Biuro perkėlimas į Vokietiją su moderniais transportais: Visas procesas nuo A iki Z

Dirbu šioje srityje jau beveik du dešimtmečius ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas į Vokietiją su moderniais transportais nėra tiek paprasta, kaip atrodo YouTube vaizdo įrašuose. Dažnai klientai mano, kad tiesiog paduodame dėžes ir viskas. Ne. Čia sudėtingas logistinis grandinėlės reikalas, kur viena klaida gali atidužti šimtus eurų arba sustabdyti visą procesą ties Kaunu. Rašysiu tiesiai, be įmančiųjų, kaip viskas tik vyksta kelyje, ką reikia žinoti ir kodėl verti rinktis patikimus žmones.

Pasiruošimas ir planavimas (Ką daryti dar namuose)

Ar tikrai verta daryti inventorių?

Beveik visada taip. Klientai dažnai tingi rašyti, kas yra kurioje dėžėje, o tada vėliau klysta Vokietijoje, kai ieško kompiuterio. Padarykite lentelę Excel, nurodykite "vadyba", "priežiūra" ir t.t. Tai užtrunka valandą, bet taupo dienas. Aš visada sakau – jei neužrašai, vėliau rasi per savaitę, jei išvis rasi. Geriau pasidėti šiek tiek pastangų iš anksto.

Kiek dėžių reikės mano biului?

Čia sunku pasakyti akivaizdžiai (t.y. be matavimo). Priklauso nuo to, kiek daiktų susikaupė per penkerius metus. Paprastai vienam darbuotojui reikia maždaug 5–7 dėžių, jei judinat viską: stalus, kompiuterius, asmeninius daiktus. Neskubėkite imti mažiau, geriau turėti rezervą. Vienas klientas taip padarė ir teko važiuoti antrą kartą, kas tiesiog beviltiška.

Ar turiu dėti etiketes ant visko?

Būtina. Ant kiekvienos dėžės šone, ne viršuje (nes jas dedamos viena ant kitos). Parašykite, kas viduje ir kur ją reikia padėti naujoje vietoje. Jei parašysite tik "biuro reikmenys", mes ją mesims į bendrą krūvą, o vėliau galvos skausmas garantuotas. Padėkite dar spalvotą lipduką, jei tai yra svarbi dėžė.

Kaip elgtis su kompiuteriais ir technika?

Išjunkite viską ir paspauskite mygtuką (t.y. išjunkite iš lizdo). Paimkite nuotraukas laidų išorės, kad žinotumėte, kaip viską vėl prijungti. Monitoriai turi būti įpakuoti į putlas, o ne į paprastas popieriaus dėžes. Girdėjau istoriją, kai vienas vadybininkas padėjo monitorių į dėžę be apsaugos, ir atvyko su sulaužytu ekranu. Draudimas tai padengė, bet nervų prarado nemažai.

Kas su darbuotojų asmeniniais daiktais?

Kiekvienas darbuotojas turi pasirūpinti savo daiktais. Mes ne esame atsakingi už jūsų augintinius, vaikiškus piešinius ar asmeninius drabužius, jei jie nėra sudėti į dėžes. Pasakykite kolegoms, kad namus pasiimtų viską, kas jiems brangu, iš anksto. Vokiški biurai yra labai tvarkingi, ten nėra vietos senoms kepurėms.

Ar turiu išsišluoti stalus prieš išvykstant?

Nebūtina, bet pageidautina. Dulkės nusės ant visko kelyje. Pasiimkite dėžes su popieriumi ir uždenkite kompiuterius, spausdintuvus. Taip pat išmeskite šiukšles. Niekada nenoriu vėl matyti situacijos, kaip buvo su viena firma – mes atvežėme pilną šiukšliadėžę kaip "biuro įrangą". Gaila laiko.

Transportas ir technika (Kodėl svarbu ką važiuoja)

Kodėl visi kalba apie šiuos "modernius transportus"?

