nepavykęs biuro perkėlimas į Vokietiją su optimalia kaina ir laiku, nes teko pirkti naujus monitorius. Išjunkite ir išvalykite jį prieš pakavimą.

Ar galima susiplanuoti iškrovą vakare?

Galima, bet tai kainuos brangiau, nes vairuotojai turi viršvalandžius, o Vokietijoje naktinis darbas yra griežtai reglamentuojamas (ir labai brangus). Be to, kaimynai gali skųstis dėl triukšmo, jei statote mašiną prie namų 22 valandą vakare.

Kas nutinka, jei naujame biure nėra lifto?

Tada vairuotojai pradeda keiktis (viduje). Reikės daugiau žmonių ir laiko. Jei žinote apie tai iš anksto, praneškite, kad mes galėtume siųsti didesnę komandą arba pasirūpinti keltuvu. Nustebinti vairuotojus neverta.

Ar galima veži maisto produktus iš virtuvės?

Galima, bet tik jei jie yra uždaryti ir nebegalioti. Nerekomenduoju vežti atidarytų vaisių arba mėsos, tai kvapo klausimas ir higiena. Viskas kita turi būti supakuota į dėžes, kad neužsikrėtų svirniai.

Kas dėl atsiskaitymo?

Priimame pavedimus, grynus (nedėkingai) ir korteles. Geriausia susitarti dėl sąskaitos faktūros iš anksto, kad nebūtų nesusipratimų paskutinę minutę. Vokiškas biurokratas mėgsta tvarką ir popierius.

Ką daryti, jei raktai nuo naujo biuro dingsta?

Vadinasi, jūsų biuro perkėlimas į Vokietiją su optimalia kaina ir laiku baigsis ne biure, o po durimis. Teks skambinti agentui arba stumdyti duris (nerekomenduoju). Visada turkite kopiją raktų pas atsakingą asmenį Vokietijoje.

Ar jums reikia pagalbos iš mūsų pusės?

Taip, bent vienas žmogus turi būti vietoje, kad parodytų, kur ką dėti. Negalima palikti vairuotojo vieno didelėje erdvėje su užrakintomis durimis. Jis nėra aiškiaregis.

Ar galima veži pavojingas medžiagas (chemija)?

Tik jei turite atitinkamus leidimus ir deklaracijas. Paprastų valymo priemonių (ne daugiau kaip kelių litrų) galima vežti, bet dideli kiekiai chemikalių reikalauja specialaus transporto (ADR). Neklausykite, ar galima įmesti benziną kanistroje – neįmanoma.

Ką daryti, jei mašina sugenda?

Mes turėsime siųsti pagalbos mašiną ir perkrauti krovinius. Tai užtrunka, todėl biuro perkėlimas į Vokietiją su optimalia kaina ir laiku gali tapti šiek tiek brangesnis ir ilgesnis. Tokios situacijos retos, bet įvyksta. Su malonumu pranešame iš karto.

Ar galima pervežti seifą?

Taip, bet tik jei jis tuščias. Užpildytas seifas sveri toną ir neįvežiamas be specialios technikos. Be to, jei seifas yra įmūrytas – reikės jį išmūryti, o tai jau ne mūsų darbas, tai statybininkų reikalas.

Kaip numesti dėžes, kad nesusižeistum?

Nenaudokite nugaros, naudokite kelius. Kelkite ant kėdės, o ne nuo grindų. Aš mačau daugybę sužalotų klientų, kurie norėo padėti ir pasigydė savaitę. Geriau palikite tai mums, mes turime priemones.

Kas dėl „gimtadienio“ dovanų biure?

Perkelkite jas pačiam, jei jos jums brangios. Mes neatsakome už lūžtančius vazas ar suirusius suvenyrus, nebent juos supakote mums pačiai. Geriau juos vežti asmeniniu automobiliu.

Ar garantuojate, kad niekas nesulūž?

Negaliu to garantuoti 100%, nors stengiamės. Gyvenime yra dalykų, kurių negalima prognozuoti. Bet garantuojame, kad jei kas nors nutiks, elgsimės sąžiningai ir sprendžiant problemas.

Išvada

Galiausiai, viskas baigiasi to, kad paskutinius dėžes išnešus visi tiesiog atsipalaiduojame ir išgeriam kavą. Nors biuro perkėlimas į Vokietiją su optimalia kaina ir laiku atrodo kaip loginis uždavinys, jis visada sukelia emocijų ir nereikalingų judesių. Svarbiausia yra ne kaina ar laikas, o tai, kad viskas atvyktų vienu gabalu ir darbuotojai galėtų kitą dieną dirbti. Pasiruoškite, kantriai laukykite ir nepanikuokite, jei kas nors nepaeina taip, kaip planavote – taip visada būna su perkėlimais.