Biuro perkėlimas į Vokietiją su išsamia planavimo ataskaita: iš tiesų svarbi informacija

Žinote, aš šioje srityje jau beveik dvidešimt metų vaikštauju ir galvoju, kad mačiau viską. Bet kiekvienas kartas, kai klientas šaukia ir sako „reikia skubiai perkelti biurą į Vokietiją“, tai kaip loterija. Vieni sužino apie „Gewerbeanmeldung“ (verslo registraciją) iš anksto, kiti tik tada, kai vokiškas muitininkas staigiai sustabdo krovininuką pasienyje. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tik dėžių kėlimas į sunkvežimį, tai yra visai kitas lygmenis. Čia reikia galvoti apie planavimo ataskaitas, kurias, tiesą sakant, dažnai užmirštame padaryti patys, o vokiečiai jų mėgsta labai. Jie mėgsta tvarką, o mes, lietuviai, mėgstame spresti problemiukas pačioje pabaigoje. Taigi, štai kaip tai atrodo iš vidaus, be jokio poliruoto „marketingo“.

Pradiniai sumanymai ir planavimo chaosas

Kada tikrai reikia pradėti galvoti apie perkėlimą?

Nesakykite man, kad paskambinote šiandien ir norite važiuoti rytoj. Biuro perkėlimas į Vokietiją reikalauja laiko, nors aš ir mačiau atvejų, kai viskas nutiko per savaitę (buvo baisiai). Idealūs klientai pradeda planuoti prieš 2-3 mėnesius. Tada turite laiko ne tik surasti vairuotojus, bet ir išsiaiškinti su techninėmis detalėmis, tokiomis kaip liftas arba erdvės užimtumas. Jei pradėsite vėlai, teks mokėti už skubą, o tuo mes labai mėgstame pasinaudoti (žinoma, verslo požiūriu).

Ar tikrai reikinga ta planavimo ataskaita?

Žodis „ataskaita“ skamba kaip iš mokyklos, bet čia paprasčiausiai sąrašas, ką turite ir kur tai keliate. Be jos, bus siaubingas chaosas. Vieniems pakanka Excel lentelės, kitiems reikia pilno inventoriaus su nuotraukomis. Aš asmeniškai visada patariu daryti, nes tada, kai dėžė dingsta (o ji dingsta, visada dingsta kažkokia viena), žinote, kas joje buvo. Be to, vokiški partneriai dažnai to reikalauja, kad nereikėtų jų klausinėti dešimt kartų „kur tas spausdintuvas?“.

Kaip susitarti dėl kainos, kad nebūtų nemalonumų?

Čia yra keletas dalykas. Neklauskite „kiek kainuoja kilometras“, klauskite „kiek kainuoja viskas“. Kainos priklauso nuo to, kiek reikia išmontuoti baldų, ar reikia pakavimo medžiagų (kurios, beje, brangsta). Biuro perkėlimas į Vokietiją gali kainuoti nuo kelių šimtų iki tūkstančių eurų. Svarbiausia – nerašykite sutartyje „apie“, rašykite tikslų skaičių. Buvo atvejų, kai galutinis sąskaitos sumokėjimas viršijo planą dvigubai dėl papildomų valandų.

Ar verta rinktis didelę firmą ar mažą?

Didelės firmos turi resursus, bet mažos firmos dažniau įsiklauso. Aš dirbau ir čia, ir ten. Didelės gali pradingti su jumis tarp tūkstančių kitų klientų, o mažos, jei jos savininkas pats važiuoja, pasirūpins. Bet mažos gali neturėti atsarginio sunkvežimio, jei jūsų suges. Tiek vieną, tiek kitą reikia tikrinti pagal atsiliepimus, o ne pagal logotipą.

Ką daryti su tais dalykais, kurių nebebežiūrite?

Nešti šiukšles į Vokietiją – tai kvaila. Jų išvežimas ten kainuoja daugiau nei čia. Prieš perkėlimą padarykite „išvalymą“ (angliškai sakant „decluttering“, nors aš nemėgstu tų žodžių). Išmeskite senus stendus, sugadintus kėdes. Niekas nenori mokėti už orto pervežimą per 1000 kilometrų. Buvo kartas, kai nešėme senus archyvus, kur klientas galvojo juos saugoti, o galiausiai juos tiesiog išmetėme pirmoje degalinėje.

