Biuro perkėlimas į Vokietiją su jam pritaikytu mikroautobusu: kas tikrai laukia Jūsų komandos

Sėdžiu prie stalo ir galvoju, kad per tą dvidešimt keletą metų, ką praleidau šioje srityje, mačiau viską. Nuo tų, kai būdavo įprasta viską mesti į seną „Gazelę“ ir melsti Dievą, kad ji netenkų, iki šiandieninių logistikos grandinių. Bet kai kalbame apie biuro perkėlimą į Vokietiją su jam pritaikytu mikroautobusu, tai visada yra atskira istorija. Vokietija – tai ne Lietuva, ten reikalavimai kiti, o keliai... na, juos geriau žinoti iš anksto. Dažnai klientai mano, kad tai tiesiog „nuvežti ir padėti“, tačiau realybėje susiduri su smulkmenomis, kurios gali viską sugadinti. Štai kodėl reikia žinoti, į ką įsibrauti, kad nereikėtų vėliau išsigąsti ant sienos.

Kas tie mikroautobusai ir kodėl reikia rūpintis dydžiu?

Ar tikrai tiko tas mikroautobuso modelis ar ne?

Dažnai gaunu telefoną ir klausimas: „Ar telpa?“. Žmonės matė reklamoje, kad mikroautobusu galima vežti viską, bet pamiršta apie biuro baldų specifiką. Standartinis „pervežimas“ ir biuro perkėlimas į Vokietiją su jam pritaikytu mikroautobusu yra dvi skirtingos lygos. Jei turite didelius conferencing stalus ar seifus, gali tekti išardyti. Vieną kartą važiavome su klientu, kuris tikino, kad sofa telpa „kaip tik“. Matysite, ten teko išimti galinę sėdynę vairuotojui, kad pritvirtintume tą sofą įstrižai. Taigi, ne viskas, kas telpa į plotį, telpa ir į ilgį saugiai.

Kiek iš tikrųjų telpa tonų?

Tai yra klausimas, apie kurį niekas nenori kalbėti atvirai, bet visi klausia. Įprastas 3.5 tonų mikroautobusas (pavyzdžiui, VW Crafter ar Mercedes Sprinter) gali pasiimti apie 800-1000 kg krovinio realiai, jei vairuotojas su keleiviais. Bet biuro perkėlimas į Vokietiją su jam pritaikytu mikroautobusu dažnai reiškia, kad krovimas vyksta į viršų – dėžė ant dėžės. Jei užpildysite visą tūrį sunkiomis knygomis ar serveriais, perpildysite svorį. Vokietijoje ant greitkelių dažnai stovi svarstyklės, ir jei viršysite 3.5 tonas, gausite didelę baudą. Geriau daryti dvi keliones nei vieną rizikingą.

Ar reikia specifinių įrangų fiksavimui?

Be abejo. Negalima tiesiog padėti kompiuterių ant grindų ir tikėtis, kad jie nenukris prieš pirmąjį posūkį. Esu matęs, kaip braižomas serveris, kai vairuotojas stačiai stabdo. Reikia juostų, apsauginių kampų, o idealiai – ir grotelių. Kai planuojate biuro perkėlimą į Vokietiją su jam pritaikytu mikroautobusu, pasirūpinkite, kad vairuotojas turėtų „sėdynių“ išėmimo įrankius ir fiksavimo rėmus. Be to, jei turite jautrių dalykų, paklauskite apie hidraulinį keltuvą – nereikia nešti nugaros per laiptus.

Vokietijos kelių realijos ir ką reikia žinoti vairuotojui

Kas su tomis greitkelių kortelėmis?

