Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu daiktų tvarkymu

Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu daiktų tvarkymu nėra tik sunkvežimis, dėžės ir vyras su flomasteriu. Per 20 metų mačiau, kad greitis dažniausiai lūžta ne kelyje, o prieš jam prasidedant: darbuotojai palieka stalčiuje dokumentus, spintelės neatrakintos, administratorius Vokietijoje neduoda lifto, o kažkas „tik mažą dėžutę“ pamiršta iki pat ryto. Todėl greitai tvarkyti daiktus reiškia ne bėgti, o iš anksto susidėlioti, kas kur keliauja. Stengiamės viską sutvarkyti kiek galim aiškiau, be gražių pasakojimų.

DUK apie Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu daiktų tvarkymu – realūs klausimai

Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu daiktų tvarkymu: planavimas ir realybė

Kada Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu daiktų tvarkymu tikrai prasideda?

Toks Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu daiktų tvarkymu prasideda ne tada, kai atvažiuoja sunkvežimis, o tada, kai kas nors atsisėda ir pasako: „Gerai, kas tikrai keliauja?“ Per daug kartų mačiau, kad greitis pavirsdavo chaosu, nes niekas nebuvo atsakingas už inventorių. Reikia sąrašo: stalai, kėdės, monitoriai, serveriai, dokumentai, raktai, kavos aparatas. Jei sąrašo nėra, mes jį darome kartu su klientu, kartais tiesiog prie stalo, su lipdukais ir šiek tiek nervų.

Ar reikia tris savaites planuoti, jei perkeliama tik dvylika darbo vietų?

Ne visada, bet geriau turėti bent 10–14 dienų. Dvylika darbo vietų skamba paprastai, kol neatidarai spintelių ir nerandi penkių monitorių, trijų senų spausdintuvų ir dėžės su „senais, bet gal dar reikia“ dokumentais. Vokietijoje dažnai reikia rezervuoti iškrovos langą, pastato prieigą, kartais net konkrečią valandą lifto naudojimui. Jei viskas maža, galima susitvarkyti per savaitę, bet tik kai klientas greitai atsako į klausimus.

Kas nutinka, kai Vokietijos pastato administratorius neduoda krovininio lifto?

Tada viskas staiga tampa nebelinksma. Turėjome situaciją Miunchene, kai sunkvežimis stovėjo gatvėje, o administratorius sakė, kad krovininis liftas laisvas tik nuo 13:00. Galima keikti, galima aiškintis, bet laikas eina. Todėl prieš kelionę prašome gauti rašytinį patvirtinimą apie iškrovos vietą, liftą, parkavimą ir leidžiamą svorį. Gražus žodis telefonu ne visada galioja, kai ateina kitas rangovas.

Kodėl CMR ir pakuočių sąrašas nėra biurokratija?

Nes kai krovinys kerta sieną, popieriai tampa labai realūs. CMR parodo, kas vežama, kiek vietų, kokia būklė perduota. Pakuočių sąrašas padeda Vokietijoje patikrinti, ar atvažiavo visos dėžės, stalai ir kėdės. Jei dingsta viena dėžė su adapteriais, visi sako, kad kalti perkėlėjai, nors ji galėjo likti senajame biure. Sąrašas nėra dėl gražaus aplanko, jis yra dėl nervų taupymo.

Ar galima perkelti biurą iš Vilniaus į Berlyną per savaitgalį?

Galima, bet tik jei viskas paruošta iki penktadienio ryto. Savaitgalis atrodo patogus, nes niekas netrukdo, bet Vokietijoje savaitgaliais kai kurie pastatai uždaryti, lifto prieiga ribota, o kaimynai nelabai džiaugiasi triukšmu šeštadienį 7:30. Jei biurą reikia perkelti per dvi dienas, geriau turėti daugiau žmonių, aiškų planą ir vieną atsakingą asmenį iš kliento pusės. Be to, savaitgalis dažniausiai kainuoja brangiau.

Kada reikia muitinės ar PVM popierių?

Dažniausiai ES viduje, kai vežama įprasta biuro įranga tarp įmonių, muitinės procedūros būna paprastesnės, bet dokumentai vis tiek turi tvarkytis. Jei įranga nuosava, perkeliama tarp filialų, reikia žinoti vertes, inventorinius numerius, PVM mokėtojo statusą. Nesu 100% tikras dėl kiekvieno atvejo be buhalterio, nes smulkmenos keičiasi. Geriausia prieš kelionę parodyti sąrašą žmogui, kuris tvarko apskaitą, o ne spręsti tai prie rampos.

Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu daiktų tvarkymu: inventorizacija, pakavimas ir žymėjimas

Kodėl Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu daiktų tvarkymu stringa dėl smulkių daiktų?

Nes smulkūs daiktai atrodo lengvi, o vėliau daro didžiausią netvarką. Kabeliai, adapteriai, pelės, klaviatūros, dokumentų segtuvai, raktai, durų kortelės – visi šitie dalykai greitai sumaišomi, jei nėra sistemų. Vienoje perkraustymo dienoje Frankfurte radome dėžę su užrašu „viskas iš virtuvės“, o viduje buvo dokumentai, kavos puodeliai ir du maitinimo blokai. Todėl žymime ne tik dėžes, bet ir kategorijas.

Kaip žymėti kompiuterius, monitorius, kabelius ir darbo vietas?

Paprastai naudojame numeraciją pagal darbo vietą: D01, D02, D03 ir taip toliau. Į D01 dėžę dedami to darbuotojo daiktai, o į technikos dėžę – monitoriai, dokai, pelės, klaviatūros. Kabelius rišame atskirai ir lipdukais nurodome, kuriam monitoriui ar kompiuteriui jie priklauso. Skamba kaip smulkmena, bet IT žmogus naujame biure jums padėkos, kai nereikės ieškoti tinkamo laiduko.

Ar spinteles reikia išardyti iki krovinio atvykimo?

Geriausia taip. Jei spintelės išardomos vietoje, kai sunkvežimis jau laukia, tada visi pradeda bėgioti, kažkas pameta varžtus, kažkas ieško atsuktuvų. Mes galime išardyti, bet klientas turi iš anksto pasakyti, kurios spintelės keliauja, kurios lieka, kurios išmetamos. Kartais spintelė atrodo paprasta, o viduje randama dokumentų, senų telefonų ir šaldytų pietų, kurie jau nebėra pietūs.

Ką daryti su dokumentais, raktais ir konfidencialiais daiktais?

Konfidencialūs dokumentai neturi keliauti bendroje dėžėje su kavos filtrais. Jiems reikia atskirų dėžių, numeracijos ir atsakingo žmogaus. Raktai, kortelės, antspaudai, sutartys – tai nėra „kažkur į šoną“. Jei reikia, galima naudoti užplombuojamas dėžes ir perduoti jas tiesiogiai atsakingam asmeniui. Esu matęs, kaip vienas raktų rinkinys sustabdė visą biurą, nes niekas nežinojo, kas jį paėmė.

Ar kavos aparatas keliauja kartu su kitais baldais?

Keliauja, bet ne kaip paprasta dėžė. Kavos aparatas, vandens filtrai, mikrobangė, šaldytuvas – tai daiktai, kurie turi būti išvalyti, atjungti, apsaugoti ir aiškiai pažymėti. Vokietijoje naujame biure visi nori kavos, bet niekas nenori laukti, kol aparatas bus ieškomas tarp 80 dėžių. Geriau jam skirti atskirą vietą, nuotrauką ir žmogų, kuris žino, kur jis turi stovėti.

Kiek dėžių reikia vienai darbo vietai tarptautiniam perkėlimui?

Orientacinis skaičius – 3–5 dėžės vienai darbo vietai, bet priklauso nuo to, kiek žmonės kaupia. Yra biurų, kur vienas darbuotojas turi tik kompiuterį ir sąsiuvinį. Yra ir tokių, kur vienas stalčius atrodo kaip mažas archyvas. Jei biuras turi 20 žmonių, geriau planuoti ne 60, o 90–110 dėžių, kad nereikėtų kišti visko jėga. Tuščia dėžė pigesnė už sugadintą nuotaiką.

Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu daiktų tvarkymu: transportas, Vokietijos langai ir saugumas

Kokio sunkvežimio reikia biurui su dvidešimt penkiomis darbo vietomis?

Dažniausiai reikia 20–35 kubinių metrų vietos, bet čia labai priklauso nuo baldų. Jei stalai išardomi, kėdės kraunamos tvarkingai, o spintos tuščios, telpa geriau. Jei viskas važiuoja „kaip yra“, gali prireikti didesnio automobilio arba papildomo reiso. Per vieną projektą iš Kauno į Hamburgą turėjome 25 darbo vietas, bet dėl didelių konferencijos stalų reikėjo papildomos vietos. Todėl inventorizacija nėra formalumas.