Vokietijos biurokratija ir dokumentai

Ar reikia kažką ypatingo daryti su dokumentais?

Vokietija mėgsta popierius. Jei pervežate kompiuterius, serverius, turi būti sąrašas su serijiniais numeriais. Nerašiau? O, tai bus problemų. Biuro perkėlimas į Vokietiją be inventorizaus yra kaip važiuoti automobiliu be vairuotojo pažymėjimo – gali pavykti, bet jei sustabdys, bus nemalonu. Dar reikia galvoti apie duomenų apsaugą (GDPR), jei pervežate dokumentus su klientų duomenimis.

Ką daryti, jei trūksta originalių pirkimo dokumentų?

Tai dažna problema. Senose įmonėse niekas nieko neranda. Vokietijoje gali būti problemų su muitine, jei negalite įrodyti, kad tai ne nauja prekė (kad nereikėtų mokėti PVM ir muito). Paprastai padarome „vertinimo aktą“ – parašome, kokia yra dalyko rinkos vertė dabar. Nėra 100% garantijos, kad muitininkas su tuo sutiks, bet dažniausiai praeina (jei jis nėra piktas dieną).

Ar reikia mokėti muitą ar PVM?

Jei esate registruota įmonė ES ir pervežiate savo nuosavybę (t. y. perkėliate savo veiklą), tai PVM mokėti nereikia, jei pateikiate tinkamus dokumentus. Tai vadinasi „intra-Community supply“ arba panašiai, aš visai užmiršau tą oficialų terminą (kasdienėje kalboje nenaudojam). Bet čia labai svarbu turėti tą sąrašą, apie kurį kalbėjau anksčiau. Jei trūksta popierių, gali būti nemalonumų.

Kaip elgtis su vokiška muitine, jei jos reikalauja per daug?

Jei pasitaiko toks vokiškas muitininkas, kuriam viskas netinka – tai jausmas kaip mokykloje prie direktoriaus. Tenka tiesiog ramiai aiškinti, rodyti sutartis, el. pašto susirašinėjimus apie perkėlimą. Kartais teks laukti valandas ar net dieną. Biuro perkėlimas į Vokietiją gali sustoti dėl vieno sugriežto pareigūno. Geriausia turi gero vokiško brokerio telefoną, jis padės išsiaiškinti greičiau.

Ar reikia versti visus dokumentus į vokiečių kalbą?

Ne visus, bet techninius pasus ir sąrašus – labai praverčia. Niekas nenori šimtą kartų klausti „kas tai yra?“. Angliškai dažnai supranta, bet vokiškai visada geriau. Ypač jei tenka kalbėti su vietine policija arba savivaldybe dėl stovėjimo leidimų. Vertimas kainuoja, bet sutaupo nervų.

Technika, baldai ir „gyvybiškai“ svarbių dalykų pervežimas

Kaip saugiai pervežti serverius ir IT įrangą?

Tai, žinoma, svarbiausia. Jei serverius nukrisite, viso biuro darbas sustos. Reikia specialių dėžių, su šoku absorberiais (o ne tik paprastų kartonų). Aš visada sakau vairuotojams – su serveriais važiuokite taip, tarytum būtum gabęs kiaušinius. Biuro perkėlimas į Vokietiją be IT – beprasmiškas, todėl IT žmogus turi būti pirmas, kuris viską pakuoja ir paskutinis, kuris viską išpakuoja.

Ar reikia išmontuoti visus baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus, spinteles, Didžiojo brolio (angliškai „Big Brother“) tipo sekcijas – viską reikia atskirti. Jei paliksite surinktą, galiu garantuoti, kad kažkas nulūž arba nepraeis pro duris (ypač vokiškuose biuruose, kur durys dažnai standartinių dydžių). Išmontavimas ir vėl surinkimas – tai didelė dalis darbo, kurios dažnai neįvertinama.

Ką daryti su ta „kava“ (kavos aparatais)?