Tai vienas dažniausių nesusipratimų. Lietuvoje esame įpratę prie vignetės, o Vokietijoje situacija kitokia. Jei jūsų mikroautobuso bendroji masė neviršija 3.5 tonos, važiuojate nemokamai (išskyrus kai kuriuos tunelius ar tiltus). Bet jei biuro perkėlimas į Vokietiją su jam pritaikytu mikroautobusu vykdomas sunkesniu transportu (pvz., 5-7 tonų), jums būtina įsigyti „Maut“ kortelę arba imtuvą. Jei užmiršite – bauda greitkelyje gali būti didesnė nei perkėlimo kaina. Nesenai girdėjau, kad viena firma mokėjo 400 eurų už 30 km neapmokėto kelio atkarpą.

Ar saugu važiuoti greitkeliu Audingai?

Vokietijos autobanai – tai legenda, bet darbe jos tampa košmaru, jei vairuotojas įsitempia. Ypatingai kai vežate brangų biuro turtą. Esu matęs, kaip, kai vienas vairuotojas bandė važiuoti 160 km/h greičiu su pilna krove, staiga sustojo eismas, ir jis turėjo smarkiai stabdyti. Dėžės nuvažiavo viena ant kitos. Biuro perkėlimas į Vokietiją su jam pritaikytu mikroautobusu reikalauja kantrumos. Geriau važiuoti 90-100 km/h ir atvykti saugiai, nei skubėti ir taisyti lūžusius stalus. Be to, policija ten nemiega, jei mašina perkrauta ar blogai uždengta krovinys.

Kas daryti, jei užstrigame urbane dalyje?

Miestuose kaip Berlynas ar Miunchenas yra didžiulės problemos su važiavimo zonomis (Umweltzone). Jūsų mikroautobusas privalo turėti tinkamą žalią (arba geltoną/raudoną, priklausomai nuo miesto) ekologinę kortelę. Be jos, tiesiog neįvažiuosite į centrą, o biurai dažnai būna būtent ten. Vieną kartą teko iškrauti dalykus priemiestį, nes vairuotojas neturėjo tos lipduko ant stiklo. Tai laiko švaistymas. Patikrinkite iš anksto, į kur zoną važiuojate.

Ar sunku rasti parkingą su tokiu ilgu automobiliu?

Labai sunku. Senamiestyje vietos tiesiog nėra ilgiems mikroautobusams. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją su jam pritaikytu mikroautobusu numatomas į patį miesto centrą, reikia iš anksto susitarti dėl laikino stovėjimo vietos (galbūt „Lieferzone“ zona tam tikrom valandom). Negalima tiesiog sustoti ant pėsčiųjų takelio „penkioms minutėms“, nes vokiečiai greitai paskambina statybos tarnybai ar tempia automobilį.

Biuro technika ir dokumentai – be šito niekas neveiks

Kaip su kompiuteriais ir serveriais?

Tai pati jautriausia dalis. Negalima jų mesti kaip bulvių maišų. Turi būti originalios dėžės, jei liko. Jei ne, reikia stipraus putų plastiko. Biuro perkėlimas į Vokietiją su jam pritaikytu mikroautobusu turi būti suplanuotas taip, kad sunkiausia ir brangiausia technika būtų apačioje, užfiksuota, kad ji judėtų kartu su automobiliu. Pas mane buvo atvejis, kai klientas neįpakavo monitorių, o padėjo ant sėdynės. Posūkyje monitorius nukrito ir sudūžo. Klientas buvo nepatenkintas, bet kaltės nebuvo vairuotojo.

Ar reikia T1 dokumentų ar ne?

Tai sudėtingas klausimas. Jei pervežate turtą, kuris priklauso jūsų lietuviškai įmonei ir jis grįžta atgal (pavyzdžiui, įrangos parodai ar laikinam darbui), dažnai užtenka TIR arba CMR su sąrašu. Tačiau jei tai galutinis biuro perkėlimas į Vokietiją su jam pritaikytu mikroautobusu, t.y. perkėliate biurą visam laikui, tai laikoma prekių eksportu. Tuomet reikia deklaruoti prekių eksportą Lietuvoje ir importą Vokietijoje. Neteisingai užpildytas CMR gali sukelti didelius uždelstimus muitinėje. (Tiesa, jei vertė maža, gali praeiti ir paprasčiau, bet rizikuoti nereikėtų).