Kas yra iškrovos langas Frankfurte, Miunchene ar Berlyne?

Tai laikas, kurį pastato administratorius leidžia naudoti aikštelę, liftą ar prieigą prie krovininės zonos. Pavyzdžiui, jums gali duoti tik 8:00–10:00, o po to sunkvežimis turi pasitraukti. Jei nespėjate, prasideda papildomi mokesčiai, konfliktai ir šokinėjimas tarp telefonų. Vokietijoje tokie langai dažnai fiksuojami griežčiau nei Lietuvoje, todėl jų negalima palikti „kaip nors susitarsim“.

Ar galima važiuoti per Lenkiją su balais, kėdėmis ir serveriais?

Galima, tik reikia viską saugiai pritvirtinti. Kėdės mėgsta braižyti baldus, stalų kojos – daužyti kampus, o serveriai nemėgsta jokių staigių judesių. Maršrutas per Lenkiją į Vokietiją dažniausiai logiškas, bet reikia žiūrėti eismą, statybas, muitinės eiles, jei jos atsiranda. Kartais geriau išvykti vakare, kad rytą būtų galima dirbti iškrovą, o ne stovėti kamštyje prie sienos.

Kaip apsaugoti stiklinius stalus, monitorius ir serverius?

Stiklui reikia kampų apsaugų, plėvelės, kartono ir atskiros vietos krovininėje. Monitoriai keliauja dėžėse arba specialiuose apsauginiuose maišuose. Serverius geriau vežti atskirai, vertikaliai, su amortizacija, o ne tarp kėdžių. Jei serveriai labai svarbūs, IT komanda turi juos išjungti, pažymėti ir perduoti pati. Mes galime saugiai vežti, bet duomenų centras iš mūsų sunkvežimio nesusikurs.

Ką daryti, jei Hamburgas užstringa dėl oro ar eismo?

Tada planas B turi būti ne „paskambinsim kam nors“. Reikia žinoti, ar galima iškrauti vėliau, ar pastatas atidarytas, ar vairuotojas turi kontaktą vietoje. Turėjome atvejį, kai dėl vėlavimo iškrovos langas pasislinko, bet administratorius jau buvo išėjęs. Laimei, turėjome numerį ir rašytinį patvirtinimą. Be popieriaus ir kontakto tokia situacija tampa labai brangiu nuotykiu.

Kaina ir terminai: greitas daiktų tvarkymas be kvailų staigmenų

Kiek orientacinė kaina perkelti 10 darbo vietų iš Lietuvos į Vokietiją?

Labai apytiksliai, 10 darbo vietų perkėlimas į Vokietiją gali kainuoti nuo 1 500 iki 3 500 eurų, jei kalbame apie normalų planavimą, pakavimą, transportą ir iškrovą. Kaina auga, jei reikia išardyti daug baldų, vežti serverius, dirbti naktį ar savaitgalį. Jei biuras Berlyne yra centre ir sunkvežimiui reikia specialaus leidimo, tai taip pat atsispindi sąmatoje. Gražus pasiūlymas už 600 eurų dažnai slepia tai, kas neįskaičiuota.

Kodėl kaina auga, kai klientas prašo „tik labai greitai“?

Greitis kainuoja, nes reikia daugiau žmonių, ankstesnio planavimo, kartais papildomo transporto. Jei prašoma viską padaryti per 48 valandas, mes negalime stebuklingai sutrumpinti kelio, bet galime paruošti daugiau rankų. Tai reiškia papildomas pamainas, griežtą grafiką ir mažiau laiko klaidoms taisyti. Kartais klientas sako „greitai“, nors pats dar nežino, kurios spintelės keliauja. Tada greitis tampa ne paslauga, o gaisras.

Ar galima gauti fiksuotą sąmatą biuro perkėlimui į Vokietiją?

Galima gauti fiksuotą sąmatą, kai yra inventorizacija, adresas, aukštas, lifto duomenys, iškrovos langas ir žinoma, kas tikrai keliauja. Be šių duomenų sąmata bus orientacinė, ir tai nėra bandymas apgauti. Jei po sąmatos paaiškėja, kad reikia vežti 40 spintelių, o ne 10, kaina keisis. Geriausia fiksuoti darbų apimtį raštu, kad vėliau nebūtų „aš maniau, kad įeina“.