Profesionalūs kavos aparatai yra sunkūs ir jautrūs. Juos reikia išpilti, išvalyti, o jei tai su pienu – tai dar ir dezinfekuoti. Buvo atvejis, kai klientas liepė neleisti pieno, o tas pienas per kelias dienas vasarą pradėjo „kvėpuoti“... va tokia smirdanti istorija. Geriau pasirūpinkite šiuo dalyku iš anksto, arba tiesiog išmeskite tuos likučius.

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas dingtų?

Nerašykite tiesiog „biuras“. Rašykite „Kambarys 201, stalas, dešinė stalčiaus pusė“. Kuo detaliau, tuo greičiau surinksite. Vokiškose patalpose dažnai būna daug mažų kabinetų, ir jei viskas sumaišoma, vairuotojai tiesiog padės dėžes krūvoje ir išvažiuos. Biuro perkėlimas į Vokietiją baigiasi tada, kai paskutinis rašiklis atsiduria savo vietoje.

Ar galima pervežti augalus?

Galima, bet ne visus. Kai kurios augalų rūšys yra apribotos. Be to, augalams žiema kelyje gali būti šalta. Jei turite brangų didelį figoną, geriau jį vežti atskirai, ne su baldais, nes gali nulūžti šakos. Aš asmeniškai augalų nevežiu, bijau, kad užšals arba ką nors padarysiu blogai (geriau tegul žmonos veža savo automobiliu).

Ar verta vežti senus archyvus?

Tikrai ne, jei tai nėra būtina. Archyvai užima vietą, svorio daug, o vertės nėra. Vokietijoje vietos nuoma brangi, todėl saugoti senus popierius nėra logiška. Paverskite juos skaitmenine forma (skanuokite) ir išmeskite popierius. Dabar taip daro visi, išskyrus tuos, kurie mėgsta kaupti dulkes.

Kelionė, vairuotojai ir realus gyvenimas kelyje

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turime draudimą, bet tai neatgauna laiko. Buvo atvejis, kai sugedo sunkvežimis netoli Berlyno, o klientas jau laukė su darbuotojais. Teko skubiai ieškoti vietinio pagalbinio sunkvežimio, kas kainavo šimtus eurų. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti planuojamas su atsarga, ir jei įmanoma, derinkite dienas taip, kad turėtumet laiko atsarginiam.

Ar vairuotojai moka kalbėti vokiškai?

Patikrinkite tai prieš pasirašant sutartį. Dažnai dirbame su vairuotojais iš Ukrainos ar Baltarusijos, kurie kalba tik rusiškai arba lietuviškai. Jei reikės susitarti dėl stovėjimo vietos ar krovinio iškrovimo su vokišku „Hausmeisteriu“ (namų ūkvedžiu), kalbos barjeras gali būti didelė problema.

Ką daryti su stovėjimu miesto centre?

Vokiškuose miestuose, ypač Miunchene ar Hamburge, stovėti sunkvežimiui be leidimo yra tabu. Jums gali padaryti didelę baudą arba nettempti automobilį. Reikia iš anksto susitarti dėl laikino stovėjimo leidimo („Verkehrsbeschränkung“ pašalinimas). Tai užtrunka kelias dienas, todėl nedarykite to rytoj.

Ar galima važiuoti savaitgaliais?

Galima, bet negalima iškrauti. Vokietijoje galioja griežti taisyklės dėl triukšmo ir poilsio. Jei atvyksite sekmadienį, teks laukti iki pirmadienio ryto, jei savininkas negaus leidimo. Planuokite atvykimą darbo dieną anksti ryte, prieš 8 valandą, kad viskas būtų baigta iki dienos pabaigos.

Ką valgo vairuotojai ir kur jie miega?

Tai paprastas klausimas, bet svarbus. Jei jums reikia, kad vairuotojai dirbtų ilgiau, pasirūpinkite jais. Užtikrinkite, kad jie turi kur pavalgyti ir miegoti pavėsyje (arba viešbutyje). Alkanas vairuotojas dirba lėčiau ir blogiau. Biuro perkėlimas į Vokietiją yra komandinis darbas, ir vairuotojai yra ta komanda dalis.

Kas daryti, jei klientas Vokietijoje nėra vietos?