Kas daryti su duomenų saugumu?

Fizinis pervežimas yra viena dalis, bet duomenys? Jei pavogtų serverį kelionės metu, tai būtų katastrofa. Geriausia, jei vairuotojas yra pasitikimas žmogus arba jei mikroautobuse yra GPS stebėjimas ir galimybė užrakinti atsparią galinę dalį. Nenaudokite pigių spynų. Vieną kartą teko girti vairuotoją (ne mūsų, tai pas samdytus), kuris paliko mašina atidaryta degalinėje prie Kauno, kai į vidų buvo įkrauta brangi įranga. Laimė, niekas nenuvogė.

Ar verta drausti krovinių?

Absoliučiai taip. Standartinis kasko draudimas nedengia krovinio, jei jis nėra įtvirtintas gamintojo way arba jei įvyksta avarija dėl blogo pririšimo. Yra specialūs „krovinių draudimai“ (CMR insurance). Jie kainuoja nedaug, bet sutaupo nervų. Biuro perkėlimas į Vokietiją su jam pritaikytu mikroautobusu be draudimo yra lošimas rulete. Nemanau, kad norite paaiškinti savo vadovui, kodėl dingo 10 tūkstančių vertės kompiuterių parkas.

Pinigai, terminai ir kitos „malonios“ detalės

Kiek tai kainuoja apytiksliai?

Negaliu pasakyti tikslios sumos, nes priklauso nuo distancijos (ar iš Vilniaus, ar iš Klaipėdos) ir degalų kainų. Bet vidutiniškai biuro perkėlimas į Vokietiją su jam pritaikytu mikroautobusu kainuoja nuo 1.5 iki 2.5 eurų per kilometrą (su visais mokesčiais ir darbu). Jei kas siūlo už 50 centų – bėkite. Tas, kas dirba pigiai, taip pat ir važiuoja greitai, ir taupo degalus (o tai reiškia – važiuoja lėtai arba neįsijungia kondicionierius, kai reikia).

Ar imama už krovimą ir iškrovimą?

Tai dažnai ginčų tema. Kai kurios firmos sako: „mes pervežame“, o reiškia „mes atvežame, o jūs neškit“. Biuro perkėlimas į Vokietiją su jam pritaikytu mikroautobusu dažniausiai įtraukia vairuotojo pagalbą, jei sutarta iš anksto. Bet vairuotojas yra vairuotojas, ne krovikas su 100 kilogramų sandėliuku. Jei turite 5 aukštų be lifto – tai bus problema. Reikia arba mokėti už papildomus rankas Vokietijoje, arba sutarti, kad mūsų vairuotojas važiuoja su padėjėju.

Kas nutinka, jei pavėluojame?

Vokietijai laikas yra auksas. Jei sutarta ateiti 8:00 ryto, o atvykstate 10:30, vokiečiai gali būti labai nustebę ir neigiamai nusiteikę. Kartais vėlavimas įvyksta dėl eismo (pvz., avarija A1 greitkelyje), tai suprantama. Bet jei vėluojate, nes neįsivaizdavote, kiek ilgai trunka krauti, tai jūsų kaltė. Geriau pradėti krovą dieną anksčiau, nei skubėti ryte.

Ar galima kažką paslėpti papildomai?

Niekada nedarykite to. Jei sako, kad telpa 10 europolinių dėžių, o jūs įmežėte 12, viršysite aukštį ar svorį. Policija sustabdžius gali priversti iškrauti patikrai. Tai gėda ir brangu. Būkite sąžiningi su logistika, jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai.

Ar grįžtame tuščiomis?