Senas "Scania" ar "Volvo" yra geros mašinos, tačiau biuro perkėlimas į Vokietiją su moderniais transportais turi savų privalumų. Naujesnės mašinos turi geresnę pakabą, o svarbiausia – šiuolaikines įrangas krovimui. Hidraulinės liftai ("keliamieji") dabar yra saugesnės. Jei tenka kelti jautrų serverį, senas šokas gali jį sugadinti visai. Be to, naujos mašinos nebedūmga taip kaip senos.

Ar vairuotojas padės nešti dėžes?

Teoriškai taip, praktiškai – kartais ne. Yra firmos, kurios siūlo "vyrus su rankomis", o yra tokių, kur atvažiuoja tik vairuotojas ir sako: "aš tik vairuoju". Tai svarbu klausti iš karto. Nereikia manyti, kad atvyks trys stiprūs vyrai ir viską užneš per pusvalandį. Dažniausiai reikia susitarti dėl krovėjų atskirai, kitaip bus nusivylimai.

Kas, jei nebetelpa į liftą Vokietijoje?

Tai klasika. Vokiškuose biuruose dažnai seni liftai, į kuriuos netelpa net sofa. Tada tenka kelti per laiptus (o aš žinau, koks tai yra vargas). Prieš važiuodami patikrinkite matmenis! Vieną kartą turėjome statyti pastolių konstrukciją, kad iškeltume didžiulę lentą į trečią aukštą Hamburge. Brangu ir nejauku, bet kažkaip padarėme.

Ar vairuotojai moka angliškai?

Dauguma moka bent truputį, bet ne visada. Tarptautiniai vairuotojai dažnai kalba rusiškai, lietuviškai, o angliškai supranta tik "loading" ir "unloading". Jei reikia sudėtingesnio komunikavimo su namu valdytoju (Hausmeister), geriau paruoškite trumpą instrukciją vokiškai arba anglų kalba. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas kurs derybas dėl parkavimo vietos Miunchene.

Ar sunkvežimyje yra kondicionierius?

Tai atrodo smulkmena, bet kai vasarą yra +30 laipsnių, o mes krovame dėžes, tai būtina. Modernūs transportai turi geresnę ventiliaciją. Be to, jei pervežame jautrią techniką, karščia nebūtų. Vienas kartas važiavome sena mašina, ir viduje buvo taip karšta, kad plėvelės ant dėžių lipo viena prie kitos.

Kaip aš galiu sekti, kur yra mano krovinys?

Dabar beveik visi turi GPS sekimą. Jums atsiunčiamas nuoroda, kurioje matote mašinos vietą realiu laiku. Biuro perkėlimas į Vokietiją su moderniais transportais leidžia matyti, ar vairuotojas sustojo poilsio aikštelėje, ar jau važiuoja. Tai ramina nervus, ypač kai važiuojate toli. Nors kartais GPS suka šakėmis, kurias vairuotojas gerai žino, ir atrodo, kad važiuoja ne ten.

Vokietijos niuansai ir dokumentai (Kur sutruksta)

Kokius dokumentų rinkinius reikia turėti?

Svarbiausias yra CMR sąskaita (siuntos važtaraštis). Be to, reikia krovinio deklaracijos (packing list). Jei daiktai yra naudoti jūsų įmonės nuosavybės (ne prekybai), tai dažniausiai užtenka. Nereikia jokių sudėtingų eksporto licencijų, nebent pervežate specialią įrangą. Geriau visus dokumentus turėti kopiją sau el. paštu.

Ar mums reikės eiti į muitinę?

Jeigu pervežate naujus daiktus, kuriuos nusipirkote ir nebuvo naudoti, taip, tai gali būti problema (t.y. PVM grąžinimas ar mokėjimas). Bet jei tai jūsų naudojami biuro baldai, tai paprastai laikoma "perkelimu" ir muitas netaikomas. Viską apima CMR sąskaita. Niekada nesakykite muitininkui, kad tai "nauja", jei nėra, tikrai nereikia kviesti sau problemų.

Ar reikia specialių leidimų važiuoti į miesto centrą?