Tai įvyksta dažniau negu galvojate. Klientas sako „važiuokite“, o ten dar statomas biuras arba buvo padaryta klaida su raktų perdavimu. Tuomet mūsų vairuotojai tiesiog laukia ir laukia... o laukimas mums kainuoja. Geriausia dar kartą paskambinti dieną prieš išvykstant ir patikrinti, ar viskas tikrai tikrai paruošta.

Pinigai, problemos ir patirties pamokos

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Nuo pirmojo skambučio iki paskutinės dėžės iškrovimo – tai gali trukti nuo savaitės iki mėnesio. Patys pervežimai (kelionė) užtrunka 1-2 dienas, bet viskas kitas (pakavimas, dokumentai, planavimas) užima daugiau laiko. Neskubėkite, skubėjimas dažniausiai kainuoja brangiau.

Ar draudimas apima viską?

Draudimas apima daugelį dalykų, bet ne viską. Jis neapima jūsų duomenų (jei dingsta serveris, duomenų neatgausime) arba labai brangų meninių kūrinių, jei jų nepaminėjote. Skaitykite draudimo sąlytas (aš žinau, kad niekas jų neskaito, bet vertėtų). Yra specifinis draudimas biuro perkėlimui į Vokietiją, kuris apima krovinio atsakomybę kelyje.

Kokios dažniausios problemos kyla su klientais?

Klientai dažnai pervertina savo dalykų kiekį (sako „tik keletas dėžių“, o pilna sunkvežimio) arba nepasako apie sunkius daiktus (pavyzdžiui, seifą). Seifą nešti be liftų – tai košmaras. Būkite sąžiningi su pervežėjais, tai jums padės išvengti nemalonumų paskutinę minute.

Ar galima kaupti dėžes laikinai Vokietijoje?

Taip, mes dirbame su sandėliais. Jei dar nėra pasiruošęs biuras, galime padėti dėžes į sandėlį savaitei ar dviem. Tai papildoma kaina, bet kartais būtina. Biuro perkėlimas į Vokietiją kartais tampa „įsikėlimu į sandėlį“, o tik po to – į biurą.

Kaip apmokėti paslaugas?

Standartiškai – 30-50% avansas, likutis – pristatymo metu. Reikia būti atsargiems su firmomis, kurios prašo 100% iš anksto. Gali būti, kad daugiau jų niekas nematys. Geriausia mokėti tada, kai matote, kad darbas baigtas (arba bent jau prasidėjo).

Ką daryti, jei kažkas sulūžo?

Skubiai praneškite vairuotojui arba vadovui. Nefotografuokite tik po to, kai viskas išpakuota, fotografuokite iškart pastebėjus žalą. Mes turime protokolus, kuriuos reikia užpildyti vietoje. Jei paliksite tai vėliau, niekas nesupras, kas tiksliai nutiko.

Ar verta vežti savo automobilius?

Jei įmonė turi flotilę, tai naturally taip. Bet jei tai vienas senas „Volkswagenas“, gali pigiau būti jį parduoti čia ir nusipirkti naują ten. Vokietijoje automobilių rinka didelė. Pervežimas kainuoja, o registracija ten gali būti sudėtinga (techninė apžiūra ir t.t.).

Galutinis patarimas: ką daryti, kad viskas nueitų sklandžiai?

Gerkite kavą su savo pervežėju (nebent jis vairuoja). Pasitarkite su juo dėl detalių. Biuro perkėlimas į Vokietiją – tai ne tik logistika, tai ir psichologija. Jei abiejų puselių tikslai sutampa, viskas bus gerai. Ir, prašau, nepamirškite palikti arbatinuko vairuotojams – jie dirba sunkiai.

Išvada

Galiausiai, Biuro perkėlimas į Vokietiją su išsamia planavimo ataskaita yra sudėtingas procesas, bet su tinkamu požiūriu jis tampa įveikiamas. Nereikia bijoti dokumentų ar vokiško griežtumo, svarbiausia – turėti gerą planą ir sąžiningus partnerius. Aš mačiau daugybė sėkmingų perkėlimų, o tie, kurie nepavyko, dažniausiai žlugdavo dėl „aš pamiršau“ arba „maniau, kad tai ne svarbu“. Būkite atidūs, planuokite atsargiai ir viskas gerai sueis. Sėkmės jūsų naujame biure Vokietijoje – ten tikrai yra geros kavinės!