Tai padidina kainą. Jei biuro perkėlimas į Vokietiją su jam pritaikytu mikroautobusu yra „į vieną pusę“, mums reikia sugalvoti, kaip padengti grįžimo išlaidas. Kartais pavyksta rasti „backload“ – kažką parvežti atgal į Lietuvą. Jei ne – klientas moka už grįžtamojo kelio degalus ir vairuotojo laiką. Tai normali praktika, bet apie tai reikia kalbėti iš karto.

Bėdos, su kuriomis susidūrume (ir ką iš to mokėmės)

Vieną kartą užstrigome ties pasieniu...

Buvo taip, kad klientas paruošė dokumentus, bet pamiršo įtraukti vieną dėžę su svarbia technika į sąrašą. Muitininkai sulaikė mašina 4 valandas. Vairuotojas nervinosi, klientas telefonu šaukėsi. Galiausiai teko įforminti tas dėžes kaip „asmeninį daiktą“, kas sukėlė papildomų klausimų. Nuo tada visada sakau: sąrašas turi būti tikslus iki paskutinio popieriaus lapo.

Ar dažnai suyža automobiliai?

Nedidelės avarijos įvyksta, ypač žiemą arba kai vairuotojas pavargęs. Vienas mūsų vairuotojų prieš kelerius metus praplėšė padangą vokiškame kelyje ir nebuvo atsarginės (buvo panaudota anksčiau). Teko laukti pagalbos 3 valandas. Dėl to vėlavome į susitikimą. Dabar tikriname, kad padangos būtų naujos, o ne „parudavusios“.

Kas su kalba?

Vairuotojai dažniausiai kalba tik lietuviškai ar rusiškai. Jei Vokietijoje reikia susitarti su apsauga ar sandėlio vadovu, kuris nemoka angliškai, gali kilti nesusipratimų. Geriau, jei su vairuotoju važiuoja kas nors iš jūsų komandos, kuris moka bent truputį vokiškai, arba turite parašytą instrukciją vokiškai („Wir bringen Büromöbel“ ir pan.).

O kai dėžės sugriūva?

Nenaudokite senų, supuvusių dėžių iš parduotuvės „Maxima“. Jos atlaiko tik du kilogramus bulvių. Kai viena dėžė sugriūva apačioje, viskas viršuje užgriūva. Esu matęs, kaip subyrėjo visas archyvas vienoje vietoje. Vėliau tas archyvas rinktas valandas. Nusipirkite naujas, storos sienelės dėžes. Tai investicija į jūsų nervus.

Ar verta skubėti su planavimu?

Ne. Paskubėjimas – blogiausias patarėjas. Vienas klientas susitarė prieš savaitę, o paskui paaiškino, kad reikia važiuoti ne į Miuncheną, o į Hamburgą (kuris yra kitoje pusėje). Tokių klaidų kainuoja brangiai. Biuro perkėlimas į Vokietiją su jam pritaikytu mikroautobusu turi būti suplanuotas bent mėnesiu iš anksto, kad gautumite gerą kainą ir vairuotoją.

Galutinė išvada apie tai, ar verta

Štai jums ir visa tiesa. Tai nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Jei viską padarysite teisingai, pasieksite taikos. Jei ne – mokėsite už pamokas.

Išvada

Na, tiek apie mūsų kasdienybę. Biuro perkėlimas į Vokietiją su jam pritaikytu mikroautobusu nėra paprasta kelionė pasiplaukioti, bet su gera komanda ir supratingais klientais visada įmanoma išgyventi. Svarbiausia – nebijoti klausti ir nedaryti prielaidų. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti viena: geriau permokėti už kokybę ir ramybę, nei taupyti ant krovinių fiksavimo ir vėliau rinkti bylas iš kelio. Sėkmės jūsų kelionėse ir tikiuosi, nepasikartos tie istorijos, apie kurias kalbėjau. (O jei kas nors nueis ne taip – skambinkite, pagalbos išmoksime).