Daugelis Vokietijos miestų turi "Environmental zone" (Umweltzone), į kurią negali važiuoti senos mašinos be žaliosios kortelės. Kadangi naudojame biuro perkėlimas į Vokietiją su moderniais transportais, mūsų mašinos turi visas reikalingas kategorijas (Euro 6). Tačiau didelėms mašinoms dar reikia specialių leidimų važiuoti tam tikrose gatvėse. Mūsų-dispečeris tai išsprendžia iš anksto.

Kas daryti, jei kažkas sugenda kelyje?

Tuoj pat skambinkite mums. Mes turime pagalbos paslaugą visoje Europoje. Vieną kartą mums sprogo padanga ties Berlynu, ir klientas labai nervingai laukė. Mes paskubėjome ir atvežėme kitą mašiną iškelti dėžių. Negalima palikti krovinio pačiame kelyje be priežiūros, ypač kai tai yra įmonės duomenys.

Ar draudimas padengia viską?

Tikrai tikrinąkite. Standartinis draudimas dažnai padengia tik 10 EURų už kilogramą. Jei turite brangų serverį, kuris sveria 20 kg, tai gali būti per mažai. Galima padidti draudimo sumą. Pasakykite apie brangiausius daiktus iš karto. Vienas klientas nenumatė ir prarado brangų tapybos darbą, kuris suiro poilsio aikštelėje.

Kiek laiko užtrunka nuvažiuoti?

Iš Vilniaus į Berlyną – tai apie 12–14 valandų važiavimo grynu laiku. Bet su pandomis, poilsiais ir kliento aptarnavimu – tai visiška diena arba dvi. Jei kelyje nutinka kažkas blogo, pavyzdžiui, užstrigta ties Kybartais arba eismo įvykis A9 autostradoje Vokietijoje, tai gali pavėluoti. Nekelkite rimtų susirinkimų kitą rytą – pavojinga.

Pinigai ir neprognozuojamos situacijos (Kas nervina)

Kiek tai kainuoja maždaug?

Nieko nepasakysiu tiksliai, nes nežinau, kiek turite dėžių. Mažam biurui gali tekėti tūkstantis, dideliam – dešimtys tūkstančių. Biuro perkėlimas į Vokietiją su moderniais transportais nebus pigus, jei norite saugumo. Žiūrėkite ne į valandinį užmokestį, o į galutinę sumą "nuo durų iki durų". Čia dažnai slepiasi "paslėpti" mokesčiai už liftą arba neįveikiamus laiptus.

Kas yra "atstumo mokestis"?

Kai kurios firmos taiko moestį už nuvažiuotus kilometrus. Mes įtraukiame į kainą, bet svarbu klausti. Jei vairuotojas turi važiuoti 20 km už miesto ribas į sandėlį, tai gali būti brangu. Vokiški keliai greiti, bet toli. Pasitikėkite, kad kainos sąraše bus parašyta "fiksuota kaina".

Kas jei vairuotojas atvyksta penuokas?

(Tai pavojinga situacija, bet kartais nutinka). Turime griežtas taisykles, bet pas mus tai nebuvo. Bet girdėjau iš kolegų, kad vienoje firmoje vairuotojas "praleido" per daug. Jei matau, kad vairuotojas neblaivus, aš iš karto išsiunčiu atgal. Tai užkoduota mūsų sistemoje. Negalima rizikuoti brangiu kroviniu su tokiu žmogumi. Gaila tik laiko.

Ar galima sumokėti kortele?

Geriau grynaisiais arba pavedimu. Vairuotojams kartais sunku priimti kortelę vietoje, jei jie neturi terminalo. Pavedimas turi būti gautas prieš išvykstant, kitaip krovinys išvažiuos tik tada, kai pinigai "nukris" į sąskaitą. Mes esame liberalūs, bet versle pasitikėjimas – tai pinigai.

Ar padėsite išmesti šiukšles?

Taip, jei sutinkame iš anksto. Mes galime pasiimti statybinių atliekų arba senų baldų, jei jums jau jų nereikia Vokietijoje. Tai papildoma paslauga, kurią reikia įtraukti į planą. Nereikia mesti senų monitorių į konteinerį be žinios, tai yra pavojinga (t.y. nelegalu).