Kada reikia mokėti depozitą pastatui Vokietijoje?

Depozitas dažnai mokamas naujo arba seno pastato administratoriui, jei reikia rezervuoti liftą, aikštelę ar saugoti nuo galimos žalos. Sumos būna skirtingos, kartais 300–1 000 eurų, kartais daugiau dideliuose verslo centruose. Tai nėra perkėlėjo mokestis, nors klientai kartais taip galvoja. Reikia iš anksto klausti pastato administracijos, kas moka, kada grąžinama ir kokios sąlygos.

Kas kainuoja papildomai, ko žmonės dažniausiai nepagalvoja?

Dažniausiai pamirštami parkavimo leidimai, papildomas laikas, pakavimo medžiagos, baldų išardymas, IT įrangos specialus vežimas. Dar būna situacijų, kai reikia laukti, nes biuras neatidarytas arba dokumentai nepasirašyti. Vokietijoje gali kainuoti ir tai, kad sunkvežimis stovi ne ten, kur buvo numatyta. Todėl sąmatoje gerai matyti, kas įeina, kas ne, ir kas gali atsirasti kaip papildomas darbas.

Realūs nesklandumai ir kaip juos suvaldyti

Ką daryti, jei darbuotojas paliko spintelę pilną?

Pirmiausia sustabdyti spėjimą ir patikrinti. Jei spintelė pilna dokumentų, jos negalima tiesiog uždėti ant sunkvežimio. Reikia atsakingo žmogaus iš kliento pusės, kuris pasakys, ką daryti. Mes galime dėžėti, numeruoti, laikinai palikti, bet negalime nuspręsti už įmonę, ar senos sutartys keliauja į Berlyną. Tokios situacijos būna nuolat, todėl geriau prieš perkėlimą visiems pasakyti: spintelės tuščios iki penktadienio.

Kodėl geriau turėti vieną kontaktinį asmenį, o ne dešimt balsų?

Nes dešimt balsų greitai tampa dešimčia prieštaraujančių instrukcijų. Vienas žmogus turi teisę sakyti, kas keliauja, kas lieka, kas išmetama. Jei klausimai keliauja per visus, atsakymai vėluoja, o perkėlėjai laukia. Per vieną perkėlimą į Diuseldorfą trys vadovai davė tris skirtingus nurodymus dėl konferencijos stalo. Galiausiai stalas keliavo, bet diena tapo ilgesnė.

Ar galima atsisakyti draudimo, jei viskas atrodo pigiau?

Galima, bet aš to nedaryčiau. Biuro įranga, monitoriai, serveriai ir baldai nėra pigūs, o kelias į Vokietiją nėra garažas už namo. Draudimas nekainuoja tiek, kiek kainuoja vienas sugadintas serveris ar stiklinis stalas. Jei klientas vis tiek atsisako, prašome pasirašyti, kad supranta riziką. Nepatogu, bet sąžiningiau nei po to aiškintis, kas ką „manė“.

Kaip atrodė blogiausias greitas perkėlimas, kurį teko matyti?

Buvo toks atvejis: biuras turėjo išsikraustyti penktadienį, bet inventorizacijos nebuvo, raktų nebuvo, o Vokietijoje administratorius laukė 9:00. Sunkvežimis stovėjo, žmonės bėgiojo, kažkas ieškojo „tos vienos dėžės“, o dokumentai gulėjo prie durų. Galiausiai viską išvežėme, bet ne taip gražiai, kaip planuota. Greitas daiktų tvarkymas be plano yra ne greitis, o gelbėjimo operacija.

Išvada

Geriausias Biuro perkėlimas į Vokietiją su greitu daiktų tvarkymu įvyksta tada, kai greitis turi tvarką. Pirmiausia reikia žinoti, kas keliauja, kas lieka, kas turi būti išardyta, kas saugu, o kas konfidencialu. Vokietijoje ypač svarbūs iškrovos langai, pastato taisyklės, dokumentai ir aiškus kontaktas vietoje. Jei viskas paruošta iš anksto, perkėlimas gali būti greitas, saugus ir be didelių staigmenų. Jei ne – bus bėgimas, telefonai ir papildomos išlaidos.