Kodėl telefonu niekas neatsiliepia?

Žinoma, tai erziną. Mes dirbame kelyje, o ne biure. Vairuotojas negali atsiliepti, kai vairuoja 90 km/h autobane. Palikite pranešimą ir mes paskambinsime, kai sustosime poilsio aikštelėje. Gaila, kad daugelis klientų to nesupranta ir skambina po 5 minučių vėl. Mes ne esime pokalbių centras, mes esame logistika.

Techniniai dalykai ir išvados (Apie mašinas ir pabaigą)

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus, spintas, sekcijas. Nėra tiek vietos kėbuluose, kad vežtum susirinktus baldus. Be to, jie gali subyrtėti. Mūsų komanda atveža šaltkalvius, kurie viską išmontuoja ir vėl surenka naujoje vietoje. Palikite tai jiems, nes patys užtruksite per ilgai ir galite sugadinti.

Kas jei netenkame raktų?

O tai blogiausias scenarijus. Išvažiavome iš Vilniaus, atvažiavome į Miuncheną, o klientas pamiršo raktus. Mašina stovi lauke, laikas bėga, mokesčiai bėga. Tada reikia ieškoti šaltkalvio arba laukti, kas atvež raktus. Užtikrink, kad atsakingas asmuo turi raktus savo kišenėje. Tai paprasčiausia taisyklė, bet dažnai užmirštama.

Ar galima įsivyti mažą dėželę savo automobiliu?

Žinoma, jei turite kokį nors svarbų dokumentą arba pinigus, vežkite patys. Nereikia krauti visko į sunkvežimį. Mes pervežame "daiktus", o ne "pinigus". Saugiau, jei jie pas jūsų keleivio. Ypač jei tai teismo dokumentai arba originali sutartis.

Kada reikia apmokėti?

Paprastai imame avansą 30%, o likutį – atlikus darbą. Jei nemokate, nebevažiuojame. Taip yra dėl pasitikėjimo (mums reikia nupirkti degalų). Vienas klientas bandė mokėti po savaitės... mes to nedirbame. Pinigai turi būti sąskaitoje prieš išvykstant.

Ar padėsite supakuoti?

Taip, tai mūsų darbas. Atvežame dėžes, popierių, burbuliukus. Jums nereikia nieko daryti, tiesiog stebėkite arba gerkite kavą. Tiesa, tai papildomai kainuoja, bet sutaupys jūsų nugarą. Supakavimas yra pusė viso darbo. Nenaudokite senų prekių dėžių iš parduotuvės, jos gali nebeišlaikyti svorio.

Ką daryti su pervežamu maistu?

Jūsų biuro virtuvėje tikriausiai yra kavos, arbatos, cukraus. Vokiškose muitinėms gali rūpėti organiniai produktai, jei jų daug. Geriau išgerti kavą arba išmesti senus produktus prieš išvykstant. Nedarykite problemų dėl vieno sugedusio obuolio. Maistas gali traukti pelėsių kelionės metu, o vabzdžių sunkvežimyje niekas nenori.

Kodėl pas jus brangiau nei pas "kitus"?

Galbūt taip yra. Mes mokame mokesčius, turime draudimą, mokame vairuotojams normalią algą (ne "rankose"), o prie kelių - "envelopes". Jei kas nors pasiūlo 50% pigiau, galvokite, kur jie taupo. Tikriausia ant draudimo arba degalų kokybės. Kokybė kainuoja, o biuro perkėlimas į Vokietiją su moderniais transportais turi būti atliktas tvarkingai.

Viskas apie biuro perkėlimas į Vokietiją su moderniais transportais atrodo sudėtinga tik pradžioje. Jei susirandate patikimus žmones ir pasiruošiate, viskas praeis sklandžiai. Pagrindas – neberūpykitės mažais, pasitikėkite profesionalais. Sėkmės jūsų naujuose biuruose Vokietijoje, ten, kai vairuotojai išsiregistruos iš jūsų kiemo.